Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ CÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: QUẢN LÝ CÔNG
: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN
: VŨ THỊ HIỀN
: 1607QTVA061
: 2016-2018
: ĐHLTQTVPK16A
HÀ NỘI

LỜI CẢM ƠN
Qua một thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, dưới sự chỉ dạy và hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo, em đã
được trau dồi rất nhiều kiến thức cần thiết, bổ ích.
Để có được hành trang tri thức và kinh nghiệm thực tiễn như ngày hôm
nay, góp phần cho em hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn các
Thầy, Cô giáo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và trang bị
cho em những kiến thức, kỹ năng cơ bản để em thực hiện tốt công việc sau
này. Đặc biệt, trong quá trình làm khóa luận, em xin chân thành cảm ơn tới
Ths. Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Bộ môn Văn bản, Khoa Quản trị Văn
phòng, Cô đã tận tâm hướng dẫn em trong suốt thời gian qua để em hoàn
thành tốt khóa luận. Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Văn
phòng Học viện Hành chính Quốc gia và các viên chức, người lao động thuộc
Văn phòng Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình
tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập thông tin, tài liệu để hoàn thành đề tài nghiên
cứu này.
Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn khóa luận này
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, góp ý
của Quý Thầy, Cô để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn cũng như để
em tiếp thu học tập và nghiên cứu tốt hơn trong những công trình tiếp theo.
Em xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản
tại Học viện Hành chính Quốc gia” là công trình nghiên cứu của em dưới sự
hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu
trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả
thu thập từ các nguồn khác nhau có chú thích rõ ràng và hoàn toàn trung thực.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2018
Sinh viên
Vũ Thị Hiền

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa
1. HCQG Hành chính Quốc gia
2. ĐTBD Đào tạo, bồi dưỡng
3. CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức
4. QLNN Quản lý nhà nước
5. QPPL Quy phạm pháp luật
6. TP Thành phố

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................4
6. Giả thuyết nghiên cứu ...................................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................4
8. Kết cấu của đề tài ..........................................................................................4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN............................................................................................6
1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước...................................6
1.1.1. Một số khái niệm.....................................................................................6
1.1.1.1. Khái niệm về văn bản...........................................................................6
1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước..............................................7
1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước ................................................8
1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước...................................8
1.1.3.1. Chức năng thông tin .............................................................................8
1.1.3.2. Chức năng quản lý................................................................................8
1.1.3.3. Chức năng pháp lý................................................................................9
1.1.3.4. Một số chức năng khác.........................................................................9
1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước...................................................10
1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan
quản lý nhà nước .............................................................................................10
1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý ...............10
1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động
của bộ máy lãnh đạo và quản lý......................................................................10

1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật .11
1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước ..........................................................11
1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật................................................................12
1.2.2. Văn bản hành chính...............................................................................12
1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt................................................................13
1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường .....................................................13
1.2.3. Văn bản chuyên ngành..........................................................................14
1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước............15
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền.........................................................................15
1.3.2. Yêu cầu về nội dung..............................................................................15
1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày.............................................16
1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ.............................................................................17
1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản...........................18
Tiểu kết............................................................................................................19
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA........................21
2.1. Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia...........................................21
2.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy.........................................................................26
2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ...........................................................27
2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành
chính Quốc gia ................................................................................................28
2.3.1. Số lượng văn bản ban hành...................................................................28
2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản .........................................................30
2.3.3. Về nội dung văn bản .............................................................................31
2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................................32
2.3.5. Về ngôn ngữ văn bản ............................................................................41
2.3.6. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................41
2.4. Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện
Hành chính Quốc gia.......................................................................................45

2.4.1. Ưu điểm.................................................................................................45
2.4.2. Hạn chế..................................................................................................48
2.4.3. Nguyên nhân .........................................................................................49
Tiểu kết............................................................................................................51
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN
HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.........................................................................52
3.1. Một số giải pháp.......................................................................................52
3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
52
3.1.2. Mẫu hóa văn bản ...................................................................................53
3.1.3. Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn của công chức, viên chức, người lao động làm công tác soạn thảo
và ban hành văn bản........................................................................................54
3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác
soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
soạn thảo và ban hành văn bản........................................................................55
3.1.5. Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm cũng như sự phối hợp chặt chẽ
giữa các công chức, viên chức, người lao động..............................................56
3.1.6. Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác soạn thảo và ban
hành văn bản....................................................................................................57
3.2. Một số đề xuất cụ thể ...............................................................................58
Tiểu kết............................................................................................................59
KẾT LUẬN ....................................................................................................60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................62
PHỤ LỤC.......................................................................................................65

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp. Văn bản
ngày càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động giao
tiếp của con người. Trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan hiện nay, trên
mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành… đều gắn liền với
văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của
mỗi cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy,
thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ
quan mình. Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố quan
trọng để kiến tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước, là công cụ để tổ
chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, là kết quả của công tác quản lý.
Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động
của các cơ quan nói chung và các đơn vị sự nghiệp nói riêng hiện nay đã đạt
được nhiều thành tích đáng kể. Đặc biệt, sau khi Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban
hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính, thì công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính ngày càng được nề nếp, khắc phục được nhiều hạn chế trước
đây. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều hạn chế về cả
nội dung và thể thức.
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc
biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi em có thời gian công tác thực tế tại đây nên
em muốn tìm hiểu, khai thác thêm nhiều khía cạnh hơn về hoạt động của cơ
quan, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản để gắn liền lý
thuyết học tập với thực tiễn.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn
bản của cơ quan, đơn vị cũng như để hoàn thành kế hoạch học tập của bản
thân, tác giả đã lựa chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học
viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu như: giáo trình,
sách, bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài khóa luận
tốt nghiệp,… nghiên cứu về vấn đề này. Sau đây, là danh mục các công trình
đã nghiên cứu có liên quan:
* Các giáo trình và sách:
- Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban
hành văn bản, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản
quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh.
- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh
Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao
động, Hà Nội.
- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và
công tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.
- Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính,
Nxb Thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao
động, Hà Nội.
- PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội.
- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Đại học
Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh.
- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà
nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao
thông Vận tải, Hà Nội.
2

