Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ
Tên sinh viên: Đỗ Thị Hương
Lớp: 1905QTVD
BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
ĐỀ TÀI
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG
THÀNH PHỐ BÀ RỊA
Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường
Cơ quan kiến tập: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa –
Vũng Tàu
Thành phố Hồ Chí Minh

Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI NÓI ĐẦU
Để hoàn thiện báo cáo kiến này, lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn
đến Ban lãnh đạo cơ quan, các Cán bộ làm việc tại Thành ủy Bà Rịa đã tạo điều
kiện giúp tôi có cơ hội để kiến tập ở môi trường mới này.
Xin gửi lời cảm ơn đến các anh, các chị ở Văn phòng thành phố. Đặc biệt
là chị Nguyễn Kim Anh, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dạy cho em những kiến thức
thực tiễn. Giúp em có thể áp dụng được những kiến thức đã học vào trong quá
trình Kiến tập và từ đó em đã thu được bản Báo cáo Kiến tập vô cùng quý giá
này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng
và Lưu trữ và Giảng viên hướng dẫn - ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp
giảng dạy những kiến thức về Công tác Văn thư. Giúp tôi có nền tảng cơ bản
để có thể làm bài Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất.
Trong quá trình làm Báo cáo Kiến không thể nào tránh khỏi những thiếu
sót. Rất mong được sự bỏ qua và góp ý.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là báo cáo kiến tập đập lộc của riêng tôi làm.
Không có bất kì hành vi gian lận nào. Các vấn đề được đưa ra trong bài là do
tôi quan sát, phân tích được một cách khách quan và học hỏi qua các anh chị
hưỡng dẫn mà có được. Kết quả này chưa bao giờ được công bố trong bất kỳ
nghiên cứu nào khác.
Người viết đề tài
Đỗ Thị Hương

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
Qua đọc Báo cáo Kiến tập cùa sinh viên Đỗ Thị Hương, sinh viên kiến
tập đã nắm rõ cơ bản về quy trình công tác Văn thư nói chung và công tác Quản
lý văn bản đi nói riêng tại Văn phòng Thành ủy
Chấp hành tốt quy định, quy chế làm việc tại Văn phòng, chịu khó
nghiên cứu, học hỏi kinh nghiêm trong thời gian kiến tập, có tác phong đạo đức
tốt.
Bà Rịa, ngày 29 tháng 5 năm 2022

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................. 1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu........................................................... 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................... 2
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 2
6. Đóng góp của đề tài ................................................................................ 2
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
........................................................................................................................... 4
1.1. Các khái niệm ..................................................................................... 4
1.1.1.Khái niệm về văn bản ........................................................................ 4
1.1.2. Khái niệm về văn bản của Đảng....................................................... 5
1.2. Vai trò của văn bản của Đảng.............................................................. 5
1.3. Chức năng của văn bản đảng............................................................... 6
1.4. Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................... 7
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA.....................................................10
2.1. Khái quát về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.................10
2.2. Khái quát về Văn phòng thành phố Bà Rịa ......................................11
2.2.1.Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng Thành phố Bà Rịa......................11
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Thành phố Bà Rịa ..............14
2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà
Rịa ...........................................................................................................16

2.3.1. Lưu đồ quản lý văn bản đi ..............................................................17
2.3.2.Quy trình quản lý văn bản đi ...........................................................19
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG
THÀNH PHỐ BÀ RỊA .............................................................................24
3.1. Cơ sở đề xuất những giải pháp ..........................................................24
3.2. Cơ sở thực tiễn...................................................................................24
3.3. Các giải pháp cụ thể...........................................................................24
3.3.1. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý văn bản đi.....24
3.3.2. Nâng cao ý thức và trách nhiệm của công chức, viên chức về công
tác văn thư, lưu trữ....................................................................................25
3.3.3. Đầu tư chi phí tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ...........................................................................25
KẾT LUẬN.................................................................................................... 27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 28

1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong cơ quan hành chính nhà nước hay cũng như cơ quan Đảng thì văn
bản là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức. Nó là công cụ cơ bản để giúp cơ quan quản lý và điều hành hoạt động
của mình.
Mỗi năm có hàng nghìn văn bản đi, đến trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu
việc quản lý văn bản không đúng quy trình, lỏng lẻo thì cơ quan có thể không
kiểm soát được số lượng văn bản của mình. Trên thực tế còn có rất nhiều cơ
quan tổ chức nói chung và ở Văn phòng thành phố Bà Rịa nói riêng vẫn còn
nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản đi.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản, tôi đã quyết
định chọn đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành
phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu về Công tác Văn thư - Lưu trữ đã có rất nhiều nhà khoa học
nghiên cứu. Tại Việt Nam, cho đến nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về
lĩnh vực này như các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết trên báo, tạp
chí, các luận văn tốt nghiệp, các khoá luận…Trong quá trình làm bài tập lớn,
Tiểu luận, Báo cáo tôi đã tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu có
liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu rất phong phú giúp
cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện đề tài.
Nhất là đối với sinh viên đang theo theo học ngành Quản trị văn phòng. Một số
sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu thông tin như:
Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb
Đại học Quốc gia Hà Nội.

