Báo Cáo Thực Tập Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cục Văn Thư Lưu Trữ Thành Phố Đà Nẵng.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BÁO CÁO THỰC TẬP
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỤC VĂN THƯ
LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................... 1
3. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................... 2
4. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................... 2
5. Phạm vi nghiên cứu......................................................................................... 2
6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 2
7. Bố cục đề tài.................................................................................................... 2
CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ
ĐÀ NẴNG ................................................................................................................ 3
1.1: Sự ra đời của Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng .......................... 3
1.2: Cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ chủ yếu từng đơn vị thuộc cục văn
thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng.......................................................................... 7
1.2.1. Cơ cấu tổ chức. ......................................................................................... 7
1.2.2. Chức; năng, nhiêm vụ và quyền hạn......................................................... 7
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.... 18
2.1 Công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước ............ 18
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và
lưu trữ Nhà nước............................................................................................... 18
2.2 .Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và lưu
trữ nhà nước ...................................................................................................... 19
2.2.1. Cơ sở khoa học........................................................................................ 19
2.2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và lưu
trữ thành phố Đà Nẵng...................................................................................... 19
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG..... 27
1. Nhận xét và đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ.................................... 27
1.1. Ưu điểm...................................................................................................... 27
1.1.1. Về công tác tổ chức và quản lý chỉ đạo nghiệp vụ................................. 27
1.1.2. Về công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ..................................... 27
1.1.3. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ............................................................ 27
1.2. Những thiếu sót còn tồn tại........................................................................ 28
1.2.1. Về công tác tổ chức quản lý chỉ đạo và công tác cán bộ........................ 28
1.2.2. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ ....................................... 28
2. Kiến nghị....................................................................................................... 29
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 30

LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài tiểu luận của tôi với đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Cục Văn
thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Tôi xin cam đoan thông tin trong tiểu luận này
là hoàn toàn trung thực và chính xác. Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là do
tôi làm

LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành được bài tiểu luận này tôi xin chân thành cảm ơn cô
giáo TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi qua từng buổi học
trên lớp. Nếu như không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì tôi nghĩ bài
tiểu luận này rất khó có thể hoàn thiện được.
Trong bài tiểu luận vẫn còn những khuyết điểm và thiếu xót mong cô
tham gia đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa xin
chân thành cảm ơn

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT Viết tắt Nghĩa
01 UBND Ủy Ban Nhân Dân

1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nên kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ
chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng
cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Để đáp ứng nhu câu của toàn xã hội, để
phù với sự thay đổi của đất nước hoạt động của các Văn phòng trong cơ
quan ngày càng được mở rộng và nâng cao. Chính vì vậy công tác văn thư ngày
càng trở nên quan trọng, là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của
các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như hoạt động kinh doanh của các doanh
nghiệp.
Lựa chọn Trung tâm lưu trữ Đà Nẵnglà địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ
hơn về công tác lưu trữ. Lý do tôi chọn đề tài “ Công tác văn thư lưu trữ Cục
Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng“ vì tôi là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ
tôi muốn vận dụng những kiến thức đã học để hiểu kĩ sâu hơn. Lý do thứ hai vì
Đà Nẵng là quê hương của tôi sẽ dễ dàng thuận lợi hơn cho việc đi lại và thu
thập thông tin. Với những lý do trên tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm
đề tài cho bài tập tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ như đề
tài: “Giải pháp nâng cao nhận thức của viên chức về công tác lưu trữ nhằm phát
huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ’’ của Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ninh, đề
tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội
vụ Huyện Phong Điền”. Tuy nhiên các đề tài nói trên đều chỉ nói một cách
chung nhất, chưa đi sâu nghiên cứu thực trạng chất lượng của công tác lưu trữ.
Và “thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà
Nẵng”

2
3. Mục tiêu nghiên cứu
Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ, tôi đã tìm hiểu về
thực trạng của công tác văn thư lưu trữ tại Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà
Nẵng. Từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng của công tác
lưu trữ .
4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư lưu trữ tại Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng.
- Phạm vi thời gian: số liệu điều tra vào khoảng năm 2010.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực địa.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thư viện.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp.
- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
- Phương pháp xử lý thông tin.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung bài báo cáo gồm có 3
chương:
CHƯƠNG 1.VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH
PHỐ ĐÀ NẴNG
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG

3
CHƯƠNG 1
VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà nẵng là cơ quan của bộ nội vụ, thực hiện
hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt văn thư,lưu trữ và quản lý tài liệu lữu trữ
quốc gia thuộc phòng lữu trữ nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật. Qua
môn học lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam chúng ta nhận thức rõ và sâu sắc
thêm về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước ta hiện nay. Cục văn thư và lưu trữ thành
phố Đà Nẵng thuộc cơ cấu của bộ nội vụ, nằm trong cơ cấu bộ máy cơ quan hành
pháp ,thuộc cơ cấu bộ máy nhà nước của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam.
Việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy của cục văn thư lưu trữ thành phố
Đà Nẵng , những thay đổi và quá trình phát triển từ ngày thành lập đến nay đã
và đang phục vụ rất nhiều cho quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về mặt hành chính. Và quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước Việt Nam.
1.1: Sự ra đời của Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng
Cách đây 70 năm, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh- chủ tịch lâm
thời nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã thong đạt số TCP/VP. Trong đó
nêu rõ “ Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Thông
đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của nhà nước ta về công tác
lưu trữ. Đặt nền móng quan trọng cho nghành lưu trữ Việt Nam.
Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ, ngày 04/09/1962 chính phủ
đã ban hành nghị định sô 102/cp thành lập cựu lưu trữ thuộc phủ thủ tướng. Cục
có nhiệm vụ giúp cục thủ tướng quản lí tập trung thống nhất việc lưu trưc hồ sơ
của nhà nước. trực tiếp quản lí kho lưu trữ trung ương, sưu tầm thu thập và sắp
xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua các thời đại để phục vụ công tác tra cứu.
Ngày 25/01/1991 chủ tịch đồng bộ trưởng đã ban hành nghị quyết sô 24 giao
cho cục lưu trữ quản lý công tác văn thư. Đến năm 1992. Hội đồng Bộ trưởng