* Các khóa luận tốt nghiệp:
- Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa
luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành
chính Quốc gia.
Các công trình nghiên cứu trên đã làm rõ các vấn đề lý luận về văn bản
quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản… trong các cơ
quan nhà nước.
Các bài khóa luận đã đề cập tương đối đầy đủ về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính, nêu ra thực trạng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đề ra được những
quy định, giải pháp khắc phục hạn chế.
Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Học viện Hành chính Quốc gia.
- Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và
ban hành văn bản của Học viện HCQG.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản và công tác soạn thảo và ban
hành văn bản.
- Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,
của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học
viện Hành chính Quốc gia.
3

- Chỉ ra được những mặt đã đạt được và những mặt hạn chế của công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
- Tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó và đề xuất một số giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
- Phạm vi nghiên cứu gồm:
+ Về thời gian: Từ năm 2016 đến 30/11/2018,
+ Về không gian: Tại Học viện Hành chính Quốc gia, số 77 Nguyễn
Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội,
+ Về nội dung: Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hiện tại công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành
chính Quốc gia còn có một số hạn chế, nếu có giải pháp hợp lý nâng cao hiệu
quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ khắc phục được những hạn
chế, bất cập đó.
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương khảo sát thực tế;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp so sánh.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài
được chia thành 3 chương:
4

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học
viện Hành chính Quốc gia.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và
ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.
5

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và được
tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Vì vậy, có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều
quan niệm khác nhau về văn bản.
Theo Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997,
văn bản là “Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu
lại làm bằng chứng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký
hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung
ý nghĩa trọn vẹn” [13,1078].
Trong Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Học viện Hành chính
Quốc gia, năm 2008, nêu “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông
tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [4,8]. Đây là khái niệm được
dùng rất phổ biến trong nghiên cứu văn bản hiện nay.
Theo tác giả Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp
công tác văn thư”, dưới góc độ văn bản học, “Văn bản là vật mang tin được
ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [8,45], ta có thể hiểu văn bản chính là
phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể
bằng chữ viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước. Cũng trong tài liệu
trên, dưới góc độ hành chính học, “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công
văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [8,47].
Ở Khóa luận này, tác giả nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, căn cứ vào đó tác giả sử dụng
khái niệm văn bản do tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho Khóa
luận: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức” [8,47].
6

1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác nhau.
Sau đây là một số quan niệm về văn bản quản lý nhà nước.
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả
Vương Đình Quyền có nêu “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ
quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý
và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục
và thẩm quyền luật định” [8,48].
Hay trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”,
GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm định nghĩa văn bản quản lý nhà nước như sau:
“Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước
đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để
điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước. Văn
bản quản lý là nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật
định” [10,26].
Theo “Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản” năm 2008 của
Học viện Hành chính Quốc gia đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước là
những quyết định và và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các
cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình
thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các
cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân” [4,9].
Như vậy, có các cách hiểu khác nhau về văn bản quản lý nhà nước. Tuy
nhiên, trong Khóa luận này, khi nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản, tác giả sử dụng khái văn bản quản lý nhà nước trong cuốn “Lý luận
và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền “Văn bản
quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi
chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt
động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [8,48].
7

1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:
- Về chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước: do các cơ quan nhà
nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó ban hành theo thẩm quyền
được Nhà nước quy định.
- Về nội dung văn bản quản lý nhà nước: chứa quyết định quản lý và
thông tin quản lý.
- Về trình tự, thủ tục, hình thức ban hành văn bản quản lý nhà nước:
theo quy định.
- Về mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm
điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với
nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước
1.1.3.1. Chức năng thông tin
- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lý,
truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết
cho hoạt động quản lý, đánh giá các thông tin th được qua các hệ thống truyền
đạt thông tin khác.
- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp
nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử
dụng như thế nào trong thực tế quản lý hành chính nhà nước.
- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết.
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày.
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược.
1.1.3.2. Chức năng quản lý
- Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả
công việc (trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các
hoạt động quản lý, ví dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, thông báo…)
8

- Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo được khả năng
thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản).
- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước
gồm 02 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản
lý: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập
mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Nghị định, nghị quyết,
quyết định…
+ Văn bản giúp cho cơ quan hành chính nhà nước tổ chức các hoạt
động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công
văn, báo cáo…
1.1.3.3. Chức năng pháp lý
- Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành
chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các
quyết định hành chính).
- Thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa các quy phạm pháp luật.
+ Là căn cứ pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể
hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý
hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý.
- Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản
quản lý hành chính là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính
nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực.
- Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những
văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, có những loại mang
tính chất cưỡng chế thực hiện.
1.1.3.4. Một số chức năng khác
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn có
một số chức năng khác như chức năng văn hóa-xã hội, chức năng thống kê,
chức năng kinh tế…
9

