Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Khái quát chung về Văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành
chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu
như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có
nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ,
văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ
quan, tổ chức.
Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford
Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm
việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ
công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại
giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…).
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm
việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là
nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng
là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức
với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển
khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản
cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài
chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các
thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”.
Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây:
9

Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính;
Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều
hành công việc nội bộ [57, tr. 352-353].
“Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là
“bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr.
1408].
Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính
văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất
định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng:
Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,
đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ
cho việc điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian:
Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây:
Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn
phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc...
Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn
bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr. 7-8].
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này
tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
10

cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan
trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã được
trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm,
sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học.
1.1.2.1.Chức năng
Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể
hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng được
hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ
quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.
Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt
của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn
hóa.
Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích
nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn
vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến
hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều
cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ
bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện.
Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và
cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công
việc cụ thể.
Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu,
đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các
11

vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức
các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.
Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo,
thủ trưởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông
tin thu được từ công tác tiếp dân...
Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để
tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp.
Thứ hai, chức năng hậu cần. Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân
phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và
phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm
các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ
bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý
tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực
hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự,
phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp
của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông
qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những
nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý;
hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;
ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;
bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi
tiệc chiêu đãi khách [56, tr.10-12].
1.1.2.2.Nhiệm vụ
Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ
12

cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị,
tổ chức có những nhiệm vụ sau đây:
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý,
tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và
những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết
văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước
và quyết định của thủ trưởng.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn
13

phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết [56, tr.12-14].
1.1.3. Vị trí, vai trò
1.1.3.1.Vị trí
Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn
liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá
trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội
bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị,
tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin
qua lại khác.
Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận
trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông
qua hoạt động quản lý, điều hành của người đứng đầu nói riêng, của bộ máy
lãnh đạo, quản lý nói chung. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục,
đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí
trung gian của văn phòng.
Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối
quan hệ bên ngoài ấy đều được tiến hành thông qua văn phòng, không thể
thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc, là
bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời,
là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo,
quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Gắn với chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp
việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho
các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động
điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.
14

Như vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn
phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo
cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được
thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.3.2.Vai trò
Ở đây, vai trò của văn phòng được hiểu là tính cần thiết của văn phòng
trong cơ quan, đơn vị, tổ chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành
bộ máy một cách trơn tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành được.
Cụ thể là:
Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo,
quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc
chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính
xác, mau lẹ, hiệu quả hơn. Thêm nữa, văn phòng là bộ phận tham mưu trực
tiếp cho lãnh đạo trong việc xử lý, giải quyết các công việc hàng ngày, thường
xuyên và cả các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, văn phòng đóng
vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của bộ
máy quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận
khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống
nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Ở đây,
văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các
bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, văn
phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức
tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cương trong quản lý.
Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp
trong nội bộ cũng như với bên ngoài.
Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật
15

chất nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động của từng bộ phận và của cả cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ tư, văn phòng có vai trò tạo nền nếp làm việc khoa học trong tổ
chức, nâng cao năng suất, chất lượng lao động của tổ chức thông qua việc
giúp lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc, quy chế kiểm tra, giám sát việc
thực hiện quy chế của tổ chức. Hoạt động này của văn phòng hết sức quan
trọng bởi nó góp một phần quan trọng trong việc trực tiếp tạo nên môi trường
làm việc chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức.
Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý
thông tin để tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý. Hoạt động thông tin của
văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lượng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh
đạo, quản lý trong tổ chức.
Như vậy, có thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là
trong các cơ quan hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính
thường xuyên, liên tục và luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời
sống xã hội.
1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện
Tổ chức và hoạt động của hệ thống chính quyền địa phương nói chung,
của chính quyền cấp huyện nói riêng trước đây thực hiện theo quy định của
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 (gọi chung là
Luật 2003) và các văn bản hướng dẫn. Hiện nay, tổ chức và hoạt động của
chính quyền địa phương thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức chính
16

quyền địa phương năm 2015. Tuy nhiên, do chưa có các văn bản hướng dẫn,
cũng như sau khi tiến hành cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại
biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021 nên trên thực tế cơ
cấu tổ chức và các hoạt động của chính quyền địa phương, trong đó có chính
quyền cấp huyện đang duy trì theo mô hình của Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Điều này hoàn toàn phù hợp với điều
khoản chuyển tiếp trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, các đơn vị hành
chính cấp huyện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam gồm có: một
là, chính quyền cấp huyện ở nông thôn, gồm chính quyền địa phương ở huyện
(từ Điều 23 đến Điều 29); hai là, chính quyền địa phương cấp huyện ở đô thị
bao gồm: quận (từ Điều 44 đến Điều 50), thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành
phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (từ Điều 51 đến Điều 57).
1.2.1.1.Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân cấp huyện
Điều 1 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định về chức năng
và mục đích hoạt động của Hội đồng nhân dân như sau:
“Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại
diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa
phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà
nước cấp trên; Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp
quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa
phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải
thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa
vụ của địa phương đối với cả nước; Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám
sát đối với hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân
dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực
hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật
17