2
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim
Anh
Những đề tài nghiên cứu kể trên đã chỉ ra những cái đạt được, chưa đạt
được và phải đạt được từ đó đưa ra những cách thức để tiếp thu và khắc phục
tốt hơn. Tuy nhiên những bài viết và đề tài trên chưa có đề tài nào nói rõ và
chuyên sâu tới công tác quản lý văn bản đi - văn bản của Đảng. Vì vậy tác giả
đã chọn đề tài “ Thực trạng công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng thành
phố Bà Rịa” để làm bài Báo cáo kiến tập.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn
bản đi.
- Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của công tác
quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về thực trạng quy trình quản lý văn bản
đi tại Văn phòng thành phố
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Về mặt không gian: tại Văn phòng thành phố Bà Rịa
+ Về mặt thời gian: từ năm 2020 cho đến nay
5. Phương pháp nghiên cứu
Tuân thủ nguyên tắc thống nhất tính khoa học về nhận thức. Vận dụng
Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả đã thu thập và phân tích các
công trình nghiên cứu và các bài viết về công tác văn thư nói chung và quy
trình quản lý văn bản đi nói riêng để làm rõ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên
cứu.

3
6. Đóng góp của đề tài
- Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề cơ
bản về lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành
phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển hơn công tác quản lý văn bản ở
đây.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý văn bản đi
tại cơ quan. Từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể để nhằm giúp cơ quan có thể
khắc phục trong thời gian tới.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản đi
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành
phố Bà Rịa
Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác quản
lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.

4
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu cầu không thể thiếu của con người
và được thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó, ngôn ngữ là
phương tiện quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra
dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn
ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn,
còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản.
Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp cận
từ góc độ ngôn ngữ “Văn bản là một chỉnh thể của các đơn vị ngôn ngữ được
liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải một thông tin
trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định”. Cách tiếp cận từ góc
độ quản lý “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định”. [7, tr.295].
Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký
hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác giả
thống nhất sử dụng khái niệm: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt
bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”
1.1.2. Khái niệm về văn bán của Đảng

5
Văn bản của Đảng là các giấy tờ, tài liệu, thể hiện dưới dạng ngôn ngữ
viết, được liên kết chặt chẽ, hoàn chỉnh cả về nội dung, thể thức, hình thức do
tổ chức đảng ban hành theo thẩm quyền quy định trong Điều lệ Đảng và các
quy chế làm việc của các cấp uỷ Đảng. căn cứ theo Quy định số 66-QĐ/TW,
ngày 6/2/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban
hành và thể thức văn bản của Đảng
Văn bản của Đảng là phương tiện, là công cụ chủ yếu, phổ biến nhất để
tổ chức các mối quan hệ trong hệ thống của Đảng, trong hệ thống chính trị do
Đảng lãnh đạo và trong các quan hệ đối ngoại.
1.2. Vai trò của văn bản Đảng
1.2.1. Là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng
Hoạt động lãnh đảo của Đảng phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ
thống văn bản lãnh đạo, quản lý. Đó là các thông tin về chủ trướng, đường lối
của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu
dài của cơ quan, đơnn vị; là nhiệm vụ, mục tiêu hoạt đọng cụ thể của từng cơ
quan, đơn vị; phương thức hoạt động quann hệ công tác giữa các cơ quan, đơn
vị với nhau; tình hình đối tượng bị lãnh đạo quản lý, sự biến động của cơ quan,
đơn vị, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị . Ngoài ra còn
liên quan đến các kết quả đạt được trong quá trình lãnh đạo, quản lý.
1.2.2. Phương tiện truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo
Thông thường, các chủ trương, ý định lãnh đạo của các cơ quan Đảng
được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản. Các chủ trương,
ý định lãnh đạo được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối
thượng thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý của lãnh đạo muốn
truyền đạt nhằm để yên tâm, tin tưởng và thực hiện. Nếu như không truyền đạt
thông tin bằng văn bản thì thông tin sẽ bị lộ, mất thời gian dẫn đến việc thực

6
hiện chủ trương đưa ra không được kịp thời và hiệu quả. Vì vậy cần có một hệ
thống, một tổ chức xây dựng, ban hành và vận chuyển một cách khoa học
1.2.3. Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của Đảng
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt đọng quản lý. Nếu
như không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi
Nghị quyết, Chỉ thị,… chỉ là lý thuyết xuông. Để kiểm tra có kết quả cũng cần
chú ý đúng mực cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn
bản. Cụ thể như kiểm tra sự xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan
và kiểm tra về nội dung và sự hoàn thiện của các văn bản khi được trình kí và
luân chuyển tới các cơ quan. Chính vì vậy để kiểm soát được văn bản ở mỗi cơ
quan, thì các cơ quan cần đặc biệt quan tâm tới việc phân công nhiệm vụ, trách
nhiệm cho mỗi bộ phận tránh tình trạng phân công không rõ ràng
1.3. Chức năng của văn bản Đảng
Cũng giống như chức năng của văn bản hành chính, văn bản của Đảng
cũng có 3 chức năng cơ bản như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức
năng quản lý, điều hành, chức năng văn hoá – xã hội.
Chức năng thông tin
Đây là chức năng cơ bản nhất, tổng quát nhất của văn bản. Chức năng
thông tin của văn bản thể hiện trên những phương diện sau:
- Ghi lại thông tin
- Truyền đạt thông tin trong hệ thống tổ chức và toàn xã hội.
- Giúp các cơ quan, tổ chức thu nhận thông tin phục vụ cho hoạt động của
mình.
Chức năng pháp lý
Nội dung thông tin phản ánh trong văn bản là phát ngôn chính thức của
một cơ quan, tổ chức, đơn vị, nó có giá trị pháp lý. Các văn bản quy phạm pháp
luật, là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

