Slide presentasi mengenai pengelolaan rapat

1. MENGELOLA
JADWAL KEGIATAN
PIMPINAN
Muhammad Darwis
PPG Dalam Jabatan Manajemen Perkantoran
Modul 4. Humas dan Kesekretarisan
Kegiatan Belajar 3

2. TEKNIK MENGGUNAKAN
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
PERENCANAAN
PENGKOORDINASIAN
PENGORGANISASIAN
Dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan
pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan.
Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan,
Mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau
dengan pegawai lainnya
Melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah
sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan
01
02
03
04PENGAWASAN

3. PERENCANAAN KEGIATAN PIMPINAN
KATEGORI PERENCANAAN
 Perencanaan jangka panjang (long term plan)
 Perencanaan jangka menengah (medium term plan)
 Perencanaan jangka pendek (short term plan)
01
PROSES PERENCANAAN
 Menentukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.
 Menentukan alternatif.
 Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.
 Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.
 Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri
02
MENETAPKAN PERTANYAAN03
 Kegiatan apa yang harus dilakukan?
 Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
 Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
 Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?
 Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?

4. Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai
masalah yang belum dimengerti.
Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan
rencana demi kesempurnaan
Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal
penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat
direncanakan secara teratur
Menentukan urutan pentingnya masing-masing
pekerjaan sehingga tugas yang paling penting
mendapat prioritas pertama
Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah
penundaan-penundaan pekerjaan
Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar
dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan
pimpinan yang telah mendesak
MEMBUAT
PERENCANAAN
KERJA
Perhatikan Hal-hal berikut:

5. 5
Jelas/Masuk Akal (Rasional)
Sederhana (Simple)
1
Luwes (Fleksibel)
Menyeluruh (Comprehensive)
Berkesinambungan (Continue)
4
3
2
1
CIRI-CIRI PERENCANAAN KERJA PIMPINAN

6. Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus
dilakukan pimpinan
Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai
dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut
Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak
yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan
kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara
01
02
03
04
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
PENGORGANISASIAN JADWAL PIMPINAN

7. Tugas Sekretaris dalam
Pengkoordinasian Kegiatan
Rapat Pimpinan
Mengkoordinasi terlebih
dahulu kepada pimpinan
mengenai waktu rapat
Bahan apa saja yang
harus disiapkan dalam
rapat
Siapa-siapa yang akan
diundang

8. MENGIDENTIFIKASI SERTA
MEMBUAT JADWAL
PIMPINAN
 Menandatangani
surat
 Membaca surat
masuk
 Membaca laporan
 Menyusun laporan
 Menerima telepon
dan menelepon
 Menerima tamu
 Memimpin rapat
 Mengadakan
perjalanan dinas
 Mengadakan
kegiatan “Meeting”
 Melakukan
Kegiatan sosial

9. Berdasarkan Urutan
Surat Masuk
Pertama
Berdasarkan tingkat kepentingan
kegiatan yang harus dihadiri
(tingkat urgensi)
Kedua
Prioritas Kegiatan
Pimpinan
Jadwal pimpinan harus diatur dan
diperhitungkan secermat mungkin,
mengingat pimpinan yang sarat dengan
kegiatan tidak mungkin menghadiri dan
melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu
sekretaris pimpinan harus dapat mengatur
kegiatan berdasarkan skala prioritas

10. 1 2 3 4 5
Menerima dan
menghimpun
surat
Menyusun
jadwal acara
kegiatan
pimpinan
Menjawabkan
setiap pertanyaan
yang menyangkut
acara kegiatan
pimpinan.
Mengingatkan
acara kegiatan
pimpinan
Selalu mengikuti
kemungkinan
terhadap
perubahan acara
kegiatan pimpinan
HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
DALAM RANGKA MENGATUR JADWAL ACARA KEGIATAN PIMPINAN

11. Terima Kasih
Sampai Jumpa pada Kegiatan
Belajar Berikutnya