của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân và của công dân ở địa phương”.
Theo Điều 3 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định: “Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung dân chủ; Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã
hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa
quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác
của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương”.
Về cơ cấu tổ chức, Hội đồng nhân dân theo quy định Luật Tổ chức
HĐND và UBND năm 2003 bao gồm:
Thứ nhất, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên
thường trực. Thành viên của Thường trực HĐND không được đồng thời là
thành viên của UBND cùng cấp.
Thứ hai, các ban của HĐND gồm: Ban Kinh tế - xã hội và Ban Pháp chế.
Số lượng thành viên mỗi ban do HĐND cùng cấp quyết định. Thành viên của
các ban của HĐND không được đồng thời là thành viên của UBND cùng cấp.
Thứ ba, các đại biểu do nhân dân bầu ra, đại diện cho ý chí và nguyện
vọng của nhân dân địa phương. Đại biểu HĐND cấp huyện hoạt động theo
nhiệm kỳ của HĐND, bắt đầu từ kỳ họp thứ nhất của HĐND khóa đó đến kỳ
họp thứ nhất của HĐND khóa sau.
Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định về cơ cấu tổ
chức bộ máy HĐND cấp huyện bao gồm:
Thứ nhất, các đại biểu HĐND do cử tri ở cấp huyện bầu ra. Số lượng đại
biểu HĐND cấp huyện được xác định phụ thuộc vào điều kiện đặc thù của
từng địa phương, trên cơ sở quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa
18

phương.
Thứ hai, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, hai Phó Chủ tịch và các Ủy
viên là Trưởng ban của HĐND cấp huyện. Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện
có thể là đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động chuyên trách.
Thứ ba, các Ban pháp chế, Ban kinh tế - xã hội; nơi nào có nhiều đồng
bào dân tộc thiểu số thì thành lập Ban dân tộc. Ban của HĐND cấp huyện
gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủy viên. Số lượng Ủy viên
của các Ban của HĐND cấp huyện do HĐND cấp huyện quyết định.
Thứ tư, các đại biểu Hội đồng nhân dân huyện được bầu ở một hoặc
nhiều đơn vị bầu cử hợp thành Tổ đại biểu HĐND. Số lượng Tổ đại biểu
HĐND, Tổ trưởng và Tổ phó của Tổ đại biểu HĐND do Thường trực HĐND
cấp huyện quyết định. (Điều 25, Điều 46, Điều 53).
1.2.1.2.Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân cấp huyện
Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định:
“UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và
Uỷ viên. Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND (cùng cấp); Các thành viên khác
của UBND không nhất thiết phải là đại biểu HĐND; Kết quả bầu các thành
viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê chuẩn;
Trong nhiệm kỳ nếu khuyết Chủ tịch UBND thì Chủ tịch HĐND cùng cấp
giới thiệu người ứng cử Chủ tịch UBND để HĐND bầu. Người được bầu giữ
chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân trong nhiệm kỳ không nhất thiết là đại
biểu HĐND” (Điều 119).
Về số lượng thành viên UBND, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm
2003 quy định: “Uỷ ban nhân dân cấp huyện có từ bảy đến chín thành viên”
(khoản 2, Điều 122).
Theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015,
“UBND do HĐND cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành HĐND, cơ quan hành
19

chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương,
HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. UBND gồm Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên, số lượng cụ thể Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các cấp do Chính phủ quy định” (Điều 8).
Theo đó, bộ máy UBND cấp huyện gồm có:
Thứ nhất, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên. UBND cấp huyện loại
I có không quá ba Phó Chủ tịch; cấp huyện loại II và loại III có không quá hai
Phó Chủ tịch. Ủy viên UBND cấp huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu
cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ
trách công an.
Thứ hai, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện gồm có các
phòng và cơ quan tương đương phòng (Điều 27, Điều 48, Điều 55).
1.2.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015, “Cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương
và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan
nhà nước cấp trên.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu
sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về ngành,
lĩnh vực cấp trên.
Việc tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
được thực hiện trên nguyên tắc bảo đảm phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô
thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa
phương; bảo đảm tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả trong quản
lý nhà nước về ngành, lĩnh vực từ trung ương đến cơ sở; không trùng lặp với
20

nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp trên đặt tại địa bàn” (Điều
9).
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm có các
phòng và cơ quan tương đương phòng.
Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh quy định rõ các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống
nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ,
Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi
trường, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông
tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng
HĐND và UBND.
Các cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình
đơn vị hành chính cấp huyện. Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức
thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã nêu trên,
thì có tổ chức thêm một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình
đơn vị hành chính cấp huyện. Cụ thể là, ở các quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh tổ chức thêm Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị; ở các huyện tổ chức
thêm Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Kinh tế và Hạ tầng.
Bên cạnh đó còn tổ chức thêm Phòng Dân tộc nhằm tham mưu, giúp
UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
Việc thành lập Phòng Dân tộc do UBND cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị
định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18/02/2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức
bộ máy làm công tác dân tộc thuộc UBND các cấp.
Về tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo thì căn cứ vào các
điều kiện cụ thể của từng huyện đảo, UBND tỉnh trình HĐND cấp tỉnh quyết
21

định số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện đảo. Số
lượng cơ quan chuyên môn của UBND huyện đảo không quá 10 phòng.
1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là người đứng
đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trước UBND
cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của người đứng đầu Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện, là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số
mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được
phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng được
Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lượng
Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 người.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng,
Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy
định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng
và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập
trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên
môn theo quy định.
Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của
UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của
cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
22

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp
huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
mình và các công việc được UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công
hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi
để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị
thuộc quyền quản lý của mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND
cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan
mình; báo cáo công tác trước HĐND và UBND cấp huyện khi được yêu cầu;
phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã
hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình.
Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ
phận tổng hợp; bộ phận hành chính – văn thư; bộ phận quản trị, kế toán – tài
vụ; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện
Lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND
Bộ phận
tổng hợp
Bộ phận Bộ phận
hành quản trị,
chính – kế toán –
văn thư tài vụ
Bộ phận
tiếp nhận
và trả kết
quả hồ sơ
hành
chính
Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây
dựng chương trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ
và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thường trực
23

HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị
trên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh,
quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện.
Hai là, bộ phận hành chính – văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm
vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một
cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều
hành của Thường trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ
thể thức, nội dung văn bản của Thường trực HĐND, UBND cấp huyện và
Văn phòng trước khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy
định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công
tác lưu trữ, các quy định về bí mật nhà nước trong xây dựng, ban hành văn
bản quản lý nhà nước; Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc hướng
dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thư đối với Văn phòng của
các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các
nhiệm vụ sau:
Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ
quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy
định hiện hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng
tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội
nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh
24

trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí nhân viên trực cơ
quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung;
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh
phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn
phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy
định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê
tài sản theo đúng quy định;
Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng
quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng
hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị,
tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho
cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo
nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ
bản thuộc Văn phòng;
Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện
và Văn phòng;
Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết
kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa,
thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không
bị ách tắc;
Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp
điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh Văn
25

phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trước khi đi.
Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính. Bộ phận này
có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị
thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy
chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn
phòng HĐND và UBND cấp huyện.
1.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND -
UBND cấp huyện
Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc
cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt
động của cơ quan đó. Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động
của chính quyền địa phương cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND
năm 2003, các văn bản hướng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và
UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp
huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy;
đồng thời mô hình này được xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất
tương đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng
hành pháp. Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần được khắc phục, đặc biệt là khi tổ
chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 về bộ
máy giúp việc của chính quyền địa phương thì Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và
UBND cấp huyện (khoản 3, Điều 127).
Về vị trí, chức năng
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của
26

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về:
Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và
chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa,
một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất
cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ
sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận
kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức (Điều 7).
Về nhiệm vụ, quyền hạn
Từ các chức năng trên, có thể thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện phải thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:
 Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng
kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND cấp huyện. Giúp UBND cấp huyện tổ chức theo
dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã,
phường, thị trấn thực hiện chương trình đó;
 Giúp Thường trực HĐND và UBND cấp huyện theo dõi, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phường, thị trấn
trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác)
và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để
UBND cấp huyện xem xét quyết định;
 Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được
27

thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND,
UBND cấp huyện và chỉ đạo điều hành của UBND cấp huyện, Chủ tịch
UBND cấp huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà
nước cấp trên theo quy định của pháp luật;
 Phối hợp với Thanh tra cấp huyện giúp Thường trực HĐND và UBND
cấp huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo
theo quy định của pháp luật;
 Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND
cấp huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
cấp huyện với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;
 Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBND
cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản
quy phạm pháp luật đó;
 Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ
hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;
 Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp
huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của
pháp luật;
 Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND cấp huyện, tổ
chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND
và UBND cấp huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản
lý hành chính nhà nước đối với các phòng, ban và các xã, phường, thị trấn
thuộc phạm vi quản lý của cấp huyện;
 Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,
hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện
28

