Prosedur Pencatatan, Penyimpanan, Penemuan, Kembali, dan Pemusnahan Arsip. Peraturan Mengindeks berdasarkan ARMA. Sistem Penyimpanan Arsip Abjad, Subjek, Kronologis, Geografis, dan Nomor.

1. FILING HANDLING
Presented by Maya Sofiana

2. FILING/KEARSIPAN
Filing
•Sistem pencatatan,
penyimpanan,
penemuan kembali, dan
pemusnahan dokumen

3. KEARSIPAN
 Arsip :
 Catatan / Record/Warkat Yang :
 Tertulis
 Tercetak
 Terketik
 Dalam Bentuk Huruf Atau Gambar
 Yang Mempunyai Arti Dan Tujuan Tertentu
 Sebagai Bahan Informasi

4. MENURUT FUNGSI ARSIP DIBAGI
Arsip Dinamis
• Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan administrasi, contoh
disimpan di perusahaan
Arsip Statis
• Arsip yang tidak digunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan administrasi,
contoh disimpan/dipindahkan secara eksternal ke
PUSAT ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA/ANRI

5. ARSIP DINAMIS
Arsip Aktif
• Masih sering digunakan, disimpan di
ruang masing-masing unit kerja
Arsip In aktif
• Sudah berkurang penggunaannya,
disimpan/dipindahkan internal di
gudang arsip

6. NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
Administration
Law
Finance
Research
Educatio
n
Documen
tation

7. MENURUT SUDUT HUKUM ARSIP
Otentik
• Terdapat tanda tangan asli
Tidak Otentik
• Tidak ada tanda tangan asli

8. PENGORGANISASIAN ARSIP
Sentralisasi, yang menangani PUSAT ARSIP
Desentralisasi,yang menangani UNIT ARSIP
Campuran, untuk dokumen utama ditangani PUSAT
ARSIP, untuk dokumen rutinitas oleh UNIT ARSIP

9. PROSEDUR SURAT MASUK
Penerimaan
1
Pemeriksaan
2
Pencatatan3Distribusi 4
Penyimpanan
5

10. PROSEDUR SURAT KELUAR
Pengetikan 1
Penggandaan
2
Pencatatan 3Distribusi 4
Penyimpanan
5

11. PROSEDUR KEARSIPAN
Pencatatan Penyimpanan
Penemuan
kembali
Pemusnahan

12. PROSEDUR PENCATATAN
BUKU
AGENDA
• DI PERUSAHAAN SKALA KECIL ATAU SWASTA
• DIGUNAKAN BERSAMAAN DENGAN KARTU
KENDALI DAN TAKAH / MAP TATA NASKAH
KARTU
KENDALI
• DIGUNAKAN DI BUMN
TAKAH
• DIGUNAKAN DI MABES TNI DAN DEPARTEMEN
PERTAHANAN

13. JENIS BUKU AGENDA
Buku Agenda Tunggal
Buku Agenda Berpasangan
Buku Agenda Kembar

14. MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN
Abjad
Subjek
KronologisGeografis
Nomor

15. ALAT-ALAT FILING
 Filing cabinet: Laci tempat penyimpanan arsip atau
dokumen
 Guide: Pembatas antara kelompok arsip atau dokumen
dengan yang lain
 Tab Guide: bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-
kode atau index (pengelompokan arsip)
 Badan Guide: untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya
 Hanging Folder: Tempat menyimpan arsip atau dokumen
dalam filing cabinet. Hanging Folder diletakkan di
belakang guide.Guide ditempatkan di depan folder

16.  Map folder: Map tanpa dilengkapi daun penutup.
Map ini berupa lipatan kertas tebal, map ini fungsinya
untuk menyimpan arsip selanjutnya dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini memiliki
tab/bagian yang menonjol untuk menuliskan
judul/label tentang arsip
 Rak sortir: Alat yang digunakan untuk mensortir: Rak
digunakan untuk menyortir arsip atau dokumen.
 Kartu indeks : kartu yang berisi identitas suatu arsip
yang disimpan untuk alat bantu menemukan arsip

