Melakukan prosedur adm.

1. MELAKUKANMELAKUKAN
PROSEDUR ADMINISTRASIPROSEDUR ADMINISTRASI
ADM.PK02.007.01ADM.PK02.007.01
MELAKUKANMELAKUKAN
PROSEDUR ADMINISTRASIPROSEDUR ADMINISTRASI
ADM.PK02.007.01ADM.PK02.007.01

2. Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : 1. Proses dokumen-dokumen kantor
2. Melakukan Surat-menyurat
3. Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen

3. PROSES DOKUMEN DOKUMEN
KANTOR
1. Dokumen kantor diproses sesuai dengan
prosedur perusahaan dengan batas waktu.
2. Peralatan kantor dipakai secara benar
untuk memproses dokumen
3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi
secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan,
sesuai dengan prosedur perusahaan

4. TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 1
Proses dokumen-dokumen kantor
1. Siswa dapat mengetahui jenis-jenis dokumen
2. Siswa dapat menyebutkan kan bagian-bagian surat
dengan responsif
3. Siswa dapat membedakan bentuk-bentuk surat.

5. TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat
1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat
menyurat sesuai dengan kaidah
2. Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan
surat pribadi

6. TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor
1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks
2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan
perusahaan sesuai peraturan yang berlaku

13. 2.Kamus Bahasa Inggris Webster
Diartikan sebagaia “sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan”
1.Kamus Bahasa Indonesia
Diartikan sebagai “sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan”
PENGERTIAN DOKUMENPENGERTIAN DOKUMEN

14. 3. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunakan sebagai alat pem-
buktian atau sebagai alat untuk mendukung
suatu keterangan
4. Ensiklopedi umum
Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat
memberikan keterangan

15. 5.5. Kamus Kepegawaian
a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun
tidak tercetak
b. Segala benda yang mempunyai keterangan-
ketterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan, atau untuk disebarkan
Kesimpulan:
Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam
benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas
pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk
benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca,
alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya

16. JENIS-JENIS DOKUMENJENIS-JENIS DOKUMEN
• Dilihat dari segi si pemakai
a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan
perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya
b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb.
c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi
d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang
ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan
Undang-Undang.

17. 2. Dilihat dari segi Fungsinya
A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung da-
lam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun
c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan
B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara
langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor

18. 3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya
a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti
arca, patung, pakaian tradisional, uang logam
kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium
b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis di-
rekam dan digambar; buku, surat kabar, majalah
film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi per-
pustakaan
c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb.;
Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan

19. DocumentDocument
User pointUser point
of Viewof View
Functional PointFunctional Point
Of ViewOf View
Environment andEnvironment and
Physical PointPhysical Point
Of ViewOf View
MACAM-MACAM DOKUMENMACAM-MACAM DOKUMEN

20. User Point
of View
Individual
Document
Business
Document
Historical
Document
Government
Document
KINDS OF DOCUMENTKINDS OF DOCUMENT

21. Dilihat dari segi
Fungsi
Dynamic Document Static Document
Active Dynamic Document
In active document
Semi Active Document
Macam-macamMacam-macam
DokumenDokumen

22. Environment andEnvironment and
Physical PontPhysical Pont
Of ViewOf View
Corporal
Document
Literal
Document
Privat
Document
KINDS OF DOCUMENTKINDS OF DOCUMENT

23. RUANG LINGKUP DOKUMENTASIRUANG LINGKUP DOKUMENTASI
1. Dokumentasi Literer
Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini meru-
kan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan
pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu
agar pengunjung mudah mencari bahan yang
diperlukan
2. Dokumentasi Korporil
Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini
meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-
tulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun
berdasarkan sistem tertentu

24. 3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan,3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan,
berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip danberupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan
atau surat-menyurat lainnya yang berguna danatau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-
lukan mudah ditemukan.lukan mudah ditemukan.
Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasiSalah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
adalah pengumpulan.adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satuBerikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaanformulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan
dokumen dalam bentuk buku:dokumen dalam bentuk buku:

25. Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasiSalah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
adalah pengumpulan.adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satuBerikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatanformulir sebagai alat bantu pencatatan
penerimaan dokumen dalam bentuk buku:penerimaan dokumen dalam bentuk buku:

26. No Tanggal Kota Tahun Cara
Urut Judul Pengarang Penerbit Terbit Jumlah Perolehan Ket.

27. DOKUMEN KANTOR
( SURAT )

28. DOKUMEN KANTOR (SURAT)
Dokumen yang dikelola dalam kantor
lebih banyak termasuk dalam jenis
surat, seperti memo, lembar pesan
telepon, e-mail, laporan dan
sebagainya. Oleh karena itu dalam
kegiatan proses dokumen, sangat
penting mengetahui tentang dasar-
dasar surat-menyurat.

29. DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
Surat Sebagai Dokumen Kantor,
diciptakan melalui sebuah Proses dan
prosedur yang jelas,
Mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan

30. PROSES PENANGANAN SURAT
DICATAT DIPROSES DISIMPAN/FILE
DIJAWAB
DIKIRIM
DISIMPAN/FILE
DIBUAT
DRAP
KONSEP
DIPERIKSADICETAKDITANDA
TANGAN
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

31. PENGERTIAN SURAT

32. onesian Encyclopedy WJS Poerwadarmintaonesian Encyclopedy WJS Poerwadarminta
””is a written letter”,is a written letter”,
””is a tool to inform something writtenly”.is a tool to inform something writtenly”.
Drs. E. MartonoDrs. E. Martono
Letter is only a piece of paper which is
written about news, but as tool of
comunication for an individual or a group

33. 1.1.DefinitionDefinition verbal expression;verbal expression;
literal statement or meaning; exactliteral statement or meaning; exact
signification requirementsignification requirement
2.2.A written or printed communication;A written or printed communication;
a message expressed in intelligibleea message expressed in intelligiblee
character on something adapted tocharacter on something adapted to
conveyance, as paper, parchment,conveyance, as paper, parchment,
etc.;etc.;

34. In simply a letter is a toolIn simply a letter is a tool
which is used to informwhich is used to inform
news/ message from anews/ message from a
writer / seder to receiverwriter / seder to receiver

35. 2. The FuncTion oF
LeTTer
1. As a representative
2. As Written evidence
3. As a guide to do
4. As a Reminder
5. As a Organization progress barometer
6. As a Historical Document

36. LETTER CLASSIFICATION
IN EXIST USER SIFAT
URGENSI
PENYELESAIAN
Covvered Letter
Post Card
Telex
Teleghram
Memo & Nota
Faxsimile
Business letter
Official Letter
Private Letter
As Evidence
Social letter
Common Letter
Confidential letter
Stricly Comf. L.
Urgent Letter
Semi U.L
Common Letter

37. Bisnis ManajemenBisnis Manajemen
PERLENGKAPAN SURATPERLENGKAPAN SURAT

38. 1. Jenis-jenis kertas
2. Ukuran Kertas
3. Macam-macam lipatan
surat
4. Macam-macam amplop
LETTER EQUIPMENTLETTER EQUIPMENT

39. KIND OF PAPERKIND OF PAPER
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen
1.1. Kertas Union SkinKertas Union Skin
2.2. Kertas HVSKertas HVS
3.3. Kertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasanKertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasan
4.4. Kertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalamKertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalam
jumlah banyak)jumlah banyak)

40. SIZE OF PAPERSIZE OF PAPER
1.1. 21 x 23 cm21 x 23 cm (204 x 330 mm)(204 x 330 mm) == FolioFolio
2.2. 21 x 28 cm21 x 28 cm (204 x 254 mm)(204 x 254 mm) == KwartoKwarto
3.3. 21 x 28 cm21 x 28 cm (204 x 165 mm)(204 x 165 mm) == SixmoSixmo
4.4. 21 x 28 cm21 x 28 cm (204 x 127 mm)(204 x 127 mm) == OktavoOktavo
5.5. 21 x 28 cm21 x 28 cm (204 x 127 mm)(204 x 127 mm) == MemoMemo
6.6. 21 x 29,7 cm21 x 29,7 cm (210 x 297 mm)(210 x 297 mm) == A4A4
7.7. 21 x 14,8 cm21 x 14,8 cm (210 x 148 mm)(210 x 148 mm) == A5A5
8.8. 10,5 x 14,8 cm10,5 x 14,8 cm (105 x 148 mm)(105 x 148 mm) == A6A6
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

41. TYPE OF BENDING LETTERTYPE OF BENDING LETTER
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

42. KIND OF COVER LETTERKIND OF COVER LETTER
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

43. kind OF ENVELOPEkind OF ENVELOPE
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