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình
nhận thức lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên, luôn sản sinh ra
do một nhu cầu xã hội nhất định. Hay văn bản là một công cụ không thể thiếu
của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, xây dựng
văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật có hiệu quả.
1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ
quan quản lý nhà nước
Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin
rất lớn, đa dạng và biến đổi. Thông qua các loại văn bản quản lý, có thể thu
thập rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, đó là các thông
tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu,
phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động
cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động, quan hệ công tác
giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; về tình hình đối tượng bị quản lý… Nếu
văn bản thiếu thông tin, không cụ thể về trách nhiệm sẽ không đảm bảo được
việc truyền đạt nội dung tới người đọc, cũng như khó khăn cho việc quản lý.
1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý
Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một phương tiện thu
thông tin và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức duy trì, điều hành hoạt
động quản lý. Văn bản quản lý nhà nước cũng là phương tiện thiết yếu để các
cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến, tạo
nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi
loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học.
1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi
hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý nhà nước là cơ sở quan trọng giúp
cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra
cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý nhà
nước là một căn cứ quan trong về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng
10

pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo
hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác
đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà
nước nói chung.
1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Hệ
thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước
trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật
hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các
công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù
hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước.
Các hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự
phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các
luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật luật lệ đó. Đó là một công cụ
tất yếu của xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính
nói riêng.
1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành
trong hoạt động của các cơ quan bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã
hội. Theo các Nghị định này có thể nhận thấy, văn bản hành chính gồm 02
loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Trên
cơ sở đó và từ góc độ nghiên cứu về soạn thảo văn bản, văn bản quản lý nhà
nước được chia thành: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (cá
biệt, thông thường), văn bản chuyên ngành. Từ những lý luận trên và đối
tượng nghiên cứu, tác giả sẽ tập trung đi sâu vào nghiên cứu văn bản hành
chính.
11

1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật
- Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016 định nghĩa như sau: “Văn bản quy
phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo
đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật. Văn bản có
chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình
thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy
phạm pháp luật” [16,1].
- Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:
+ Phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với những hình
thức theo luật định.
+ Nội dung của văn bản chứa quy phạm pháp luật.
+ Trình tự, thủ tục ban hành văn bản được quy định chặt chẽ trong Luật
ban hành văn bản QPPL và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
+ Nhà nước đảm bảo việc thực hiện các văn bản QPPL bằng các biện
pháp thích hợp như: Tuyên truyền, giáo dục thuyết phục, các biện pháp về tổ
chức, hành chính, kinh tế và trong trường hợp cần thiết là biện pháp cưỡng
chế bắt buộc thi hành.
1.2.2. Văn bản hành chính
- Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp
công tác văn thư: Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước
không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định,
phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể
khác của hoạt động quản lý [8,66-67].
- Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính
có đưa ra: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình
thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã
hội” [12,6].
- Đặc điểm của văn bản hành chính:
+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ
chức tham gia quản lý xã hội.
12

+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
+ Văn bản hành chính được ban hành theo trình tự thủ tự nhất định và
có thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành
văn bản.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-
CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
thì văn bản hành chính được chia thành 2 loại gồm văn bản hành chính cá biệt
và văn bản hành chính thông thường
1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành
chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính cá biệt là những quyết
định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan,
công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định
nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối
tượng cụ thể được chỉ rõ” [4,28]. Văn bản hành chính cá biệt bao gồm: Quyết
định cá biệt và Nghị quyết cá biệt.
- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt:
+ Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền
ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định.
+ Văn bản hành chính cá biệt có nội dung chứa những quy tắc xử sự
riêng, được áp dụng đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp
dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt.
+ Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo
quy định của pháp luật.
1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành
chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính thông thường là văn bản
dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố
13

hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung kết quả hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong hội nghị;
thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa
nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường không
đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn
bản QPPL hoặc văn bản cá biệt” [4,28]. Văn bản hành chính thông thường
bao gồm: Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương
trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp
đồng, Công văn, Giấy chứng nhận, Giấy mới, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,
Thư công, Chỉ thị, Phiếu chuyển, Phiếu gửi, Giấy biên nhận hồ sơ, Giấy nghỉ
phép, Bản thỏa thuận, Giấy ủy quyền, công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết.
- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:
+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc
+ Mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành.
+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính
tự giác.
+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính,
có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng.
1.2.3. Văn bản chuyên ngành
- Văn bản chuyên ngành là văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn,
nghiệp vụ được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước
như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, ngoại giao… hoặc các văn bản được hình
thành trong các cơ quan tư pháp.
Ví dụ như: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại giao, hóa đơn, chứng
từ, bản án, bằng, chứng chỉ…
- Đặc điểm của văn bản chuyên ngành
+ Thẩm quyền ban hành thuộc các cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ
được nhà nước trao quyền ban hành;
+ Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại hình
14