7
Chức năng quản lý, điều hành: Văn bản gắn liền với chức năng quản
lý, điều hành hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chức năng văn hoá – xã hội
Văn bản là sản phẩm phản ánh sự sáng tạo của con người, từ lao động
sản xuất đến hoạt động văn hoá tinh thần, vì vậy nó có giá trị văn hoá. Đồng thời,
sự sản sinh của mỗi văn bản đều do nhu cầu của xã hội, giải quyết các vấn đề
của xã hội.
Là công cụ chủ yếu để truyền tải thông tin về đường lối, chủ trương, quan
điểm; các thể chế liên quan đến cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc; mối quan hệ tạo
nên sự thống nhất trong toàn hệ thống của Đảng và hệ thống chính trị do Đảng
lãnh đạo. Qua hệ thống văn bản, các cấp uỷ đảng tổ chức thực hiện sự lãnh đạo,
chỉ đạo của Đảng và hoàn thành nhiệm vụ chính trị theo chức năng, quyền hạn,
nhiệm vụ của mình. Văn bản của Đảng còn là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để
nghiên cứu, tổng kết hoạt động của Đảng.
1.4. Quy trình quản lý văn bản đi
Đánh máy, nhân bản văn bản
Bản gốc văn bản sau khi đã được người có thẩm quyền ký duyệt cho
phép ban hành được đánh máy, in một hoặc hai bản để trình ký chính thức.
Nhân bản phải đúng số lượng văn bản và đúng thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký
Người soạn thảo văn bản kiểm tra nội dung văn bản, kiểm tra thể thức
văn bản trước khi trình ký.
Trước khi trình ký. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn
thảo văn bản để chỉnh sửa văn bản thuộc thẩm quyền ký của cấp ủy, chánh văn
phòng cấp ủy hoặc người được chánh văn phòng ủy quyền kiểm tra nội dung
văn bản trước khi trình ký.

8
Nếu nội dung đạt yêu cầu, ký nháy vào nơi nhận và trình lên cho Chánh văn
phòng
Trình và ký văn bản
Văn thư trình lãnh đạo cơ quan ký văn bản. Các văn bản trình lãnh đạo
cấp ủy ký thuộc trách nhiệm của văn thư văn phòng cấp ủy.
Người đứng đầu cơ quan quy định thẩm quyền ký văn bản. Việc ký văn
bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư.
Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để
ký văn bản; không ký tắt, ký nháy vào bản chính.
Cho số văn bản đi
Văn bản của cấp ủy đánh số theo thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy.
Văn bản của cơ quan Đảng trực thuộc cấp ủy đánh số theo thể loại văn
bản và nhiệm kỳ cấp ủy mà cơ quan Đảng trực thuộc.
Đăng ký văn bản đi
Các văn bản chính thức phát hành của cấp ủy, cơ quan đều do văn thư
thống nhất đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi.
Tài liệu tuyệt mật phát hành được đăng ký vào sổ riêng.
Giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký vào sổ riêng theo từng loại.
Thủ tục phát hành văn bản đi
Phát hành theo nơi nhận hoặc danh sách thực nhận.
Văn bản tối mật, tuyệt mật, có quy định thu hồi đánh số bản, ghi tên nơi
nhận và đóng dấu thu hồi vào phía trên trang đầu văn bản. Văn bản tuyệt mật
gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai bì.
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cán bộ đưa thư của cơ
quan, để gửi văn bản đi kịp thời nhất là đối với văn bản mật. không được chậm
trễ.

9
Gửi một bản cho đơn vị hoặc cán bộ xử lý công việc để lập hồ sơ.
Phát hành văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng thực hiện
theo Quy định của VPTW. Văn bản điện tử phát hành trên mạng phải bảo đảm
đúng thể thức, chính xác về nội dung văn bản giấy tương ứng.
Lưu văn bản đi
Lưu tệp toàn văn (text) vào cơ sở dữ liệu văn bản đi
Lưu đủ bản thảo có bút tích sửa về nội dung của lãnh đạo và bản gốc,
bản chính. Văn bản phải lập hồ sơ công việc, lưu hai bản chính.
Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, chuyên viên ghi trên phiếu xử lý lưu
kèm bản chính để nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
Các văn bản tuyệt mật cho vào hai bì, có niêm phong để lưu nguyên bì.
Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi
Kiểm tra, theo dõi kết quả giao nhận văn bản theo định kỳ 6 tháng một
lần; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế,...
Làm báo cáo tóm tắt nội dung các văn bản đã phát hành.

