Macam macam surat niaga

1. JENIS - JENIS SURAT NIAGA
OLEH : AISYAH SAFITRI HAYATI

2. SURAT NIAGA adalah suatu surat yang dibuat
atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau
perdagangan.
JENIS - JENIS SURAT NIAGA : 1.SURAT
PERKENALAN
• Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon
pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk
(barang/jasa) yang dijualnya. Selin itu surat ini juga
berisi promosi.

3. 2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAAN
• Surat dari calon pembeli kepada penjual yang
isinya meminta penjual mengirimkan surat
penawaran tentang suatu produk. Surat ini
dapat dibuat karena calon pembeli tertarik
dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau
dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada
dasarnya isi surat ini meminta penjelasan
secara rinci tentang berbagai hal yang
berhubungan dengan produk yang akan
dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini
berisi tentang nama produk, harga, cara
pembayaran dan cara penyerahan barang serta
hal-hal lain yang dianggap perlu.

4. 3. SURAT PENAWARAN
• Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan
menawarkan produk. Isi pokok surat ini adalah
menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik
berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain.
Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan
penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai
jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang
diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri
dengan brosur, daftar harga.

5. 4. SURAT PESANAN
• Surat pesanan adalah surat yang dibuat
oleh pembeli kepada penjual yang isinya
meminta/memesan produk yang akan
dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya
iklan/penawaran yang masuk atau karena
kebutuhan. Isinya yang paling penting
adalah menyebutkan nama dan jenis
barang yang dipesan berikut
harganya. Juga disertai dengan cara
pembayaran yang diinginkan. Bila
pembayaran menggunakan uang muka
yang dikirim melalui bank, maka copy bukti
pengiriman/transfer harus dilampirkan.

6. 5. SURAT PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN
BARANG
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas
pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan
bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna
agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri
dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya
hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan
jumlahnya. Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta
perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli. Bila diperlukan
agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen
pengiriman, asuransi dan packing list.

7. 6. SURAT PENGADUAN
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang
terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut
timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan
dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak,
jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
• Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :
• Pernyataan tentang telah sampainya barang yang
dipesan.
• Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
• Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
• Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi
kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah
diselesaikan.

8. 7. SURAT JAWABAN PENGADUAN
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya
ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini
antara lain :
• Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah
diterimanya
• Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan
alasannya.
• Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
• Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan
saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan
bantuan bila diperlukan
• Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi
lagi di waktu mendatang

9. 8. SURAT PENGIRIMAN BARANG
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya
dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib
melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat
ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat
produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara
langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
• Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman
barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan
pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila
ada.
• Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
• Jelaskan cara pembayaran
• Lampirkan bukti pembayaran
• Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya

10. 9. SURAT PENAGIHAN
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas
waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi
kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat
penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar
utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
• Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
• Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
• Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
• Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
• Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam
batas waktu
Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka
penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga tidak
mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila
penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat
melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai
batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke
pengadilan.

11. 10. SURAT PENANGGUHAN PEMBAYARAN
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri,
atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya
menyatakan :
• Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima
kiriman barang atau telah menerima surat penagihan
• Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga
belum dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan
kesepakatan. Jelaskan masalah tersebut.
• Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
• Berjanji untuk segera melunasinya

12. 11. SURAT JAWABAN PENANGGUHAN
PEMBAYARAN
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli
mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya
adalah :
• Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah
diterima
• Bila penjual dapat memahami permasalahan yang
dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan
selanjutnya buat keputusan tentang cara
pembayarannya.
• Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan
dengan jelas alasannya.
• Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir