Materi ini berisi tentang sistem kearsipan, macam-macam sistem kearsipan dengan kelebihan dan kelemahannya dampai peralatan yang diperlukan dalam melakukan pengarsipan.

2. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
“ arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, rekaman suara, gambar peta,
bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta
dengan cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai bukti dari tujuan organisasi, serta fungsi- fungsi kebijakan”

3. • Kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan
catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi
yang memiliki nilai kegunaan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaduan,
pemeliharaan dan penyimpanan arsip atau warkat
menurut suatu sistem tertentu sehingga mudah
ditemukan apabila diperlukan.

4. MENURUT UNDANG- UNDANG NO. 7 TAHUN 1971 PASAL 2
1. Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelanggaraan administrasi negara
2. Fungsi Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara
langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan sehari-
hari administrasi negara.

5. TUJUAN SISTEM KEARSIPAN
1. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja sumber daya manusia
2. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan
3. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan
bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan
4. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas
kearsipan
5. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
6. Dapat menemukan arsip dengan mudah bila diperlukan
7. Menghemat tempat penyimpanan
8. Menjaga rahasia dan kelestarian arsip
9. Menghemat waktu, tenaga dan ruang

6. CIRI- CIRI KEARSIPAN
• Mudah Dilaksanakan
• Mudah Dimengerti
• Mudah atau Ekonomis
• Tidak Memakan Tempat
• Mudah Dicapai
• Fleksibel atau Luwes
• Dapat Mencegah Kerusakan dan Kehilangan Arsip
• Mudah Diterapkan
• Mempermudah Pengawasan
• Mendukung Penemuan Kembali

7. JENIS- JENIS ARSIP
1. Ditinjau dari segi fisik
a. Arsip yang berbentuk lembaran yang tebuat dari kertas. Ex : surat, ijazah,
akte kelahiaran, kuitansi,dll.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Ex: file, disket, pita perekam kaset
dan vidio.
2. Ditinjau dari segi masalah
a. Financial Record, catatan tentang laporan keuangan, buku kas, cek, giro dan
kuitansi.
b. Inventory Record, catatan berhubungan dengan inventaris atau barang milik
kantor, jumlah barang, kondisi dan lokasi barang.
c. Personal Record, catatan yang berisi kepegawaian, jumlah pegawai, DRG da
DP3.
d. Sales Record, catatan tentang masalah perdagangan, jumlah persediaan, dan
daftar penerimaan barang.
e. Production Record, catatan tentang masalah produksi, catatan tentang bahan
baku, serta lat dan mesin yang digunakan dalam produksi.

8. 3. Ditinjau dari segi Pemiliknya
a. Lembaga Pemerintahan, arsip Nasional RI dan arsip yang ada di tiap-tiap Ibu
kota Daerah tingkat I.
b. Instansi pemerintah atau swasta, arsip primer dan sekunder, arsip unit, dan
sentral.
4. Ditinjau dari segi Sifatnya
a. Arsip Biasa, arsip yang semula punya kegunaan penting namun pada
akhirnya menjadi usang dan tidak berguna jika informasinya sudah berlalu. Ex:
surat lamaran kerja, surat tagihan, surat ijin,dll.
b. Arsip Penting/Esensial, arsip yang ada ubungannya dengan masa lalu da
masa yang akan datang. Ex: surat kontrak, sewa gedung dan surat perjanjian.
c. Arsip Tidak Penting, arsip yang nilai gunanya bersifat sementara, kadang
diperlukan atau bisa diganti jika hilang. Ex: surat undangn, formulir.
d. Warkat sangat penting atau vital, arsip yang dijadikan sebagai alat pengingat
selamanya yang bernilai sejarah dan ilmiah. Ex: naskah proklamasi, ijazah,
dan hasil penelitian.
e. Arsip Rahasia, arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu
saja. Ex: strategi pemasaran dan pemberhentian pegawai.

9. 5. Ditinjau dari segi Fungsi
a. Arsip Dinamis, arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Jenis arsip ini terbagi menjadi arsip aktif, semi aktif, dan inaktif.
b. Arsip Statis, arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

10. 1. AZAS SENTRALISASI, dipusatkan pada
satu unit tertentu
K E L E B I H A N :
1. Pengawasan dan
penyelengaraan kearsipan
menjadi lebih efektif
2. Dapat mengembangakan
keahlian dan kecakapan
pegawai arsip
3. Keseragaman dalam
perlengkapan & prosedur
kerja dapat terjamin
4. Menghemat pemakaian
biaya, perlengkapan dan
tenaga kerja
5. Surat yang bermasalah
terdapat pada suatu
tempat.
K E L E M A H A N :
1. Jika permintaan arsip terjadi
secara bersamaan, maka
tidak mudah ditemukan dan
berbelit
2. Prosedur yang dignakan
pada unit pusat tidak tepat
untuk semua bagian
3. Pegawai baru dan pegawai
lain tidak mempunyai
kesempatan mempelajari
sitem kearsipan
4. Makin besar sebuah
organisasi, makin kompleks
permasalahannya
5. Tidak tepat untuk digunakan
oleh kantor yang kompleks
permasalahannya.