10
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA
2.1. Khái quát về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
2.1.1. Về vị trí địa lý
Bà Rịa là một thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Hiện đang là
đô thị loại II. Thành phố Bà Rịa cách Thành phố Hồ Chí Minh 72km về phía
Đông Nam, cách thành phố Vũng Tàu 20km về phía Đông Bắc.
Địa giới hành chính thành phố: - Phía Đông giáp huyện Đất Đỏ; Đông
Nam giáp huyện Long Điền. - Phía Tây và Tây Bắc giáp thị xã Phú Mỹ
(huyện Tân Thành cũ). - Phía Nam giáp thành phố Vũng Tàu. - Phía Bắc
giáp huyện Châu Đức. Thành phố có diện tích 91,46 km², dân số năm 2017
là 205192 người, mật độ dân số đạt 2243 người/km². Thành phố Bà Rịa được
thành lập vào ngày 02/6/1994 trước đây gọi là thị xã Bà Rịa. Ngày 22/8/2012
đổi tên thành Thành phố Bà Rịa ngày nay.
Thành phố Bà Rịa là trung tâm hành chính - chính trị, kinh tế, văn
hóa – xã hội của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Là hạt nhân thúc đẩy quá trình đô
thị hoá của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Tính chất của thành phố được khẳng
định: Là trung tâm thương mại dịch vụ của tỉnh và của tiểu vùng. Là trung
tâm giáo dục - đào tạo, nghiên cứu khoa học của tỉnh và của tiểu vùng. Có
vị trí quan trọng về an ninh Quốc phòng.
Thành phố Bà Rịa có vai trò quan trọng trong việc kết nối về không
gian kinh tế giữa các trung tâm công nghiệp của tỉnh và thực hiện vai trò
cung ứng các sản phẩm dịch vụ cho các khu công nghiệp, cung ứng vật tư
đồng thời tiêu thụ nông sản cho sản xuất nông nghiệp, cung ứng hàng hóa
tiêu dùng cho các huyện lân cận. Thành phố Bà Rịa có 11 đơn vị hành chính
gồm 08 phường và 03 xã. Khu vực nội thành gồm 8 phường: Phước Hưng,
Phước Trung, Phước Hiệp, Phước Nguyên, Long Hương, Long Toàn, Kim

11
Dinh, Long Tâm. Khu vực ngoại thành gồm 3 xã: Hòa Long, Long Phước,
Tân Hưng.
2.1.2.Điều kiện tự nhiên
Địa hình thành phố khá bằng phẳng, hơi dốc ở phía bắc. Thổ nhưỡng
gồm hai loại đất chính là đất xám và đất đỏ bazan. Do nằm trong khu vực Đông
Nam Bộ nên chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa chung của toàn khu
vực gồm 2 mùa rõ rệt gồm mùa mưa và mùa khô. Mùa mưa thường bắt đầu từ
tháng 5 và kéo dài đến tháng 10, mùa khô thường bắt đầu từ tháng 11 đến tháng
4 năm sau. Nhiệt độ trung bình trong năm từ khoảng 25,4 °C đến 27,2 °C.
2.1.3.Về kinh thế xã hội
Tại thành phố, một số hoạt động nông nghiệp như trồng cà phê, cao su,
điều, cây ăn quả. Bà Rịa là một đầu mối giao thông của các tuyến Quốc lộ
là 51, 52, 56 và tỉnh lộ 52. Bà Rịa còn là một đầu mối giao thông buôn bán,
có đường ống khí đất chạy qua, có điều kiện phát triển thương mại và những
ngành công nghiệp sử dụng khí đốt làm nguyên liệu và nhiên liệu.
Các mục tiêu an sinh xã hội được thực hiện tốt. Cụ thể, đã giải quyết và
giới thiệu việc làm cho 2.446 lao động, trong đó tạo việc làm mới cho 1.394
lao động.
Hiện nay trên địa bàn thành phố Bà Rịa đã và đang hình thành một số
khu đô thị mới như khu đô thị Đồng Nhân, khu đô thị Kim Dinh, khu đô thị
Lan Anh Residential, khu đô thị Bà Rịa Gate.
2.2.Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa
2.2.1. Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức

12
v
Ban
v
v
Lãnh đạo: 01 đồng chí (Đ/c) Bí thư, 02 Đ/c phó Bí thư (01 phó Bí thư
thường trực, 01 phó Bí thư - Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Bà Rịa)
Bí thư là người chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động của Ban
chấp hành Đảng bộ tại địa phương, phụ trách chung về lãnh đạo điều hành công
việc của Đảng bộ. Lãnh đạo việc thực hiện và chấp hành tốt chủ trương, chính
sách , nghị quyết mà cấp trên giao.
Bí thư Thành ủy
Ban Tuyên
giáo
Ban Tổ
chức
Phó Bí thư
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân
thành phố
Ủy ban Kiểm
tra
Chánh văn
phòng
Phó Bí thư Thường trực
Thành ủy
Phó văn phòng Tổng hợp
Tổ Văn
thư
Tổ Tổng
hợp
Phó văn phòng Hành
chính Quản trị
Tổ Tài
vụ
Tổ Bảo
vệ
Tổ Tài
xế
Tổ tạp
vụ