văn bản này phải theo mẫu quy định không được tùy tiện thay đổi nội dung và
hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa giúp cho việc quản lý chuyên
môn được thống nhất.
1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân được ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn
bản và nội dung văn bản. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước thể
hiện trên hai phương diện:
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân
khi ban hành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về hình thức – thể
loại văn bản được phép ban hành.
Thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân
chỉ được phép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm
vi thẩm quyền cho phép. Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp,
pháp luật hiện hành và quy định của cấp trên.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến
chất lượng của văn bản. Nó chứa những quy phạm, những thông tin quản lý
cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung
của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu sau:
Tính mục đích: Trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn của văn bản; tính
cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào.
Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn
bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá
hiệu quả mang lại. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.
Tính khoa học: Tính khoa học thể hiện ở các điểm chính như: Thông
tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự
15

báo cáo; nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic; đảm bảo tính hệ
thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của
hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung; bố cục chặt chẽ, nhất quán về
chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp
lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là khác nhau,
có trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ
nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, dễ
hiểu, dễ thực hiện, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ
và khoa học của văn bản.
Tính pháp lý: Tính pháp lý cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở
những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của
các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi được ban hành
các cơ sở các căn cứ xác thực, nội dung văn bản phù hợp với quy định của
pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà
nước cấp trên, nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi
nhóm trong hệ thống văn bản.
Tính khả thi: Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là
sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính
Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản không có khả
năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải phù hợp với thực tế cuộc
sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội hiện tại, phù hợp với trình độ năng
lực, khả năng của các chủ thể thi hành, nêu được các điều kiện cần thiết để
đảm bảo thực hiện các quy định hay yêu cầu đưa ra trong văn bản, xác lập
được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành văn bản.
1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
“Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình
bày bác thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan
có thẩm quyền quy định” [8,112-113].
16

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ và
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ bao gồm 16 yếu tố
trong đó có 09 yếu tố thành phần bắt buộc và 07 yếu tố bổ sung, cụ thể:
- 09 yếu tố thành phần thể thức chung:
1. Quốc hiệu;
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3. Số, ký hiệu của văn bản;
4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
6. Nội dung văn bản;
7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;
8. Dấu của cơ quan, tổ chức;
9. Nơi nhận.
- 07 yếu tố thành phần thể thức bổ sung:
1. Dấu chỉ mức độ mật;
2. Dấu chỉ mức độ khẩn;
3. Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số telex,
số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;
5. Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành;
6. Chỉ dẫn, phụ lục kèm theo;
7. Số trang.
1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ
Ngôn ngữ hành chính là phong cách chủ yếu được sử dụng trong văn
bản quản lý nhà nước. Văn phong trong văn bản quản lý nhà nước là văn viết
nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các
thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo văn bản. Những yêu cầu về
mặt văn phong hành chính công vụ phải đảm bảo được:
- Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc;
17

- Tính phổ thông đại chúng;
- Tính khách quan, phi cá nhân;
- Tính trang trọng, lịch sự;
- Tính khuôn mẫu.
Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù
hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp
hành và thi hành văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản một cách đúng đắn
và thống nhất. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông,
diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.
1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản
lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng
và và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của mình.
Tùy theo tính chất, nội dung, hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà
có thể xây dựng một trình tự ban hành phù hợp.
Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
Bước 1: Sáng kiến và dự thảo văn bản,
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,
Bước 3: Thẩm định dự thảo,
Bước 4: Xem xét, thông qua,
Bước 5: Công bố,
Bước 6: Gửi và lưu trữ.
Quy trình ban hành văn bản hành chính:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, người đứng đầu cơ quan sẽ giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì
soạn thảo.
- Cá nhân, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc như sau:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản,
18

+ Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản,
+ Xác định nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản,
+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan đến nội dung văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào mục đích của văn bản và thu thập để soạn thảo văn bản:
- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản
- Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản,
- Hoàn thiện dự thảo.
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước
pháp luật.
- Văn phòng hoặc phòng hành chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản sau đó ký vào văn
bản theo quy định.
- Thủ trưởng cơ quan duyệt và ký văn bản.
- Hoàn thiện dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo và trình ký chính thức,
- Văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản,
- Nhân bản theo số lượng văn bản quy định,
- Đóng dấu,
- Làm thủ tục phát hành;
- Lưu văn bản.
Tiểu kết
Vản bản là phương tiện truyền đạt thông tin một cách chính xác và có
hiệu quả trong việc thực thi các quyết định quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Hiện nay, công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại các cơ quan
ngày càng được chú trọng, hoàn chỉnh. Trong Chương 1 của khóa luận tác giả
đã cung cấp được cơ sở lý luận chung một cách khái quát về công tác soạn và
19

ban hành văn bản như: Các khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước,
văn bản QPPL, văn bản hành chính…; hệ thống văn bản quản lý nhà nước;
những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước… Đây chính
là cơ sở cho tác giả đi sâu để nghiên cứu, khảo sát công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia trong chương tiếp theo.
20