về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND cấp
huyện;
 Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trường UBND cấp
huyện;
 Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường
trực HĐND và UBND cấp huyện giao.
1.3. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện
1.3.1. Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện
Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định nghĩa “hoạt động” là
“tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích
nhất định trong đời sống xã hội (hoạt động văn nghệ nghiệp dư, hoạt động
ngoại giao), hoặc được hiểu là thực hiện một chức năng nhất định nào đó
trong một chỉnh thể (máy móc hoạt động bình thường, tim ngừng hoạt động,
hoạt động của thần kinh cao cấp)” [58, tr. 586].
Từ điển bách khoa Việt Nam định nghĩa “hoạt động” là một phương
pháp đặc thù của con người quan hệ với thế giới chung quanh nhằm cải tạo
thế giới theo hướng phục vụ cuộc sống của mình. Trong mối quan hệ ấy, chủ
thể của hoạt động là con người, khách thể của hoạt động là tất cả những gì mà
hoạt động tác động vào, qua đó tạo ra được sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của
chủ thể. Mục đích trên đây thể hiện trong nhiều lĩnh vực và trên nhiều dạng
hoạt động: kinh tế, chính trị, xã hội, quân sự, tư tưởng, lí luận, văn hóa, tâm lí,
vv. Nhưng hình thức cơ bản, có ý nghĩa quyết định là thực tiễn xã hội. Hoạt
động thường được chia thành hai loại: hoạt động hướng ngoại nhằm cải tạo
thiên nhiên và xã hội; hoạt động hướng nội nhằm cải tạo bản thân con người.
Hai loại hoạt động ấy gắn liền mật thiết với nhau vì con người chỉ có thể cải
29

tạo mình trong quá trình cải tạo thiên nhiên và xã hội. Hoạt động bao giờ cũng
mang tính lịch sử qua các thời đại khác nhau [24, tr. 341].
Như vậy, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là việc
tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích
nhất định trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn
phòng HĐND và UBND. Hoạt động này được thực hiện một cách thường
xuyên, liên tục và phân biệt với các nhóm hoạt động của các cơ quan nhà
nước khác, phản ảnh bản chất, chức năng của Văn phòng.
1.3.2. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện
Về cơ bản hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tuân
thủ các nguyên tắc hoạt động của các công sở nói chung, cụ thể là:
Thứ nhất, nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Đây là nguyên tắc có tính tiên
quyết, đặc biệt trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền ở nước ta hiện
nay. Theo đó, mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
được tiến hành trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện những điều pháp luật
cho phép và không được thực hiện những điều mà pháp luật cấm.
Thứ hai, nguyên tắc công khai. Với tính cách là cơ quan nhà nước, hoạt
động nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích nhà nước, lợi ích nhân dân nên mọi
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cũng phải đảm bảo công khai,
minh bạch để nhân dân nắm được và thực hiện giám sát một cách chặt chẽ;
đồng thời, cũng là cơ sở để huy động sự tham gia của nhân dân vào hoạt động
quản lý nhà nước nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện nói riêng.
Thứ ba, nguyên tắc liên tục, ổn định. Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện là cơ quan hành chính nhà nước nên mang đặc tính của cơ quan hành
chính nhà nước với tính liên tục, thường xuyên của nó. Đồng thời, hoạt động
30

này cũng phải đảm bảo tính ổn định tương đối.
Thứ tư, nguyên tắc có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và
trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong văn phòng. Nguyên tắc này
đảm bảo cho tính khoa học trong phân công, bố trí phù hợp giữa con người
với công việc, tránh trường hợp bỏ sót công việc hoặc chồng chéo công việc.
Đồng thời, nó cũng là cơ sở để xem xét trách nhiệm của tập thể, cá nhân khi
có sai phạm xảy ra.
Thứ năm, nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành. Nguyên tắc
này đặt ra yêu cầu cần huy động sự tham gia ý kiến của các bộ phận, các cá
nhân trong Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhằm phát huy trí tuệ tập
thể. Bên cạnh đó, việc ban hành các quyết định đảm bảo sự tham gia một cách
dân chủ sẽ có tính khả thi cao, tạo được sự đồng thuận, nhất trí trong toàn cơ
quan, dễ dàng thực hiện và đạt được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn phải tuân thủ
một số nguyên tắc khác:
Thứ nhất, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng
là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thực hiện lãnh
đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được
giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp
huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng.
Thứ hai, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với nguyên
tắc lãnh đạo tập thể. Theo đó, Chánh Văn phòng và các Phó chánh Văn phòng
phải tiến hành bàn bạc và quyết định tập thể những loại công việc như: Xây
dựng chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và quy chế làm việc của Văn phòng
HĐND và UBND; Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Văn
phòng; Báo cáo định kỳ 6 tháng, năm công tác Văn phòng; Các vấn đề thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công chức Văn phòng; Các biện pháp thực
31

