Dokumen tersebut membahas tentang manajemen arsip elektronik, mulai dari latar belakang, konsep, bentuk file, media penyimpanan, strategi pengelolaan, dan dampaknya terhadap organisasi. Secara ringkas, dokumen ini menjelaskan tentang pengertian, pengelolaan, dan pentingnya arsip elektronik bagi suatu lembaga.

1. Manajemen
Arsip
Elektronik

2. Pokok Bahasan
2
◂ Latar Belakang
◂ Konsep Arsip
Elektronik
◂ Bentuk File dan
Media Rekam
◂ Pengelolaan Arsip
Elektronik
◂ Dampak Terhadap
Organisasi

3. Hello!
Saya Suharman Musa
Arsiparis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan
Prov. Sulawesi Selatan
E-mail saya
shrmnms@gmail.com
3

4. 1.
Bagian I
Latar Belakang

5. “
Suatu pemerintahan tanpa arsip,
ibarat seorang tentara tanpa senjata,
petani tanpa benih, tukang tanpa
alat. Arsip saksi bisu dan tidak
terpisahkan, dapat dipercaya serta
abadi. Arsip adalah saksi dari segala
kegiatan termasuk kegagalan dan
kesuksesan negara. (Richardo J. Alvaro)
5

6. Latar Belakang
◂ Kemajuan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
◂ Dampak pada kegiatan Administrasi
◂ Permasalahan
◂ “gunung arsip”
◂ Kerusakan media penyimpanan
◂ Ketergantungan pada software dan
hardware (Keusangan Teknologi)
6

7. Dasar Hukum
◂ UU RI No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 (2): Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
7

8. Tujuan Instruksional Umum
◂ Agar peserta diklat dapat memahami
konsep dasar manajemen arsip
elektronik dan mampu
mempraktekkannya secara maksimal
sehari hari diinstansinya masing masing.
8

9. Tujuan Instruksional Khusus
Peserta diklat diharapkan dapat :
◂ Menjelaskan pengertian dan konsep dasar arsip
elektronik
◂ Menjelaskan manajemen arsip elektronik dalam
pendekatan daur hidup arsip elektronik
◂ Melaksanakan penataan dan pengelolaan arsip
elektronik
◂ Melaksanakan teknik pelestarian media rekam
arsip elektronik
◂ Melaksanakan teknik penilaian arsip elektronik
9

10. 1.
Bagian II
Konsep Arsip Elektronik

11. Big
concept
Arsip Elektronik adalah arsip yang
berisi rekaman informasi yang dibuat,
didistribusikan, dimanfaatkan dan
dinilai dengan menggunakan
komputer sebagai alat
11

12. Jay Kennedy and
Cherryl Schauder (1998):
“Arsip yang terekam
dalam bentuk digital
yang tersimpan dalam
media magnetik dan
optik komputer”.
Definisi lainnya…
Terminologi Kearsipan
Indonesia (1988):
“arsip yang berisi tentang
rekaman informasi dari
suatu kegiatan yang
diciptakan atau dibuat
dengan menggunakan
komputer sebagai alat.”
12

13. Daur Hidup Arsip Elektronik
◂ Sama saja dengan arsip kertas, ada;
◂ Tahap penciptaan
◂ Tahap pelestarian
◂ Tahap penggunaan
◂ Tahap penilaian (penyusutan)
13

14. Perbedaan Karakteristik
Arsip Kertas:
◂ Isi direkam diatas
kertas
◂ Dapat langsung dilihat
dan dibaca
◂ Struktur fisik
langsung bisa dilihat
Arsip Elektronik:
◂ Isi direkam dengan media
optik dan magnetik
◂ Isi dipresentasikan dengan
simbol simbol yg harus
diterjemahkan
sebelumnya
◂ Struktur fisik tidak
langsung dilihat
14

15. Perbedaan (lanj…)
◂ Struktur adalah
bagian integral dari
dokumen dan kriteria
utama untuk
pemeriksaan
otentitas
◂ Dapat diidentifikasi
langsung
◂ Dapat dilestarikan
sebaik mungkin
◂ Setiap kali arsip dipindahkan
kemedia lain, strukturnya dapat
berubah
◂ Pengguna selalu membutuhkan
sistem informasi yg dapat
menemubalik
◂ Tidak dapat diidentifikasi
langsung
◂ Susah dilestarikan, selalu
muncul teknologi baru
15

16. 1.
Bagian III
Bentuk File dan Media
Rekam Arsip Elektronik

17. Penggunaan Komputer
◂ Pengolah kata
◂ Pengolah data/angka
◂ Pengolah citra (image)
◂ Pengelolaan database
◂ Belajar mengajar
◂ Audiovisual (pandangdengar)
◂ Proses kontrol
◂ Electronic mail (e-mail) dan internet
17