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
2.1. Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia
2.1.1. Lịch sử hình thành
biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ; là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào
tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản
lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu
khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và
quản lý nhà nước.
Học viện có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và 03 Phân viện tại TP. Hồ Chí
Minh, TP. Huế và Khu vực Tây Nguyên (TP. Buôn Ma Thuột)
Học viện đã trải qua quá trình phát triển cụ thể là:
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/1959 – 9/1961): Ngày 29-
5-1959, Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị định
số 214-NV thành lập Trường Hành chính. Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, có
nhiệm vụ huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện. Khi mới thành lập,
Trường đặt cơ sở ở thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, Bắc Ninh.
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 9/1961 –
5/1980): Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ, Trường
Hành chính đổi tên là Trường Hành chính Trung ương. Trụ sở tại Láng Hạ –
Đống Đa – Hà Nội. Học viện Hành chính Quốc gia hiện nay đang làm việc tại
cơ sở này.
Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP
chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực
thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ.
Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 231-CP
chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính phủ sang
21

trực thuộc Phủ Thủ tướng. Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng các
cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương...
Theo Quyết định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân
hiệu phụ trách các khu vực:
+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội
+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP. Hồ Chí Minh
+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH VÀ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG (TỪ
THÁNG 5/1980 – 6/1981): Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành
Quyết định số 142-CP sát nhập Trường Hành chính Trung ương và Trường
Kinh tế Trung ương thành Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương.
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 6/1981 –
11/1990): Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP
tách Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường
Hành chính Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương. Trường
Hành chính Trung ương trực thuộc Chính phủ.
Ngày 26-9-1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành
Quyết định số 91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành
chính Trung ương.
- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 11/1990 –
7/1992): Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên
thành Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).
- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/1992 ĐẾN
THÁNG 5/2007): Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính TW được đổi tên
thành HVHCQG gia theo NĐ số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng.
+ Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng
Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ.
22

+ Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện
Hành chính Quốc gia.
- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/2007 ĐẾN THÁNG
6/2014): Từ tháng 5 năm 2007 hợp nhất Học viện HCQG và Học viện Chính trị
– Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60-QĐ/TW ngày 07-
5-2007 của Bộ Chính trị. Học viện HCQG được đổi tên Học viện Hành chính.
- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/2014 ĐẾN
NAY): Từ tháng 7/2014 Học viện Hành chính được chuyển vào Bộ Nội vụ
đổi tên là Học viện Hành chính Quốc gia.
Ngày 23/01/2018 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
05/2018/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Học viện Hành chính Quốc gia, đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Học
viện Hành chính Quốc gia thực hiện nhiệm vụ, xây dựng, định hướng chiến
lược phát triển trong những năm tiếp theo, tạo thế và lực để xây dựng Học
viện thực sự trở thành trung tâm bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý ngang
tầm khu vực.
Chặng đường 59 năm (1959-2018) xây dựng và phát triển Học viện
Hành chính Quốc gia đã có bước phát triển mạnh mẽ nhưng cũng còn không ít
những tồn tại, khó khăn. Song, được sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chính phủ, cấp
trên, sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị và đặc biệt là sự nỗ lực phấn đấu
mọi mặt của tập thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong toàn
Học viện nên Học viện đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, được nhận
nhiều thành tích khen thưởng của các cấp trao tặng, kết quả đó đã đóng góp
vào sự nghiệp phát triển của đất nước. Trong thời gian tới, Học viện HCQG sẽ
tiếp tục phát huy sức mạnh đoàn kết, nỗ lực phấn đấu, thực hiện thành công
sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ tri thức, cán bộ, công chức, viên chức
có chất lượng cho đất nước, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và
hội nhập quốc tế.
23

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của Học viện Hành chính Quốc gia được quy
định tại Quyết định số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành
ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ
chức của Học viện Hành chính Quốc gia:
biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ.
Học viện Hành chính Quốc gia là trung tâm quốc gia thực hiện các
chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về
lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực;
nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành
chính và quản lý nhà nước.
Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.
Học viện Hành chính Quốc gia (sau đây gọi tắt là Học viện) có các
nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức:
a) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà
nước trên phạm vi cả nước;
b) Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước trước khi bổ nhiệm chức vụ
lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn
ngạch công chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức, vị trí việc làm.
c) Bồi dưỡng năng lực, kiến thức và kỹ năng lãnh đạo, quản lý theo tiêu
chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý;
d) Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật về hành chính, quản lý nhà
nước cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;
e) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của ngành
Nội vụ; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên
chức về chuyên ngành, lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ Nội vụ;
24

f) Bồi dưỡng kỹ năng hành chính, quản lý nhà nước cho cán bộ, công
chức, viên chức trong đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, người lãnh
đạo, quản lý và đối tượng khác trong doanh nghiệp nhà nước;
k) Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất
lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ và ngành Nội vụ;
nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng
phù hợp với đặc thù và yêu cầu của ngành Nội vụ;
2. Đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ các chuyên ngành theo quy định của
pháp luật.
3. Về nghiên cứu khoa học:
a) Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học
chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện;
b) Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính;
4. Tham gia với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây dựng chiến lược, chương
trình, kế hoạch, quy chế và các văn bản quy phạm pháp luật khi được cấp có
thẩm quyền giao.
5. Quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào
tạo, bồi dưỡng của Học viện theo quy định của pháp luật.
6. Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên
cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và các lĩnh vực liên quan.
7. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và số người làm việc; thực hiện
các chế độ, chính sách; đào tạo, bồi dưỡng; thi đua, khen thưởng và kỷ luật
đối với công chức, viên chức và người lao động của Học viện theo quy định
của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
8. Cung cấp dịch vụ công, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo
sự phân công của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.
…
(Phụ lục 01, Tr66 ).
25

