Administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi pencatatan dan pengolahan data secara sistematis untuk menyediakan informasi. Administrasi mencakup proses kerja sama antar orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi penting untuk memantau, mengevaluasi, dan mengembangkan kegiatan organisasi.

1. Oleh:
CARKIM, S.Pd, M.Pd.

2.  Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa
yunani yaitu dari kata ad dan ministrare yang berarti
melayani, membantu atau memenuhi.
 Administrasi dalam arti sempit berarti tata usaha atau
tata pembukuan. Administrasi merupakan pencatatan
dan penyusunan data dan informasi secara sitematis
dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara
keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
 Dalam pengertian luas administrasi adalah
keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan dua orang atau lebih yang terlibat dalam
suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya
tujuan yang ditentukan sebelumnya

3. 1. Soewarno Handayaningrat Administrasi adalah Kegiatan ketatausahaan
yang terdiri dari bergagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan,
pencatatan, atau lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan.
2. H.W Evans administasi, fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan
pengarahan segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan
pengolahan keterangan, komunikasi, dan juga ingatan organisasi
3. Ulbert, Administrasi merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian
penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal
maupun eksternal dengan tujuan menyediakan keterangan danmemudahkan
dalam memperoleh data baik sebagian maupun secara menyeluruh
4. GR Terry, administrasi sebuah proses perencanaan, pengendalian,
pengorganisasian, dan penggerakan kepada orang-orang yang melaksanakannya
untuk mencapai tujuan yang diinginkan
5. William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi salah satu cabang ilmu
manajemen yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efisien,
dimana dan kapan pekerjaannya harus dilaksanakan.
6. Arthur Grager, Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada
komunikasi dan pelayanan dalam sebuah organisasi.

4. 7. Sondang siagian, Administrasi Keseluruhan rangkaian dari
proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan
pada asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
8. The Liang Gie, administrasi merupakan serangkaian
kegiatan yang dilakukan suatu kelompok berkenaan
dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan
tertentu.
9. Dedi Sudirman, Admnistrasi suatu pengabdian atau
pelayanan, yaitu pemberdayaan sumber daya lainnya
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan pengertian para ahli tersebut kesimpulannya,
administrasi di dalam penyelenggaraanya atau di dalam
kegiatanya dapat diwujudkan melalui fungsi-fungsi
manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan.

5. Proses administrasi dalam arti sempit
(Ruang lingkup Administrasi)dapat dibagi
menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
1. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan
yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan.
2. Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan.
3. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin dan membuat
informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
4. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan berbagai metode
atau cara dan menggunakan berbagai alat.
5. Mengirim, artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang
lain.
6. Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan
maksud mudah untuk ditemukan kembali.

6. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi
transaksi adalah sebagai berikut :
1. Manusia.
Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan
penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya.
Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan
kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional akan berjalan
sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk
kemajuan perusahaan. Maka perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan
kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan
asset utama bagi perusahaan.
2. Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan
perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan
administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat
(kantor).
3. Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang
dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan
semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan administrasii penjualan berpedoman
pada SOP (Standard Operational Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang
bersangkutan.

7. 2. Maksud dan Tujuan Administrasi
1. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi
perusahaannya
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
3. Menyusun program pengembangan usaha
dan kegiatan pengorganisasian
perusahaannya
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya

8. Manfaat Administrasi
1. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak
lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan,
konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
2. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap
transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian, maupun barang
keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
3. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena
bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti
kesepakan penjualan.
4. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti
perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.

9. Ruang Lingkup Transaksi
Pengertian Transaksi
• Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang
menimbulkan perubahan terhadap posisi harta
keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli,
membayar gaji, membayar telepon, membayar sewa
serta membayar biaya-biaya lainnya.
• Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain.

10. Jenis-jenis transaksi
Berdasarkan Pihak yang melakukan Transaksi
1. Transaksi Internal
Transaksi Internal adalah transaksi yang terjadi melibatkan hanya
bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan. Transaksi ini lebih
menekankan perubahan posisi keuangan perusahaan yang terjadi
antar bagian yang ada dalam perusahaan, seperti memo pimpinan
kepada orang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena
penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor seperti tinta, kertas,
pensil, dan sebagainya.
2. Transaksi Eksternal
Transaksi Eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran
utang-piutang, dan sebagainya. Transaksi ini adalah hal utama yang
harus terjadi di perusahaan, karena dari transaksi ini perusahaan
memperoleh keuntungan dari nilai selisih pembelian dan penjualan.

