Cơ Sở Lý Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Trung Tâm Lưu Trữ

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Cơ Sở Lý Luận Khoá Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại
Trung Tâm Lưu Trữ
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN H ÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Những khái niệm cơ bản về văn bản
1.1.1. Văn bản
Văn bản là sản phẩm của ho ạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Số lượng
câu trong văn bản là không giới hạn, đó có thể là một câu như: “uống nước nhớ
nguồn” hoặc nhiều câu như một bài văn, bài thơ, bài báo,….
Văn bản luôn phải đảm bảo: tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về mặt hình
thức và tính liên kết chặt chẽ. Hơn thế, văn bản luôn hướng tới một mục đích giao
tiếp nhất định.
Bàn về khái niệm văn bản đã có rất nhiều ý kiến khác nhau của các nhà nghiên cứu:
Theo nhóm tác giả Nguyễ n Quang Ninh và Hồng Dân viết trong cuố n Tiếng Việt
thực hành cho rằng: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội
dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản
là dạng viết.” [5; 15]
Tác giả Bùi Khắc Việt lại quan niệm “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể
hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những
từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình
sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [1;10]
Tác giả Vương Đình Quyề n lại nhìn nhận khái niệm “Văn bản” dưới góc độ văn
bản học với nghĩa rộng nhất là “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ nhất định.” [29; 45] Với khái niệm này, ta có thể hiểu văn bản chính là phương
tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể bằng chữ viết ho ặc
là những dấu hiệu mang tính quy ước nhất định. Cùng với đó, tác giả cũng tiếp tục
nhìn nhận văn bản ở góc độ hành chính học với nghĩa hẹp hơn “Văn bản là khái niệm
dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.”
[29; 47]

Căn cứ vào nội dung, đối tượng nghiên cứu, tác gi ả lựa chọn sử dụng khái niệm
“Văn bản” mà tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho khóa luận, theo đó
có thể hiểu: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định,
dùng để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức” [29; 45-47], mà c ụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.2. Văn bản quản lý, văn bản quản l ý nhà nước
1.1.2.1. Văn bản quản lý
Văn bản quản lý được hiểu là phương tiện dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin
hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2. Văn bản quản lý nhà nước
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm “Văn bản quản lý nhà nước”, cho
đến nay vẫn chưa có sự thống nhất về khái niệm trong các công trình nghiên cứu của
các tác giả.
Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các
cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và
các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm
quyền luật định.” [29; 48]
Với khái niệm nêu trên có thể hiểu:
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan của Nhà nước.
Đây là công cụ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước mà trước hết là dùng
để ban hành các quyết định quản lý.
Việc ban hành văn bản phải tuân theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền do
luật định.
Như vậy, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước “là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo
thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý
nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.” [4;
9]
12

Phân loại văn bản quản lý nhà nước:
Có rất nhiều tiêu chí để phân loại văn bản quản lý nhà nước như phân loại theo
chủ thể ban hành văn bản, theo nguồn gốc văn bản, theo nội dung và phạm vi sử dụng,
theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến, theo hiệu lực pháp lý hoặc theo mức độ
chính xác của văn bản.
Dựa theo tiêu chí phân loại là hiệu lực pháp lý thì văn bản quản lý nhà nước bao
gồm: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Căn cứ theo Điều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy
phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.
Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản
quy phạm pháp luật.”
Tác giả Vương Đình Quyền cho r ằng: “Văn bản hành chính là loại văn bản quản
lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh,
thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động
quản lý.” [29; 66-67]
Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, văn bản này được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng
đầu cơ quan.
Thứ hai, văn bản thể hiện được ý chí của giai cấp cầm quyền – giai cấp công nhân
và mang tính quyền lực đơn phương.
Thứ ba, văn bản có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả thi hành cho văn bản và tạo sự thống nhất
giữa các loại văn bản giống nhau của các cơ quan ban hành.
Thứ tư, văn bản được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngôn ngữ được quy định cụ
thể bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm đảm bảo kỷ cương trong ban hành
văn bản.
13