2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy
Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia cũng được quy định
tại Quyết định Số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày
23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ chức
của Học viện Hành chính Quốc gia:
- Tổ chức bộ máy Lãnh đạo Học viện là Ban Giám đốc Học viện gồm
Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
Giám đốc Học viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo
đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Các Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng
Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện.
- Hoạt động của Học viện Hành chính Quốc gia được tổ chức phân giao
cho 17 đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện, ngoài ra còn có 05 đơn vị cấp
phòng thuộc Giám đốc Học viện cụ thể:
+ Các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện
1. Ban Tổ chức cán bộ;
2. Văn phòng;
3. Ban Kế hoạch - Tài chính;
4. Ban Hợp tác quốc tế;
5. Ban Quản lý bồi dưỡng;
6. Ban Quản lý đào tạo Sau đại học;
7. Khoa Nhà nước - Pháp luật và Lý luận cơ sở;
8. Khoa Khoa học hành chính và Tổ chức nhân sự;
9. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;
10. Khoa Quản lý nhà nước về Kinh tế và Tài chính công;
11. Khoa Quản lý nhà nước về Xã hội;
12. Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính;
13. Tạp chí Quản lý nhà nước;
14. Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và Thông tin - Thư viện;
15. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí
Minh; 16. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế;
17. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên.
26

+ Ngoài ra có các đơn vị thuộc Giám đốc Học viện
1. Bộ môn Ngoại ngữ;
2. Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng;
3. Phòng Kiểm tra – Pháp chế;
4. Phòng Quản lý và Phát triển nhân lực hành chính;
5. Văn phòng Đảng – Đoàn thể.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính QG (Phụ lục 02, Tr71).
2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
* Quy định chung của Nhà nước
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
* Quy định chung của Học viện HCQG
- Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Giám đốc Học
viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Giám đốc Học
viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính
Quốc gia.
- Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính
Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm
quyền ký văn bản.
- Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính
Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.
27

2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học
viện Hành chính Quốc gia
biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, là trung tâm quốc gia thực hiện chức năng đào tạo,
bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý
cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa
học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý
nhà nước.
Để tổ chức điều hành tốt mọi hoạt động của Học viện cũng như thực
hiện công việc được cấp có thẩm quyền giao một cách hiệu quả, đảm bảo
được chức năng và nhiệm vụ, Học viện HCQG ban hành 02 loại văn bản: văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Nhưng trong giới hạn nghiên cứu, tác
giả chỉ tiến hành nghiên cứu văn bản hành chính. Đây là nhóm văn bản mà bất
cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng ban hành và cũng là nhóm văn bản mà
Học viện Hành chính Quốc gia ban hành nhiều nhất.
2.3.1. Số lượng văn bản ban hành
Qua quá trình khảo sát sổ quản lý văn bản tại bộ phận văn thư, tác giả
tổng hợp số lượng văn bản ban hành tại Học viện Hành chính Quốc gia từ
năm 2016 đến ngày 30/11/2018 cụ thể như sau:
ĐVT: Văn bản
Năm Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
(Tính đến
Loại văn bản 30/11/2018)
Quyết định 4984 5248 5063
(78%) (77,5%) (72,8%)
Công văn 892 961 1244
(14%) (14,2%) (17,9%)
28

Kế hoạch, 509 557 648
Thông báo, (8%) (8,2%) (9,3 %)
Tờ trình,
Báo cáo,
….
Tổng số 6385 6766 6955
(100%) (100%) (100%)
Bảng thống kê số lượng một số văn bản hành chính do
Học viện Hành chính QG ban hành từ 2016 – 30/11/2018
(Nguồn: Bộ phận Văn thư, Học viện HCQG)
6000
5000
4000
3000
Quyết định
Công văn
Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…
2000
1000
0
Năm 2016 Năm 2017 Đến 30/11/2018
Biểu đồ Số lượng một số loại văn bản hành chính ban hành
từ năm 2016 đền 30/11/2018
Qua bảng thống kê trên, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Học
viện HCQG soạn thảo và ban hành trong mỗi năm đều tăng lên nhiều và đa
dạng, nhưng chủ yếu vẫn là quyết định và công văn (không tính hợp đồng,
giấy đi đường, giấy giới thiệu, các loại phiếu). Tổng số văn bản Học viện 29

HCQG ban hành trong năm 2016 là 6385 văn bản, năm 2017 là 6766 văn bản,
đến 30/11/2018 là 6955 văn bản, số lượng ban hành khoảng hơn 6000 văn
bản/năm, đối với năm 2018 mới tính đến 30/11 mà số lượng văn bản đã ban
hành nhiều hơn so với cả năm 2016, cả năm 2017. Bởi vì, năm 2018 Học viện
triển khai rất nhiều công việc lớn và quan trọng như triển khai Quyết định số
05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23/01/2018 quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG, theo đó hệ
thống văn bản được ban hành để quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, quy chế làm việc, sắp xếp nhân sự đối với các đơn vị, công chức, viên
chức, người lao động thuộc Học viện; cộng thêm nữa là các lớp bồi dưỡng do
Học viện tổ chức cũng ngày càng nhiều liên quan đến việc trao đổi, thông tin
tới nhiều cơ quan, tổ chức, học viên; triển khai xây dựng Đề án Vị trí việc
làm; Đề án cơ chế đặc thù; triển khai xây dựng Đề án thành lập Trung tẩm
Khảo thí và Kiểm định chất lượng công chức, viên chức; mở thêm mã ngành
đào tạo sau đại học… Hệ thống số thứ tự văn bản của Học viện HCQG được
đánh số theo 2 hệ thống, hệ thống số thứ nhất là đối với quyết định, hệ thống
số thứ 2 là đối với công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy
mời… Ngoài ra như hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường… đăng ký số
riêng.
2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản
Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ
tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Học viện HCQG là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ
Nội vụ, Học viện có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Học viện Hành chính Quốc gia
không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, dựa
trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được cấp có thẩm quyền giao, Học
viện HCQG có trách nhiệm tham mưu, đề xuất ý kiến về nội dung của văn
bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình đối
với Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định.
30