13
Phó Bí thư thường trực: Giúp Bí thư điều hành công việc hàng ngày,
chỉ đạo trực tiếp công tác văn phòng cấp ủy nhằm thực hiện tốt công tác tham
mưu. Các ban Đảng cũng chịu sự chỉ đạo của Bí thư và phó Bí thư.
Tổ chức bộ máy hoạt động của văn phòng:
Gồm 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng (01 Phó văn phòng
tổng hợp và 01 Phó văn phòng hành chánh quản trị).
Chánh văn phòng phụ trách chung, tham mưu, giúp thường trực chỉ đạo
chung về các mặt hoạt động của văn phòng.
Phó văn phòng tổng hợp trực tiếp phụ trách phòng tổng hợp và bộ phận
văn thư –lưu trữ.
Phó văn phòng hành chánh quản trị trực tiếp phụ trách phòng kế toán
tài chính và điều hành các bộ phận tạp vụ, tài xế và bảo vệ.
Tổ chức biên chế của văn phòng có 25 cán bộ biên chế gồm:
- Tổ tổng hợp;
- Tổ văn thư –lưu trữ;
- Tổ tài vụ;
- Tổ tài xế;
- Tổ tạp vụ;
- Tổ bảo vệ.
Trong đó có 02 nhân viên hợp đồng thuộc tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
Mỗi tổ có 01 tổ trưởng và 01 tổ phó điều hành các công việc hàng ngày
trong tổ mình, dưới sự phân công của Chánh hoặc Phó văn phòng.
Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có:
- 01 cán bộ phụ trách khối kinh tế.
- 01 cán bộ phụ trách khối nội chính.
- 01 cán bộ phụ trách khối văn hoá xã hội.
- 01 cán bộ phụ trách khối vận động quần chúng.

14
- 01 cán bộ phụ trách khối xây dựng Đảng - Chính quyền.
Cán bộ tổng hợp chịu sự lãnh đạo điều hành của đồng chí Chánh và Phó
văn phòng
Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm có:
- Nhân viên đánh máy, in ấn.
- Nhân viên văn thư.
- Nhân viên giao liên.
- Cán bộ lưu trữ.
Các cán bộ nhân viên trong văn phòng làm việc tuân theo nội quy của cơ
quan và quy chế cụ thể của tổ.
2.2.1. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng thành phố Bà Rịa
Thành ủy Bà Rịa với chức năng nhiệm vụ chính là vận dụng chủ trương
chính sách của Trung Ương Đảng, và của Tỉnh ủy để cụ thể hóa vào địa phương;
chỉ đạo các cơ quan nhà nước thuộc thị xã thực hiện các nhiệm vụ về chính trị,
kinh tế, an ninh trật tự, văn hóa , quốc phòng.
Bên cạnh đó, Thành ủy còn lãnh đạo, chỉ đạo công tác tư tưởng, tổ chức
kiểm tra, cơ cấu tổ chức cơ sở Đảng và đoàn thể quần chúng.
Về thẩm quyền ban hành văn bản: Thành ủy có thẩm quyền ban hành
các văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông tri, thông báo, văn bản, kế hoạch,
hướng dẫn, nghị quyết, biên bản…
Thành ủy Bà Rịa làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân
phụ trách. Cụ thể là bộ phận Thường trực bao gồm Bí thư và phó Bí thư thường
trực chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung, khi
có vấn đề cần thiết phải triển khai, thường trực Thành ủy dự kiến đưa ra Thường
vụ Thành ủy thông qua và quyết định, nếu gặp những vấn đề lớn, quan trọng
hơn sẽ thông qua Ban chấp hành Thành ủy quyết định.
Thường trực Thành ủy có các bộ phận giúp việc sau:

15
Văn phòng Thành phố
Là cơ quan giúp việc cho Thành ủy, giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo
mảng tuyên truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền, cụ thể là
về các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các hoạt động của Đảng
bộ, chi bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục hành chính, tổ
chức phục vụ các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện hoạt động
của Thành ủy.
Văn phòng Thành phố không có các phòng ban lớn mà chỉ bao gồm các
bộ phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phòng và các
đồng chí Phó văn phòng. Văn phòng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư -
lưu trữ, tổ tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
Ban tổ chức Thành ủy
Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc sắp xếp , thành lập, bổ nhiệm
cán bộ thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt yêu cầu chỉ đạo, lãnh đạo của cấp
ủy Đảng và chính quyền như:
- Điều động, bổ nhiệm, đề xuất biên chế về các mặt chế độ chính
sách, hưu trí cho cán bộ, Đảng viên, công nhân viên.
- Quản lý, theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, Đảng viên trong
phạm vi phân cấp.
- Hướng dẫn chỉ đạo bồi dưỡng cán bộ cơ sở.
Ủy ban kiểm tra
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác
kiểm tra Đảng của Thành ủy
Lãnh đạo công tác kiểm tra tổ chức Đảng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ
Đảng viên vi pham pháp luật.
Đề xuất xử lý, giải quyết các đơn từ khiếu tố, tố cáo có liên quan.
Thanh tra, kiểm tra xử lý công tác tài chính Đảng ở các cơ sở.