11. Next….
Berdasarkan sumbernya:
1. Transaksi Modal
Transaksi yang bisa mempengruhi struktur
modal perusahaan, jinis transaksi ini hanya
akan memepengaruhi modal usaha. Ex. Storan
modal dan Prive
2. Transaksi Usaha
Transaksi yang berkaitan dengan kegiatan
operasional perusahaan. Ex. Pembelian barang,
perlengkapan, dan peralatan.

12. Standard Operational Procedure
(SOP)
Aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam
menangani berbagai kegiatan yang terjadi di
perusahaan. Sehingga setiap kegiatan
perusahaan akan mempunyai standar prosedur
operasional untuk menjamin kegiatan ditangani
dengan sebaik-baiknya. Standar prosedur
operasional untuk menangani administrasi
transaksi akan mengikuti alur dari transaksi itu.

13. Manfaat dengan adanya
(SOP) di dalam perusahaan
 Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
 Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal
perusahaan
 Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung
jawab dalam proses terkait
 Menjamin proses kerja yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat
berjalan sebagaimana mestinya
 Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses kerja
dengan proses kerja yang lain di dalam perusahaan
 Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
 Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan procedural
 Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan
memudahkan langkah perbaikan
 Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses
operasional perusahaan

14. Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Pembelian Tunai
adalah sebagi berikut.
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan denga surat permintaan
2. Survai pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan
untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai
supplier tetap)
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin
menyediakan pasokan barang
4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka
bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan
pasca jual
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti
garansi, return barang, dsb
7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak
(baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang, bila
tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan
kepada penjual
8. Membayar jumlah trsansaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

15. Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Penjualan
Tunai
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon
pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan
kesepakatan sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya
surat perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan
dan konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan
administrasi
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan
pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang
dikirim kepada pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang
dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang
diterima
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai
pelayanan yang sempurna

16. Standar prosedur operasional
untuk menangani administrasi
Penjualan Kredit
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat
kesepakatan-kesepakatan
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi
lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya
(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka dikembalikan
kepada calon pelanggan.
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
9. Buatlah invoice (faktur)
10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna

17. Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Penerimaan
Kas
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan
penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll
2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan tliti dan
cocokkan dengan rangkapannya
3. Hitung jumlah tansaksi dengan benar
4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang
secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek
tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang
mengekuarkan cek tersebut.
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

18. Standard Operational Procedure
(SOP) Pengeluaran Kas
1. Pengeluaran Uang
dimulai dari transaksi pembelian tunai,
pembayaran utang dan pembayaran biaya-
biaya
2. Cocokkan bukti pembelian yang dibawa
supplier dengan rangkapannya
3. Berikan Cek atau uang tunai
4. Terima bukti transaksi
(bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah
ditandatangani supplier

19. Alur Transaksi Pembelian
 Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk
memperoleh barang danatau jasa dengan cara
memberikan balas jasa berupa sejumlah uang
yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang
diperolehnya.

20. Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti
transaksi, dapat digambarkan
sebagai berikut :
1. Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian
produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan
Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :
 Intuitif, cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan
pelanggan..
 Penelitian pasar, yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang
paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
 Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan
barang ke bagian gudang.
2. Melakukan survey pasar
Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik
yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan..
3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan
Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat
permintaan penawaran barang, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan
mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan
daftar harga.

21. Next……
4. Menentukan suplier yang benar-benar memberikan
keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan
harga, kualitas dan pelayanan purna jual
5. Membuat daftar barang yang akan dibeli
6. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan
supplier yang dipilih
7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
dengan supplier
8. Menerima barang
9. Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan
atau tidak (kualitas) maupun kuantitas).
10. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur
pengeluaran kas

22. Alur Transaksi Penjualan Tunai
1. Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis)yang dibuktikan
dengan adanya surat permintaan (order)
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
4. Membuat invoice atau Faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan
perusahaan dan konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi
5. Memeriksa barang dagangan sebelum dijual, diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai
dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai dengan standar mutu. Bila ya,
maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, maka barang dikembalikan lagi ke gudang
6. Menerima pembayaran dengan terlebih dahulu mencocokkan invoice asli dan rangkapnya.
Bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
7. Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi sesuai dengan jumlah uang
yang diterima
8. Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna dengan membawa surat jalan.