Đối với văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá
biệt), chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương
án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam
kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận,
giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu
chuyển, giấy biên nhận.
Ngoài ra, Học viện HCQG còn được phép ban hành một số loại văn bản
chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực giáo dục (văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng
nhận) và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài để phục
vụ hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động, tăng cường mối quan hệ đối
với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước của Học viện.
Vì vậy, có thể nói Học viện Hành chính Quốc gia có thẩm quyền ban
hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo đúng quy định của pháp
luật.
2.3.3. Về nội dung văn bản
Qua khảo sát, nhìn chung các văn bản được ban hành do Học viện
HCQG ban hành là van bản hành chính, nội dung văn bản chủ yếu mang nội
dung về lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học,… Vì vậy, các văn
bản được ban hành tương đối chính xác và đảm bảo được các yêu cầu.
Nội dung văn bản làm rõ được mục đích ban hành như văn bản này ban
hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Kết quả là gì?... Nội dung văn bản
thực tế, phù hợp với quy định, đảm bảo tính chính xác.
Các văn bản được ban hành đều có nội dung văn bản hợp pháp, phù
hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước,
không trái với pháp luật, quy định của cấp trên.
Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học, những văn bản do
Học viện HCQG ban hành đều có đầy đủ căn cứ pháp lý còn hiệu lực và căn
cứ thực tiễn, nội dung văn bản logic, bố cục chặt chẽ, không chồng chéo.
Nội dung văn bản Học viện HCQG ban hành đều phù hợp với hình
thức văn bản.
31

2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc
gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính cụ thể như sau:
Sơ đồ thành phần thể thức văn bản (Phụ lục 03, Tr72)
a. Quốc hiệu:
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dòng:
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được
trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 13
nét đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng
chữ in thường, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm
và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách
chữ; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng
chữ.
Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản.
Dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình
bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc
hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng.
Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “HỌC VIỆN HÀNH
CHÍNH QUỐC GIA” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New
Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng đậm, được đặt
canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng
chữ.
32

Cụ thể:
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA
c. Số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số
thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng
trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn
bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: Số: 25/QĐ-HCQG; Số: 28/TB-HCQG; Số: 55/HCQG-TCCB
d. Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
Địa danh Học viện Hành chính Quốc gia năm trên địa bàn thành phố
Hà Nội nên địa danh là Hà Nội.
Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng một dòng với số,
ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; các
chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và
ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2018.
e. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a [Phu lục 03, Tr72];
Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và
các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích
yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
33

Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng Sáng kiến năm 2018
Trích yếu nội dung của công văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ
chữ 12-13 in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu.
Ví dụ: Số: 239/HCQG-TCCB
V/v đề cử xét trao tặng Giải thưởng
Kovalevskaia năm 2018
f. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được ban hành theo bố cục phù
hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại và nội dung văn bản, văn
bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu, có thể được bố
cục theo phàn, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành
các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,
điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được trình bày tại ô số 6 [Phụ
lục 03, Tr74]; chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ
đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn là
6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng tối đa là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu phẩy [Phụ lục 07. Xem văn bản 01-02, Tr 108,109].
g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Giám đốc Học viện HCQG ký tất cả các văn bản do Học viện ban hành.
Cụ thể: GIÁM ĐỐC
Đặng Xuân Hoan
34

- Trường hợp ký thay Giám đốc thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào
trước chức vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Vũ Thanh Xuân
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức
vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ
Nguyễn Tiến Hiệp
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào
trước chức vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Huy Tùng
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bạy tại ô số 7a được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày canh giữa dưới quyền hạn,
chức vụ, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm tại ô số 7b.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
[Phụ lục 03, Tr72]
35

h. Dấu của cơ quan
Mẫu dấu của Học viện HCQG được khắc theo quy định, dấu tròn có
hình Quốc huy.
Việc đóng dấu trên văn bản của Học viện được thực hiện theo quy định
Điều 26 Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
Dấu của Học viện được trình bày tại ô số 8, khi đóng dấu lên chữ ký thì
dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên
một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; dấu chỉ đóng lên
văn bản có nội dung và thể thức đúng theo quy định.
[Phụ lục 03, Tr72]
k. Nơi nhận
- Phần nơi nhận tại ô số 9a [Phụ lục 03, Tr72]:
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, đứng.
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm sau đó là tên cơ quan hoặc tổ chức
hoặc cá nhân nhận văn bản; trường hợp công văn gửi cho 2 cơ quan, tổ chức,
cá nhân trở lên thì sau hai chấm là xuống dòng, sau đó là tên mỗi cơ quan, tổ
chức, cá nhân trình bày trên một dòng, đầu mỗi dòng có gạch đầu dòng, cuối
dòng có chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
Ví dụ: Kính gửi: Bộ Nội vụ
Hoặc:
Kính gửi:
- Bộ Nội vụ;
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b [Phụ lục 03, Tr72]:
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với
dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trá), sau có dấu hai
chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, chữ nghiêng, đậm.
36