4
giao ban tổ chức cán bộ chính phủ(Bộ Nội Vụ) trực tiếp quản lý cục văn thư và
lưu trữ nhà nước.
Với ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ dối với sư nghiệp
xây dựng và bảo vệ tổ quốc, ngày 17/09/2007. Thủ tướng chính phủ đã kí ban
hành quyết định sô 1229/QĐ-TTG chọn ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền
thống của ngành lứu trữ Việt Nam. Đây là dịp nghành nội vụ nói chung những
người làm công tác văn thư lưu trữ. ĐỒng thời cũng là dịp để toàn xã hội ghi
nhận những cống hiến, đóng góp và thể hiện tình cảm tốt đẹp đối với ngành lưu
trữ và những người làm công tác lữu trữ.
Trải qua 7 thập kỷ từ khi chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành thông đạt cho
đến nay, hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ từ
trung ương cho đến địa phương đã được xây dựng và từng bước hoàn thiện tạo
thành pháp lý để thực hiện thống nhất các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ. Bên cạnh đó, hệ thống cơ sở các cơ quan lưu trữ được hình thành ở trung
ương và địa phương để quản lý,khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan nhà
nước. Điều này cho thấy ngành lưu trữ Việt Nam đang không ngừng phát triển
có nhiều giải pháp để bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Cung cấp các chứng cớ pháp lý, luận cứ khoa học trong công việc xây dựng, bảo
vệ đất nước. Đặc biệt là trong đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo Việt Nam.
Tại thành phố Đà Nẵng ngày 06/06/1998, trung tâm lưu trữ được
UBND thành phố quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ trong
phạm vi thành phố. Đến năm 2006 UBND thành phố thành lập tại trung tâm lưu
trữ thành phố. Theo đó trung tâm thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
Năm 2008, thực hiện nghị định sô 13 của chính phủ. UBND thành phố
Đà nẵng chuyển giao chức năng tham mưu giúp UBND thành phố với 11 công
chức, viên chức và ngươi lao động sang trực thuộc sở nội vụ
Nhằm thống nhất đầu mối chức năng tham mưu quản lý nhà nước về
văn thư lưu trữ vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố
và các hoạt động lưu trữ theo quy định thông tư số 15 của bộ nội vụ

5
17 năm hình thành và phát triển của lưu trữ phố so với 70 năm của
nghành là không dài nhưng trung tâm lưu trữ, phòng quản lý văn thư- lưu trữ
trước đây và chi cục văn thư- lưu trữ hiện nay đã phát huy truyền thống tốt đẹp
của ngành nội vụ thành phố Đà nẵng, ngành lưu trữ Việt Nam.
b. Vị trí chức năng
Cục văn thư- lưu trữ thành phố Đà Nẵng là cơ quan trực thuộc bộ nội
vụ thực hiện chức năng tham mưu sở nội vụ UBND thành phố ban hành nhiều
văn bản quy quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo triển khai công tác văn thư lưu
trữ. Tạo thành pháp lý đồng bộ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
c. Nhiệm vụ và quyền hạn
Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng thực hiện các nhiệm vụ và
quyền hạn như sau:
-Trình bộ trưởng bộ nội vụ để chính phủ xem xét, quyết định
+Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của quốc hội, ủy ban thường
vụ quốc hội, dự thảo nghị định của chính phủ, dự thảo quyết định của thủ tướng
chính phủ về văn thư lưu trữ.
+trình Bộ trưởng bộ nội vụ ban hành, quyết định.
+Dự thảo thông tư về chac văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ.
+kế hoạch dài hạn năm năm và hàng năm về công tác văn thư lưu trư.
+Tiêu chuẩn, quy định, quy phạm, và định mức kinh tế kĩ thuật và văn thư
lưu trữ.
+chương trình, đề án , dự án khác về căn thư lưu trữ.
-Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư lưu trữ.
+Tổ chức thực hiện các văn bản quy bản pháp luật chiến lược, kế hoạch,
chương trình dự án sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt
-ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về căn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
-Thực hiện sưu tầm, thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định
giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ phục chế và đảm bảo tài liệu lưu

6
trữ, tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ
quốc gia.
- lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
-Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.
- tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và
chuyển giao công nghệ trong văn thư và lưu trữ, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ
thuật trong hoạt động lưu trữ.
-Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
-Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo
mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
-Thanh tra kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư lưu
trữ và giải quyết khiếu nại tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư lưu trữ.
-Tổ chức quản lý bộ máy cán bộ công chức viên chức và sử dụng biến chế
được duyệt theo quy định, thực hiện chế đọ tiền lương và các chế độ chính sách,
khen thưởng kỉ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý của cục theo quy định của pháp luật và phân cắp của Bộ trưởng nội vụ.
-Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bố theo quy định của nhà nước và pháp luật.
-Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trưc theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ nội
vụ.
-Thực hiện các nhiệm vụ văn thư lưu trữu theo phân cấp của bộ trưởng
nội vụ giao.
d. Tổ chức bộ máy của cục văn thư và lưu trữ Đà nẵng.
Năm 2010 tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhà nước về văn thư- lưu trữ tại
thành phố được giao cho phòng quản lý văn thư và lưu trữ tại thành phố được
giao cho phòng quản lý văn thư và lưu trữ lịch sử do trung tâm lưu trữ lịch sử
thuộc văn phòng UBND thành phố thực hiện tuy nhiên đến nay(năm 2016)

7
thành phố Đà Nẵng đã bổ nhiệm lại công tác văn thư lưu trữ theo đó thành lập
chi cục văn thư lưu trữ với 9 biến chế và 2 phòng(phòng nghiệp vụ- phòng hành
chính tổng hợp).
-Các phòng chức năng giúp quản lý.
+Phòng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ.
+phòng quan lý văn thư lưu trữ
+Phòng hành chính tổng hợp.
+Trung tâm lưu trữ thành phố.
+phòng kế hoạch tài chính.
1.2: Cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ chủ yếu từng đơn vị thuộc
cục văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức.
-Các phòng chức năng gồm có: 1 trưởng phòng phụ trách công tác chung
thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
1.2.2. Chức; năng, nhiêm vụ và quyền hạn.
Chức năng
-Tham mưu, giúp cục trưởng xử lý thực hiện quản lý thành phố về nghiệp
vụ văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, quản lý tài liệu lưu trữ của thành phố.
-Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng, trình cục trưởng ban hành phương hướng, nhiệm vụ về công
tác văn thư lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, tổ chức trung ương.
Xây dựng trình cục trưởng ban hành hoặc để trình cơ quan tổ chức
thuộc nguộn nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia. Góp ý kiến đối với
các cơ quan, tổ chức trung ương trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về văn thư lưu trữ.
 Thực hiện thông báo , giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu ,
tư liệu lưu trữ
 Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và ứng dụng những thành tự
khoa học công nghệ, công nghệ thong tin vào thực tiễn công tác trung tâm

