Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH
: LÊ THỊ LỆ QUYÊN
: 1305QTVB050
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13B
HÀ NỘI -

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công
tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên
cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú
Thành. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và
chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo. Ngoài ra luận văn còn
sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ
chức khác nhau có trích nguồn gốc. Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình.
Hà Nội, tháng 5 năm 2017
Tác giả
Lê Thị Lệ Quyên
1

LỜI CẢM ƠN
Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ của
nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành, cho phép
tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ Khoa học và
Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập và nghiên cứu đề
tài.
Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn
Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo
tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ.”
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành
đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa
qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,
Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp và gián
tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài. Với điều kiện thời gian và kinh
nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót. Tôi rất mong
nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để tôi có
điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công tác sau
này./.
XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN !

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT Viết tắt Nghĩa đầy đủ
1. KH&CN Khoa học và Công nghệ
2. CNTT Công nghệ thông tin
3. QĐ; TT ;CT Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị
4. HC -TC Hành chính -Tổ chức
5. CBCC Cán bộ, Công chức
6. CTVT Công tác văn thư

MỤC LỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống
và quản lý văn thư hiện đại ...................................................................................... 15
Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ.......................................................... 22
Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư........................................... 27
Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản...................................................... 32
Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản ............................................. 33
Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản ...................... 34
Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản .......................... 35
Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản........... 39
Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản......................... 39
Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi ........................................................ 40
Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản........................ 49
Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf ................................................................ 56
Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số........................................ 56
Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản.......... 57

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................... 3
3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................. 5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................... 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................... 5
6. Giả thuyết nghiên cứu.......................................................................................... 6
7. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................... 6
8. Cấu trúc đề tài ...................................................................................................... 7
PHẦN NỘI DUNG ................................................................................................... 9
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ .. 9
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư........................................................................................................ 9
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư................................................................... 9
1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ................................. 10
1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
....................................................................................................................................... 15
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Văn phòng cấp Bộ...................................................................................... 17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG........................................ 21
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .................................................................... 21
2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ..................... 21
2.1.1. Lịch sử hình thành........................................................................................ 21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức .................................. 23
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ.................................................................................................... 24
2.2.1. Vị trí và chức năng........................................................................................ 24
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................................ 24

2.2.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................... 24
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ................................................................ 25
2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất ................................................................................ 25
2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư............................................................... 26
2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản............. 29
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản..... 31
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu............ 42
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ ................................... 43
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ........................................... 47
3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại
văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ................................................................. 47
3.1.1. Ưu điểm.......................................................................................................... 48
3.1.2. Hạn chế.......................................................................................................... 51
3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................. 52
3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức ...................................................................... 52
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế............................................................................ 54
3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ ...................................................................... 55
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư ........................................................................................... 55
3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số.................................................. 55
3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi,
đến trên mạng Vb.net.............................................................................................. 56
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 60

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay tự động hoá đã thúc đẩy nhanh chóng quá trình bùng nổ
thông tin, đặt ra cho các quốc gia, tổ chức doanh nghiệp trước những thời cơ
và thách thức mới. Điều này đòi hỏi những nhà lãnh đạo, quản lý phải có nhận
thức, tư duy linh hoạt luôn đổi mới để có chính sách phù hợp, thích ứng với
những thay đổi công nghệ.
Quản trị Văn phòng được xem là nghề của những người năng động và
chuyên nghiệp. Hiện nay nhu cầu nguồn lực về ngành Quản trị Văn phòng
trên thị trường ngày càng cao. Trong công tác Văn phòng một khâu nghiệp vụ
không thể thiếu của tất cả các cơ quan, tổ chức giữa các đơn vị, bộ phận với
nhau đó là bộ phận văn thư. Bộ phận Văn thư được xem như một “mắt xích”
trong chu trình của bộ máy văn phòng. Công tác Văn thư được hiểu là hoạt
động dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu.
Do vậy công tác Văn thư trong cơ quan là nơi diễn ra các hoạt động
giao nhận, trao đổi, xử lý thông tin. Trong đó công văn, giấy tờ là đối tượng
chủ yếu của công tác văn thư. Nên vai trò của công tác văn thư ngày càng
được tăng cường trong xã hội hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt
động quản lý ngày càng cao cấp thiết. Vì thế công tác văn thư ngày càng được
tổ chức hợp lý và tự động hoá ngày càng nâng cao chất lượng quản lý. Hiện
nay công tác văn thư được triển khai các hoạt động liên quan đến soạn thảo
văn bản, tổ chức và quản lý văn bản một cách khoa học.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho
các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một
1

cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện
được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT
vào công tác văn thư và Lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết
sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ
vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Được Nhà nước cụ thể hoá
ở các văn bản như Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày
29/06/2006, Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt
động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Nghị định số 64/2007/NĐ -
CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan Nhà nước, văn bản trên đề cập về các cơ quan hành
chính Nhà nước gồm các cơ quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính
phủ về việc công khai, minh bạch trên môi trường mạng, quy định việc bảo
mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, sử dụng nguồn
nhân lực trong công nghệ thông tin.
Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ
công việc trên môi trường mạng. Nội dung của Công văn số 139 đề cập tới
việc thống nhất việc quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc thống nhất giữa
các cơ quan hành chính Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội từ TW đến
địa phương. Đồng thời quy định trên cơ sơ tuân thủ các quy định hiện hành về
quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hiện nay
việc ban hành các văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin còn
nhiều văn bản khác nhưng các văn bản trên đây được áp dụng nhiều trong các
cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ.
2

Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Tôi nhận thấy trong
công tác văn thư tại văn phòng Bộ thì đã ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư. Đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Nhưng vẫn
còn một số số nội dung trong công tác văn thư chưa được ứng dụng công nghệ
thông tin. Đây cũng chính là một trong những hạn chế của công tác văn thư
tại Văn phòng Bộ. Để khắc phục được điều này thì lãnh đạo Bộ cần quan tâm
hơn nữa đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Đặc
biệt là cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế tại Văn
phòng Bộ. Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và công nghệ”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài ứng dụng CNTT là một vấn đề được các nhà nghiên cứu, các nhà
quản lý, các cấp ngành quan tâm nó không chỉ là thước đo chất lượng công
việc hành chính của cơ quan mà còn đòi hỏi cao về bảo mật thông tin. Chủ đề
này đã có một số bài nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết về
vấn đề này.
Chủ đề Ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư được đề cập trong đề
tài nghiên cứu của ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin
học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ”. Nội dung
của đề tài đề cập tới các lý luận của việc ứng dụng tin học trong công tác văn
thư. Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hiện hành.
Tiếp đến TS. Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận về
ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư và Lưu trữ với cuốn sách “Tin học
và đổi mới quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nxb chính trị quốc gia
năm 1994. Cuốn sách này đề cập chủ yếu đến vai trò của ứng dụng CNTT và
3

việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp nữa là báo cáo
khoa học số 27 của Th.s Nguyễn Mạnh Cường với tên đề tài: “Tìm hiểu một
số ứng dụng tiến bộ CNTT trong quản lý văn bản đi - đến trong công tác văn
thư tại một số cơ quan”. Bài viết này phản ánh thực trạng tại các cơ quan tổ
chức hiện nay đã ứng dụng những tiến bộ của CNTT trong việc quản lý văn
bản đi, đến. Từ đó nâng cao nhận thức của CBCC trong việc đẩy mạnh tiến bộ
CNTT vào công tác văn thư.
Ngoài ra các báo cáo, khoá luận, các đề tài nghiên cứu của sinh viên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại Học Khoa học xã hội và Nhân
văn như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ” của nhóm sinh viên Đinh Tuấn Phương Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội. Bài viết của nhóm sinh viên bàn luận về thực trạng tại Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng những thành tựu, những phần
mềm trong công tác quản trị Văn phòng. Trên cơ sở đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng cấp Bộ.
Tiếp nữa bài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài : “Vai trò của ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ phần
Hoàng Gia” của sinh viên Nguyễn Văn Nam. Báo cáo khoa học của sinh viên
Phùng Thị Thu Huyền với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư tại Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn”. Đây là những đề tài mang tính chất tham khảo việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư tại một số cơ quan. Mỗi đề tài đều có một
hướng tiếp cận khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư. Các đề tài nêu trên hầu hết đề cập đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin ở một số nội dung trong công tác văn thư. Tiếp đến với đề tài của
mình tôi tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
mang tính khái quát và tổng hợp về các nội dung đã được ứng dụng công
4

nghệ thông tin đã giải quyết được vấn đề nào, các nội dung liên quan đến việc
ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan văn phòng Bộ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Từ thực tế việc tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Những
công việc, những quy trình đã được ứng dụng CNTT, những quy trình chưa
được ứng dụng CNTT. Để từ đó tìm kiếm những giải pháp phù hợp nhằm
hoàn thiện, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng công việc.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung làm rõ một số nhiệm vụ cụ thể sau:
Thứ nhất, từ việc tìm hiểu cơ sở khoa học về công tác văn thư, vai trò
của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan tổ
chức hiện nay.
Thứ hai, trên cơ sở hiểu rõ về lý luận đi sâu tìm hiểu thực trạng việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ. Hiện nay những phần mềm công nghệ, những thiết bị kết
nối, cơ sở dữ liệu nào đang ứng dụng trong công tác văn thư. Trong công tác
văn thư thì những nội dung đã áp dụng ứng dụng công nghệ, nội dung nào vẫn
chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin.
Thứ ba, từ cái nhìn thực tế cần đưa ra nhận xét đánh giá trực quan về
vấn đề này. Để từ đó cần đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
5

Phạm vi nghiên cứu: Trong các nội dung nghiên cứu ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đề tài tập trung nghiên cứu vào phần
trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn
bản. Ngoài ra đề tài không nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực liên
quan về nghiên cứu khoa học.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Từ những hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư
từ trước đến nay khi chưa ứng dụng ứng dụng các thành tựu của lĩnh vực khoa
học công nghệ. Để khắc phục điều này và giúp tiết kiệm các nguồn lực hiện
có cần có những lý luận, thực tiễn để khuyến nghị các giải pháp nâng cao việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Đề tài nhằm góp một phần nhỏ trong việc đổi mới về ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ từ những quy trình
cần được ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt là ứng dụng trong việc quản
lý và xử lý văn bản.
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên
cứu sau đây:
- Phương pháp tổng hợp: Đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác
văn thư (số lượng văn bản đi, đến, lập hồ sơ…). Tổng hợp hiện nay tại văn
phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ở những
khâu nào để làm cơ sở xây dựng các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả.
- Phương pháp so sánh, phân tích: Trên cơ sở tổng hợp được, đề tài
phân tích, so sánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay.
6

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Sử dụng mẫu câu hỏi người hỏi và
người trả lời để đánh giá về mức độ hài lòng về việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào tại văn phòng Bộ qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư.
Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê,
phương pháp thu thập tài liệu. Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu,
gắn nghiên cứu lý luận với thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối của Đảng
Nhà nước. Đồng thời tham khảm có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học
đã công bố của các tác giả có liên quan.
8. Cấu trúc đề tài
Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư
Là việc hiểu và nắm rõ các khái niệm và nội dung trong việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các khái niệm và các nội dung trên
được khẳng định qua những văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định về
ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư. Từ những lý luận đã được khẳng
định về mặt pháp lý thì thực tế việc áp dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư đối với các cơ quan Văn phòng đã áp dụng vào những nội dung
nào và kết quả của việc áp dụng thành tựu đó. Trên đây chính là cơ sở khoa
học để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Chương 2. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
tại Bộ KH&CN
Dựa trên cơ sở khoa học về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn tại
Văn phòng các cơ quan cấp Bộ hiện nay. Thì thực tế việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã
áp dụng vào những nội dung nào trong các nôi dung : soạn thảo văn bản; quản
lý và xử lý văn bản; quản lý hồ sơ và con dấu. Những kết quả của việc áp
7

dụng thành tựu đó so với việc chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin tại
văn phòng bộ có khác biệt.
Chương 3. Giải pháp và kiến nghị việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Từ thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Trên cơ sở thừa nhận những ưu điểm của việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Thì những khó khăn, hạn
chế về các nguồn lực là một trong những yếu tố để việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào văn thư chưa phát huy được hết các hiệu quả. Để khắc phục
những khó khăn trên thì những giải pháp và kiến nghị giúp cho công tác văn
thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng hiện đại thích ứng
với xu thế hội nhập hiện nay.
8