44. Bisnis ManajemenBisnis Manajemen
Part of LetterPart of Letter

45. BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Letterhead/Heading1. Letterhead/Heading
2. Date line2. Date line
3. Number of letter3. Number of letter
4. Inside Address4. Inside Address
5. Attention Line5. Attention Line
6. Greeting/Solutation6. Greeting/Solutation
7. Subject line7. Subject line
8. Body of the Letter8. Body of the Letter
9. Complimentary Close9. Complimentary Close
10. Signature10. Signature
11. Attachment11. Attachment
12. Reference line / initial12. Reference line / initial
13. Additional information13. Additional information
(Enclosure,Carbon copies)(Enclosure,Carbon copies)
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

46. HADING/LETTERHEAD
RERERENCE
LINE
SUBJECT LINE
ATTENTION LINE
DATE LINE
BODI OF THE LETTER
ENCLOSURE
SIGNATURE
COMPLIMENTARY CLOSE
INSEDE
ADDRESS
SOLUTATION

47. Kind of From theKind of From the
LetterLetter
1. Block Format1. Block Format
2. Modified Block Format2. Modified Block Format
3. Modified Semi Block Format3. Modified Semi Block Format
44. Indented Style. Indented Style
55. Hanging Faragraph Style. Hanging Faragraph Style
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

48. BLOCK FORMAT MODIFIED BLOCK F
===========
==================
==========
-------------------------------------------------------------
===========
========
===========
===============
=========
===: =========
==========,
====================================
===================================
===========================
====================================
====================================
====================================
====================================
===================================
=============================
=============
========
=========
=====
============
===================
==========
-------------------------------------------------------------
========== ============
===========
==============
=========
===============
========
====================================
====================================
============================
====================================
====================================
====================================
====================================
==============================
====================================
=================================
=============
===============
===========
=======
=====: =====
===/===

49. ============
=================
========
---------------------------------------------------------------
========== ===============
==========
==============
============
======== : ============
==========
===============================8
============================
================================
====================================
====================================
================================
=================================
==============================
==============
=====================
============
=================
========
---------------------------------------------------------------
========== ===============
==========
==============
============
======== : ============
==========
===============================8
============================
================================
====================================
====================================
================================
=================================
==============================
==============
=====================
Semi block INDENTED

50. ============
=================== ( 1 ) )
==========
-------------------------------------------------------------
========== ( 2 ) ============ ( 3 ))
===========
============== ( 4 ))
=========
=============== (5))
======== (6 ))
====================================
( 7 ) =================================
========================
====================================
=================================
( 8 ) =================================
=================================
======================
====================================
( 9 ) ============================
============= (1))
(11 ===============
=========== ( 11 )
( 12 ) )=======
=====: ===== ( 13 ))
===/=== ( ( 14 )
Hangging paragrafhHangging paragrafh
Bisnis dan ManajemenBisnis dan Manajemen

52. HADING/LETTERHEAD
RERERENCE
LINE
SUBJECT LINE
ATTENTION LINE
DATE LINE
BODI OF THE LETTER
ENCLOSURE
SIGNATURE
COMPLIMENTARY CLOSE
INSEDE
ADDRESS
SOLUTATION

53. Bisnis ManajemenBisnis Manajemen
MELAKUKAN
SURAT MENYURAT

54. TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat
1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa
dalam surat menyurat sesuai dengan
kaidah
2. Siswa dapat membedakan surat dinas,
niaga, dan surat pribadi

55. BAHASA SURAT
BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA
Seorang penulis surat harus mengguna-
menggunakan susunan kalimat dengan
pilihan kata dan ejaan serta tanda baca
yang sesuai dengan kaidah bahasa
indonesia yang baik dan benar.
Nada surat harus simpatik, sopan, menarik,
luwes tapi lugas dan tidak memakai kata
yang kurang tepat, bermakna ganda

56. Sebuah surat khususnya business letter harus
memiliki sifat-sifat berikut:
1. Jelas (clear)
- Kepada siapa surat ditujukan
- Dari siapa surat itu berasal
- Isi yang dimaksudkan
- Kata-kata atau kalimatnya, tulisan
atau ketikannya
2. Singkat (consice)
- tidak bertele-tele
- tidak menggunakan kalimat panjang atau
berlebihan, pendek dan tegas

