Dokumen tersebut membahas tentang sosialisasi dan pengaturan tata naskah dinas di lingkungan pemerintahan daerah termasuk pengertian, dasar hukum, prinsip, prosedur, dan format penyusunannya.

1. Sosialisasi Tata Naskah
Dinas

2. Dasar Hukum
1
Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009
Tentang Bendera, Bahasa dan Lambang
Negara serta Lagu Kebangsaan
2
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
3
Peraturan Walikota Padang Nomor 30
Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kota Padang
4
Peraturan Walikota Nomor 2 Tahun 2015
tentang Perubahan Atas Peraturan
Walikota Padang Nomor 30 Tahun 2010
tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kota Padang

3. Pengertian
Naskah Dinas
Adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan
atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan pemerintah
daerah
Tata Naskah Dinas
Adalah pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan naskah dinas serta media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan

4. Asas Tata Naskah Dinas
Asas Efisien dan
Efektif
• Penyederhanaan dalam
penulisan
• Penggunaan Bahasa
Indonesia yang baik, benar
dan lugas
Asas Pembakuan
Dilakukan melalui tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan
Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan TND dapat
dipertanggungjawabkan dari segi
isi, format, prosedur,
kewenangan, keabsahan dan
dokumentasi
Asas Keterkaitan
TND diselenggarakan dalam
satu kesatuan sistem
Asas Kecepatan dan
Ketepatan
Diselenggrakan tepat waktu dan
tepat sasaran
Asas Keamanan
Penyelenggaraan TND harus
aman secara fisik dan substansi

5. Prinsip Penyelenggaraan Naskah Dinas
Ketelitian
Diselenggarakan secara teliti dan
cermat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah
bahasa dan penerapan kaidah ejaan
dalam pengetikan
Kejelasan
Diselenggarakan dengan
memperhatikan kejelasan aspek fisik
dan materi dengan mengutamakan
metode yang cepat dan tepat
Singkat dan Padat
Diselenggarakan dengan
menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar
Logis dan Meyakinkan
Diselenggarakan secara runtut dan
logis, meyakinkan serta struktur
kalimat harus lengkap dan efektif

6. Penyelenggaraan Naskah Dinas
Kecepatan
Proses
Pengelolaan
Surat Keluar
Tingkat
Keamanan
Pengelolaa
n
Surat
Masuk
Penggunaa
n
Kertas
Surat
Pengetikan
Sarana
Administrasi
&
Komunikasi
Perkantoran
Warna dan
Kualitas
Kertas

7. Tingkat Keamanan Surat
Surat Biasa
Merupakan surat yang materi
dan sifatnya biasa namun tidak
dapat disampaikan kepada yang
tidak berhak
B
Surat Penting
Merupakan surat yang tingkat
keamanan isi surat perlu
mendapat perhatian penerima
surat
P Surat Sangat
Rahasia
Merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan yang tinggi, erat
hubungannya dengan rahasia
negara, kemanan dan
keselamatan negara
SR
Surat Konfidensial
Merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan sedang yang
berdampak kepada
terhambatnya jalannya
pemerintahan dan
pembangunan
K
Surat Rahasia
Merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat
kemanan yang tinggi berdampak
kepada kerugian negara,
disintegrasi bangsa
R

8. Kecepatan Proses Surat
Amat segera/kilat
Dengan batas waktu 24
jam setelah surat
diterima
Segera
Dengan batas waktu
2x24 jam setelah surat
diterima
Penting
Dengan batas waktu
3x24 jam setelah surat
diterima
Biasa
Dengan batas waktu
maksimum 5 hari kerja
setelah surat diterima

9. Penggunaan Kertas Surat
Kertas
Kertas yang digunakan
untuk naskah dinas adalah
HVS 80 gram
Surat berlambang
Penyediaan surat
berlambang negara
berwarna kuning emas atau
logo daerah berwarna
dicetak diatas kertas 80
gram
Ukuran kertas
Ukuran kertas yang
digunakan untuk makalah,
piper dan laporan adalah A4
(210x297mm)
Penggunaan kertas
Penggunaan Kertas HVS
diatas 80 gram atau jenis lain
hanya terbatas untuk jenis
naskah dinas yang
mempunyai nilai keasaman
tertentu dan nilai kegunaan
dalam waktu lama
Ukuran kertas surat
Ukuran kertas yang
digunakan untuk surat-
menyurat adalah folio/F4
(215x330mm)
Ukuran kertas
Ukuran kertas yang
digunakan untuk pidato
adalah A5(165x215mm)