17. ALAT KEARSIPAN
1. Alat sortir 2. Filing Cabinet 3. Folder

18. ALAT KEARSIPAN
4. Guide 5. Hanging Folder 6. Kartu Indeks

19. ALAT KEARSIPAN
7. Map Snelhecter 8. Numerator 9.
Ordner

20. ALAT KEARSIPAN
10. Perforator 11. Stapler 12. Stopmap
Folio

21. ALAT KEARSIPAN
13. Kartu Petunjuk Silang

22. SISTEM PENYIMPANAN ABJAD/ALPHABETICAL
FILING SYSTEM

23. ALPHABETICAL FILING SYSTEM/ABJAD
 Definisi sistem abjad : Sistem penyimpanan
dokumen berdasarkan nama (nama orang,
nama organisasi) dokumen yang
bersangkutan.
 Sistem ini menjadi dasar untuk sistem
penyimpanan lain
 Sistem ini disebut sistem langsung/direct
filing system: karena dapat mencari arsip
tanpa menggunakan kartu indeks

24.  Alasan pemilihan sistem abjad
 Nama lebih mudah diingat
 Petugas menginginkan agar dokumen disimpan
dari nama yang sama
 Dokumen lebih sering dicari berdasarkan nama
 Jumlah langganan berkomunikasi banyak

25.  Keuntungan sistem abjad:
 Dokumen yang berasar dari satu nama yang
sama akan berkelompok menjadi satu
 Surat masuk dan keluar disimpan bersebelahan
dalam satu map
 Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
 Mudah diterapkan

26.  Kerugian sistem abjad:
 Pencarian dokumen untuk nama orang harus
mengetahui nama belakangnya
 Surat-surat yang walaupun berhubungan satu
sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya,
akan terpisah dalam penyimpanannya
 Harus menggunakan peraturan mengindeks
 Banyak nama orang yang sama sehingga harus
sangat teliti agar tidak terjadi kesalahan

27. FILING PROCEDURE
INDEXING
1
CODING
2
SORTING
3
PLACING
4
FINDING
5

28. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI
Menentukan
judul surat
Menentukan
indeks
Menentukan
kode surat
Mencari arsip
di tempat
penyimpanan
Mengambil
arsip
Memberikan
arsip kepada
peminjam

29. SISTEM PENYIMPANAN SUBYEK/SUBJECTICAL
FILING SYSTEM

30. SUBJECTICAL FILING SYSTEM/SISTEM
PENYIMPANAN SUBYEK
 Definisi: sistem penyimpanan dokumen
berdasarkan isi atau pokok masalah atau
perihal dari dokumen yang bersangkutan.
(Badri)
 Sistem ini sering disebut Data Filing atau
Topical Filing

31. DAFTAR KLASIFIKASI SUBJEK
 Definisi: daftar istilah subjek
 Sering disebut dengan Pola Klasifikasi
Subjek
 Untuk memudahkan penggunaan daftar
klasifikasi subjek maka harus menggunakan
alat bantu yakni Indeks

32. JENIS DAFTAR KLASIFIKASI SUBJEK
 Daftar klasifikasi subjek standar
 Contoh DDC (Dewey Decimal Clasification)
untuk perpustakaan
 Daftar kasifikasi subjek buatan sendiri
 Dengan mencatat setiap isi perihal surat
 Dengan mengumpulkan semua masalah yang
ada pada seluruh organisasi

33.  Daftar klasifikasi subjek murni:istilah subjek tanpa
disertai kode/notasi dan disusun menurut:
 Urutan abjad kamus: disusun secara terpisah seperti
kamus
 Urutan abjad ensiklopedi: istilah yang jenjangnya
setingkat disusun seperti yang biasa digunakan pada
ensklopedi
 Daftar klasifikasi subjek berkode: daftar istilah yang
dilengkapi kode dari istilah subjek yang
bersangkutan. Kode disebut notasi adalah tanda
pengenal dari identitas dari istilah subjek:
 Kode Angka
 Kode Huruf
 Kode Gabungan angka dan huruf

34. KLASIFIKASI MURNI
NO MASALAH
1 CUTI
2 KONTRAK KERJA
3 KONTRAK
KERJASAMA
4 PHK
5 PROMOSI JABATAN

35. KLASIFIKASI ENSIKLOPEDI
POKOK MASALAH/MAIN GUIDE MASALAH/SUB GUIDE
KEPEGAWAIAN Kontrak Kerja
Promosi Jabatan
PHK
PEMASARAN Penawaran
Kerjasama
Pesanan

