2. pengertian
• Arsip yaitu kumpulan informasi atau dokumen
yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.
3. Macam-macam arsip
Arsip Menurut Sifat Kepentingannya:
1. Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan
memo.
2. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat
permohonan cuti dan surat pesanan barang
3. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar
riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku
kas dan daftar gaji.
4. Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta
pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah (V)
4. Arsip Menurut Fungsinya.
a.Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
5. Kegunaan Arsip
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila
diperlukan.Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-
informasi yang terekam adalam arsip tersebut.
2. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi
yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan
informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media
elektronik maupun non elektronik.
3. Arsip sebagai bukti legalitas.
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti
apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis.
Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan dating.
Sehingga arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah
dinamika kegiatan organisasi.
6. Sistem Penataan Arsip
1. Sistem Abjad
Surat yang disimpan berdasarkan nama orang atau organisasi
yang disimpan berdasarkan abjad.
2. Sistem Masalah
Penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah,
permasalahan, pokok surat atau subjek.
7. 3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode/nomor.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan,
tahun.
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen,
berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman dalam
menemukan arsip secara cepat dengan berdasarkan
wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirim
surat.
8. Penemuan Arsip Kembali
• Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara
mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga
mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan mekanik lebih banyak untuk
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik
(komputer).
9. Agar penemuan kembali arsip dapat
terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat
yang harus dilakukan adalah:
1. Sistem penemuan harus didukung oleh
peralatan dan perlengkapan.
2. Selanjutnya sistem penemuan harus
didukung oleh personil yang terlatih dan harus
mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat,
tekun, suka bekerja, senang bekerja secara
detail tentang informasi.
10. Pemanfaatan Teknologi Informasi
dalam Manajemen kantor
• Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen
perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu
untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk
mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi
informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari
waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang
sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi
maka para pengguna informasi semakin mudah
memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan
perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan
media atau sarana informasi yang memadai.
11. Peranan Teknologi Informasi
• Teknologi informasi mempunyai pengaruh
yang besar terhadap pekerjaan kantor.
Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan
mudah dan cepat.
12. 1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan menjadi
lebih mudah dan cepat.
2. Komunikasi perkantoran
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat
dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat
dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam
telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
13. 3. Tata laksana Arsip
Arsip dapat disimpan di dalam disket-disket,
CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan
arsip sekarang beralih kepada penyimpanan
dan pemeliharaan yang memerlukan tempat
jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip
dalam bentuk kertas