hành tiết kiệm, chống lãng phí trong các cơ quan chính quyền cấp huyện.
Thứ ba, nguyên tắc bảo đảm kỷ luật lao động. Nguyên tắc này xuất phát
từ yêu cầu của Bộ luật Lao động năm 2012 và Luật Cán bộ, công chức năm
2008, cùng với hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện phải bảo đảm kỷ luật lao động; tự giác, tự chịu
trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, bảo đảm thực hiện đầy đủ các
quy định, quy chế, nội quy, chế độ công tác.
1.3.3. Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng phải xây
dựng cho mình các chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động một cách hợp
lý, khoa học để đảm bảo sử dụng, phối hợp một cách tốt nhất các nguồn lực
nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về
chương trình, kế hoạch.
Một cách chung nhất (theo nghĩa rộng), chương trình, kế hoạch công tác
là hình ảnh tương lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất
định. Ở phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục
tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền với các điều
kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình. Trên thực tế, trong nhiều trường
hợp, kế hoạch và chương trình được hiểu đồng nhất [56, tr. 20].
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm phải xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm
của HĐND và UBND cấp huyện, qua đó đảm bảo cho hoạt động của HĐND,
32

UBND được liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo HĐND và UBND
chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời,
giúp cho lãnh đạo HĐND và UBND thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám
sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng như từng
bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức.
Thứ hai, bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
Vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý, điều hành hiện nay đã trở thành
một đòi hỏi thiết yếu của các tổ chức nói chung và văn phòng HĐND và
UBND nói chung. Thông tin có vai trò quan trọng, giúp cho quá trình quản lý,
điều hành được thông suốt, thống nhất. Trong quản lý hành chính nhà nước
thì thông tin là cơ sở, căn cứ đề các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xây dựng,
ban hành các văn bản, quyết định hành chính nhà nước.
Có nhiểu định nghĩa khác nhau về thông tin. Một cách chung nhất, có thể
hiểu: Thông tin là những tin tức được tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề
hay một tình hình của đời sống tự nhiên và xã hội.
Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài
có liên quan, về những thay đổi lớn của hệ thống quản lý và môi trường xung
quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý [56, tr. 30].
Về chế độ thông tin, báo cáo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
phải tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp huyện. Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện có vị trí trung gian giữa các đầu mối, bộ phận, tổ
chức trong và ngoài HĐND và UBND cấp huyện, vì vậy Văn phòng vừa phải
thu nhận thông tin, vừa phải xử lý và truyền tải, cung cấp thông tin đến lãnh
đạo HĐND và UBND, các phòng ban của HĐND và UBND đầy đủ, chính
xác, kịp thời, nhanh chóng đề giải quyết các công việc, nhiệm vụ một cách
33

khoa học, hợp lý, đạt hiệu lực, hiệu quả cao.
Thứ ba, tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải
quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định
của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp
với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc
họp của HĐND và UBND cấp huyện.
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể
thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc
tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phương diện
sau đây:
Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao;
Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;
Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý
kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;
Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó
khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
Trong nhiều trường hợp, nếu cuộc họp được tổ chức tốt có thể đem lại
những lợi ích kinh tế đáng kể [56, tr.148-149].
Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử
dụng con dấu... được gọi chung là công tác văn thư.
34

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà
nước muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng nói
chung, văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng là các cơ quan trực
tiếp giúp Thường trực HĐND, UBND cấp huyện tổ chức điều hành bộ máy,
có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn
thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta, công tác lưu trữ đối
với các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý của chính
quyền cấp huyện được giao cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực
hiện.
Thứ năm, tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ hành chính
Với vai trò là đầu mối trong giao tiếp giữa UBND cấp huyện với công
dân, tổ chức, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện việc tiếp
nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông. Đây là một trong những nội dung cải cách thủ tục hành chính
nhằm làm giảm bớt phiền hà cho công dân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục
hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước.
Việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của Văn phòng HĐND và
35