18. Mengapa Komputer digunakan
◂ Kecepatan
◂ Ketepatan
◂ Daya tampung data
◂ Andal, terutama untuk proses berulang
ulang
18

19. Perangkat Komputer
◂ Hardware: perangkat input (keyboard, mouse,
trackball, mic, scanner, kamera digital), output
(monitor, printer, speaker) dan proses (CPU)
◂ Software:
◂ Ready to Use (wordprocessing, spreadsheet,
graphic, desktop publishing).
◂ Not Ready to Use (untuk database; Cobol,
Oracle, Paradox)
19

20. Bentuk File Arsip Elektronik
◂ File teks (word processing)
◂ File data (spreadsheet dan database)
◂ File gambar (bergerak dan statik, diolah
dengan desktop publishing; broadway,
corel, adobe photo, photoshop)
◂ File suara (analog dan digital); misalnya
hasil wawancara, pidato, musik, dll.
20

21. Media Rekam
◂ Media bentuk khusus:
◂ pita kertas
berlubang
◂ kartu berlubang
◂ Media Magnetik:
◂ Disk Magnetik
◂ Pita magenitik
◂ Media Optik:
◂ Compac Disk
◂ CD-ROM (ada
yang double-
sided)
◂ CD (erasable dan
rewritable)
◂ Audio CD
◂ Photo CD
◂ DVD-ROM
21

22. Media Rekam (lanj…)
◂ SSD (Solid State hard Drive)
◂ HD (Hard Drive)
◂ “The Cloud” misalnya Google Drive.
22

23. 1.
Bagian IV
Strategi Pengelolaan
Arsip Elektronik

24. Penciptaan Arsip Elektronik
◂ biasa disebut tahap input / pemasukan
data. Perhatikan: isi, struktur dan konteks.
◂ teknologi perekaman (terkini, modern,
uptodate)
24

25. 25

26. Penggunaan Arsip Elektronik
◂ Distribusi
◂ Akses Arsip
◂ Temubalik
26
Program
Pengolahan Keuangan
Kepegawaian

27. Pelestarian Arsip Elektronik
◂ Yang perlu diperhatikan:
◂ Keamanan informasinya
◂ Keamanan fisik arsip elektroniknya
27

28. Pelestarian untuk Pengamanan
28
Backup copy file (min 2thn 1x)
Alih media
Simpan pada suhu 11º-22° C
kelembaban 45%- 65% RH

29. Penilaian Arsip Elektronik
◂ Yang perlu diperhatikan saat penilaian
untuk penyusutan:
◂ Analisis Isi (Content Analysis)
◂ Analisis Teknis (Technical Analysis)
(Juga berdasarkan JRA!)
29

30. Penilaian untuk Penyerahan ke ANRI
/LKD
◂ Lebih diutamakan Analisis Teknisnya
daripada Analisis Isinya.
◂ Penyerahan ke ANRI/LKD harus pula
menyertakan teknologi yang digunakan.
◂ Jika media rekamnya hanya bertahan
sampai 10 tahun (misalnya Open Reel)
maka harus di back-up
30

31. 1.
Bagian V
Dampak Penggunaan Arsip
Elektronik Terhadap
Organisasi

32. Dampak Terhadap Anggaran
◂ Besarnya anggaran yang dibutuhkan
untuk pengadaan sarana prasarana arsip
elektronik.
◂ Perlu diperhatikan perkembangan
teknologi, kebutuhan organisasi dan
ketersediaan dana
32

33. Dampak Terhadap SDM
◂ Era teknologi informasi dan komunikasi
menuntut adanya SDM Kearsipan yang
unggul dalam mengelola Arsip
Elektronik
◂ Perubahan pada pola rekruitmen SDM
Kearsipan, terutama yang akan
mengelola Arsip Elektronik
33

34. Dampak Terhadap Budaya Kerja
◂ Formal ke informal (Undangan Rapat
tidak lagi dicetak, tapi cukup lewat E-
mail, atau SMS atau Whatsapp)
◂ Paperless Office
◂ Memotivasi pegawai untuk lebih
memahami Arsip Elektronik
34

35. Dampak Hukum dan Peraturan
Organisasi
◂ Aspek legalitas Arsip Elektronik
◂ Arsip Elektronik sebagai alat bukti di
pengadilan.
◂ UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik (Terutama
Pasal 44)
35

36. 36
Thanks!
Ada Pertanyaan ?
Bisa hubungi email
◂ shrmnms@gmail.com

37. Presentation design
This presentation uses the following typographies and colors:
◂ Titles: Montserrat bold
◂ Body copy: Montserrat light
You can download the fonts on this page:
https://www.fontsquirrel.com/fonts/montserrat
Yellow #ffc800 · Orange #ffa400 · Raspberry #f64646 · Crimson #e8062f
You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as
a design guide if you need to create new slides or download the fonts to edit the
presentation in PowerPoint®
37