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG CẤP BỘ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế ...dùng để ghi chép và
truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển
giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư
và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức.
Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ -
CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là
khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành
văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1]
Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong
công tác văn thư. Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính.
1.1.1.2. Nội dung Công tác Văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội
dung:
9

- Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên
trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các
công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban
hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ
chức cũng phải thực hiện.
- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết
gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi.
+ Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ
các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến.
+ Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và
ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là
văn bản đi.
- Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính
hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước
trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
- Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là
quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng
trong công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc.
1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
1.1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin
Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần
đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
10

nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc
biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ. Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết
đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công
nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ -
CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở
nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin
(CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ
thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và
tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục
vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các
hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó
góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát
triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn
thông và tự động hoá”.[1]
Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công
nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và
tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.
Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi
trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
1.1.2.2. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao
gồm các nội dung sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn
thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản
pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm
soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho
11

lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn
phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn
thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn
thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn
bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn
bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng
con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể
hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử
dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện.
Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một
thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó
người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký
được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng
con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản. Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng
chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng
02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch
điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý
của chữ ký số.
Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng
trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu
lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp
lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử
dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ
quan, tổ chức.
12

Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.
Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư
theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại
nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống
CTVT hiện đại khi ứng dụng
CNTT
Là hoạt động bao gồm các Là hoạt động bao gồm các công
công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn
hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu
Khái niệm
và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động
trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ
quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
và bảo quản con dấu. dụng chữ ký số.
Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy
Văn bản, tài liệu điện tử.
Văn bản, tài liệu giấy.
Nội dung
Soạn thảo và ban
hành Văn bản giấy Máy tính
văn bản
Đúng thẩm quyền.
Yêu cầu chung Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn
phong trong sáng
Duyệt văn bản Bằng bản giấy Bằng bản điện tử
Kiểm tra thể thức
Thể thức và nội dung văn bản
trước khi ban hành
13

Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí
Ký văn bản Ký bằng chữ ký trực tiếp
mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người ký với tư
cách cá nhân.
Xác định giá trị Đóng dấu lên văn bản Gắn chữ ký số lên văn bản.
Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều Tiếp nhận văn bản đến qua
Tiếp nhận, đăng ký nguồn khác nhau. mạng.
văn bản đến Đăng ký văn bản bằng hệ Đăng ký văn bản đến bằng phần
thống sổ sách. mềm.
Trình chuyển giao văn
Bằng viết tay Qua mạng
bản đến
Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải Bằng sổ sách Bằng phần mềm
quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức,
hình thức và kỹ thuật Bằng bản giấy. Bằng bản điện tử.
trình bày
Ghi số, ký hiệu và
ngày tháng của văn Bằng giấy Máy tính
bản
Đóng dấu cơ quan và
Chữ ký số ký bởi khóa bí mật
tương ứng với chứng thư số cấp
dấu chỉ mức độ khẩn,
Con dấu cho người có thẩm quyền ký số
mật (nếu có)
với tư cách đại diện của cơ quan,
đơn vị.
Đăng ký văn bản đi Bằng sổ sách Bằng phần mềm.
Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi việc Bằng tay Qua mạng
giải quyết văn bản đi
14

Lưu văn bản đi Bản giấy Máy tính
Lập hồ sơ hiện hành
và nộp lưu vào lưu
trữ
Mở hồ sơ Bìa hồ sơ bằng giấy Hồ sơ ảo bằng phần mềm.
Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình Bản giấy, bằng tay Bản điện tử, bằng phần mềm.
theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ
Giao nộp hồ sơ, tài
Bản giấy, bằng tay
liệu Bản điện tử, bằng phần mềm
vào Lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấy do Quản lý và sử dụng chữ ký số:
Quản lý và sử dụng
Bộ công an cấp Chữ ký do ban cơ yếu của Chính
con dấu
phủ (Bộ Quốc phòng) cấp.
Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn
thư truyền thống và quản lý văn thư hiện đại
Qua bảng 1.1 thấy được sự khác nhau cơ bản giữa hai phương thức
quản lý trong công tác văn thư. Nhận thấy qua việc quản lý công tác văn thư
theo phương pháp hiện đại đem lại hiệu quả cao hơn. Nhưng hiện nay tại các
cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng cả hai phương thức trên.
1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm rất thiết thực góp
phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Để lĩnh vực công nghệ thông
tin trong công tác văn thư được quán triệt thực hiện theo đúng quy định thì
việc ban hành các văn bản quy định về vấn đề trên đã được nhà nước cụ thể
hoá bằng một số văn bản sau:
15

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về việc
ban hành công tác văn thư. Nôi dung của Nghị định 110/2004 đề cấp tới các
khái niệm về công tác văn thư, các nôi dung trong công tác văn thư và việc
quản lý và sử dụng con dấu. Đây là văn bản pháp lý được Chính phủ thông
qua và được sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước, hành chính sự
nghiệp.
- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản trên đề cập những vấn đề sửa đổi một
số điều và bổ sung một số điều tại Nghị định 110/2004 trong đó sửa đổi khoản
1 điều 5 liên quan đến thể thức ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hành chính. Tiếp đến sửa đổi điều 19 việc lưu văn bản đi bản gốc lưu tại
bộ phận văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ.
- Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006.
Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin,
các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin. Trong nội dung của Luật công nghệ thông tin gồm
05 chương. Tại mục 2 của Chương 2 quy định các nội dung cơ bản của ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính Nhà nước. Nội dung
chính của mục 2 đề cập đến các điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin,
các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hoạt động của cơ
quan Nhà nước trong môi trường mạng, xây dựng các trang thông tin điện tử.
Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Luật công nghệ thông tin có
tác động rất lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư là việc hướng tới việc xây dựng
các phần mềm quản lý văn bản, các hoạt động được diễn ra trong môi trường
mạng, xây dựng mô hình chính phủ điện tử.
16

- Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng. Văn bản đề cập tới nội dung về việc hướng
dẫn và quản lý văn bản trên môi trường mạng, lập hồ sơ trên môi trường
mạng. Các quy trình để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm các bước
khác nhau. Các yếu tố thông đầu vào và các yếu tố thông tin đầu ra có quy
định trong Công văn 139/VTLLTNN –TTTH.
Tiếp đến Chỉ thị số 15/CT- TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước. Các
văn bản trở về trước của Chính phủ nhằm hướng tới nội dung ứng dụng công
nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý Nhà nước về sử dụng văn bản điện
tử trong các hoạt động quản lý, trao đổi qua môi trường mạng. Tuy nhiên các
cơ quan Nhà nước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực
sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ,
tiết kiệm chi phí, thời gian. Việc ban hành Chị thị 15/CT-TTg nhằm thúc đẩy
và quy định rõ hơn phương hướng làm việc qua môi trường mạng với văn bản
điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân Tỉnh từ Trung ương
đến địa phương.
Như vậy các văn bản Luật, Chỉ thị, Nghị định là các văn bản có giá trị
pháp lý áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức từ TW đến địa phương. Nhằm
mục đích tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc
biệt là ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Văn phòng cấp Bộ
Thực tiễn việc triễn khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư được thực hiện vào 04 công việc chính:
- Trước hết việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc soạn thảo văn bản. Nhờ sự phát triển của khoa học và công nghệ thay vì
17

việc soạn thảo văn bản thông thường bằng việc viết tay hay đánh máy chữ.
Hiện nay việc soạn thảo văn bản ở tất cả các Văn phòng cấp Bộ 100% đều sử
dụng trên máy tính. Với sự hỗ trợ của bộ phần mềm soạn thảo Microsoft
office. Trong bộ phần mềm Mircrosoft word với các phiên bản: Microsoft
word 2003, 2007, 2010, 2016. Ngoài việc tuân thủ các quy định việc về thể
thức các văn bản pháp luật quy định. Phần mềm này cho phép gõ chữ ở nhiều
dạng phông khác nhau. Nhưng phông chữ chủ yếu dùng hiện nay là Time new
Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:20001 (bộ mã unicode). Ngoài
ra việc soạn thảo trên máy tính nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và cán bộ
văn thư có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản dễ dàng. Sau khi soạn thảo văn bản
nhờ có bộ Ram xử lý trong máy tính có thể lưu văn bản và gửi trực tiếp tới cá
nhân cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng Internet. Các văn bản
chủ yếu được soạn thảo tại Văn phòng Bộ là các văn bản hành chính, chuyên
nghành như: Thông tư, Quyết định, Nghị Quyết, Chỉ thị …
- Thứ hai, trong quản lý và giải quyết văn bản. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản là việc sử dụng các phần
mềm quản lý văn bản. Tuỳ theo tình hình thực tế, quy định cơ cấu tổ chức và
chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng Bộ quy định về việc quản lý
và giải quyết văn bản trong công tác văn thư khác nhau nên việc sử dụng các
phần mềm quản lý sử dụng sẽ khác nhau. Các phần mềm quản lý văn bản
được sử dụng hầu hết hiện nay tại các cơ quan Văn phòng Bộ như: eDoc.Tc;
Cloud office; Moffice ; Coffice; Qoffice. Tại văn phòng cấp Bộ là cơ quan
cấp Nhà nước Trung ương nên hằng ngày phải tiếp nhận hằng trăm văn bản
đến, ban hành văn bản đi. Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
quản lý văn bản là rất cần thiết. Thực tiễn tại Văn phòng Bộ Tài chính đã ứng
dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản là sử dụng phần
mềm quản lý văn bản eDoc.Tc và đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.
18

Từ năm 2006, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp cùng Văn
phòng Bộ xây dựng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho cơ quan
Bộ Tài chính. Đến năm 2011, chính thức triển khai diện rộng cho 24 Vụ, Cục.
Chương trình đã đáp ứng được các mảng nghiệp vụ gồm: công tác quản lý văn
bản; quản lý nghiệp vụ lưu trữ; quản lý phòng họp; quản lý đoàn xe ô tô của
cơ quan Bộ và quản lý lịch làm việc của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị.
Hệ thống phần mềm đã cho phép tin học hóa toàn bộ các quy trình
nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh
đạo…với khả năng liên văn phòng giữa văn phòng Bộ và các Vụ, Cục thuộc
Bộ và vận hành tập trung trên một cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất. Nhờ thế,
100% công văn đến Bộ chuyển qua phòng Hành chính được phòng Hành
chính nhập vào hệ thống và luân chuyển điện tử đến phòng Thư ký (đối với
các phiếu trình, phiếu gửi, giấy mời Bộ họp) hoặc chuyển thẳng về các vụ,
cục (đối với các văn bản chuyển thẳng không qua trình Bộ) giúp các bộ phận,
cán bộ có liên quan biết được công việc cần xử lý. Hiện nay hầu hết văn thư
các đơn vị đã khai thác sử dụng chương trình để quản lý và tiếp nhận văn bản
điện tử do phòng Hành chính (Văn phòng Bộ) chuyển qua phần mềm.
-Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con
dấu. Ngoài việc quản lý và sử dụng con dấu đóng trực tiếp lên văn bản hiện
nay. Các cơ quan, tổ chức thuộc Văn phòng cấp Bộ đã sử dụng các phần mềm
chữ ký số và chữ ký điện tử. Thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư
08/2016/TT– BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng về việc quy định
cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực và chữ ký số chuyên dùng
cho các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội. Việc sử dụng và cung
cấp dịch vụ chữ ký số chuyên dùng phục vụ cho cơ quan Đảng, Nhà nước là
Cục chứng thực và bảo mật thông tin thuộc ban cơ yếu Chính phủ quản lý.
Nên việc bảo mật thông tin khá cao. Thực tế việc sử dụng dụng chữ ký số và
19