UBND cấp huyện thực hiện theo các quy định của pháp luật, trực tiếp nhất là
Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ
Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Thứ sáu, công tác lễ tân, giao tiếp, tiếp khách
Đây cũng là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện, gắn liền với vai trò là cầu nối về thông tin giữa Thường
trực HĐND và UBND cấp huyện với các cơ quan, tổ chức, đơn vị bên ngoài
(cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp). Do đó, hoạt động lễ tân, giao tiếp, tiếp
khách của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là hoạt động giao tiếp có
tính chất nghi thức giữa cơ quan nhà nước với đối tác bên ngoài cơ quan.
Đây là hoạt động giao tiếp mang tính chất chính thức của Văn phòng
hoặc của Thường trực HĐND và UBND cấp huyện, diễn ra theo lề lối, thủ tục
quy định chứ không phải là các giao tiếp cá nhân đời thường. Bởi mục đích
của hoạt động giao tiếp này không chỉ là thực hiện các công vụ, nhiệm vụ, thu
nhận thông tin mà trong nhiều trường hợp còn là để bày tỏ, thể hiện thái độ
chính trị, quan điểm của cơ quan nhà nước hay năng lực của chính quyền địa
phương cấp huyện.
Thứ bảy, công tác tiếp công dân
Tiếp công dân cũng là một trong những hình thức giao tiếp mang tính
nghi thức trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung, chính quyền địa
phương cấp huyện nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất và tầm quan trọng của
hoạt động này trong việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của công
dân, tổ chức, cũng như tăng cường tính thực tiễn của các hoạt động quản lý
nên nó được xem như một hoạt động tương đương với các hoạt động khác của
HĐND, UBND cấp huyện mà Văn phòng đảm nhận.
Trong công tác này, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm
36

vụ tham mưu cho lãnh đạo việc bố trí nơi tiếp dân, gắn liền với các điều kiện
cơ sở vật chất đi kèm. Đồng thời, tham mưu việc lựa chọn, bố trí cán bộ, công
chức thực hiện tiếp dân.
Thứ tám, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Để đảm bảo thành công cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo, Văn
phòng HĐND và UBND cấp huyện phải tiến hành thu thập các thông tin về
mục đích của chuyến đi, thời gian đi công tác, thành phần tham gia chuyến
công tác, yêu cầu về phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ của các thành viên
chuyến công tác, kinh phí dự kiến phục vụ cho chuyến công tác.
Đồng thời, Văn phòng cũng cần đảm bảo thực hiện một số công việc cụ
thể sau: Liên hệ với nơi đến công tác để chuẩn bị các điều kiện về ăn, nghỉ và
làm việc của đoàn công tác; Chuẩn bị các nội dung công tác; Chuẩn bị các tài
liệu chuyên môn; Chuẩn bị các phương tiện đi lại; Chuẩn bị các giấy tờ cần
thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường...; Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết
bị; Chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi công tác.
Thứ chín, hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông
tin
Với xu thế và tốc độ phát triển ngày càng nhanh của các mặt đời sống xã
hội, các tiến bộ khoa học công nghệ thì nhu cầu hiện đại hóa công tác văn
phòng, gắn với ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, đặc biệt là công
nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Đồng thời, hiện đại hóa công tác văn phòng còn góp phần quan trọng
trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế
việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà
quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để
cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc.
Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy
37

văn phòng khoa học, gọn nhẹ; Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng;
Trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; Cải thiện,
nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.
Thứ mười, tổ chức bố trí nơi làm việc
Nơi làm việc hay còn gọi là không gian và môi trường làm việc có ảnh
hưởng rất lớn đến tâm lý và hiệu suất công việc của người lao động. Bất kỳ
cán bộ, công chức nào cũng đều mong muốn được làm việc trong một môi
trường năng động, dễ chịu, thoải mái với đầy đủ thiết bị văn phòng để hỗ trợ
cho công việc.
Việc tổ chức, bố trí nơi làm việc được tiến hành dựa trên 5 nguyên tắc cơ
bản: 1- Đáp ứng nhu cầu sử dụng; 2- Phù hợp với mối tương quan giữa luồng
công việc, người làm việc, thiết bị làm việc; 3- Bố trí bàn ghế, thiết bị phù
hợp nhu cầu sử dụng; 4- Bảo đảm yếu tố nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm
thanh; 5- Tạo không gian mở cho nơi làm việc.
Thứ mười một, công tác quản lý tài chính, công sản
Nội dung này thuộc chức năng hậu cần của Văn phòng, nhằm thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể sau đây: Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật
chất cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ; Mua sắm, quản lý, bảo vệ,
bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, bảo đảm cho hoạt động của cơ
quan được tiến hành liên tục; Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ,
chính sách mà Nhà nước quy định; Bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn lao động
trong cơ quan.
Công tác quản lý tài chính, công sản bao gồm các hoạt động cụ thể: Một
là, quản lý chi tiêu kinh phí; Hai là, quản lý quỹ lương, quản lý tài sản cố
định, quản lý vật tư hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng; Ba là, bảo đảm điều kiện
làm việc cho cơ quan; Bốn là, thực hiện các loại công vụ khác có liên quan
đến tài chính, công sản như khánh tiết, tổ chức hội họp, lễ tân, tiếp khách...
38