16
Tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ, huấn luyện cán bộ kiểm tra cơ sở.
Ban tuyên giáo Thành ủy
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy về công tác tuyên truyền, giáo
dục, mở các lớp đào tạo về chính trị cho các đ/c Bí thư chi Đảng bộ cơ sở, ngoài
ra còn đào tạo các cán bộ làm công tác tuyên giáo.
+ Trong từng giai đoạn, tùy thuộc vào sự chỉ đạo của Thành ủy cùng
với tình hình thực tế của địa phương mà Thành ủy đề ra những chủ trương chính
sách mới, được cụ thể hóa bằng các văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông
tri…nhằm thực hiện những nhiệm vụ chính trị trong từng nhiệm kỳ, vận dụng
thực hiện các chủ trương, chính sách của cấp trên, áp dụng vào thực tiễn ở địa
phương mình, thường xuyên tổ chức quán triệt và học tập các Nghị quyết, chủ
trương của Đảng.
2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng Thành phố
Bà Rịa
Nhận thức vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đi trong
hoạt động quản lý và điều hành của Thành ủy. Thành ủy Bà Rịa xác định công
tác quản lý văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên,
đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay
Từ năm 2020 đến nay, số lượng văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước.
Cụ thể:
Thời gian Văn bản đi Văn bản đến
Năm 2020 3202 2980
Năm 2022 3654 3210
Các loại văn bản của Đảng được ban Thường vụ Thành ủy ban hành
bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, văn bản, kế hoạch, Đề án…

17
Với mục đích nhằm điều hành hoạt động của lãnh đạo, giúp Lãnh đạo
văn phòng nắm được toàn bộ tình hình công việc của Văn phòng, đảm bảo giải
quyết mọi công việc của văn phòng được thông suốt, nhanh chóng, quản lý chặt
chẽ đồng thời đảm bảo việc nghiên cứu, tra lục khoa học, nhanh chóng và thực
hiện. Chính vì vậy việc hình thành lưu đồ kiểm soát tài liệu ISO được hình
thành dựa trên tiêu chuẩn chung nhất như:
2.3.1.Lưu đồ quản lý văn bản đi của Văn phòng thành phố Bà Rịa
Lưu đồ quản lý văn bản đi

18
Lưu đồ Thực hiện
Tiếp nhận văn bản đã được ký
ban hành
Kiểm tra thể thức văn bản và
lỗi đánh máy
Vào máy đắng kí văn bản đi
Nhân bản văn bản đi
Đóng dấu văn bản
Chuyển văn bản qua bưu
điện, qua mạng hoặc trực tiếp
Kiểm tra ký nhận trực tiếp,
đường bưu điện và trên mạng
Kết thúc
Không
đúng
Chưa
ký Đúng
Đúng
Nhân viên văn thư
Tổ trưởng văn thư
Giao liên và cán
bộ văn thư

19
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa
Quản lý Văn bản đi là một trong những nội dung quan trọng trong quy
trình quản lý văn bản tại Văn phòng thành phố Bà Rịa
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần
quản lý, Văn thư quản lý các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
được giao. Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì quản lý, lưu trữ văn bản
thực hiện các công việc: xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn
của văn bản cần quản lý; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Tiến hành đăng
kí văn bản trên mạng.; nhân bản, đống đấu và chuyển văn bản đi.
Như vậy, đối chiếu với quy định chung công tác quản lý văn bản, Văn
phòng thành phố Bà Rịa thực hiện đúng theo quy định. Tất cả văn bản đi phải
được tập trung vào một mối phát hành là văn thư. Tại bộ phận văn thư thực
hiện trình tự theo các bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đã được ký ban hành
Tại đây, văn thư tiếp nhân văn bản đã được cấp có thẩm quyền lý ban
hành
Bước 2: Kiểm tra thể thức văn bản và lỗi đánh máy
Văn thư cơ quan rà soát lại văn bản, nếu phát hiện còn có lỗi đánh máy
hay có sai sót về thể thức van bản thì chưa được đóng dấu văn bản, có nhiệm
vụ trả lại người có trách nghiệm sửa chữa, bổ sung,…
Tất cả văn bản của các ban, ngành tham mưu trình Thường trực Thành
uỷ ký, trước khi phát hành đều phải chuyển qua lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến.
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản trên mạng
Việc vào sổ đắng kí văn bản đi thục hiện theo biểu mẫu BM 02/TT-
KSTL.
Việc ghi số văn bản được thực hiện tại Phần II “Hướng dẫn cụ thể các
thành phần thế thức bắt buộc” của Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày

20
03/4/2018 của Văn phòng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trình
bày văn bản của Đảng”.
Việc thực hiện văn bản trên mạng được thực hiện theo Hướng dẫn số
08-HD/VPTW ngày 10/9/2003 của Văn phòng TW Đảng.
Bước 4: Nhân bản văn bản đi
Số lượng văn bản được văn thư nhân theo số lượng bản được xác định
tại mục: “Nơi nhận”.
Bước 5: Đóng dấu văn bản đi
Sau khi nhân bản văn bản, bộ phận văn thư đóng dấu vào văn bản. Chỉ
đóng dấu vào văn bản n khi đã đảm bảo được soạn thảo theo đúng thể thức quy
định. Đóng dấu văn bản đã ký đúng số lượng văn bản ban hành. Mộc dấu phải
kiểm tra sạch sẽ trước khi đóng, đóng dấu ngay ngắn và phủ lên ¼ bên trái chũ
ký.
Bước 6: Chuyển Văn bản qua bưu điện, qua mạng hoặc trực tiếp
Sau khi đóng dấu Văn bản, bộ phận Văn thư thực hiện cho vào bì để
gửi đi. Ghi số Văn bản trên bì thư, nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng
Văn bản chuyển đi có thể được bộ phận văn thư chuyển trực tiếp,
chuyển qua bưu điện hoặc chuyển qua mạng tùy từng tính chất, nội dung của
Văn bản, kiều kiện về không gian, thời gian. Trường hợp chuyển trực tiếp thì
người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản, BM 03/TT-KSTL.
Văn bản được ký, đóng dấu ngày nào sẽ được chuyển ngay trong hôm
đó. Trong trường hợp cuối ngày làm việc sẽ được chuyển vào ngày làm việc
tiếp theo
Trường hợp văn bản được thực hiện chuyển qua mạng máy tính thì gửi
ngay và ghi “đã ký và đóng dấu” theo Hướng dẫn số 03-HD/VPTU ngày
25/6/2004 của Văn phòng Tỉnh ủy vào chỗ ký tên. Văn thư thực hiện lưu Văn
bản theo quy định.

21
Bước 7: Kiểm tra bằng chứng đã ký, nhận, gửi bưu điện và kiểm
tra mạng
Nhân viên văn thư kiểm tra bằng chứng đã ký nhận, gủi bưu điện và
kiểm tra mạng theo biểu mẫu BM 03/TT-KSTL.
2.4. Gửi Văn bản mật đi
Đăng ký Văn bản mật đi được thực hiện theo biểu mẫu BM 02/TT-
KSTL.
Lập phiếu gửi: Văn bản mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và làm hai
bì, bì ngoài ghi như tài liệu thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: Tuyệ
mật (A), tối mật (B), mật (C). Những tài liệu tuyệt mật chỉ người có tên mới
được mở phong bì.
Phiếu gửi ghi rõ số phiếu, nơi gửi, nơi nhận, số ký hiệu từng văn bản
gửi đi. Đóng dấu độ mật, độ khẩn theo độ mật, khẩn của văn bản vào góc trái,
dưới nơi ghi số văn bản. Nơi nhận khi nhận được văn bản mật phải hoàn lại
ngay phiếu gửi cho nơi gửi.
Biểu mẫu BM 02/TT-KSTL đăng ký Văn bản đi trên mạng (kể
cả Văn bản Mật đi)
Hiện nay, để dễ dàng quản trị, kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau ytrong
cùng mạng nội bộ Văn phòng Thành ủy đã cài đặt, sử dụng hệ thống Lotus
Notes. Và việc đăng kí Văn bản đi, đến trên mạng, Văn bản Mật đi, đến trên
mạng cũng được sử dụng ở phần mềm này.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc đăng kí Văn bản đi – “Góp ý Dự
thảo Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện Nghị Quyết số 20-NQ/TW của BCHTW
Đảng khóa XI về “ Phát triển Khoa học và Công nghệ phục vụ sự nghiệp CNH-
HĐH trong điều kiện Kinh tế thị trường định hướng Xã hội Chủ Nghĩa”.

22
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý văn bản
đi, đến của Văn phòng Thành ủy đã giúp cho việc quản lý được nhanh chóng,
chính xác và dễ dàng quản lý hơn so với trước đây phải ghi sổ mất thêm nhiều
công đoạn
Số lượng lưu văn bản đi của Văn phòng Thành phố, bình quân khoảng
trên 3.000 văn bản/năm (theo thống kê cuả Lưu Văn thư)
Các văn bản khi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử
lý đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo cơ quan luôn
chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến, giao cho
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến
theo đúng thời hạn quy định. Lưu văn bản đi (bản gốc) văn thư của đơn vị sắp
xếp thứ tự theo quy định.
Quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nói riếng có vai trò
quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan có chức
năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều có chung đặc điểm là trong quá trình
hoạt động đều hình thành những văn bản ghi chép lại những hoạt động của cơ