57. 3. Lengkap (complete)
- Mengandung semua informasi yang dibutuhkan
4. Bernada sopan (courteous)
- Bijak dalam mengemukakan kehendak dan
tidak meremehkan orang lain.
5. Benar (correct)
- Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya
serta berisi informasi yang benar
6. Bersih (clear)
- Menggunakan kertas yang baik dan bersih
7. Hati-hati (careful)
- Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak
salah

58. Pembukaan, Isi dan Penutup Surat
a. Pembuka Surat
1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi
seperti:
“In reply to your letter…….” atau
“We are in receipt of your letter.
Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi
seperti:
“Thank you for your letter….”
“We are glad to send you…..”
“We appreciate your notifying us that…”

59. 2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung
rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca.
“We are sorry to learn that……..”
“We regert we are not able to…..”
“Pleace accept our apologies for…”
3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada
pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan
“tidak”, tulislah pada kalimat berikutnya.
*Jangan menulis seperti:
“We regret to inform you that your suggestion is not
acceptable”
* Tapi Tulislah:
“ We appreciate the suggestion you made but we are not
possible to take it”
“We have carrefully considered your suggestion but…..”

60. b. Isi Surat
1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pem-
buka dan penutup, tetapi hindari alinea yang
berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris.
2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, mi-
salnya dengan cara kronologis atau berdasarkan
kepentingannya
3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti
disampaikan, susun dan beri nomor agar
memudahkan pembaca dan menghemat tempat
4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah
beberapa kata yang menarik pada awal atau
akhir kalimat.

61. c. Akhir Surat
1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal
tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi
yang diperlukan sudah tersampaian
2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase;
“Hoping this is satisfactory, I remain”
Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka
akan lebih baik seperti ini:
“ I hope this is satisfactory”
3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling
tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat
surat inginkan. Nada yang akan disampaikan
dapat lembut dapat juga kuat,
“If you will give me a call, we can arrange a
mutually satisfactory date” : (lembut)
“Please return the card at your convenience”
(kuat)

62. 4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan
dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat
digunakan untuk menyampaikan niat baik.
“We appreciate writing to us”
“Thank you for giving us the opportunity to
service you”
“We will most certainly keep you in mind”
5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya
dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan
sudah dibuat sebelumnya.
“Thank you so much for your patience”
“We are sorry for the inconvenience caused
you”
“Please accept you sincerele apologies

63. Pemilihan Kata dan Susunan
Kalimat
Dalam surat niaga, ada beberapa hal yang perlu
diparhatikan.
A. Gunakanlah kata “I”, “We” dan “You” untuk
membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik
tetapi jangan digunakan berulang-ulang.
Resmi Akrab
Pleas communicate with
The undersigned
As requested
It is believed
This pamplet deals with
Estate probems
Please write to me
As you requested
We believe
You will find this pamplet
helful in dealinlg with estate
problems.

64. b. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak
mungkin:
Thank you pleasure benefit glad
please service considerate happy
appreciate promptly generous dellighted
c. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan
(klise) sehingga menghilangkan ciri khas.
Klise Wajar
We wish to acknowledge
receipt of you letter of recent
date
Please be advised that this
charge was made by the
collecting agent.
We have received tour recent
Letter
This charge was made by the
collecting agency.

65. Negatif Positif
I cannot send you the
information because you
failed to give the account
number
We hope there will be no
further delay in shipping your
order
Its is against our policy to sell
direct to cnsumer.
I shall be glad to send you
the information as soon as
you give us your account
We are trying hard to get
your order to you promptly
It is our policy to sell only
through retailers
c. Susunlah ungkapan negatif menjadi positifc. Susunlah ungkapan negatif menjadi positif..

66. f. Lihatlah kemampuan pembaca, dan jangan
menggunakan bahasa yang terlalu teknis:
Teknis Mudah
Will you please
acnowledge payment by
receiving and returning
to us the voucher
accompanying the check
Will you sign the blue slip
accompanying the check and
return to us as our receipt

67. Enquiry Letter
Enquiry Letter adalah surat yang dibuat untuk
mendapatkan informasi tentang: mutu,
harga barang, potongan harga, cara
pembayaran dan waktu pengiriman barang.
Contoh 1. Meminta katalog dan daftar harga;
Dear Sirs,
We are interested in buying office equipment
and would be pleased to receive your lates
catalogue and price list.
Yours faithfully,

68. Kalimat-kalimat yang perlu
disampaikan dalam inquiry letter;
a. Kalimat pembuka
* Your name has been given to us by the British
Chamber of Commerce Hamburg…..
* We saw your products demonstrated at the Hannover
Fairearlier this year, and would like to know
whether…
b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar:
* here is high demand here for high-quality sport shirts
of the type you manufacture.
* You can count on a brisk turnover if prices are
competitive and deliveries prompt.