chữ ký điện tử để thay thế việc đóng dấu lên văn bản vẫn chưa được áp dùng
ở hầu hết các Văn phòng Bộ hiện nay. Các cơ quan văn phòng Bộ hiện nay
vẫn áp dụng chủ yếu việc đóng dấu lên văn bản để đảm bảo tính pháp lý.
-Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và lưu văn
bản. So với việc lập hồ sơ trước đây khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin.
Công việc sau khi giải quyết xong các cán bộ văn thư thực hiện việc lập hồ sơ
để nộp vào lưu trữ. Nhưng thông thường việc lập hồ sơ được thực hiện vào
cuối năm. Nên dẫn đến tình trạng rất nhiều hồ sơ tài liệu bó gói, bị mất mát
trong quá trình nộp lên lưu trữ dẫn đến khi nộp lên lưu trữ không đầy đủ tài
liệu. Với thực trạng trên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu lập hồ
sơ là rất cần thiết. Lợi ích của xây dựng các phần mềm quản lý hồ sơ và công
việc giúp cho cán bộ văn thư có thể lưu trữ các văn bản theo số thứ tự khác
nhau, dưới nhiều dạng file như: doc, pdf. Tại văn phòng cấp Bộ hằng ngày
phải tiếp nhận các loại văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau nên việc tra tìm
bằng phần mềm là rất cần thiết. Nhưng trong khâu lập hồ sơ công việc việc
ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và lưu trữ các
văn bản tài liệu. Tài liệu trong hồ sơ chỉ mới giai đoạn sản sinh, chưa có sự
phân loại hồ sơ. Do đó vẫn phải có sự can thiệp yếu tố con người.
Thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại
Văn phòng cấp Bộ chủ yếu vào nội dung quản lý và giải quyết văn bản bằng
phần mềm quản lý.
Thật vậy từ việc tìm hiểu dựa trên ba cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ
sở thực tiễn tác giả đưa ra những cơ sở khoa học chung nhất về việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư hiện nay. Đây là những cơ sở nền
tảng để đi sâu phân tích thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư của một cơ quan tổ chức cụ thể.
20

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ
2.1.1. Lịch sử hình thành
Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học
Nhà nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 16-SL ngày 4/3/1959
của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban
UBKHNN sang Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng
và hoàn thiện. Trong quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách
nhiệm quản lý về KH&CN ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý
KH&CN của Bộ đã phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có
hiệu quả.
Quá trình hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ đã
trải qua 05 giai đoạn hình thành và đổi tên :
Giai đoạn 1959 – 1965: Đây là giai đoạn xây dựng và hoàn thiện hệ
thống tổ chức và quản lý khoa học từ TW đến địa phương. Uỷ ban Khoa học
Nhà nước có chức năng đảm bảo và hoàn thành kế hoạch về khoa học và kỹ
thuật.
Giai đoạn 1965– 1975: UBKHNN chia tách làm 2 cơ quan: Uỷ Ban
Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Giai đoạn 1975- 1985 đây là giai đoạn cả nước đang khẩn trương xây
dựng CNXH ở miền bắc và đấu tranh chống biên giới xâm lược. UBKH &
KTNN lúc này chịu trách nhiệm về quản lý khoa học kỹ thuật trong phạm vi
cả nước.
21

Giai đoạn 1985 – 1992 đây là giai đoạn có những thay đổi quan trọng
trong cả nước với sự thay đổi cơ chế từ tập trung sang cơ chế thị trường. Năm
1990 UBKH & KTNN đổi tên thành UBKHNN thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội.
Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ
Giai đoạn 1992 - 2002: Bộ Khoa học và Công nghệ và Môi trường
được thành lập thành hiện chức năng quản lý nhà nước về nghiên cứu khoa
học, phát triển công nghiệp, tiêu chuẩn hoá, sở hữu trí tuệ.
Đây là giai đoạn chuyển đổi cơ chế quản lý từ loại hình uỷ ban sang
một cơ cấu ngành: Ngành quản lý Khoa hoc và công nghệ. Từ tháng 8/2002,
Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về KH& CN, tiêu chuẩn đo lường chất lượng, năng lượng nguyên tử.
22

Giai đoạn từ 2002 đến nay đất nước đang trong giai đoạn đẩy mạnh
công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập kinh tế quốc tế, giúp Bộ trưởng tập
trung hơn nữa các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về KHCN trong phạm vi cả
nước. Khẳng định vị thế của Bộ trong việc điều phối thúc đẩy các hoạt động
khoa học.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Chức năng
Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa
học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu
chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ
công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ chủ yếu là việc
ban hành các văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Chỉ Thị, Quyết định
thuộc lĩnh vực của Bộ sau khi ban hành.
Các nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số
20/2013/NĐ - CP ngày ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công
nghệ. Đây là văn bản mới nhất quy định đầy đủ về chức năng và nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. (xem tại Phụ lục 01)
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Theo Nghị định 20/2013/NĐ –CP ngày 26/12/2013 cơ cấu tổ chức của
Bộ bao gồm : 11 Vụ và Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ có chức năng tham mưu
giúp việc cho Bộ trưởng trong các hoạt động hành chính của cơ quan. Bên
cạnh đó có 07 Cục và Tổng Cục là các các cơ quan quan lý nhà nước chuyên
ngành của Bộ KH&CN. Viện nghiên cứu và tạp trí, trung tâm thực hiện chức
23

năng nghiên cứu về lĩnh vực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ. ( Sơ đồ cơ
cấu tổ chức tại phụ lục 01)
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ.
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập theo Quyết định
số 886/QĐ - BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ Trưởng Bộ Khoa học và Công
nghệ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ.
2.2.1. Vị trí và chức năng
Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa
học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu
chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ
công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật.
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Các nhiệm vụ và quyền hạn được thực hiện qua hai nhiệm vụ chính:
tham mưu – tổng hợp và đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất nhằm phục vụ
các hoạt động của cơ quan. (xem tại phụ lục 02)
2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp
với bàn bạc tập thể. Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh văn phòng và giúp việc
Chánh văn phòng có 03 Phó Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổ
nhiệm là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ
KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các
Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác
của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ
được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc
24