8
 Thực hiện các dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ.
 Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, ký thật, vật tư, tài sản và kinh
phí của trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp theo cục
trưởng cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao
hội đồng sáng kiến tổ chức kỹ thuật của cục văn thư và lưu trữ nhà nước
- Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ
và các bộ môn khoa học liên quan,
- Nghiên cứu , xây dựng trình cục trưởng và cấp có thẩm quyền ban hành
các tiêu chuẩn, quy định, quy phạm và định mức kinh tế- kỹ thật văn thư, lưu trữ
- Tư vấn, chuyển giao các thành tựu khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn
hóa trong văn thư, lưu trữ.
- Cục trưởng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thong tin khoa học và
công nghệ văn thư, lưu trữ
- Hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thực hiện các hợp
đồng nghiên cứu khoa học và công nghệ văn thư lưu trữ,
- Thu thập, bổ sung nguồn thông tin tư liệu văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức quản lý tư liệu nghiệp văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng các cơ sở dữ liệu và phục vụ khai thác thong tin tư liệu văn
bản văn thư, lưu trữ.
- Phổ biến thông tin khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ và các lĩnh
vực có lien quan.
- Quản lý tổ chức biến chế , cơ sở kỹ thuật vật tư tài sản và kinh phí của
trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định của cục văn thư và lưu trữ
nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao; lưu trữ thông tin
trong các cơ quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo
quy định của pháp luật trong phạm vi toàn quốc.
*nhiệm vụ và quền hạn:

9
- Xây dựng trình cục và cấp có thẩm quyền chương trình, kế hoạch, đề án
ứng dụng và phát triển công nghệ thong tin trong công các văn thư, lưu trữ dài
hạn, hang năm và tổ chức thực hiện khi cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Xây dựng trình cục và cấp có thẩm quyền ban hành các quy định về lưu
trữ thong tin trong số các cơ quan nhà nước.
- Quản lý thong nhất các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm
vi quản lý của cục ; là đầu mối tiếp thư sự chỉ đạo và đầu tư về ứng dụng công
nghệ thong tin của các cơ quan cấp trên với cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
- Xây dựng, trình cục ban hành các văn bản hướng dẫn ứng dụng công
nghệ thong tin trong công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện văn bản đó trong toàn ngành.
- Tổ chức thiết kế, xây dựng và phát triển hạ tầng trong công nghệ thong
tin, các phấn mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của cục.
- Thu thâp, tích hợp, bảo đảm an toàn, tổ chức khai thác sử dụng đối với
tài văn thư, lưu trữ đã được số hóa của các cơ quan nhà nước và trung tâm lưu
trữ quốc gia.
- Tổ chức thiết kế, xây dựng, biên tập, cập nhật thong tin, quản lý và tổ
chức khai thác hiệu quả website của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
- Tổ chức thực hiện quản trị,bảo trì, bảo dưỡng hệ thong máy tính nhà
nước của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
- Chuyển dao, tư vấn công nghệ thong tin trong công tác văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức biến chế , cơ sở kỹ thuật vật tư tài sản và kinh phí của
trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định của cục văn thư và lưu trữ
nhà nước.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao
*nhiệm vụ và quyền hạn:
- nhà nước.

10
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao
Trưởng cung cấp văn thư lưu trữ trung ương
*chức năng:
Đào tạo nhân lực trình độ trung cấp chuyên nghiệp và trình độ thấp hơn,
đáp ứng nhu cầu về nguồn lực của xã hội về văn thư, lưu trữ , hành trính văn
phòng cùng các lĩnh vực khác có lien quan theo quy định của pháp luật.
*nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh, tổ chức giảng dạy,
hoc tập quản lý người học và các hoạt động khác theo muc tiêu, chương trình
giáo dục.
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy theo chương trình
khung của bộ giáo dục và đào tạo ban hành. Tổ chức biên soạn và dịch giáo
trình của các ngành đào tạo trên cơ sở thẩm định của hội đồng thẩm định theo
quy định của bộ giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức nghiên cứu hoa học; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công
nghệ; thực hiện các dịch vụ khoa học, kỹ thuật , sản xuất kinh doanh phù hợp
với ngành nghề đào tạo của trường.
- Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng theo
biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ,
chính sách khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc
thẩm quyên quản lý của trường theo quy định của pháp luật và phân cấp của cơ
quan quản lý cấp trên.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền về kiểm định chất lượng giáo dục. Xây dựng hệ
thống giám sát và đánh giá chất lượng giáo dục.
- Được nhà nước giao hoặc cho thuê, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất;
được miễn, giảm thuế; vay tín dụng; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực
theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa , hiện đại hóa.

11
- Sử dụng nguồn thu từ hoạt đông kinh tế đầu tư xâu dựng cơ sở vật chất
của trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và chi cho các hoạt động giáo
dục theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với gia đình người học , tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo
dục ; tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức và người học tham gia hoạt động
xã hội.
- Lien kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng và việc làm. Phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, bổ xung nguồn
lực cho trương.
- Hợp tác với các tổ chức kinh tế giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học của nước ngoài theo quy định.
- Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp
luật và phâp cấp của cơ quan quản lý cấp trên.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao.
-Giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo việc lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan nhà nước ở Trung ương.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
a ) Phòng nghiệp Văn thư – Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
*Chức năng:
- Tham mưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc địa Trung ương.
*Nhiệm vụ và quyền hạn:
-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành phương hướng, nhiệm vụ về công
tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương.
-Xây dựng, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ và cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn, ch? đạo nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