69. c. Kalimat-kalimat meminta informasi
• Will you please send us your catalogue and price list
for……
• Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the
following items in the quantity stated…..
• We are interested in your items of payment and in
discount offered for regular purchases and large
orders.
d. Kalimat-kalimat Penutup:
• We are looking forward to hearing from you.
• We would appreciate a prompt answer.
• Since our customers are pressing us on quotation,
we hope you will be able to make us an offer within
a week from today’s date.

70. Contoh 2
Menanyakan informasi tentang katalog, dafatar
harga, cara pembayaran dan tanggal pengiriman;
Dear Sirs,
Re: Verdi Mens Shoes
We have seen some of your exellent shoes products
exhibited at Jakarta Fair and as we are interested
in your Verdi Men’s Shoes, we should like to know
whether you can let us have your catalogue and
price list and tell us your terms of business and
delivery date.
We should appreciate your prompt reply.
Yours faithfully,

71. Reflies to Inquiry:
a. Mengucapkan terima kasuh atas surat Enquiry
yang dikirimkannya
b. Berikan informasi yang diminta; katalog, daftar
harga, tanggal pengiriman dan sebagainya
c. Erikan informasi tambahan jika perlu
d. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang
untuk memesan.
Kalimat-kalimat yang perlu diterapkan dalam surat ini:
Membuka kalimat balawan enquiry:
a. Many thanks for your enquiry of………
b. We are pleased to hare your enquiry about……
c. We thank you for your letter of 6th
Januari in whichy
you enquire about…..
d. In reply to your enquiry of 8 August we are
enclosing…….
e. Replying to your enquiry of 2 June……

72. Dear Sirs,
Thank you for your enquiry of 15th
January and we
haveleasure in enclosing a copy of our latest
catalogue and price list.
Yours truly,

73. Dear Sirs,
Our Verdi Men’s Shoes
Thank you for your enquiry letter of 15th
March,
1987 asking catalogue and price list of our men’s
shoes. We have pleasure in sending you under
separate cover our illustrated catalogue which gives
you full particulars of our Men’s shoes together with
prices.
We let you know that for order 10 pairs and
more we shall allow you a discount of 5%
We hope you will find our prices and terms
satisfactory and look forward to hearing from you
soon.
Yours fithfully,

74. Dear Sirs,
Re 200 Kitchen Cupboards
We are very pleased to have your letter of 5th
. May,
1987 requesting quotation for our teak-wood
kitchen cupboards, and are sending you herewith
the pricelist requested. We also enclose details of
our terms and conditions of sale.
We will assure you that the kitchen cupboards you
mentioned in the letter can be delivered in
accordance with the delivery dates you requested.
We are also sending you descriptive brochures of our
furniture products, and hope you will find our prices,
terms and quality satisfactory and look forward to
receiving your order in the near future.
Yours Faithfully,

75. Order Letter
Order with Post – Card
115 Jl. Sukaamanah V
Jakarta
28 September, 1995
Please supply the following items:
10 “SAUKI” filing cabinet @ Rp 600.000,-
8 “ROJI” filing cabinet @ Rp 450.000,-
5 “ITTOH” safes GS 87 @ Rp 700.000,-
Delivery : Prompt
Terms : As usual Monier Trade Ltd.
Agus Suharto

76. Order dan menanyakan tanggal kirim
Dear Sirs,
In reply to your letter of 2nd
October 1982 with
samples and price list, for which we thank you, we
would ask you to send us as soon as possible:
12 Doz Serang Siver Tea Spoon No. 27
10 Doz Serang Dinner Kaives No. 73
6 Doz Serang Silver Cups and Saucers
Would you let us know when the articles could be
despatched.
Best Regards
For Duran & Co. Ltd.