được giao; các Phó Chánh Văn phòng Bội trưởng Bộ KH&CN bổ nhiệm,
miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng.
Hiện nay Văn phòng Bộ gồm 07 phòng chức năng. Mỗi phòng tuỳ theo
chức năng, nhiệm vụ đảm nhận các công việc khác nhau. Tuỳ theo vị trí việc
làm Chánh Văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định
cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại phòng
trên cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp
trưởng, phó các phòng được thực hiện theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp
quản lý của cán bộ của Bộ.
Nằm trong các nhiệm vụ liên quan đến công tác tác văn thư. Theo quyết
định số 18/QĐ –VP ngày 14/02/2014 về việc thành lập phòng Hành chính –
Tổ chức có chức năng đảm bảo công tác hành chính và công tác văn thư tại
Văn phòng Bộ. Theo chức năng và nhiệm vụ hiện nay phòng Hành chính -Tổ
chức đã bố trí nhân sự gồm 07 CBCC. Tất cả các CBCC đều được bố trí vị trí
việc làm phù hợp và đều được biên chế Nhà nước.
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ được
xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Vì đây được xem là một trong
những khâu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác hành chính.
Nhận thức được vấn đề trên lãnh đạo Bộ trên cơ sở thực hiện theo quy định
Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng. Để thực hiện được điều này cần có sự chỉ đạo và
quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng các phần mềm quản lý và điều kiện cơ
sở vật chất cần được đầu tư. Đặc biệt là yếu tố nguồn nhân lực.
2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất
25

Những năm gần đây, Phòng HC –TH luôn được trang bị cơ sở vật chất
hiện đại phục vụ công tác văn thư của cơ quan. Hệ thống cơ sở vật chất không
ngừng được cải thiện, nâng cao đáp ứng yêu cầu đặt ra về hiện đại hoá công
tác này.
Trong quá trình xây dựng phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Bộ Khoa
học và Công nghệ đã được thiết kế theo mô hình văn phòng hiện đại (Văn
phòng Mở) phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Bên ngoài phòng làm việc: Với vị trí tại tầng 01 toà nhà trụ sở Bộ
KH&CN bên ngoài có cửa giao dịch công văn đi - công văn đến làm bằng
kính trong suốt, thuận tiện cho việc giao dịch với bên ngoài cơ quan, đặc biệt
không gây ảnh hưởng với cán bộ làm việc bên trong.
Bên trong phòng làm việc: bố trí rộng rãi, khang trang, thuận tiện cho
việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Hệ thống trang thiết bị hiện đại phục
vụ cho công tác văn thư : 08 máy tính, 02 máy photo, 01 máy fax, 03 máy
scan, 01 máy in, 01 máy huỷ tài liệu.
Tất cả các máy tính được đặt tại phòng làm việc đều được kết nối
Internet hoặc kết nối mạng LAN. Máy tính được cài đặt chương trình riêng
của công tác văn thư là phần mềm quản lý văn bản. Theo số liệu khảo sát tại
phòng Hành chính – Tổ chức về việc sử dụng cơ sở vật chất trong việc ứng
dụng CNTT vào công tác văn thư thì 89% CBCC đồng ý việc ứng dụng các
trang thiết bị hiện đại vào công tác văn thư là rất cần thiết. Nó hỗ trợ đắc lực
cho công việc soạn thảo, lưu trữ và chuyển giao văn bản, quản lý con dấu
được đầy đủ đúng trình tự, nhanh chóng và hiệu quả.
2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư.
Để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được hiệu quả không chỉ
yếu tố cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng. Bởi lẽ, dù cơ
quan có trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà người sử dụng không biết quản lý
thì sẽ dẫn đến công việc trì trệ, lãng phí thời gian, nguồn tài nguyên. Tại Bộ
26

Khoa học Công nghệ lãnh đạo cơ quan rất chú trọng đến công tác đào tạo, bồi
dưỡng. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Văn thư, Lưu trữ nhằm nâng cao năng
lực thực thi công vụ đảm bảo thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ được
giao. Trong thời gian qua công tác ĐTBD tại Văn phòng của Bộ KH&CN đã
có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC và
công tác cải cách hành chính.
Theo như kết quả khảo sát ngắn CBCC phòng HC - TC sử dụng các
phần mềm phổ biến hỗ trợ trong công tác văn thư.
STT Tên phần mềm Chức năng
Phân quyền sử Mức độ sử
dụng dụng
Phần mềm soạn thảo văn bản
Microsoft Office Word Soạn thảo văn bản Toàn cơ quan Thường
2010 xuyên
1
Microsoft Office Excel Tạo bảng biểu Toàn cơ quan Thường
2010 xuyên
Microsoft Office Tạo Slide trình Trưởng các đơn Không
Powerpoint chiếu vị, bộ phận thường
xuyên
Cho phép đánh
2
Phần mềm gõ chữ Tiếng máy bằng tiếng
Toàn cơ quan
Thường
Việt Unikey việt, chính sửa xuyên
phông chữ
Phần mềm quản lý văn
Quản lý văn bản đi, Văn thư cơ quan
Thường
3 đến và quản lý hồ và Chánh văn
bản Xuyên
sơ phòng
Cho phép kết nối
4
Trình duyệt Web:Google với cổng thông tin
Toàn cơ quan
Chrom, Firefox điện từ nhờ việc
kết nối Internet.
Phần mềm Chat, Yahoo,
Không
5 Phần mềm trao đổi thường
Messager
xuyên
6
Thư điện tử: Gmail, Gửi thư điện tử qua Thường
Email mạng xuyên
Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư
27

Qua bảng 2.1 nếu trên có thể thấy rằng tại văn phòng Bộ việc ứng dụng
các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư là rất cần thiết. Đặc biệt là các
phần mềm sử dụng thường xuyên là phần mềm Microsoft Word, phần mềm
gõ chữ Unikey được sử dụng toàn bộ trong cơ quan. Ngoài ra còn sử dụng
phần mềm dành riêng cho cán bộ văn thư và Chánh văn phòng là phần mềm
quản lý văn bản. Tại phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm 04 CBCC phụ
trách về văn thư đã có kinh nghiệm nhiều năm về chuyên môn nghiệp vụ. Qua
việc khảo sát từ đánh giá năng lực thực tế được biết đội ngũ cán bộ, công
chức phụ trách lĩnh vực văn thư đều có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu
công việc.
Ngoài ra có còn sử dụng thành thạo tin học văn phòng, biết sử dụng
phần mềm quản lý văn bản. Hằng năm được sự chỉ đạo quan tâm của lãnh đạo
Bộ thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, vận
hành các phần mềm quản lý văn bản. Ngày 28/11/2016, Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ phối hợp với Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn về phần
mềm quản lý công việc. Tham dự lớp tập huấn, có đại diện lãnh đạo các đơn
vị và một đầu mối tiếp nhận công việc kể từ ngày 1/12/2016, Bộ KH&CN yêu
cầu thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ triển khai công tác theo dõi, xử lý cập
nhật tiến độ thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ qua hệ thống xử lý văn
bản đến, văn bản đi, phiếu trình, đặt lịch công tác của Lãnh đạo Bộ tại địa chỉ
http://vbdh.most.gov.vn. Tại lớp tập huấn, các cán bộ đã được nghe và hướng
dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc: Văn bản đến;
Văn bản dự thảo - phiếu trình; Văn bản đi; Hồ sơ - Công việc. Sau thời gian
thử nghiệm, phần mềm được áp dụng đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ
KH&CN. Các đơn vị cũng có thể áp dụng phần mềm này phục vụ quản lý
công việc nội bộ tại đơn vị mình.
28

Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình thực tế cũng như việc ứng dụng công
nghệ thông tin tại văn phòng Bộ. Tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn
trực tiếp cán bộ văn thư đã có kinh nghiệm về công tác văn thư và tổng hợp ở
dưới dạng phiếu câu hỏi.
( xem phụ lục 03)
2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế
cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều
hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện
đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra
văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn
bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với
văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho
việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực.
Tại Văn phòng Bộ quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình
tự gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận
văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về
văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để
phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản
thể hiện như thế nào cho hợp lý?
+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: Đây là công việc quan
trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt,
chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp
với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó
29

phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn
bản ban hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu.
+Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc
Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo
xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp
lý chưa.
+Bước 6: Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo
phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tại Bộ KH&CN
toàn bộ công việc soạn thảo được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm
soạn thảo Microsoft office 2010.
Các quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Văn bản
hành chính, văn bản QPPL, mẫu chữ và trình bày thể thức văn bản và bản sao,
viết hoa.. đều tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản. Phông chữ sử
dụng để soạn thảo văn bản của Bộ là Phông Time New Roman theo tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Như vậy lợi ích mà
phần mềm đem lại khi quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể
sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong
văn bản để tạo nên một bản thảo sạch đẹp mà không tốn nhiều thời gian như
soạn thảo bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông
chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng. Đối với các văn
30

bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn
bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo
nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản
sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán
bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc
lương…); công điện.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung
về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính
khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản. Việc
soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình
trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng công tác
nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp
thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc cũng
như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân
viên soạn thảo.
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản
2.3.4.1. Sơ lược về phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản trên mạng Vb.net đang được sử dụng ở tất
cả các phòng, đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Chương trình này
được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ, hoạt
động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ, gửi văn bản
xuống các cục, sở, ngành, thông qua việc tin học hoá từng bước quy trình tiếp
nhận, quy trình quản lý văn bản, quy trình quản lý văn bản hồ sơ và gửi nhận
văn bản điện tử.
Chương trình quản lý văn bản được thiết kế trên máy tính cá nhân kết
nối Internet. Phần lớn dữ liệu đếu sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0 trở lên
vì thế các cán bộ văn thư không cần phải cài đặt thêm phông chữ khác. Với
31

giao diện thuận tiện, chức năng dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là cán bộ
văn thư cập nhật thông tin văn bản nhanh chóng.
Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản
Chương trình hoạt động chủ yếu trên môi trường mạng vì thế mỗi phân
quyền truy cập đều phải đăng nhập ID và mật khẩu riêng để đảm bảo tính bảo
mật và an toàn cho dữ liệu văn thư.
Yêu cầu: Máy tính phải có kết nối mạng Internet và cài đặt trình duyệt
Mozilla Firefox để thực hiện đăng nhập phần mềm.
Tài khoản, mật khẩu: Sẽ được Trung Tâm Tin học và Văn phòng Bộ
khoa học công nghệ cấp số ID và password.
Đường dẫn vào phần mềm: /http://vb.most.gov.vn.
Cách đăng nhập:
Bước 1: Mở trình duyệt Mozilla Firefox
Bước 2: Gõ chính xác đường dẫn vào thanh địa chỉ của trình duyệt.
Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ đăng nhập, gõ chính xác Tài
khoản, Mật khẩu, Mã bảo vệ, sau đó click vào Đăng nhập.
32

Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản
Bước 4: Sau khi gõ chính xác đường dẫn, nhấn Enter để vào giao diện
của phần mềm. Sau đó click vào chức năng công văn để vào của sổ đăng
nhập.
2.3.4.2. Quản lý văn bản đến
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản
(xem phụ lục 04)
Quy trình quản lý văn bản đến tại Văn phòng Bộ gồm các bước quy
trình sau:
Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua
bưu điện bằng chuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có
trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và
ký nhận với nhân viên bưu điện. Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản
không đúng về địa chỉ cơ quan thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Riêng đối
với báo hay tạp chí, một số thư chúc mừng mà nhân viên bưu điện không yêu
cầu ký thì không cần ký nhận mà tiếp nhận và cho trực tiếp vào tủ đựng của
các đơn vị. Ngoài ra nguồn văn bản còn đến qua fax.
Như vậy nguồn văn bản đến Bộ Khoa học và Công nghệ rất phong phú
và đa dạng. Qua việc điều tra chỉ tính tháng 1/2016 (từ 1/1 -2/6) đã có khoảng
7000 văn bản gửi đến Bộ qua đường bưu điện, fax, qua mạng. Văn bản dù tập
trung dưới hình thức nào thì đều tập trung xử lý tại phòng văn thư. Cán bộ văn
thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các phòng chức
33

năng giải quyết và đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời theo đúng quy trình
quản lý văn bản quy định tại Bộ.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
đến được chuyển lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Tích vào những nội dung mà Chánh Văn phòng đã phê duyệt trên văn bản sẽ
căn cứ vào đó chuyển giao các văn bản cho các đối tượng liên quan, cá nhân
có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản. Văn phòng Bộ đã áp dụng và sử
dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống mạng Vb.net. Ngoài việc tiếp
nhận trực tiếp văn bản thì nhờ việc ứng dụng tin học qua việc kết nối internet
cán bộ văn thư có thể tiếp nhận thông qua mạng và fax.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng dấu đến,
ghi số, ngày, tháng đến của văn bản:
Đối với những bì văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì và
phân loại theo cơ quan ban hành thì văn bản được scan, máy scan này kết nối
trực tiếp với máy tính làm việc để quét và hiển thị văn bản đó, từ đó cán bộ
văn thư nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào trong phần mềm quản lý văn bản.
Các thông tin này bao gồm: số, ký hiệu văn bản; loại văn bản; cơ quan ban
hành..
Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản
34