23
quan, đơn vị, đó là những tài liệu có giá trị được lưu lại trong cơ quan. Làm tốt
công tác văn thư cũng như công tác quản lý văn bản đi, góp phần đảm bảo cho
hoạt động của cơ quan được thông suốt, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính
hiện nay trong các cơ quan nói chung và tại Văn phòng thành phố Bà Rịa nói
chung…
Tuy nhiên trong quá trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố
Bà Rịa còn gặp một số hạn chế như:
Nhiều văn bản khi được đóng dấu “mật” chưa được ngay ngắn, đúng
theo Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng TW Đảng
“Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng”
Đối với việc gửi Văn bản mật đi chỉ được bỏ vào 1 bao bì đóng dấu chỉ
mức độ mật. Như vậy sẽ gây nên trường hợp lộ văn bản mật
Tiến độ thực hiện gửi văn bản đi còn hơi chậm trễ do số lượng văn bản
đi, đến chưa kịp giải quyết
Phần mềm đăng kí văn bản đi trên mạng còn chậm, ảnh hưởng tới tiến
độ hoàn thiện công việc
Qua khảo sát về thực trạng quản lý văn bản tại Văn phòng Thành ủy
cho thấy những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong việc thực hiện công tác
này. Những hạn chế trong việc quản lý văn bản đi ảnh hưởng đến chất lượng
của các văn bản khi phát hành, đồng thời ảnh hưởng đến hoạt động của Thành
ủy. Những hạn chế nêu trên là cơ sở để nêu lên những giải pháp trong công tác
quản lý văn bản đi nhằm góp phần nâng cao chất lượng của công tác này tại
Văn phòng thành phố.

24
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH
PHỐ BÀ RỊA
3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp
Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng TW
Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng”. Thay thế
cho Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể thức văn
bản của Đảng” của Văn phòng Ban Chấp hành TW; Quy chế bảo mật tài liệu
số 02-QC/VP ngày 1/11/2003 “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước cơ quan Văn
phòng Thị Ủy” của văn phòng Thị Ủy.
Có thể nói, quy trình quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi
nói riêng được quy định khá đầy đủ và chi tiết để Thành ủy Bà Rịa có thể vận
dụng đầy đủ vào cơ quan của mình.
3.2. Cơ sở thực tiễn
Thành ủy Bà Rịa, Văn phòng thành phố Bà Rịa đã tham mưu cho
Thường trực Thành ủy, Ban thường vụ thành phố, ban Chấp hành Đảng bộ
Thành phố Bà Rịa về công tác văn thư, lưu trữ của Đảng, khu lưu trữ Lịch sử
của cấp huyện nói chung và quy trình quản lý văn bản đi văn bản nói riêng. Tuy
nhiên, việc quản lý văn bản đi chưa thực sự được vận dụng một cách chặt chẽ.
Từ thực tiễn quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng Thành ủy, để
làm tốt công tác này, Văn phòng thành phô cần tăng cường nâng cao nhận thức
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản cho công, viên chức.
3.3. Các giải pháp cụ thể
3.3.1. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý văn bản đi
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số
biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài

25
liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng
hay không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác
kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt
còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa, nhất là vấn đề gửi Văn bản mật
đi cần được kĩ lưỡng, và đúng quy trình hơn
3.3.2. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của công chức, viên chức về
công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ, công chức được giao quản lý văn bản đi phải bảo thường xuyên
làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho công chức làm công tác quản lý văn bản.
Đảm bảo về trình tự, thủ tục quản lý văn bản. phải đóng dấu mật, văn bản đi,
đến qua mạng một cách chính xác, đúng quy định để đảm bảo hiệu lực pháp lý
(về nội dung và thể thức) của văn bản;
Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng công chức làm công tác
văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp
với từng người. Việc cử công chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác
định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngoài trình độ về
chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm về tin
học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến khích,
động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của công chức
kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp
cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.
3.3.3. Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong
công tác văn thư, lưu trữ
Lãnh đạo cần đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng
tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài
liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính. Vì có một số máy vi tính đã

26
cũ, tốc độ cập nhật dữ liệu còn chậm gây ảnh hưởng đến chất lượng của công
tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến trên mạng nói
chung.

27
KẾT LUẬN
Công tác văn thư nói chung, quản lý văn bản đi nói riêng là một nội dung
quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Như chúng ta đã biết, văn bản là
phương tiện hoạt động quản lý của cơ quan, nó phản ánh đầy đủ hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
Qua bài báo cáo, tôi đã khái quát được một số ưu điểm, hạn chế về quy
trình quản lý văn bản đi, đề xuất một số giải pháp cơ bản để công tác quản lý
văn bản đi tại Văn phòng thành phố được cải thiện hơn. Tuy nhiên do là sinh
viên năm thứ 3 nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý văn bản đi;
phương pháp nghiên cứu khoa học còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Tôi rất mong được cảm thông, bỏ qua và đóng góp ý kiến của
các thầy, cô thuộc khoa Quản trị Văn phòng và Lưu trữ để đề tài có chất lượng
tốt hơn./.

28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hướng dẫn số 36-HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng TW
Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng
2. Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 6/2/2017 của Ban Chấp hành Trung ương
về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng
3. cho Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể
thức văn bản của Đảng” của Văn phòng Ban Chấp hành TW
4. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn phòng cấp ủy của Văn phòng
Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam
5. Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim
Anh
6. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội
7. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
Nxb Đại họcQuốc gia Hà Nội.
8. Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng
- Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nxb. Thông tin và truyền thông, Hà Nội.
9. Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018

Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.docx

Similar to Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👉👉 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👉👉 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.docx