12
-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành hoặc để trình cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành các chương trình mục tiêu, đề án, dự án quốc gia và
văn thư, lưu trữ theo phân công của Cục trưởng.
-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
về văn thư, lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ.
-Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ.
b)Phòngquản lí Văn thư-Lưu trữ
*Chức năng:
- Giúp Cục trưởng quản lí việc thực hiện các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn
thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; giúp trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện casci quy định về phòng chống tham
nhũng theo sự phân cấp của Bộ Nội vụ và theo quy định của pháp luật.
*Nhiệm vụ và quyền hạn:
-Tham mưu giúp Cục xây dựng, trình Bộ Nội vụ kế hoạch và nội dung
thanh tra văn thư, lưu trữ hàng năm.
-Thanh tra việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ.
-Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, việc thực hiện kết luận thanh tra chuyên
ngành và kến ghị Cục trưởng bổ sung các biện pháp xử lý.
-Tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn giản như kiến nghị, khiếu nại, tố
cáo gửi đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nh nước; tham mưu đề xuất, kiến
nghị giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.
-Thông qua công tác thanh tra, kiến nghị Cục Văn thử và Lưu trữ Nhà
nước tham gia với Bộ Nội vụ những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung các văn

13
banrquy phạm pháp luật nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ.
-Xây dưng, trình Cục trưởng phê duyệt chương trình, kế hoạch thanh tra
về giải quết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định
chung của pháp luật.
-Xác minh, kết luận, kiến nghị Cục trưởng giải quyết các khiếu nại, tố cáo
mà thủ trưởng tổ chức thuộc Cục đã giải quyết nhưng còn khiếu nại hoặc
phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
-Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham những theo
quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng.
-Tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện các nhiệm vụ về thanh tra văn
thư, lưu trữ; thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham
nhũng.
-Tổ chức việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức; quản
lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách theo quy định; điều
động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái, từ chức, miễn nhiệm đối với công
chức và các chứng danh lãnh đạo của các tổ chức thuộc Cục theo phân
cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
-Quản lý công tác quốc phòng, an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ trong cơ
quan Cục, và các tổ chức thuộc Cục.
-Quản lý công tác cải cách hành chính do Cục trưởng giao.
- e)Phòng hành chính văn thư lưu trữ
- *Chức năng:
- Tham mưu, giúp Cục trưởng quản lý và tổ chức các hoạt động hợp tác
quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp quản lý ngành của Bộ Nội vụ và theo
quy định của pháp luật.
- *Nhiệm vụ và quyền hạn:

14
-Xây dưng chiến lược, chương trình, dự án hợp tác quốc tế với các nước,
tổ chức trong khu vực và trên thế giới về văn thư, lưu trữ trình Cục trưởng
và các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
-Xây dưng, tổng hợp kế hoạch hợp tác quốc tế dài hạn và hàng năm của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và
tổ chức thực hiện khi được duyệt.
-Xây dựng kế hoạch, dự toán kinh phí và phối hợp của tổ chức thực hiện
kế hoạch đoàn ra, đoàn vào thuộc thẩm quyền của các đơn vị.
-Xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức thực hiện các hội nghị, hội
thảo khoa học quốc tế trong nước và nước ngoài về văn thư, lưu trữ.
-Chủ trì quản lý giao dịch, trao đổi thư đối ngoại của Bộ Nội vụ, của Cục
với các nước, tổ chức nước ngoài về văn thư, lưu trữ.
-Cung cấp thông tin về văn thư, lưu trữ đối ngoại cho các quan chức nhà
nước.
-Chủ trì việc dịch và thẩm định các văn bản bằng tiếng nước ngoài do Cục
trưởng ban hành.
- -Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê về các hoạt động công
tác quốc tế của Cục.
- -Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
f)Phòng Kế hoạch – Tài Chính
- *Chức năng:
- Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý thống nhất công tác quy hoạch tài
chính, tài ản và đầu tư xây dựng cơ bản.
- -Nghiên cứu, xây dưng chiến lược, quy hoạch các chương trình mục
tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia phát triển văn thư, lưu trữ. Hướng dẫn tổ
chức thực hiện và kiểm tra các tổ chức thuộc Cục thực hiện chiến lược, kế
hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia đã được phê
duyệt.

15
-Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch
ngắn hạn trên cơ sở quy hoạch tổng thể, trình Cục trưởng phê duyệt, tổ chức
hướng dẫn các tổ chức thuộc Cụ thực hiện kế hoạch đã được ban hành. Theo
dõi, kiểm tra đôn đốc, tổng hợp cân đối tình hình hiện thực và đề xuất để Cục
trưởng điều chỉnh, ổ sung, bảo đảm thực hiện kế hoạch chung của toàn Cục.
-Hướng dẫn các tổ chức trực thuộc Cục lập dự toán thu, chi ngân hàng
năm.
-Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức trực thuộc Cục thực hiện dự toán thu,
chi ngân sách hàng năm được giao.
-Kiểm tra quyết toán và tổng hợp báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách
trong toàn Cục. Thông báo duyệt quyết toán thu, chi ngân sách hàng năm cho
các tổ chức trực thuộc Cục.
-Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức trực thuộc Cục thực hiện các quy định
hiện hành của nhà nước về công tác kế toán, tài chính; công tác quản lý tài sản.
- -Thẩm định cc tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật văn thư, lưu trữ.
- -Hướng dẫn các tổ chức trực thuộc Cục lập kế hoạch đầu tư xây
dựng,tổng hợp kế hoạch đầu tư xây dựng trình Cục phê duyệt. Kiểm tra đôn đốc
các chủ đầu tư thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng đã được duyệt theo đúng các
quy định về đầu tư xây dựng của Nhà nước.
-Hướng dẫn các chủ đầu tư thực hiện các nội dung công việc chuẩn bị đầu
tư, thực hiện đầu tư, kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác sử dụng theo
quy định của quy định của Nhà nước.
-Tổ chức thẩm định và trình duyệt dự án đầu tư và quyết toán công trình.
-Theo dõi kiểm tra đôn đốc các chủ đầu tư thực hiện đúng tiến độ thi công
và quản lý chất lượng công trình.
g)trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng
- *Chức năng:

16
- -Tham mưu giúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của
Cục; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng của Cục; công tác pháp
chế văn bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ của cơ quan Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
- -Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Cụ.
- -Giúp Cục trưởng xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề đề xuất của
Cục.
- -Giúp việc cho lãnh đạo Cục.
- -Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Cục, giúp Cục trong
quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của Cục.
- -Giúp Cục turonwgr chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bản
bảo mật các tổ chức trực thuộc Cụ và trực tiếp thực hiện công tác này của cơ
quan Cục.
- -Giúp Cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cỉa tiến hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý của cơ quan Cục.
- -Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan Cục, các hội nghị liên
kết, tổng kết năm của Cục; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Cục và các
ngành, ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp.
- -Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động củ cơ
quan; tổ chức lễ tân, bảo đảm vệ sinh, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lũ
lụt, bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự theo nội quy của cơ quan.
- -Xây dưng các đề án, dự án về hiện đại hóa công sở và các công việc
thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
- -Tực hiện 1 số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

17
- -Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Văn phòng theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

18
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1 Công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của văn phòng cục văn
thư và lưu trữ Nhà nước.
- Nhìn chung công tác quản lí và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc
văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước rất hợp lí và phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Hiện nay, văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà 27 người ,trong dố 14
biên chế và 13 hợp đồng với độ tuổi từ 20 đến 50. Ngoài chánh văn phòng phụ
trách chung còn có 1 phó chánh văn phòng phụ trách công tác quản trị, tài vụ;
- Phòng hành chính tổng hợp- thi đua gồm có: 1 phó trưởng phòng giúp
lãnh đạo văn phòng trong công tác tổng hợp, pháp chế, thi đua khen thưởng, văn
thư,lưu trữ; 1 văn thư chuyên trách; 1 lưu trữ kiêm nhiệm; 1 kỹ thuật viên đánh
máy; 1 chuyên viên thi đua khen thưởng; 1 chuyên viên tổng hợp-pháp chế;
- Phòng quản trị gồm có : 2 phó trưởng phòng giúp lãnh đạo văn phòng
trong công tác kế toán, thủ quỹ, quản trị, bảo vệ, lễ tân…1 thủ quỹ, 1 quản trị và
một độ ngũ nhân viên làm công tác lái xe,bảo vệ ,tạp vụ…
- Phòng kế toán gồm có: 1 trưởng phòng và 1 chuyên viên giúp lãnh đạo
văn phòng công tác kế toán, tài chính.
- Hiện nay, văn phòng có 1 người có trình độ thạc sĩ, 8 người có trình độ
đại học và hầu hết đều được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp với công việc
được giao. Hàng năm, văn phòng luôn đào tạo điều điện để cán bộ tham gia các
khóa học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng ngày
một tốt hơn
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và
lưu trữ nhà nước.

19
- Cục trưởng cục văn thư và lưu trữ nhà nước quản lý thống nhất công
tác văn thư của các cơ quan, đơn vị trưc thuộc cục .
- Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cục văn thư và lưu
trữ nhà nước phải tuân theo chế độ bảo vệ bí mật hiện hành của nhà nước.
2.2 .Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn
thư và lưu trữ nhà nước
2.2.1. Cơ sở khoa học
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều
hành công việc của, cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì những điều đó mà công tác văn thư của cục văn thư và lưu trữ nhà nước
rất được quan tâm. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các
hoạt động khác của cục diễn ra nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết
công việc .
- Nội dung công tác văn thư bao gồm một hệ thống các chuyên môn sau:
+Xây dựng và ban hành văn bản
+Quản lý văn bản đi và văn bản đến
+lập hô sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+Quản lý và sử dụng con dấu.
- Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, đóng vai trò
quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Công tác này ảnh hưởng trực tiếp tới
chất lượng quản lý nhà nước của cục văn thư và lữu trữ nhà nước.
- Như vậy việc thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp thông
tin cho hoạt động quản lý của cục văn thư và lưu trữ nhà nước, góp phần giảm tỷ
lệ nan quan lieu, giấy tờ, đảm bảo giữ gìn bí mật của cục và nhà nước, đảm bảo
giữ gìn đầy đủ tài liệu, hồ sơ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
2.2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư
và lưu trữ thành phố Đà Nẵng

20
Văn phòng cục văn thư và lưu trữ Đà Nẵng gồm có 1 cnas sự văn thư thư
trình độ cấp trung cấp văn thư lữ trữ và 1 kỹ thuật viên đánh máy.Phòng văn thư
được bố trí ở tầng 1
Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan đã được đào tạo về chuyên môn
nghiệp vụ, có trình độ kinh nghiệm, có phẩm chất chính trị tốt. Đã hiểu rõ được
tầm quan trọng cua công việc và nhiệm vụ được giao lên luôn làm tốt công việc
của người cán bộ làm công tác văn thư trong nghiệp vụ chuyên môn.
Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành là một như cầu
quan trọng.Vì vậy, công tác văn thư của cục lưu trữ thành phố Đà Nẵng đặt dưới
dự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng và lãnh đạo cục.
Công tác văn thư đóng 1 vị trí quan trọng trong mọi hoạt động cua cục, nó
là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển.
*Cách bố trí nơi làm việc
Để thuận tiện cho công việc quản lí điều hành của cơ quan và của cán
bộ văn phòng nói riêng và cán bộ công chức trong cơ quan nói chung các phòng
làm việc vủa văn phòng cục bố trí ở tầng 1 được sắp xếp theo kiểu truyền thống.
Mỗi bộ phận thuộc văn phòng được bố trí từng phòng riêng biệt và gần nhau. Bộ
phận tổng hợp có chức năng là thư ký cho lãnh đạo phòng thường trực được bố
trí ở cổng cơ quan
-Ưu điểm:
Việc bố trí làm việc của văn phòng cục văn thư và lữu trữ thành phố Đà
Nẵng đã tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động chung của văn phòng. Đồng
thời tạo thuận lợi cho việc giao dịch của các cơ quan tổ chức cá nhan ngoài cơ
quan đạt hiểu quả nhanh chóng, phát huy khả năng sang tạo tư duy độc lập từng
cá nhân bộ phận.
- Nhược điểm
Tuy nhiên có hạn chế nhất định trong cách bố trí phòng làm việc như
vậy việc kiểm tra giám sát, không được thực hành thường xuyên. Điều này dễ
gây ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc.