77. Complaint Letter
a. Keterlambatan:
Dear Sirs,
On 5th
August:1992, we ordered 100 copies of secretarial
Practice, a book by Drs. E. Martono and enclosed a cheque
for Rp 1000.000,- in payment of them.
As we requested, this book was needed for the college
session beginning 10th
August 1992, but the books did not
arrive on time.
We would be glad if you look into the matter and let us
know when the books will arrive at our address.
Yours faithfully,

78. b. Kerusakan barang
Dear Sirs,
Refering to our order No. 266, we regret to inform you
that our customer has refused to take delivery of 2 our of
10 cases of Philip tape recorders because the goods were
badly damaged during transit.
There was nothing wrong with the forwarding company in
transporting the goods. The main cause of damage was
due to the improper packing in your Warehouse
Departement. The materia; froin which the two cases were
made was so poor that it is easyly broken with slight
pressure.
This is the first time we have had to complaint, and we
have no order alternative but to return the goods. We
would require replaacements for the damaged goods as
soon as possible.

79. Athe Word for Complaint letter
Tentang Mutu yang rendah
• You have supplied goods below standard we
expected from samples.
• The bulk of the goods is not up to sample
• Unfortunately, we find you hav sent us the wrong
goods
• We cannot accp this container as they are not the
size and shape we ordered.
Tentang barang yang rusak:
• On checking the goods received we find that several
items on your invoice have not been included; we
enclose a list of the missing articles
• Unfortunately you have not sent us all the goods we
ordered, the folloeings are missing.
• You have short-shipped this consignment by 100
kgs.

80. Tentang Keterlambatan barang
• If the goods have not been shipped we must ask you
to send them by air.
• We must ask you to despatch the consignment
immediately, if you have not already done so, and in
any case, please inform us by cable what the
position is
• Any delay now will cause us a loss of buseness
Tentang Pengepakan buruk
• We regret that we have to complain about the way
the goods packed
• The packing inside the case was too loose/was
insufficientn so that there was some shiffing of the
contents and several cups and plates have been
broken.

81. MULTI TRADING CO.
164 Jl. Gajahmada
Jakarta Utara 11120
---------------------------------------------------------------------
-
Your Refl : UY/SA 23 December, 2010
PT SUMBER TEKNIK
268 Jl. Otto Iskandardinata
Bandung
Dear Sirs,
RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS
We have receiived your letter of 6th December 2010
asking for quotation of our Bosch Technical Tools, for
which we thank you, we are sending you herewith our
latest catalogue together with prices and terms.
As we want to expand our turn-over with you we have in
this case decided to quote you very low prices. We shall
unable to repeate these when our present stock is
exhausted.
We are also pleased to inform you that we will allow you a
10% discount on order for 100 pieces of all kinds of our
Bosch Technical Tools our more for settlement within a
month from the date of the invoice.
We hope you will find our prices and terms satisfactory and
expecting your order as soon as possible.
Yours faithfully,
FOR MULTI TRADING CO.
Mohamad Ismail
Sales Manager
Encl: Catalogue

82.  VERIDICAL SHOES MANUFACTURERS
 268 Jl. Kopo Utama
 Bandung 40233. West Java
 INDONESIA
 ==================================
 Your Ref: AC/YS 18 th March, 2010
 Our Ref : MM/SA
 The Modern Shoes Centre
 158 Pucang Anom Raya
 Surabaya
 Dear Sirs,
 OUR VERDI MEN’S SHOES
 We thank you for your inquiry letter of 15 th March,
2010 requesting catalogue and pricelist of our Men’s
shoes, and also thank you for your interest in our
products.
 Wh have pleasure in sending you under separate cover
our illustrated catalogue which gives you full particulars
af our Men’s shoes together with the prices.
 We are also let you know that we have given you our
very lowest quotations; for orders at 10 pairs and more
we shall allow you our special discount of 5%.
 All qualities can at present be supplied from stock, but
in view of the keen demand we would advise you to
send as your order immediately.
 We hope you will find our prices and terms satisfactory
and look forward to hearing from you soon.

Your faithfully,

FOR THE VERDICAL SHOES MANUFACT

 Mohamad Mochtar
Sales Manager


83. MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN

84. TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor
1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks
2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan
perusahaan sesuai peraturan yang berlaku

85. DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
 Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan
melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas,
mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan dan perlu adanya
arsip yang disimpan, baik surat yang telahlah
diterima maupun yang telah dikirimkan keluar
Salah satu kemampuan yang dituntut dalam proses
penyimpanan surat/arsip/dokumen adalah
kemampuan mengindeks.