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ 11, đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi
nhóm tên nhận văn bản trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch dòng sát
lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng gồm chữ “Lưu” sau đó hai
chấm, VT, dấu phẩy, chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như trên;
- ………..;
- Lưu: VT, TCCB.
Hoặc :
Nơi nhận:
- Các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện;
- ………..;
- Lưu: VT, TCCB.
Ngoài ra, thành phần thể thức khác có thể thêm vào tùy từng văn bản như:
Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: dùng chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 14.
Chỉ dẫn dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo.
Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản.
Địa chỉ cơ quan, email, số điện thoại, fax, địa chỉ trang thông tin điện
tử. Số trang văn bản
* Qua khảo sát thực tế về văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia,
đa số các văn bản của Học viện ban hành đã trình bày theo đúng thể thức và
kỹ thuật. Bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản trình bày sai quy định như
không in đậm, thiếu dấu hai chấm, gạch nét liền chưa đúng… dưới đây là một
số lỗi sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày tác giả xin nêu ra và
xin phép được sửa lỗi sai cụ thể như sau:
- Trình bày Quốc hiệu, chưa đúng theo quy định:
Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 [Phụ lục 08. Chi
tiết tại văn bản số 01, Tr138].
Lỗi sai: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Sửa đúng: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
37

- Trình bày phần tên cơ quan chưa đúng theo quy định:
Ví dụ: Công văn số 504/HCQG-TCCB ngày 18/4/2018 [Phụ lục 08.
Chi tiết tại văn bản số 02, Tr139]
Lỗi sai: BỘ NỘI VỤ
QUỐC GIA
Sửa đúng: BỘ NỘI VỤ
QUỐC GIA
- Trình bày phần địa danh, ngày tháng năm và đường kẻ dưới tên cơ
quan chưa đúng theo quy định
Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 phần địa danh chưa
canh giữa với Quốc hiệu và chưa trình bày trên cùng một dòng với số; công
văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 đường kẻ dưới tên cơ quan gạch
chưa đúng quy định [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 01, Tr138. 03, Tr140]
Lỗi sai:
BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUỐC GIA
Số:
Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017
Sửa đúng:
BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUỐC GIA
Số: Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017
- Trình bày phần trích yếu nội dung chưa đúng theo quy định:
Ví dụ 1: Công văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 [Phụ lục.
08 Chi tiết tại văn bản số 03,Tr140]
Lỗi sai:
V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi
kỳ thi nâng ngạch công chức
theo chỉ tiêu năm 2016
38

Sửa đúng: V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi
kỳ thi nâng ngạch công chức
theo chỉ tiêu năm 2016
Ví dụ 2: Kế hoạch số 187/KH-HCQG ngày 08/02/2018 có trình bày:
[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 04,Tr141]
Lỗi sai: KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ
05/2018/QĐ-TTg NGÀY 23/01/2018 CỦA THỦ
TƯỚNG CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Sửa đúng:
KẾ HOẠCH
Triển khai thực hiện Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg
ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Học viện Hành chính Quốc gia
[Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 05, Tr144]
Lỗi sai: KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG
TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KẾ HOẠCH
Sửa đúng: Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ
công chức, viên chức, người lao động
tại Học viện Hành chính Quốc gia
Ví dụ 4: Công văn số 1119/ HCQG-TCCB ngày 27/10/2017 có trình
bày: [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 06, Tr147]
Lỗi sai:
Công văn chưa có trích yếu nội dung văn bản
V/v cử tham dự “Lễ tuyên dương
Sửa đúng:
người có uy tín, nhân sỹ, trí thức và doanh nhân
tiêu biểu dân tộc thiểu số năm 2017”
- Trình bày phần chức vụ của người có thẩm quyền chưa đúng theo quy
định (trường hợp ký thừa lệnh):
39

Ví dụ: Thông báo số 172/TB-HCQG ngày 23/02/2016 [Phụ lục 08. Chi
tiết tại văn bản số 07, Tr148]
Lỗi sai: T/L. GIÁM ĐỐC
Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ
Sửa đúng: TL. GIÁM ĐỐC
Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ
- Trình bày phần nơi nhận chưa đúng theo quy định:
Ví dụ 1: Công văn số 632/HCQG-KHTC ngày 18/7/2017 có trình bày
[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 08, Tr149]
Lỗi sai: Kính gửi: - Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường
- Vụ Kế hoạch - Tài chính
Sửa đúng: Kính gửi:
- Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường;
- Vụ Kế hoạch - Tài chính.
Ví dụ 2: Quyết định số 1176/QĐ-HCQG ngày 11/4/2018 [Phụ lục 08.
Chi tiết tại văn bản số 9, Tr150]
Lỗi sai:
Sửa đúng:
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Giám đốc Học viện;
- Các Phó Giám đốc HV (để biết);
- Lưu: VT, TCCB.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Giám đốc Học viện;
- Các Phó Giám đốc HV (để biết);
- Lưu: VT, TCCB.
Ví dụ 3: Thông báo số 1801/TB-HCQG ngày 14/11/2018 có trình bày:
[Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 10, Tr151]
Lỗi sai:
Nơi nhận:
- Như trên;
- …..;
- Lưu VT, TCCB.
Sửa đúng:
Nơi nhận:
- Như trên;
- ……;
- Lưu: VT, TCCB.
[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 11, Tr152]
40

Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc

Similar to Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc (17)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo cáo thực tập Khoa Quản lý công Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.doc