21
*Các trong thiết bị
Cùng với con người trong thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực
cho để công chức cán bộ hoàn thành công việc được xử lý nhanh chóng kịp thời
và chính xác nhàm nâng cao năng suất cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh
đạo. Đồng thời trang thiết bị cũng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng
với những chi phí khác kèm theo.
100% cán bộ, công chức thuộc văn phòng có lien quan đến công tác công
văn, giấy tờ đều được trang bị máy vi tính,máy in laze và được kết nối mạng nội
bộ để được kịp thời truy cập những thông tin cần thiết phục vụ cho các yêu cầu
của công việc. các máy vi tính đều được cài đặt các phần mềm đáp ứng được các
tính chất công việc của từng cán bộ, công chức như winword, excel, phần mềm
về văn thư, phần mềm về lưu trữ….các thiết bị như ghế có nút điều chỉnh độ cao
thấp và có trục xoay, bàn làm việc cán bộ văn phòng có 3 ngăn dung để đựng
hồ sơ tài liệu. Các trang thiết bị khác như máy điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều
hòa, quạt, thiết bị lắp sang và văn phòng phẩm là yêu tố không thể thiếu trong
văn phòng. Ngoài ra do yêu cầu của công việc nên văn phòng được trnag bị máy
fax máy photocopy máy hủy tài liệu, máy scan văn bản. các trang thiết bị này
giúp văn phòng nhận và truyền đi những thông tin về quản lý phải lien hệ với
các cơ quan cấp trên cơ quan cấp duwois hoặc cơ quan ngang cấp được diễn ra
nhanh chóng thuận lợi giảm lãng phí thời gian cho nhân viên văn phòng và nâng
cao hiệu quả công việc như: lịch làm việc phân công nhiện vụ, gửi văn bản và
nhận báo cáo.
 Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách
 Hình thức văn thư của cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng được
tổ chức theo mô hình hỗn hợp ( vừa phân tán vừa tập trung) đây là 1 mô hình
hoàn toàn phù hợp đối với tình hình hoạt động của cơ quan hiện nay với nhiều
phòng, ban thì việc tổ chức văn thư theo kiểu hỗn hợp sẽ giúp cho việc quản lý,
điều hành của lãnh đạo đạt hiểu quả cao nhất.

22
Tại văn phòng cục có 1 cán sự văn thư trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ
và 1 kỹ thuật viên đánh máy. Bộ phận này được trang bị các thiết bị đầy đủ máy
tính, máy in, máy fax, máy photocopy ,hủy tài liệu. Tại các tổ chức thuộc cục có
tài khoản riêng, con dấu riêng đều có văn thư chuyên trách.Trình độ đại học
chuyên nghành văn thư lưu trữ tại các đơn vị có 1 chuyên viên công tác văn thư
ở đơn vị của mình.
Với chức năng giúp bộ trưởng bộ nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn
thư lưu trữ quản lý thành phố về hành chính, cục văn thư lưu trữ thành phố Đà
Nẵng đã soạn thảo nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lữu trữ
trên phạm vi thành phố, toàn quốc. Chính vì là cơ quan đầu ngành về văn thư
lưu trữ thành phố Đà Nẵng rất quan tâm đến công tác này tại khối cơ quan và tổ
chức trực thuộc. Theo định kỳ cục văn thư và lưu trữ tổ chức tổng kết văn thư
lưu trữ toàn cục. Thành phần tham dự bao gồm cán bộ phụ trách và cán bộ trực
tiếp làm công tác văn thư lưu trữ của tất cả các đơn vị trực thuộc cục tổng kết
nhằm nhận xét đánh giá về công tác văn thư lưu trữ rút ra nhược điểm tổ chức
thực hiện công tác này đồng thời vạch ra những nhiệm vụ cân =f thực hiện trong
2 năm tiếp theo.
 Soạn thảo và ban hành văn bản
-Thẩm quyền ban hành văn bản
Các hình thức văn bản hành chính do cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà
Nẵng bao gồm quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án
, báo cáo, văn bản, tường trình,hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận,
giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phep, giấy biên nhận hồ
sơ,phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu trình báo.
-Số lượng các loại văn bản ban hành trong 1 năm của cục văn thư và lữu
trữ thành phố Đà Nẵng. Số lượng văn bản trong 1 năm nhiều hay ít là nhiệm vụ
cụ thể và phạm vi hoạt động là rộng hay hẹp. với chức năng giúp bộ trưởng bộ
nội vụ quản lý nhà nước, lãnh đạo thành phố quản lý hành chính về công tác văn

23
thơ trong phạm vi thành phố lên số lượng văn bản ban hành của cục văn thư và
lưu trữ thành phố Đà nẵng theo từng năm
HIện nay văn bản đi của cục văn thư và lưu trữ của thành phố Đà Nẵng
được lập số và đánh số theo 5 hình thức: quyết định, bản sao, giấy giới
thiệu,giấy đi, đường và các hình thức khác.
Đường các hình thức văn bản khác. Văn bản của văn phòng được đánh số
riêng là vì số lượng không nhiều nên các hình thức do văn phòng phát triển đều
có cùng 1 hệ thống số chung:
- Thể thức văn bản cục văn thư và lưu trữ nhà nước
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải
có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy pham pháp luật.
nhằm đảm bảo cho văn bản có giá tri pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế .
Các văn bản của cục văn thư và lưu trữ nhà nước được biên soạn theo
đúng thể thức và trình bày theo quy định tại thong tư số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP, ngày 6/5/2005 của bộ nội vụ văn phong chính phủ hướng dẫn về thể thức
kỹ năng trình bày văn bản theo đúng quy định và được cụ thể tại quyết định số
345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2007 của cục trưởng cục cục văn thư và lưu trữ
nhà nước ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Thể thức văn bản gồm: quốc hiệu; tên cơ quan ; số và ký hiệu văn bản;
nội dung văn bản ; chữ ký của người có thảm quyền;dấu cơ quan; nơi nhận văn
bản; dấu chỉ có mức độ mật khẩn.
Trong một số trường hợp khi ban hành văn bản để them địa chỉ cơ quan;
số điện thoại; sồ fax ;email;website để tiện lien hệ.
Thể thức bản sao gồm: tên cơ quan;số;ký hiệu bản sao; địa danh và ngày
tháng năm sao; chức vụ họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký sao;dấu
cớ quan; tổ chức văn bản; nơi nhận bản sao .
Phần lớn các văn bản do cục văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành đều
đúng thể thức. tuy nhiên thể thức 1 văn bản còn chưa thong nhất như giấy tờ
mới, biên bản còn chưa có quy định cụ thể là biên bản hay không ?