23. Alur Transaksi Penjualan Kredit
1. Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat
permintaan (order)
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan
3. Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli
4. Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan bukti-bukti yang
dilampirkan
5. Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon
pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan
formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya
6. Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit
dengan melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan kredit
dibuktikan dengan ditandatanganinya formulir aplikasi kredit
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada
calon pelanggan.
8. Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan
9. Membuat bukti transaksi berupa invoice
10. Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai
pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan

24. Alur Transaksi Penerimaan Kas
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang
menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai,
penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain.
2. Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian
penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya
3. Menghitung jumlah transaksi dengan benar
4. Menerima pembayaran dengan menghitung jumlah transaksi
dengan benar
5. Memeriksa keabsahan uang yang diterima. Gunakan alat untuk
mengecek uang secara fisik. Apakah pelanggan menggunakan
cek, maka periksa keabsahan cek tersebut, dan buat konfirmasi
keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek
tersebut
6. Membuat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi

25. Alur Transaksi Pengeluaran Uang
Kas
1. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian
tunai, pembayaran utang , dan pembayaran biaya-biaya.
2. Menerima bukti pembelian yang dibawa supplier untuk
kemudian dicocokkan antara bukti pembelian tersebut dengan
rangkapannya,
3. apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai),
kemudian
4. supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi
5. Melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau uang
tunai
6. Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh
supplier.

26. Bukti Transaksi
Bukti pencatatan transaksi yang berhubungan
dengan pihak internal yaitu berkaitan dengan
bagian yang ada di dalam perusahaan maupun
eksternal perusahaan dalam hal ini adalah
pelanggan dan pembeli.

27. Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Bukti Transaksi Internal yaitu bukti
pencatatan kejadian dalam perusahaan itu
sendiri, biasanya berupa memo dari
pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2. Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti
pencatatan transaksi yang terjadi denga
pihak luar perusahaan.

28. Bukti Transkasi Internal
a. Memo
b. Bukti Kas Masuk
c. Bukti Kas Keluar

29. Memo

30. Bukti Kas Masuk
Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara
tunai, dan digunakan untuk mencatat transaksi

31. Bukti Kas Keluar
Bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai seperti pembelian
tunai, pembayaran gaji, pembayaran sewa, pembayaran utang

32. Bukti Transaksi Eksternal
1. Faktur (Invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit,
dibuat oleh pihak penjualan disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur ini
biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada pembeli sebagi bukti
pencatatan pembelian barang secara kredit, sedangkan fotokopinya
dipegang oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan barang secara
kredit.
2. Kuitansi (Ofisial Receipt)
Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak penerima
uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian pertama diberikan
kepada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang,
sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol Kuitansi) untuk sementara
bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Kuitansi, sebagai bukti
penerimaan, pada batas jumlah uang tertentu harus dibubuhi materai. Hal
ini ditetapkan dalam UU Perpajakan tentang Bea Materai.

33. Next...
3. Nota Debit (Debit Memo)
Nota Debit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha
kepada langganannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Langganan yang menerima
nota debit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di sebelah
kredit.
3. Nota Kredit (Credit memo)
Nota Kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha
kepada langganannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Bagi langganan yang
menerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu
di sebelah debet.
3. Cek(Cheque)
Cek adalah surat perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam lembaran
cek. Surat perintah ini ditandatangani oleh seseorang yang menjadi nasabah suatu bank dan mempunyai
simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Cek ada dua jenis, yaitu : cek atas nama dan cek atas
tunjuk.
3. Bilyet Giro
Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam
bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
3. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya. Rekening
Koran ini dari segi akuntansi digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut
perusahaan dan saldo kas menurut bank.

34. Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi penjualan yang dilakukan
secara tunai.

35. Faktur
Perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli.

36. Informasi yang harus dimuat dalam
faktur antara lain
a. Nama dan alamat penjual
b. Nomor faktur
c. Nama dan alamat pembeli
d. Tanggal pemesanan
e. Tanggal pengiriman
f. Syarat pembayaran dan jatuh tempo, misal 2/10, n/30
g. Keterangan mengenai barang seperti jenis barang/
nama barang, kuantitas/ Banyaknya, harga satuan, dan
jumlah harga.

37. Kuitansi
Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat
dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada
pihak yang melakukan pembayaran

38. Informasi yang termuat dalam kuitansi
a. No kuitansi, di isi no urut kuitansi yang
dikeluarkan penerima uang
b. Nama pihak yang menyerahkan uang
c. Jumlah uang yang dibayarkan, dengan
menggunakan huruf dan angka
d. Kegunaan pembayaran
e. Tanggal penyerahan uang
f. Nama dan tanda tangan pihak penerima uang

39. Nota Debit
Dipandang dari pihak pembeli, barang yang
dikembalikan kepada penjual karena rusak atau
permohonan pengurangan harga faktur yang
disetujui pihak penjual disebut retur pembelian.
Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh
pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual,
nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.