10. Pengetikan sarana
administrasi dan komunikasi
perkantoran
Warna dan Kualitas
kertas
Arial 12 atau disesuaikan dengan
kebutuhan
Bookman Old Style 12 untuk naskah dinas
produk hukum
Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
berwarna putih dengan kualitas baik

11. beliau, pelaksana tugas, pelaksana harian dan
pejabat
(1)Atas nama yang disingkat a.n.
merupakan jenis pelimpahan wewenang
dalam hubungan internal antara atasan
kepada pejabat setingkat dibawahnya,
contoh :
a.n. KEPALA DINAS
SEKRETARIS,
NAMA
Pangkat
NIP.
(2) Untuk beliau yang disingkat u.b.
merupakan jenis pelimpahan wewenang
dalam hubungan internal antara atasan
kepada pejabat dua tingkat dibawahnya
Contoh:
a.n. KEPALA DINAS
SEKRETARIS
u.b.
ASISTEN ADMINISTRASI,
NAMA
Pangkat
NIP.

12. beliau, pelaksana tugas, pelaksana harian dan
pejabat
(1)Pelaksana tugas yang disingkat
Plt merupakan pejabat sementara
pada jabatan tertentu yang
mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas,
karena pejabat definitif belum
dilantik
(2)Plt diangkat dengan keputusan
kepala SKPD atau keputusan
gubernur atau keputusan walikota
dan berlaku paling lama 1 tahun
Contoh :
Plt. KEPALA DINAS
SEKRETARIS DINAS
NAMA
(1)Pelaksanaan tugas harian atau
yang disingkat Plh merupakan
pejabat sementara pada jabatan
tertentu yang mendapat
pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas,
karena pejabat definitf
berhalangan sementara
(2)Plh diangkat dengan keputusan
kepala SKPD atau keputusan
walikota dan paling lama 3 (tiga)
bulan
Contoh:
Plh. KEPALA DINAS
SEKRETARIS DINAS
NAMA

13. beliau, pelaksana tugas, pelaksana harian dan
pejabat
(1)Penjabat yang disingkat Pj.
merupakan pejabat sementara untuk
jabatan walikota
(2)Penjabat melaksanakan tugas
pemerintahan pada daerah tertentu
sampai dengan pelantikan definitif
Contoh:
Pj. WALIKOTA PADANG
NAMA

14. 01
02
03
Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas
Tinta naskah dinas
Tinta yang digunakan untuk
naskah dinas berwarna hitam
.
Tinda penandatanganan
Tinta yang digunakan untuk
penandatanganan dan paraf naskah
dinas berwarna biru tua
.
Tinta keamanan naskah
dinas
Tinta yang dipergunakan untuk
keperluan keamanan naskah dinas
berwarna merah

15. ABOUT US
Stempel
Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan
stempel perangkat daerah adalah 4cm;
Ukuran garis tengah lingkaran tengh stempel jabatan dan
perangkat daerah adalah 3,8cm;
Ukuran garis tengah dalam stempel jabatan dan
perangkat daerah adalah 2,7 cm;
Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran
dalam maksimal 1 cm
Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta
berwarna ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri tanda
tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas
1 cm
2,7 cm
3,8 cm
4 cm

16. ABOUT US
Stempel

17. Bentuk, Ukuran dan Isi Kop Naskah Dinas
Perbandingan huruf
Perbandingan huruf pada kop naskah
dinas antara tulisan nama pemerintah
daerah dan nama satuan perangkat
daerah adalah 3:4
Tulisan nama Pemda
Tulisan nama pemerintah daerah
dengan huruf arial 14
Tulisan nama SKPD
Tulisan nama satuan kerja perangkat
daerah dengan huruf arial 18

18. ABOUT US
Contoh KOP Surat
PEMERINTAH KOTA PADANG
DINAS KESEHATAN
Jalan Bagindo Aziz Chan KM 15 By Pass Aia Pacah Kota Padang 25176, Telepon (0751) 462619
Email: dkkpadang@gmail.com; diskes@padang.go.id Laman: www.dinkes.padang.go.id
PEMERINTAH KOTA PADANG
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS KURANJI
Jalan Raya Kuranji Kecamatan Kuranji 25157, Telepon (0751) 498888
Email: puskesmaskuranji@gmail.com

19. Contoh Format Surat