24
- Quy trình soản thảo và ban hanh văn bản.
Việc thực hiện văn bản được thực hiện như sau:
Căn cứ nội dung tính chất của văn bản cần soạn thảo lãnh đạo cuc chao
cho một đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo hoặc chủ chì soạn thảo. đơn vị hoăc cá
nhân soạn thảo hoặc chủ chì phải sác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo ; thu thập;xử lý thong tin có lien quan; dự thảo
văn bản
Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo hoặc chỉ chì trình
kèm theo văn bản, tài liệu có lien quan ; đối với các văn bản có vấn đề quan
trọng , phức tạp hoặc lien quan đến nhiều đơn vị , cà nhân thì trình bằng phiếu
trình.
Hồ sơ trình duyệt được trình cho văn phòng cục để trình có người thẩm
quyền. sau đó bản thảo được chuyền cho cán bộ chuyên môn để đánh máy( bản
thảo đưa đánh máy fai sạch sẽ, rõ ràng , có ghi số lượng cần nhân bản và phải có
chữ ký của người có thẩm quyền)
Người đánh máy văn bản phải đánh đúng theo văn dự thảo văn bản, đúng
thể thức và kỹ thật trình báy văn bản. trường hợp phát hiện có sai sót, mâu thuẫn
hoặc không dõ dàng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị , cá
nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó và phải đánh máy; nhân bản đúng
số lượng và thời gian quy đinh.
Sau khi văn bản được đánh máy thì chuyền lại đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản để soát lại nội dung. Thủ trưởng soạn thảo văn bản hoặc chủ
Chì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính sác của
nội dung văn bản; trước khi trình cục ký ban hành; phải ký nháy vào dòng cuối
cùng của văn bản ; chánh văn phòng cục có trách nhiệm kiểm tra về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản;
Thẩm quyền ký các loại văn bản cục văn thư là lưu trữ nhà nước thực hiện
theo quy định tại điều 12 quy chế làm việc của cục ban hành kem theo quyết

25
định số 173/QĐ-VTLTNN ngày 31/8/2006 của cục cục văn thư là lưu trữ nhà
nước. cụ thể như sau:
Cục trưởng ký tất cả các loại văn bản của cục
Cục trưởng giao cục phó ký các loại văn bản được phân công phụ trách
Khi cục trưởng vắng mặt, thì cục trưởng có thể ủy quyền bút ký cho cục
phó các văn bản thuộc thẩm quyền của cục trưởng.
Cục trưởng có thể uy quyền cho 1 cán bộ phụ trách dưới quyền mình 1
cấp ký thừa ủy quyền 1 số văn bản . việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy
định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định và người được ủy
quyền không dc ủy quyền lại.
Trưởng phòng tổ chức cán bộ và chánh văn phòng được phép kế thừa lệnh
1 số văn bản khi được cục trưởng cho phép
Việc sao các văn bản do lãnh đạo cục quyết định
Được sai sót, bao đảm đúng yêu cầu về nội dung : đúng mục đích , có tính
khả thi và khoa học cao, tuy nhiên từ khi văn bản được soạn thảo đên khi được
gửi đi phải qua rất nhiều khaai rười rà , mất nhiều thời gian, gây tâm lý không tố
cho người soạn thảo nhất là những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi
Văn bản đến và đi do co quan hình thành ra tạo lên một loại phương tiện ,
một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành quản lý của cơ quan. Để
văn bản được phát huy tối đa ý nghĩa , tác dụng thì vấn đề tổ chức , quản lý tốt
cắc văn bản không thể xem nhẹ . bởi vì hoạt động điều hành ở từng cơ quan phụ
thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thong tin và xử lý thông tin trong văn bản có
kịp thời và đạt hiệu quả hay không .
Văn bản đi và đến của cục văn thư là lưu trữ nhà nước đều được quản lý
tập chung , thống nhật tại cục. văn bản đến và đi thuộc ngày nào được đăng ký ,
phát hành hoặc chuyển giao trong ngày , chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản đến có đóng dấu các độ khẩn như “ hỏa tốc” , “thượng khẩn”, “
khẩn” đều được đăng ký , trình và chuyền giao ngay khi nhận được. văn bản

26
khẩn đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay khi văn bản
được ký.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Cục văn thư là lưu trữ nhà nước với chức văng quản lý về công tác văn
thư. Lưu trữ trong phạm vi cả nước. văn bản đến thường rất đa rạng bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật , văn bản hành trính, văn bản chuyên ngành như:
nghị định, thong tư, chỉ thị,
Về cơ bản uy trình soạn thảo và ban hanh văn bản cua cục văn thư là lưu
trữ nhà nước đều được tiến hành theo đúng quy định của nhà nước và của cơ
quan. Văn bản được kiểm tra rất kỹ trước khi ban hành nên hạn chế

27
CHƯƠNG 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
1. Nhận xét và đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ
Qua tham khảo tài liệu báo cáo thực tập Trung tâm lưu trữ Đà Nẵng thì tôi
đã hiểu được đầy đủ về các quy trình của công tác lưu trữ. Qua bài báo cáo thì
tôi nhận thấy công tác lưu trữ tại trung tâm có những ưu điểm và một số tồn tại
được khắc phục như sau:
1.1. Ưu điểm
1.1.1. Về công tác tổ chức và quản lý chỉ đạo nghiệp vụ
Đối với công tác tổ chức cán bộ có thể nhận thấy những điểm tích cực đó
là: đội ngũ cán bộ trẻ năng động, với trình độ chuyên môn tốt tạo điều kiện cho
Trung tâm có thể phát triển 1 cách tốt nhất. Các cán bộ do như cầu đòi hỏi của
công việc phần lớn đã tốt nghiệp đại học ( cả chính quy và tại chức )
1.1.2. Về công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.
Công tác kiểm tra, đánh giá được tiến hành thường xuyên đã kịp thời chấn
chỉnh, khắc phục những thiếu sót trong chuyên môn, nghiệp vụ. Nhờ thế mà mỗi
cán bộ trong Trung tâm đều luôn có ý thức trong công việc, làm tốt những
nhiệm vụ được giao.
1.1.3. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ
+ Công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Công tác này được thường xuyên tiến hành tại trung tâm, hiện nay thành
phố Đà Nẵngđã ban hành quyết định về việc ban hành danh mục các cơ quan
thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ thành phố. Trung bình
mỗi năm Trung tâm lưu trữ thành phố thu từ 5 đến 7 đơn vị, công tác thu thập
được tiếnh hành quá tốt, việc bàn giao tài liệu đúng thủ tục quy trình.
Nhìn chung công tác thu thập tài liệu của Trung tâm đối với Sở, ban
ngành trong thành phố tương đối tốt. Nhiều đơn vị đã có ý thức giao nộp tài liệu