86. Pengertian Indeks
1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu
tempat
2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku,
deskripsi buku, judul masalah, nomor
klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan
buku sesuai dengan klasifikasinya
3. Petunjuk atau tanda pengenal untuk
memudahkan dalam penentuan tempat
penyimpanan arsip, sehingga ketika
membutuhkan arsip tersebut dengan mudah
dapat ditemukan kembali

87. Kegunaan Indeks
1. Untuk mengelompokkan atau
menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan de dalam satu
berkas
2. Sebagai media penemuan kembali
dokumen yang telah disimpan

88. Syarat-syarat Mengindeks
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah
dimengerti
3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan
pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat
tersebut

89. MENGINDEKS
A. Menentukan Kata Tangkap
Mengindeks, adalah menentukan urutan unit-
unit/bagian-bagian dari kata tangkap/
caption yang akan disusun menurut abjad.
Kata tangkap dapat berupa nama orang,
nama organisasi, nama masalah, nama
tempat, atau angka tergantung dari sistem
penyimpanan yang digunakan.
Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID
dari suatu warkat yang disimpan, sehingga
ia dipilih berdasarkan sistem penyimpanan
yang digunakan…. Jadi;

90. 1. Jika menggunakan penyimpanan sistem
alphabetical filing system, maka yang
menjadi kata tangkapnya adalah nama
orang atau nama organisasi. Oleh karena
itu yang diindeks adalah nama orang atau
organisasi
2. Jika menggunakan penyimpanan sistem
subjetical filing system, yang menjadi kata
tangkap adalah nama masalah/ subjek
dari arsip/dokumen yang disimpan

91. 3. Jika menggunakan penyimpanan sistem
cronologocal filing system/tanggal, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
tanggal surat dari suatu arsip yang
disimpan
4. Jika menggunakan penyimpanan sistem
geografical filing system/wilayah, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
nama tempat, daerah, wilayah dari suatu
arsip yang disimpan
5. Jika menggunakan penyimpanan sistem
numerical filing system/nomor, maka yang
menjadi kata tangkapnya adalah dari
nomor urut yang terdapat dalam buku
arsip

92. B. Cara Mengindeks
Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Crisnandi
S. Crisnandi
Setyo Crisnandi
Crisnandia
A. Crisnandia
Crisnandi
Crisnandi
Crisnandi
Crisnandia
Crisnandia
-
S
Setyo
-
A
Cr
Cr
Cr
Cr
Cr
1
2
3
4
5
Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan
Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya
diperpanjang

93. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Adinda Nur Aisyah
Aryo Wibisono
Susanto Wibowo
Aisyah
Wibisono
Wibowo
Adinda
Aryo
Susanto
Nur Ai
Wi
Wi
1
2
3
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut!

94. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Cindi Harahap
Jody Gondokusumo
Abdul Haris Nasution
Sony Tulung
Tomy Soeharto
Harahap
Gondokusumo
Nasution
Tulung
Soeharto
Cindy
Jody
Abdul
Sony
Tomy
Haris
Ha
Go
Na
Tu
So
1
2
3
5
4
Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/ke-
luarga suku pada unit pertama

95. Name
INDEKS Ko
de
Uru
tan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ab-
jad
Ab-
jad
Prof. Dr. Agus Hermawan
KH. Abdullah Nasution, S.E.
AKBP. Teguh Waskito, S.H.
RA. Melur Ishartanti
Uskup Armenson Bello
Hermawan
Nasution
Waskito
Ishartanti
Bello
Agus
Abdullah
Teguh
Melur
Armenson
Prof. Dr.
KH, S.E.
AKBP, S.H
RA
Uskup
He
Na
Wa
Is
Be
2
4
5
3
1
Nama dengan gelar, dikenal:
1. Gelar Akademis
2. Gelar Kebangsawanan
3. Gelar Keagamaan
4. Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan

96. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
M. Baharudin
M. Galih P
BJ. Habibie
Doni Setiawan K
Baharudin
Galih
Habibie
Setiawan
M
M
Baharudin
Doni
P
Jusup
K
Ba
Ga
Ha
Se
1
2
3
4
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
Kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.

97. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
I Wayan Widiada
Ni Made Desiana
I Ketut Rajasa
I Nyoman Putra
Widiada
Desiana
Rajasa
Putra
I Wayan
Ni Made
I Ketut
I Nyoman
Wi
De
Ra
Pu
4
1
3
2
Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada

98. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
William Jefferson Clinton
Barack Obama
David Beckham
Kim Dong Mun
Liem Swie King
Li Lingwey
Bruce Lee
Clinton
Obama
Beckham
Kim
Liem
Li
Lee
William
Barack
David
Dong
Swie
Lingwey
Bruce
Jefferson
Mun
King
Cl
Ob
Be
Ki
Li
Li
Le
2
7
1
3
6
5
4
Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
erdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga
erletak di depan.

99. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Sylvia Loper-Tiana
John Lee-Barry
Loper-Tiana
Lee-Barry
Sylvia
John
Lo
Lee
2
1
Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap se-
Bagai satu unit.

100. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit
3
Harun Al Rasyid
Leonardo da Vinci
Bartje van Houten
Saleh bin Walid
Chris O Donnel
Al Rasyid
da Vinci
van Houten
bin Walid
O Donnel
Harun
Leonardo
Bartje
Saleh
Chris
Ra
Vi
Ho
Wa
Do
3
4
2
5
1
Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
iz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder
Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam
Memberi kode, awalan tersebut diabaikan

101. Name
INDEKS Kode
Abjad
Uruta
n
AbjadUnit 1 Unit 2 U.3 U.4
George Bush, Sr
John F. Kennedy, Jr
King Edward, I
Bush
Kennedy
Edward
George
John
King
Sr
F Jr
I
Bu
Ke
Ed
1
2
3
Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir

102. MENGINDEK NAMA LEMBAGA
Name
INDEKS
Kode
Abjad
Urutn
AbjadUnit 1 Unit 2 Unit
3
PT Mekarsari
CV Bahagia
Salon Johny Andrean
Hotel Indonesia
PT Indah Kiat Jaya
Rumah Sakit Pasar Rebo
Ramayana Dept. Store
Mekarsari
Bahagia
Johny Andrean
Indonesia
Indah Kiat Jaya
Pasar Rebo
Ramayana
PT
CV
Salon
Hotel
PT
Rumah
Sakit
Dept.
Store
Me
Ba
Jo
In
In
Pa
Ra
5
1
4
3
2
6
7
Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemu-
dian jenis badan hukum atau kegiatannya.

103. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
GIA
BRI
IBM
BCA
Garuda
Rakyat Indonesia
International
Central Asia
Indonesia
Bank
Business
Bank
Airways
-
Machine
-
Ga
Ra
In
Ce
2
4
3
1
Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatan-
Nya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan
Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks
Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang

104. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Toko 234
Club 77
Bengkel Motor 202
Dua Tiga Empat
Tujuh Tujuh
Dua Nol Dua
Toko
Club
Bengkel Motor
Du
Tu
Du
2
3
1
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
ersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.

105. Name
INDEKS Ko
de
Abj
ad
Ur
ut
an
Ab
jad
Unit 1 Unit 2 U.3
Andi & Motor Service
Bank of America
Modern Fashion and Make-Up
Andi &
America
Modern
Motor Service
Bank (of)
Fashion (and)
Make-Up
-
-
-
An
Am
Mo
2
1
3
Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempat-
kan di antara dua tanda kurung

106. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutn
Abjad
Unit 1 Unit 2 Un
it
3
Universitas Indonesia
IPB
SMK Walisongo
SMK Negeri 5 Malang
Indonesia
Pertanian Bogor
Walisongo
Lima Malang
Universitas
Institut
SMK
SMK Negeri
In
Pe
Wa
Li
2
3
4
1
Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, ake-
Demi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir.

107. Name
INDEKS Ko
de
Abj
ad
Ur
ut
an
Ab
jad
Unit 1 Unit 2 U
.
3
Departemen Dalam Negeri
Lembaga Administrasi Negara
Pemprov DKI
Badan Pertanahan Nasional
Dalam Negeri
Administrasi Negara
DKI
Pertanahan Nasional
Departemen
Lembaga
Pemprov
Badan
Da
Ad
DK
Pe
2
1
3
4
Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok da-
Ri instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor,
awatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

108. Name
INDEKS Kode
Abjad
Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Partai Golkar
Yayasan Gotong-
Royong
IDI
LBH
HMI
Golkar
Gotong Royong
Dokter Indonesia
Bantuan Hukum
Mahasiswa Indonesia
Partai
Yayasan
Ikatan
Lembaga
Himpunan
Go
Go
Do
Ba
Ma
3
4
2
1
5
Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhim-
punan, partai dll.