administrasi perkantoran Guru Mapel : Arma Setyo Nugrahani

1. ASSALAMUALAIKUM WR.WB

2. NAMA KELOMPOK :
 Ajeng Prade Setya Putri (02)
 Imanda Alfikri (12)
 Nur Azimatun Nimah (21)
 Rifki Ardani (23)
 Sina Ikhwanusofa (28)

3. PERALATAN KANTOR DALAM
KEGIATAN ADMINISTRASI
A. Pengertian peralatan kantor
Perlengkapan kantor adalah istilah generik yang
mengacu kepada semua perlengkapan yang
umumnya digunakan dikantor,perusahaan dan
organisasi lainnya mulai dari perorangan sampai
pemerintah,yang bekerja pengumpulan,perbaikan,dan
keluaran informasi{dalam bahasa sehari hari disebut
dengan “kertas kerja”}.
Setiap kantor memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis
usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus
dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan perkantoran yang harus
dimiliki perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin
printer,mesin ketik, dll. Sedangkan beberapa peralatan kantor yag tidak mutlak
dimiliki tetapi sangat diperlukan diantaranya mesin fotocopy, scanner, dll.

4. Kegunaan perlengkapan kantor yaitu sebagai berikut :
1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan.
4. Sebagai aset kantor dan pelengkap kantor.
B. Jenis-jenis Peralatan Kantor.
 Jenis-jenis peralatan kantor yang diuraikan pada bab ini,yaitu peralatan kantor
yang berhubungan langsung dengan masalah kearsipan. Peralatan kearsipan
adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kerasipan. Ada 3 istilah
penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:
a. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip
disusun berdoret kebelakang.
b. Pengarsipan harizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/
map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokuman
saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokuman/
map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet
menyamping.

5. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam
bidang administrasi/ ketatatusahaan, sehingga peralatan yang digunakan
dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan
dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada
umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas
(arsip).
1. Filling cabinet
Yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Dengan demikian, sebaiknya
arsip yang disimpan tidak lebih dari 4000 surat, dengan folder sekitar 40-50
folder dan guide 20-40 lembar. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau
logam, karena lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan
peralatan seperti berikut:
a. Tab
Yaitu bagian menonjol disebelah atas guide atau map berukuran lebih
kurang : lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Fungsi tab adalah untuk
mencantumkan pokok masalah, kode, dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
b. sekat atau guide
merupakan petunjuk dan pemisah antara kelomppok masalah yang satu
dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan
masalah pada klasifikasi arsip.

6. 2. Alat penyimpanan berputar (rotary filling system)
Adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar.
3. Lemari arsip
Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (leteral)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara di
tumpuk mendartar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map,
berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya: rol film,
ordner, dan lain-lain.
4. Rak arsip
Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping).
5. Map arsip
Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan
untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan
terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam,
antara lain sebagai berikut:
a. Map snelbecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map.
b. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.
c. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung .

7. 6. Guide
Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokkan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada dibelakangnya.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
 Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama ( main subject).
 Guide kedua, yaitu tab guide yang terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
 Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan
kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.
7. Ordner
adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/ surat.
Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita
menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
menggunakan ordner atau sejenisnya,

8. maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a. Dead space, yaitu bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media
informasi.
b. Expansion space, yaitu bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan
tambahannya dari waktu ke waktu.
c. Fape thickness, yaitu tebal media informasi.
d. File thicknesss, yaitu tebal keseluruhan dan media, informasi dan dengan folder
secara keseluruhan.
e. Access room, yaitu jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk
mempermudah penyimpanan dan pengambilan file.
8. Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan stapler.
9. Perforator
Adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu. Perforator dibedakkan antara lain
sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan,
papan nama, plastik dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk meluangi kertas yang akan
disimpan dalam map snelbecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubani kertas yang akan
dimasukkan kedalam ordner .

9. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yag akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukkan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan dipapan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi preforator.
10. Numerator
Adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya numerator dibeddakkan menjadi sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6
digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri
lebih dari 6 digit.
11. Kotak {Box}
Kotak atau box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif.biasanya terbuat dai karton tebal.arsip yang disimpan didalam kotak terlebih
dahulu disimpan kedalam folder.selanjutnya kotak ini akan ditempatkan padaa rak
arsip{lateral berderet ke samping}.
12. Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat
yang diterima,diproses,dikirimkan ,disimpan kedalam folder masing masing.alat sortir
mempunyai beragam bentuk dan bahan,ada yang berbentuk rak,kotak,bertingkat,dan

10.  18. Komputer
 Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat
 melakukan pekerjaan secara sistematics berdasarkan intruksi atau
 perogram yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan
 keterangan bilamana diperlukan. pada komputer terdiri beberapa
 komponen yaitu seperti; keyboard {papan ketik}, monitor {screen}, central
 prosecing unit {CPU}, punchead card, printer {mesin ketik}, kertas primer,
 disk drive, disk, disk lever folderv strorage.
 19. Alat penyimpanan khusus
 Alat pemyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
 menyimpanan arsip dalam bentuk bentuk yang khusus seperti flash disk, CD
 {compact disk}, kaset dan sebagainya.
 Alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami
 perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun
 jenisnya,karena mengikuti perkembangan terkonologi yang juga semakin
 berkembang wawasan dan pengetahuan kita

11. C Cara menggunakan peralatan kantor
Berikut ini diuraikan penggunaan peralatan kantor, telepon, handphon
faksimile, mesin stensil, mesin foto kopi, OHP, LCD, microphone, dan mesin
cetak.
1. Telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan unuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh, baik didalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.
 Macam macam pesawat telepon
(1) pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan dirumah rumah
(2) PMBX{private manual brand xchange},yaitu pesawat telepon yang
pengoprasiannya melalui operator.
(3) PABX{private automatic brand xchange},yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.
2. Faksmile
Kata “faksmile” berasal dari bahasa latin yaitu “fac” yang artinya bikin atau
“simile” artinya serupa. Istilah faksmile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
 Fungsi faksmile adalah sebagai berikut:
1.) Untuk mengirim informasi ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita
inginkan
2.) Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
3.) Apabila mesin faksmile itu dilengkapi dengan sistem memori maka faksmile
dapat difungsikan untuk:
(a.) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

12. 3. Mesin penggadaan
Mesin pengganda ini ada 2 macam, yaitu mesin pengganda stensil dan
mesin pengganda foto kopi:
a) Penggunaan Mesin Stensil
Mesin pengganda stensil ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
 Digerakan dengan tenaga manusia.
 Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis.
 Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna.
 Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter
sebagai sheet master.
 Ukuran kertas maksimum ialah folio ( 8,5 inci * 13 inci )
b) Penggunaan Mesin Foto Kopi
Mesin foto kopi merupakan mesin cetak yanng mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin foto
kopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder.
Langkah-langkah pengoperasian:
 Masukkan tinta ke developer unit.
 Tekan tombol on/off dengan posisi on.
 Master diletekkan pada kaca lalu tutupkan kover diatasnya.
 Tekan tombol nominal jumlah yang dikehendaki.
 Hitung jumlah kertas yang dikopi.

13. 4. Alat Bantu Presentasi
Penggunaan alat bantu presentasi ada 2 macam, yaitu sebagai berikut:
a. OHP
Cara mengoperasikan alat presentasi ini, adalah sebagai berikut:
1. Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan.
2. Periksa catu daya listrik.
3. Atur fokus.
4. Simpan lembran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP.
5. Nyalakan OHP dengan menekan tombol on-off.
6. Gunakan seperlunya.
7. Jika sudah cukup matikan OHP dengan menekan tombol on-off.
b. LCD Proyektor
Cara mengoperasikan alat LCD Proyaktor ini, adalah sebagai berikut:
1. Letakkan LCD pada tempatnya.
2. Buka tutup lensa.
3. Atur fokus LCD.
4. Tekan tombol power pada remote control.
5. Nyalakan computer.
6. Jika sudah selesai matikan.

14. WASSALAAMUALAIKUM WR.WB