28
vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Tài liệu của các đơn vị nộp về kho đã có một
bộ phận lập thành hồ sơ công việc.
+ Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Về cơ bản công tác này được tiến hành có hiệu quả tương đối cao. Khi
phân loại cán bộ lưu trữ đã có phương pháp phân loại khá linh hoạt phù hợp với
đặc điểm của từng khối tài liệu, xác định giá trị tài liệu được cán bộ lưu trữ tiến
hành tương đối chính xác.
+ Công tác bảo quản tài liệu
Về phòng kho và trang thiết bị bảo quản: các kho bảo quản đền ở vị trí
cao ráo, an toàn cho tài liệu không bị các loại nấm mốc cũng như không bị ẩm
thấp, các phòng kho cũng được bảo đảm các nguyên tắc về ánh sáng, độ thông
thoáng. Đặc biệt các cán bộ lưu trữ thường xuyên làm vệ sinh phòng kho làm
cho kho luôn được sạch sẽ, tránh các loại bụi bẩn, chất gây hư hỏng tài liệu.
1.2. Những thiếu sót còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của Trung tâm vẫn
còn 1 số những tồn tại cần khắc phục như sau:
1.2.1. Về công tác tổ chức quản lý chỉ đạo và công tác cán bộ
- Về công tác ban hành văn bản: Công tác ban hành văn bản hướng dẫn về
công tác lưu trữ còn chưa nhiều, chưa tạo được cơ sở pháp lý đầy đủ cho hoạt
động của Trung tâm.
- Về biên chế cán bộ: Lực lượng cán bộ còn ít so với khối lượng tài liệu
rất nhiều của các đơn vị nộp vào Trung tâm. Do vậy dẫn đến tình trạng công
việc làm không hết, cán bộ phải kiêm nhiều việc cùng 1 lúc.
1.2.2. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ
- Công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Việc thu nộp tài liệu của Cục Văn thư Lưu trữ theo các quyết định của
UBND thành phố còn chậm so với quy định. Bên cạnh đó tài liệu các đơn vị
không còn nhiều, bị thất lạc mất mát k rõ nguyên nhân điều nay làm ảnh hưởng
lớn đến công tác thu thập và bổ sung tài liệu.

29
- Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu
Trung tâm chưa xây dựng được bản thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác
định thời hạn bảo quản cho hồ sơ còn chung chung.
- Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Hình thức khai thác tài liệu chưa phong phú, các hình thức khai thác tài
liệu tại lưu trữ còn mang tính thụ động chưa có các hình thức khác như thông
báo tài liệu…
Công cụ tra cứu xây dựng cũng chưa được đầy đủ: hiện nay ở Trung tâm
thì công cụ tra cứu duy nhất là Mục hồ sơ, không có mục lục, chuyên đề hay các
bộ thẻ, sách hướng dẫn nào khác. Do không có được các phương tiện bổ trợ tra
tìm tài liệu nên khi khai thác tài liệu đôi khi gây mất thời gian cho cán bộ
chuyên viên.
- Hiện nay trung tâm đã bước đầu thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ,
các cán bộ đang thực hiện nhập dữ liệu vào máy vi tính tạo cơ sở cho việc tra
tìm tài liệu được nhanh chóng dễ dàng.
2. Kiến nghị
- Cần nâng cao nhận thức của các cán bộ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có
tài liệu nộp lưu về trung tâm về công tác lưu trưu để tạo điều kiện cho các khâu
nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy dịnh Nhà nước.
- Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ: Trung tâm nên ban hành
nhiều hơn nữa các văn bản riêng về việc thức hiện các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ như: Phân loại, xác định giá trị, khai thác sử dụng…để chỉ đạo thống
nhất nghiệp vụ đối với Trung tâm nói riêng và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
nói chung. Cùng với việc ban hành văn bản, Trung tâm nên có chế độ kiểm tra,
đánh giá định kỳ về việc thực hiện các văn bản đã ban hành để có thể đề ra
những chỉ đạo kịp thời và có chế độ khen thưởng kỷ luật.

30
KẾT LUẬN
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước
ta hiện nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật
quốc gia. Từ những lý do nêu trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà
nước được thông suốt. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có
một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra
những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Và cụ thể là
đối với UBND thành phố Đà Nẵng, nhận ra được vai trò, ưu khuyết điểm của
công tác văn thư sẽ giúp đưa ra được những giải pháp tốt nhất để công tác văn
thư lưu trữ ngày một phát triển theo hướng tích cực. Đối với bản thân tôi, sau
khi tiếp thu những chuyên đề trong môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học“
của tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Trung tâm
Lưu trữ thành phố Hải phòng đã hướng dẫn chỉ bảo, tôi nhận thức được những
vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ nói chung và những vẫn đề trực tiếp liên quan
đến lĩnh vực công việc mình nói riêng. Từ những kiến thức mà bản thân tiếp thu
được nhờ việc tìm hiểu và tôi cố gắng vận dụng kiến thức đã học, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước để phục vụ học tập, làm việc tốt hơn.
Hà Nội, tháng 1 năm 2016
Người thực hiện

31

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cục Văn Thư Lưu Trữ Thành Phố Đà Nẵng.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo Cáo Thực Tập Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cục Văn Thư Lưu Trữ Thành Phố Đà Nẵng.docx

Similar to Báo Cáo Thực Tập Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cục Văn Thư Lưu Trữ Thành Phố Đà Nẵng.docx (20)

More from Zalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói

More from Zalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cục Văn Thư Lưu Trữ Thành Phố Đà Nẵng.docx