Thứ năm, văn bản quản lý nhà nước chịu sự quản lý và được đảm bảo thực hiện
bởi Nhà nước.
Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận, tôi tập trung nghiên cứu về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong giai
đoạn 2013-2017. Tác giả lựa chọn giai đoạn 2013-2017 để thực hiện đề tài một phần
vì điều kiện cho phép khảo sát của cơ quan, bên cạnh đó là do thời gian làm và nộp
khóa luận vào tháng 3 năm 2023 nên việc khảo sát ba tháng đầu năm 2023 còn quá ít
số lượng văn bản ban hành và văn thư cơ quan chưa in “Sổ quản lý văn bản đi” năm
2023 mà vẫn đang quản lý trực tiếp trên phần mềm. Hơn nữa trong giai đoạn từ năm
2013 đến 2017, Trung tâm có sự thay đổi về nhân sự trong ban lãnh đạo cụ thể là
Giám đốc Trung tâm qua đó tạo điều kiện tốt để so sánh sự quan tâm của ban lãnh
đạo Trung tâm tới công tác này. Trong các phần tiếp theo, khóa luận chỉ tập trung đi
sâu vào tìm hiểu về văn bản hành chính.
1.1.3. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong tất cả các cơ quan, tổ
chức. Đây là một nội dung cấu thành của văn bản quản lý nhà nước. Hiện nay vẫn còn nhiều
quan điểm khác nhau khi bàn về khái niệm “Văn bản hành chính”.
Tác giả Nguyễn Minh Phương cho rằng: “Văn bản hành chính là những loại văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn
đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật.” [15; 7]
Trong cuốn sách Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và Quản trị kinh
doanh, tác giả Lương Văn Úc có đề cập: “Văn bản hành chính là những văn bản
mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc
dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc,… của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình
thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công
điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi,…” [6; 149]
Tác giả Ngô Sỹ Trung lại quan niệm: “Văn bản hành chính là các thông tin quản
lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức
tham gia quản lý xã hội.” [10; 6]
14

Như vậy có thể hiểu “Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không
mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình
hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý.” [29;
66-67]
Đặc điểm của văn bản hành chính:
Thứ nhất, mọi cơ quan, tổ chức trong quá trình tham gia các hoạt động quản lý xã
hội đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
Thứ hai, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh
tương đối hẹp (thường trong phạm vi của cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan) và ít đối tượng thi hành. Trong một số trường hợp (như các quy
chế, quy định, nội quy của cơ quan, tổ chức) được áp dụng nhiều lần, phạm vi điều
chỉnh trong toàn cơ quan, tổ chức, áp dụng đối với nhiều đối tượng.
Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính.
Thứ tư, văn bản hành chính được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định và có
thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành văn bản.
1.2. Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính bao gồm hai loại sau:
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
“Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân
có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng
pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt” [21; 58]
Văn bản hành chính cá biệt có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, là văn bản áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy
phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ quan ban
hành văn bản.
Thứ hai, do cơ quan, cá nhân có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành và được đảm
bảo thực hiện bằng biện pháp cưỡng chế: các văn bản hành chính cá biệt thường mang tính
đơn phương, được ban hành bởi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền và bắt buộc các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan phải chấp hành nghiêm chỉnh.
15

Thứ ba, đặt ra quy tắc xử sự riêng, áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể
được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian, thời gian nhất định: văn bản hành chính
cá biệt được ban hành nhằm điều chỉnh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp lý
nhất định, xác định các quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, tổ chức
hoặc xác định các biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với cá nhân/nhóm các nhân vi
phạm các quy định.
Thứ tư, hình thức thể hiện:
Nghị quyết (cá biệt) là hình thức văn bản ghi lại những kết luận và quyết định
c ủa một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định.
Quyết định (cá biệt) là hình thức văn bản ban hành nhằm giải quyết các công
việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể. Có thể là quyết định về nhân sự, tổ chức bộ máy,
thi đua, ban hành một văn bản mới,…
Chỉ thị là văn bản được ban hành để chỉ đạo cấp dưới thi hành một chủ trương,
một văn bản hoặc công việc nhất định.
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường
“Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt
động quản lý.” [21; 59]
Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:
Thứ nhất, ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc phát sinh trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức: trong quá trình thực hiện các công việc của cơ quan, tổ
chức đòi hỏi cần hình thành nhiều văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn, báo cáo, trao
đổi, hợp tác… để giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Thứ hai, mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành loại văn bản này. Tất
cả các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá trình hoạt động đều có quyền ban hành
văn bản hành chính thông thường để phục vụ cho công việc của mình. Chủ thể ban
hành ở đây có thể là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị hay xã hội.
16

Thứ ba, không có tính chất chế tài, được thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác, chủ
yếu chứa đựng các thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính. Các văn bản
hành chính thông thường khi ban hành chủ yếu nhằm trao đổi thông tin, chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện một công việc cụ thể hay là để báo cáo tình hình thực hiện nhiệm
vụ,… vì vậy mà trong văn bản ban hành thường không có tính chất chế tài và được
các cá nhân, đơn vị thực hiện chủ yếu dựa vào tính tự giác, trách nhiệm đối với công
việc của mình.
Thứ tư, hình thức văn bản (căn cứ theo Khoản 2, Điều 4 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Khoản 2,
Điều 2, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư) bao gồm: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng
nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công .
Trong đó:
Văn bản không có tên loại: Công văn là hình thức văn bản không có tên gọi
được dùng để giao dịch chính thức với cơ quan và quần chúng nhân dân vào các mục
đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc,…
Văn bản có tên loại bao gồm:
Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra các
nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc c ủa cơ quan, tổ chức
để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo.
Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và
chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về một lĩnh vực công tác của cơ
quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác gi ữa các tổ chức có cùng chức năng,
nhiệm vụ.
17