1.4. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải
đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, góp phần xây dựng nhà nước
pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Đây là yêu cầu có tính chất cấp thiết, quan
trọng, phù hợp với định hướng xây dựng bộ máy chính quyền các cấp ở Việt
Nam hiện nay, đồng thời cũng phù hợp với xu hướng vận động khách quan
của xã hội.
Việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trực tiếp đảm bảo thực hiện một
phần chức năng, nhiệm vụ quan trọng của chính quyền địa phương ở cấp
huyện, vừa gián tiếp góp phần đảm bảo quá trình vận hành liên tục, ổn định
của hệ thống hành chính nhà nước.
Thứ hai, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải
đảm bảo các nguyên tắc hoạt động cơ bản; đồng thời đảm bảo thực hiện dân
chủ cơ sở. Việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động cơ bản sẽ giúp cho quá
trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện diễn ra đúng
định hướng, có tính khoa học, hợp lý.
Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
phải đảm bảo và không ngừng nâng cao hiệu quả thực hiện dân chủ cơ sở
trong cơ quan nhằm bảo vệ các lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức trong
cơ quan. Đồng thời, phát huy được trí tuệ tập thể thông qua việc lắng nghe,
tiếp thu các ý kiến đóng góp, xây xựng, phản hồi từ nhiều phía khác nhau.
Thứ ba, phải từng bước đổi mới hoạt động, xây dựng và chuyển dần sang
mô hình công vụ việc làm. Quá trình vận động liên tục của đời sống xã hội,
cũng như yêu cầu vừa nâng cao hiệu quả hoạt động, vừa thực hiện tinh giản
bộ máy đặt ra yêu cầu chung trong mọi cơ quan hành chính nhà nước, bao
39

gồm Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải liên tục đổi mới nội dung
và hình thức hoạt động. Thêm nữa, cần có nghiên cứu và lộ trình thích hợp
nhằm chuyển dần mô hình công vụ từ chức nghiệp sang việc làm nhằm hạn
chế sức ì trong công tác của cán bộ, công chức; đồng thời, cũng là một trong
những tiền đề để phát huy hiệu quả các giải pháp trong chính sách cải cách
tiền lương, gắn trả lương với vị trí công tác, kết quả công tác.
Thứ tư, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phải đảm bảo tuân
thủ các nội dung trọng tâm của cải cách hành chính nhà nước, trực tiếp góp
phần thực hiện các mục tiêu cải cách hành chính nhà nước.
Yêu cầu về cải cách hành chính nhà nước mang tính chất giai đoạn, được
xác định các trọng tâm thực hiện khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể. Văn
phòng HĐND và UBND cấp huyện là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa
phương, cấu thành hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, việc
thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ nhằm đảm bảo xây dựng nền hành chính
nhà nước hiện đại đòi hỏi phải được đưa vào trong từng nội dung hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài
Một là, trình độ phát triển kinh tế, xã hội. Theo đó, trình độ phát triển
kinh tế, xã hội càng cao thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động
quản lý càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ
chức, vận hành bộ máy nhà nước trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa
phương, trong đó bao gồm bộ máy chính quyền cấp huyện. Tuy nhiên, sự phát
triển kinh tế, xã hội cũng đem lại thuận lợi về mặt trang bị các phương tiện
vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung,
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng một cách trực tiếp hoặc
40