40. Nota Debit

41. Nota Kredit
• Nota Kredit (Credit Memorandum) adalah
bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual secara kredit (retur
penjualan), atau pengurangan harga faktur
karena barang sebagian rusak atau kualitas
yang tidak sesuai dengan pesanan.
• Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh
pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak
pembeli.

42. Nota Kredit

43. Chek (Cheque)
surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu
pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang
menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam
bentuk giro.

44. KARAKTERISTIK CEK YANG
DITERBITKAN PERBANKAN
Cek harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
a. Nama "Cek" harus termuat dalam teks
b. Perintah tidak bersyarat untuk membayar
sejumlah uang tertentu
c. Nama pihak yang harus membayar (tertarik)
d. Penunjukan tempat dimana pembayaran harus
dilakukan
e. Pernyataan tanggal beserta tempat Cek ditarik
f. Tanda tangan orang yang mengeluarkan Cek
(penarik)

45. Bilyet Giro
surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.

46. KHARAKTERISTIK BILYET GIRO YANG
DITERBITKAN PERBANKAN
Setiap Bilyet Giro harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
1. Nama “Bilyet Giro” dan nomor Bilyet Giro yang bersangkutan
2. Nama tertarik
3. Perintah yang jelas dan tanpa syarat untuk memindahbukukan dana
atas beban rekening penarik
4. Nama dan nomor rekening pemegang
5. Nama bank penerima
6. Jumlah dana yang dipindahkan baik dalam angka maupun dalam
huruf selengkap-lengkapnya
7. Tempat dan tanggal penarikan
8. Tanda tangan, nama jelas dan atau dilengkapi dengan cap/stempel
dengan persyaratan pembukaan rekening

47. Rekening Koran
• Bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank
untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai
dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas
menurut perusahaan dan saldo kas menurut
bank.
• Rekening koran merupakan laporan yang
diberikan Bank setiap bulan kepada pemegang
rekening Giro yang berisikan informasi tentang
transaksi yang dilakukan oleh bank terhadap
rekening tersebut selama satu bulan dan saldo
Kas di Bank.

48. Next...
• Dari sudut pandangan Bank setiap rekening adalah “hutang” karena
itu setiap tambahan atas suatu rekening dicatat disisi kredit.
Menurut sudut pandang perusahaan pemegang rekening, rekening
bank adalah “aktiva” dan setiap tambahan atas rekening bank oleh
perusahaan dicatat di sisi debet dengan demikian jumlah sisi kredit
yang dicatat oleh bank akan sama dengan jumlah sisi debet yang
dicatat oleh pemegang giro
• Reknsiliasi Bank Adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk
menentukan hal-hal yang menimbulkan perbedaan saldo yang
tampak pada laporan perusahaan dengan laporan bank.
• Rekonsiliasi bank melakukan pembandingan setiap transaksi yang
dicatat oleh perusahaan dengan transaksi yang dicatat oleh bank.
Adalah suatu kekeliruan besar bila perusahaan mencatat transaksi
keuangan dari rekening koran yang dikeluarkan bank.

49. Next...
Saldo dari rekening koran sering tidak sama dengan saldo
dalam buku pemegang giro. Hal ini dapat terjadi antara
lain disebebkan oleh :
a. Check dalam peredaran
b. Setoran belum sempat dicatat oleh bank karena disetor
pada akhir bulan
c. Biaya administrasi bank yang hanya diketahui oleh
pemegang giro setelah ada laporan bank
d. Perbedaan karena perusahaan telah mendebet check
kosong
e. Biaya atas wesel yang diserahkan kepada bank yang
dibebankan oleh bank terhadap pemegang giro

50. Next... Rekonsiliasi Bank
Catatan :
• Cek/Giro (Keluar) yang telah jatuh tempo namun
belum diuangkan, (dalam perjalanan) menyebabkan
saldo pada neraca lebih kecil dari laporan bank (tanggal
efektif dirubah ke periode berikut)
• Cek/Giro yang diterima dan telah jatuh tempo namun
belum diuangkan menyebabkan saldo kas
sesungguhnya lebih besar dari laporan bank. (tanggal
efektif dirubah ke periode berikut)
• Cek/Giro diterima/keluar yang belum jatuh tempo
tidak berpengaruh terhadap saldo neraca.