Các thông tin cập nhập và các thao tác cần làm khi thực hiện việc đăng
ký văn bản đến trên phần mềm Vb.net gồm:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Số và ký hiệu Tự nhập Bắt buộc nhập
Ngày văn bản đến Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập Bắt buộc nhập
Số đến Tự động Bắt buộc nhập
Cơ quan ban hành Tự nhập Bắt buộc nhập
Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Ghi chú Tự nhập Không bắt buộc nhập
Ngày tháng văn bản Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Đơn vị nhận Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Người nhận Chọn từ danh mục Nếu có
Ý kiến liên quan Tự nhập Nếu có
Độ mật Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ khẩn Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Phân phối đặc biệt Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Ý kiến phân phối Tự nhập Nếu có
Số lượng bản Tự nhập Bắt buộc nhập
Tệp đính kèm Quét văn bản và gắn tệp đính kèm Bắt buộc đính kèm
Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản
Riêng đối với văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần
mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để
xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
35

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào
sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng
và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền
giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho văn thư Bộ để
báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có
trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo
Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ. Khi chuyển giao
văn bản đến các phòng ban, cán bộ văn thư phải kèm theo ý kiến xử lý của
lãnh đạo trong mục đã xử lý.
Sau khi đăng ký chương trình văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn
bản, cán bộ văn thư đăng ký vào bút phê của lãnh đạo hoặc nơi có liên quan
đến cá nhân đơn vị để photo văn bản và tiến hành chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến gốc được lưu tại văn thư.
Qua 04 bước đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản thì
việc ứng dụng công nghệ thông tin đã áp dụng vào việc đăng ký văn bản và
chuyển giao văn bản. Còn các bước tiếp nhận và đôn đốc giải quyết văn bản
đến vẫn thực hiện theo cách truyền thống. So với việc đăng ký văn bản và
khâu chuyển giao văn bản đến tại Văn phòng Bộ thì việc đăng ký trên hệ
thống thông tin được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Phần mềm có
thể dễ dàng tìm kiến chỉ với các thác tác tìm kiếm sau khi cán bộ văn thư scan
văn bản lên hệ thống. Cán bộ văn thư hay lãnh đạo cơ quan chỉ có thể xem
36

được các thông tin như số, ký hiệu hay ngày tháng ban hành văn bản mà
không thể xem toàn văn của văn bản. Cũng như văn bản đến hạn giải quyết
trong thời gian nào, lúc nào quá thời hạn xử lý. Thì trong phần mềm quản lý
văn bản chưa thực hiện được chức năng nêu trên.
2.3.4.3. Quản lý văn bản đi
Lưu đồ quy trình đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản
(xem phụ lục 05)
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đến nơi khác.
Tất cả các văn bản đều tập trung ở phòng Hành chính - Tổ chức và được cán
bộ văn thư giải quyết và xử lý theo đúng quy trình. Bộ Khoa học và Công
nghệ có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết Định, Thông tư, Kế
hoạch, Tờ trình…Trong đó Quyết Định và Thông tư là văn bản sử dụng nhiều
nhất. Theo khảo sát tại trang web thông tin điện tử Bộ Khoa học và Công
nghệ 03 đầu năm 2017 (từ ngày 1/1- 29/03/2017) đã có 650 văn bản Quyết
Định. Trong đó việc chiếm khoảng 70% văn bản đi được xử lý qua phần mềm
quản lý văn bản đi Vb.net.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng của văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi phát hành
văn bản, văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu
phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp
không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, văn thư Bộ báo cáo
Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết. Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa
học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ
thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
37

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Việc ghi ngày, tháng, năm
của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1,
Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT - BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi tại phòng HC- TC qua hai hình thức đăng ký
văn bản đi vào sổ đăng ký và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản Vb.net.
Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra chính xác về
thể thức và nội dung, cán bộ văn thư sẽ tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi
và đăng ký vào phần mềm quản lý. Sau đó nhân bản đúng theo yêu cầu và tiến
hành đóng dấu văn bản. Văn bản sau khi có hiệu lực cán bộ văn thư sẽ scan và
thực hiện chương trình cập nhật văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản.
Như nội dung đã trình bày ở phần tổ chức quản lý văn bản đi được tiến
hành theo mô hình phân cấp theo từng tên sổ văn bản: Sổ công văn năm 2017,
Sổ quyết định. Ngoài ra, các đơn thư khiếu nại cũng được cập nhật trên hệ
thống Vb.Net Đơn thư khiếu nại được gửi đến sẽ được giải quyết và cập nhật
thông tin trên hệ thống với những nội dung sau: số, ký hiệu; ngày đến; số đến;
ngày văn bản; nơi gửi; địa chỉ; số điện thoại; nội dung văn bản; người thụ lý;
mức độ khẩn mật. Với những nội dung trên, khi nhìn vào các thông tin trên
lãnh đạo cũng như văn thư biết được số lượng đơn thư khiếu nại gửi tới cơ
quan về những vấn đề gì? Mức độ quan trọng của từng đơn thư cũng như đơn
vị nào được phân giải quyết vấn đề nào? Từ đó, thuận tiện cho việc kiểm tra,
giám sát, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ giải quyết công việc cũng như tra cứu
trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Các nội dung trường thông tin cán bộ văn thư cần phải đăng ký sau
đây:
38

Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Ngày văn bản đi Tự nhập từ hệ thống Bắt buộc nhập
Số và ký hiệu VB Tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Người ký Danh mục văn bản Bắt buộc nhập
Nơi nhận Tự nhập Bắt buộc nhập
Người soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Truy cập đặc biệt Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ mật Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ khẩn Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Ghi chú Tự nhập Không bắt buộc nhập
Tệp đính Gắn tệp đính
Bắt buộc đính kèm
kèm kèm
Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản
Sau khi điền đầy đủ thông tin phần mềm quản lý sẽ có giao diện sau:
Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản
39

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc

Similar to Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ.doc