gián tiếp.
Hai là, chế độ chính trị và môi trường thể chế trong nước. Đây là yếu tố
ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đối với hoạt động của bộ máy nhà nước nói
chung, của chính quyền cấp huyện, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
nói riêng. Trong một quốc gia có chế độ chính trị ổn định thì hệ quả tất yếu là
việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức được đảm bảo, đặc
biệt là tính thường xuyên, liên tục và ổn định trong hoạt động quản lý nhà
nước. Ngược lại, nếu chế độ chính trị có tính chất bất ổn, có sự biến động lớn,
tần suất dày thì đồng thời cũng tạo nên tính mất ổn định trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước, trong đó có văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện.
Bên cạnh đó, thể chế hay luật pháp cũng có tác động rất lớn đến hoạt
động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bởi hoạt động của cơ quan
này chỉ có thể thực hiện được dựa trên các quy định mang tính pháp lý do các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nếu môi trường thể chế lành
mạnh, hoạt động của Văn phòng sẽ diễn ra một cách thuận lợi; ngược lại, nếu
hệ thống thể chế yếu kém, có nhiều kẽ hở thì hoạt động của Văn phòng dễ bị
sai lệch so với các mục tiêu định hướng ban đầu.
Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phương. Yếu tố
văn hóa, phong tục, tập quán luôn gắn liền với một phạm vi không gian xã hội
nhất định, là nơi mà các cá nhân, cộng đồng người tổ chức các hoạt động
sống, lao động, giao lưu, trao đổi các kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong
tục, tập quán, lễ nghi, tín ngưỡng, tôn giáo... Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến mọi cá nhân, tổ chức trong phạm vi không gian đó, từ đó hình
thành nên văn hóa đặc trưng của địa phương đó, ảnh hưởng vào môi trường
văn hóa công sở ở địa phương đó. Cho nên, mặc dù có những đặc điểm chung
của văn hóa công sở nhưng mỗi công sở ở mỗi địa phương lại có những nét
41

đặc thù riêng ví dụ kiến trúc, bài trí các trang thiết bị. Xa hơn là ảnh hướng
đến cách thức, phương pháp quản lý, văn hóa giao tiếp, phong cách làm việc...
Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Đây là những yếu tố
mang tính vật chất tác động đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện nói riêng, tác động đến toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của
xã hội, của cộng đồng nói chung. Ở những địa phương có hệ thống cơ sở hạ
tầng kỹ thuật và khoa học công nghệ phát triển thì nhìn chung mọi hoạt động
đều có tính thuận lợi, được hỗ trợ trực tiếp nhờ các tiện nghi vật chất. Ngược
lại, ở những địa phương có hệ thống hạ tầng kém phát triển, không có khả
năng áp dụng, triển khai các thành tựu khoa học công nghệ thì hoạt động
thường chậm chạp, kém hiệu quả.
Thứ hai, các yếu tố từ bên trong
Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện. Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ
phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng,
nhiệm vụ chưa được phân định, phân công một cách khoa học, bài bản.
Xét cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn đều cho thấy, trong bất kỳ cơ quan,
đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ
chế vận hành khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa,
cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc và ngược lại.
Do đó, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND và
UBND nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng cần cơ
cấu tổ chức văn phòng hợp lý theo hướng tinh gọn, bảo đảm đủ người, đủ
việc, đúng người đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường
của từng người.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nếu được tổ chức khoa học, hợp
lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá trình thông tin diễn ra hiệu
42

quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho
hoạt động tham mưu, cũng như hoạt động điều hành, quản lý có thể được huy
động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phương pháp tác động,
vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học.
Hai là, năng lực của đội ngũ công chức, người lao động của Văn phòng.
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn thành công trong hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm Văn phòng bởi suy cho đến
cùng, con người là chủ thể của mọi hoạt động có mục đích. Công chức văn
phòng vừa phải đáp ứng được các tiêu chuẩn chung về trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng thời còn phải có thêm tinh thần,
thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc tổ chức, quản lý, bao quát công
việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý các tình huống trong thời gian
ngắn, chịu được áp lực công việc lớn, có khả năng vận động, thuyết phục mọi
người trong thực thi công vụ, nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp
hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Ba là, quy chế hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố mang tính chất
pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ Văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ
khó hoặc không có khả năng tiến hành được các hoạt động của Văn phòng.
Quy chế hoạt động của Văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt
buộc cao. Quy chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nước tạo
nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong Văn phòng với nhau trong
việc hướng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Bên cạnh đó, quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn
bao gồm các quy định, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện các nội dung hoạt
động của Văn phòng như quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy chế
43

quản lý tài sản công…
Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của
Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng lao
động trong Văn phòng. Muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả hoạt động của
các cơ quan cũng như của Văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ
trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các chức
năng cơ bản của mình góp phần rất lớn trong việc tạo nên chất lượng, hiệu
quả hoạt động quản lý, điều hành.
Văn phòng HĐND và UBND mang những nét chung của văn phòng,
đồng thời cũng còn có những đặc trưng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà
nước, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nước với tính chất đa dạng, phức
tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục.
Việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về văn phòng nói chung, Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc thiết lập
nền tảng để tham chiếu, đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện ở từng địa phương cụ thể. Từ đó, có cơ sở tiếp tục nâng
cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện ở nước ta.

Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện.docx

Similar to Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện.docx