36. KLASIFIKASI SUBJEK BERNOMOR
POKOK
MASALAH
MASALAH
1. KEPEGAWAIAN 10. Kontrak Kerja
11. Promosi
Jabatan
12. PHK
2. PEMASARAN 20. Penawaran
21 Kerjasama
22. Pesanan

37. PROSEDUR PENYIMPANAN SUBJEK
 Memeriksa berkas
 Mengindeks
 Menentukan tanda pengenal masalah
 Mencocokan masalah dengan daftar klasifikasi
subjek
 Contoh: Kepegawaian (kode laci)
 Cuti (kode guide)
 Cuti Sakit (kode folder)

38.  Mengkode
 Menyortir
 Menempatkan

39. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI
Menentukan
judul surat
Menentukan
indeks cocokan
dengan daftar
klasifikasi
Menentukan
kode surat
Mencari arsip di
tempat
penyimpanan
Mengambil arsip
Memberikan
arsip kepada
peminjam

40. FUNGSI DASAR PENILAIAN
ARSIP/PEMUSNAHAN
Penilaian
Pemindahan
Jadwal
Retensi
Penyerahan
Pemusnahan
Pemindahan
mikrofilm

41. AGENDA SURAT MASUK
No.
1
Tangga
l
Terima
2
Tangga
l Surat
3
No.
Surat
4
Pengirim
5
Periha
l
6
Diteruska
n kepada
7
Kode
Arsip
8

42. AGENDA SURAT MASUK
No.
1
Tangga
l Surat
2
No.
Surat
3
Dikirim
kepada
4
Perihal
5
Hubungan
dengan surat lain
6
Kode
Arsip
7

43. BUKU AGENDA SURAT MASUK
NO TGL
TERIMA
TGL
SURAT
NO
SURA
T
ASAL
SURAT
TUJUAN
S URAT
PERIHAL KODE FILE

44. BUKU AGENDA SURAT KELUAR
NO TGL
TERIMA
TGL
SURAT
NO
SURA
T
ASAL
SURAT
TUJUAN
S URAT
PERIHAL KODE FILE

45. LEMBAR DISPOSISI
LEMBAR DISPOSISI
INDEKS : RAHASIA :
PENTING :
BIASA :
KODE : TANGGAL PENYELESAIAN :
TANGGAL / NOMOR :
ASAL :
ISI RINGKAS :
INSTRUKSI / INFORMASI : DITERUSKAN KEPADA:
SESUDAH DIGUNAKAN HARAP
SEGERA DIKEMBALIKAN.
KEPADA :
TANGGAL :

46. FORM INDEX
NO. NAMA UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 UNIT 4 INDEKS KODE URUTAN
ABJAD

47. LEMBAR PINJAM ARSIP
LEMBAR PINJAM ARSIP
DEPT. / DIVISI :
NAMA :
INDEKS : KODE :
TANGGAL / NOMOR :
ASAL / TUJUAN :
ISI RINGKAS :
M / K :
TANGGAL PINJAM : TANGGAL KEMBALI:
TTD. PEMINJAM TTD. PETUGAS

48. E-FILING MANAGEMENT
Presented by MAYA SOFIANA

49. 1. TENTUKAN INFORMASI APA YANG AKAN
DISIMPAN SECARA ELECTRONIC

50. 2. BUAT FOLDER YANG DAPAT DIGUNAKAN
UNTUK SEMUA HAL YANG AKAN KITA
ORGANISIR

51. 3. BUAT SUB FOLDER BAGIAN DARI FOLDER
TERGANTUNG DARI INFORMASI YANG AKAN
DIORGANISIR

52. 4. SEBAIKNYA DALAM FOLDER MENGANDUNG
UNSUR TANGGAL YANG DISUSUN
BERDASARKAN URUTAN

53. 5. SELALU MEMBUAT BACK UP FILE SECARA
TERATUR KE BENTUK CD SETIAP 3 ATAU 4
MINGGU

54. 6. DENGAN BERTAMBAHNYA SYSTEM E-FILLING
SEHINGGA HARUS MEMINDAHKAN KE DISK
SECARA TERATUR