11. 2. AZAS DESENTRALISASI, diselenggarakan
oleh masing-masing unit.
K E L E B I H A N :
1. Bebas melakukan sistem
kearsipan sendiri,
sehingga mudah
menemukan kembali.
2. Unit dapat menyesuaikan
sistem dan metode
kearsipan
3. Pengawasan dan
kerahasiaan arsip akan
mudah serta terjamin
4. Tepat digunakan oleh
organisasi yang punya
kantor cabang
K E L E M A H A N :
1. Pegawai tidak ahli
dalam bidangnya
2. Tidak terjamin
keseragamannya
3. Terdapat pemborosan
tentang perlengkapan
dan ruang
4. Lama dalam
mengambil keputusan.

12. 3. AZAS GABUNGAN, memadukan azas
sentralisasi dan desentralisasi,sehingga
kelemahan dapat dihilangkan.
H A L - H A L Y A N G H A R U S
D I P E R T I M B A N G K A N :
1. Penyeragaman klasifikasi organisasi antara
arsip pusat dengan arsip bagian unit
2. Letak ruang arsip pusat sebaiknya tidak jauh
dengan masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan
4. Gunakan pemakaian mesin penyalin oleh arsip
pusat untuk membantu keperluan unit
organisasi.

14. SISTEM
ABJAD
SistemNomor
SistemTanggal
MACAM-MACAM SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP

15. SISTEM NOMOR
Menu

16. K E L E B I H A N :
1. Tidak membutuhkan
daftar klasifikasi
2. Sangat fleksibel dan
cocok untuk unit
kerja yang melayani
masyarakat lomba
3. Tidak terdapat arsip
yang memiliki kode
yang sama.
K E L E M A H A N :
1. Tidak ekonomis
dan sulit mencari
arsip bila tidak
ingat kodenya.

17. Langkah Klasifikasi Arsip Menurut
Sistem Nomor Dewey
1. Seluruh arsip dibagi menjadi 10 bagian utama yang diberi nomor
ratusan mulai nomor (000-900)
2. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 10 bagian dan diberi kode
puluhan (00-90)
3. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 20 sub bagian dan diberi
kode satuan (0-9)
Menu

18. CONTOH SISTEM NOMOR
DEWEY
Menu
OO
O
1OO
2OO
3OO
4OO
5OO
6OO
7OO
8OO
9OO
Personalia
Keuangan
Pemasaran
Produksi
Perlengkapan
PendidikandanLatihan
Penelitian dan
Pengembangan
PerjalananDinas
Akomodasi
Kesejahteraan
79O
7OO Perjalanan Dinas
71O PerjalananDinasPresiden
72O PerjalananDinasMenteri ke Daerah
73O PerjalananDinasPejabat Tinggi
74O PerjalanandinasParaPegawai
PerjalananDinasTamu
75O asing
76O PerjalananDinasGubernur
77O PerjalananDinasAnggotaDPRDI
PerjalananDinasKetua Lembaga
78O TinggiNegara
PerjalananDinasPegawaike Luar
negeri

19. Menu
79O 0 Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar negeri
79O 1 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Amerika
79O 2 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Singapura
79O 3 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Malaysia
79O 4 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Thailand
79O 5 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Afrika
79O 6 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Vietnam
79O 7 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Arab Saudi
79O 8 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Mesir
79O 9 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Perancis
KodeSurat
Disimpan Dalam
KodeLaci Guide No.Folder
700 790 0
700 790 1
PD.P790.0
PD.P.A790.1

20. SISTEM ABJAD
1.Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan Abjad
2.Daftar Klasifikasi dlm sistem abjad dpt
diartikan sbg pengelompokkan arsip
berdasarkan nama orang/ badan /
organisasi, secara sistematis dan logis.
Menu

21. K E L E B I H A N :
1. Sangat mudah
menggolongkan surat
menurut nama organisasi
atau lembaga/perusahaan.
2. Penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah dan
cepat.
3. Sederhana dan mudah
dimengerti baik pekerjaan
maupun pencariannya.
4. Perlengakapan yang
digunakan dapat menyimpan
bermacam-macam dokumen.
5. Mudah diterapkan, fleksibel
dan mudah diingat.
K E L E M A H A N :
1. Apabila surat tidak
mencantumkan nama
perusahaan, maka sulit untuk
menemukannya.
2. Jika data nama baru diterima
oleh bagan kearsipan, maka
daftar klasifikasi harus
disesuaikan terlebih dahulu.
3. Sulit memperkirakan
persyaratan ruang untuk
huruf-huruf abjad yang
berlainan
4. Sulit jika terdapat nama yang
sama, terutama nama orang.

22. ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD
Kode
 Tanda/simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat, ditulis menggunakan
pensil pada lembaran sebagai pedoman penyimpanan.
Indeks
 Suatu daftar/tabel yang digunakan dalam pekerjaan kearsipan.
Mengindeks
 Sebuah kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
Unit
 Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
Kode Arsip
 Diambil dari abjad pertama dari unit pertama

23. SISTEM WILAYAH
Menu

24. K E L E B I H A N :
1. Tepat digunakan
oleh organisasi
yang memiliki kantor
cabang di beberapa
tempat, seperti biro
perjalanan, usaha
pengiriman paket,
dll.
2. Sederhana dan
mudah
dilaksanakan.
K E L E M A H A N :
1. Bila terjadi
penambahan wilayah
baru maka harus
mengubah daftar
klasifikasi dan
perlengkapan
kearsipan.
2. Tidak dapat diterapkan
untuk seluruh unit
organisasi.
3. Sistem harus didukung
oleh petugas yang
berpengetahuan tinggi
tentang geografi.

25. SISTEM SUBJEK
1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kmbali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama masalah/ subjek pada isi surat
2. Daftar Klasifikasi Subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan
arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta
disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode
3. Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah yang dibagi menjadi
beberapa tingkatan ;
•
•
•
Tingkat I : Masalah utama
Tingkat II : Sub Masalah (Masalah yg lbh kecil dari masalah utama)
Tingkat III : Sub-sun masalah (Masalah yg lbh kecil dari sub masalah)
Menu

26. K E L E B I H A N :
1. Pokok masalah atau
perihal mudah diingat.
2. Dapat diterapkan di
semua jenis
organisasi.
3. Fleksibel
4. Bila peminjam lupa
menyebutkan pokok
masalah, dapat
menyebutkan
tujuan/asal surat.
K E L E M A H A N :
1. Membutuhkan
SDM yang
berpengetahuan
tinggi dalam
menentukan
pokok
permasalahan.

27. SISTEM TANGGAL
Menu
1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun
SISTEMTANGGAL
NO NAMA UNIT1 UNIT2 UNIT3 KODE
1 10 Juli 2005 2005 Juli 10
2 15 Juli 2005 2005 Juli 15
3 20 Juli 2005 2005 Juli 20
Unit I
Unit II
Unit III
Kode Laci
KodeGuide
KodeFolder

28. K E L E B I H A N :
1. Cocok untuk unit
kerja yang
kegiatannya
berkaitan dengan
tanggal jatuh tempo.
2. Sederhana dan
mudah diterapkan
karena tanpa
klarifikasi.
K E L E M A H A N :
1. Terjadi kesulitan dalam
penemuan kembali apabila
peminjam hanya dapat
menyebutkan perihal arsip.
2. Orang sering lupa dengan
tanggal surat terutama
tanggal penyimpanan surat.
3. Tidak semua unit kerja
dalam organisasi cocok
menggunakan sistem ini.
4. Pembuatan kode tidak
mencapai murni 100% tapi
harus ditambahkan dengan
kode abjad.

29. PERALATAN SISTEM PENGARSIPAN
1. Filling cabinet
 Lemari arsip yang dapat menyimpan
arsip secara vertikal dan terdiri dari
beberapa laci. Digunakan menyimpan
arsip/berkas yang masih bersifat aktif.

30. 2. Map Arsip
 Terbuat dari karton/plastik untuk menyimpan arsip yang tidak terlalu banyak,
sekitar 10-50 lembar.
Map Folio
Hanging Map
Ordner
Schnelhecter Map

31. 3. Lemari Arsip
 Digunakan untuk menyimpan
berbagai arsip, terbuat dari kayu
atau metal.

32. 4. Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang
dapat melakukan pekerjaan secara
sistematis berdasarkan instruksi atau
progam yang diberikan, serta dapat
menyimpan dan menampillkan
keterangan yang diperlukan.

33. 5. Numerator
 Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.

34. 6. Perforator
 Alat untuk melubangi kartu atau kertas yang akan disimpan pada map
snelhecter atau ordner.

35. 7. Stapler
 Digunakan untuk membendel kertas.