51. Rekening Koran

52. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
1. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Pembelian
2. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Penjualan

53. Berkas-berkas administrasi transaksi
dalam pembelian
a. Bukti permintaan barang dari gudang
b. Surat Pesanan
c. Penerimaan Barang
d. Kartu Persediaan

54. Bukti permintaan barang dari gudang
Bentuk formulir untuk permintaan barang dari
gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut :
1) No Urut
2) Jenis barang dan spesifikasinya
3) Banyaknya barang yang diminta
4) Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian
gudang
5) Tanggal permintaan

55. NOTA PERMINTAAN BARANG
No Jenis Barang Merk/ Type Jumlah Keterangan
Bagian Pembelian,
(..............................)
Ka. Bagian Gudang
(..............................)
Keterangan :
Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
Nomor diisi dengan nomor urut
Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
Merk/ type diisi sesuai dengan merk/ type barang yang diminta
Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang
habis, atau hal lainnya.
Tanggal :

56. Surat Pesanan
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal
sebagai berikut :
1) Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor
telepon perusahaan)
2) Tujuan perusahaan (nama supplier)
3) Jenis dan merk barang yang dipesan
4) Harga barang yang dipesan
5) Kesanggupan pembayaran
6) Tanggal pesanan
7) Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur
perusahaan

57. PT . SEJAHTERA MANDIRI
Jl. Sriwijaya II No. 66
Semarang (024) 330510011
No : 0515/A-1/VIII/14 Semarang, 25 Agustus 2014
Lampiran : -
Hal : Pesanan
Kepada Yth
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10
Semarang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat saudara No. 012/Pn/IV/2014 perihal Penawaran Barang. Sehubungan dengan itu, kami ingin
memesan barang berupa :
No Banyaknya Nama Barang
1 5 Bh Mesin Cuci LG Jumbo
2 9 Bh Setrika Listrik Uap “National”
3 6 Bh TV LCD 20 “ Polytron
4 2 Bh AC Standard LG
Pembayaran akan kami lakukan satu minggu setelah barang kami terima. Apabila saudara menyetujuinya, kami harap
segera memberi kabar.
Kami tunggu balasan saudara secepatnya.
Hormat kami,
Selamet Raharjo
Manager Pembelian

58. Penerimaan Barang
• Hal yang utama yang harus dilakukan adalah
memeriksa atau mencocokkan barang yang
dipesan dengan barang yang ada secara fisik.
Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan
mencoba barang tersebut jika diperlukan dan
cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan
atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.
• Proses pencocokan dapat dilakukan dengan
memberikan tanda cek list (V) pada barang yang
sudah sesuai.

59. Kartu Persediaan
Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah
Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
PLU :………………… KODE LOKASI :……………………..
NAMA BARANG :……………....... KAPASITAS AREA :……………………..
KARTU PERSEDIAAN
SUPLIER
1. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
2. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
3. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
TGL NO.DOKUMEN MASUK KELUAR SALDO HRG.BELI KET.

60. Next....Keterangan
Keterangan:
 PLU diisi dengan kode PLU
 Nama Barang diisi dengan nama barang
 Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
 Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
 Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
 Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
 Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang
masuk, dan nomor permintaan dari display untuk barang keluar
 Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah
barang keluar
 Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
 Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
 Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa
batas pesanan

61. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Penjualan
Berkas Administrasi penjualan kredit, Prosedur penyiapan berkas
adm. Transaksi penjualan secara kredit:
1) Otorisasikan surat pesanan kredit kepada pejabat yang berwenang
2) Setelah mendapatkan otorisasi, siapkan barang yang dipesan
pelanggan sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta dalam
surat pesanan
3) Buatkan faktur-faktur sebagai bukti pengiriman barang
4) Otorisasikan surat perjanjian penjualan kredit yang telah
dipersiapkan
5) Kirimkan barang kepada pelanggan
6) Otorisasikan faktur yang telah dipersiapkan apabila barang telah
diterima dengan baik oleh pelanggan

62. Faktur Penjualan Kredit
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI No. Pesanan : ...........................
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang Pembayaran : ..........................
F A K T U R
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
Total
Diterima Oleh
(.........................)
Bagian Penjualan
(.........................)

63. Berkas transaksi yang diperlukan
dalam penjualan tunai
1) Nota Kontan
Merupakan bukti penyerahan barang yang
pembayarannya dilakukan secara tunai. Bentuk
serta cara pengisian nota kontan sama saja
dengan faktur, hanya dalam nota kontan tidak
ada syarat pembayaran
2) Kuitansi
Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang dari
pelanggan. Kuitansi seharusnya dibubuhi
materai sesuai dengan peraturan pemerintah.

64. Contoh Nota Kontan
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang
NOTA KONTAN
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
Total
Pembeli
(........................)
Penjual
(........................)

65. The End…
• Selamat Belajar….
• Suksess….