Thông cáo là hình thức văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan
trọng về đối nội ho ặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyề n.
Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biế n, báo tin cho các
cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc
các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện.
Hướng dẫn là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn c ụ thể việc tổ chức thực
hiện văn bản c ủa cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt
động cụ thể.
Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần
làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, tổ
chức theo một trình t ự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định.
Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ
tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung ho ặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng.
Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách có hệ thố ng về một
trong nhiề u giải pháp (về quy ho ạch, kiến trúc, công nghệ, kết c ấu…) được đưa ra
giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu.
Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến, kế
hoạch, gi ải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó trong
một thời gian nhất định.
Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể nào đó.
Báo cáo là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp
trên ho ặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức ho ặc về một đề án, một vấn
đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ c ủa mình; sơ kết, tổng
kết công tác.
Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một s ự việc đang diễ n ra hoặc đã xảy
ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng.
23

Tờ trình là văn bản của cấp dưới gửi lên c ấp trên ho ặc cơ quan có thẩm quyền
để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự
thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách… và
đề nghị cấp trên phê duyệt.
Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự tho ả thuận giữa hai bên trong việc
xác lập quan hệ pháp lý về quyề n lợi và nghĩa vụ c ủa mỗi bên.
Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết
định c ủa cơ quan, tổ chức ho ặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp.
Bản ghi nhớ là văn kiệ n ngoại giao nói rõ l ập trường và thái độ về phía mình đối
với một vấn đề nào đó, hoặc thông báo cho đối phương một số điều c ần chú ý.
Bản cam kết là văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ quan,
tổ chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện.
Bản thỏa thuận là hình th ức văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay
nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước tho ả thuận thực hiệ n.
Giấy chứng nhận là văn bản dùng để c ấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác
nhận một vấn đề có thật.
Giấy ủy quyền là văn bản xác định hành vi pháp lý của một chủ thể trao cho
một chủ thể khác một hoặc một số quyền để chủ thể đó nhân danh mình thực hiện
một hoặc một số công việc nhất định trong một khoảng thời gian xác định.
Giấy mời là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham
dự một ho ạt động nào đó hoặc đến trụ sở c ủa cơ quan để giải quyết một vấn đề có
liên quan.
Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao dịch,
liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao ho ặc giải quyết việc riêng của cá
nhân.
Giấy nghỉ phép là văn bản c ấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép theo
quy định.
19

Giấy đi đường là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi
được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí
khác trong thời gian đi công tác.
Giấy biên nhận hồ sơ là hình thức văn bản xác nhận của một cơ quan, tổ chức, cá
nhân về việc tiếp nhận văn bản từ một cơ quan, tổ chức hay từ một cá nhân khác.
Phiếu gửi là hình thức văn bản dùng để gửi kèm theo các văn bản quan trọng
hoặc có nội dung bí mật.
Phiếu chuyển là hình thức văn bản dùng để chuyển kèm theo văn bản, tài liệu
mà cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được sang cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đúng
chức năng thẩm quyền giải quyết.
Thư công là hình thức văn bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện (nhân
danh) cơ quan, tổ chức gửi tới cho cơ quan, tổ chức ho ặc các cá nhân khác trao đổi
về công việc hoặc khen ngợi, động viên, chúc mừng, chia buồn nhân dịp một sự kiện
nào đó.
1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính
1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính
Văn bản quản lý nhà nước có nhiều chức năng, song về cơ bản văn bản này có bốn
chức năng chính là: chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý, chức
năng văn hóa - xã hội.
Chức năng thông tin: Văn bản được làm ra trước hết là dùng để ghi chép và truyền
đạt thông tin vì vậy thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản.
Các thông tin chứa đựng trong các văn bản là yếu tố quyết định để đưa ra những
chủ trương, chính sách, quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết công việc.
Chức năng này sẽ giúp cơ quan thu nhận, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lý. Bên c ạnh đó là giúp cơ quan đánh giá các thông tin thu nhận được
từ các nguồ n khác.
20

Thông tin bằng văn bản sẽ tạo thuận lợi cho người tiếp nhận và xử lý công việc,
cũng như là bằng chứng cho các quyết định quản lý được ban hành.
Chức năng quản lý: Văn bản hành chính được các cơ quan, tổ chức sử dụng để
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyề n hạn được giao.
Trong hoạt động quản lý, văn bản được sử dụng theo nhiề u mục đích khác nhau:
truyền đạt các quyết định quản lý; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
quyết định và xử lý các vi phạm; phản ánh tình hình lên c ấp trên, liên hệ, trao đổi với
các cơ quan ho ặc cá nhân có liên quan.
Để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, đầy đủ c ần phải thu thập và xử lý nhiề
u nguồn thông tin, đ ặc biệt là nguồn thông tin bằng văn bản.
Chức năng pháp lý: Chức năng này gắn liền với mục đích ban hành c ủa từng loại
văn bản, được biể u hiện ở hai mặt:
Văn bản hành chính xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan: văn bản hành
chính được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Trong mỗi văn bản hành chính
được ban hành đều có sự xác định trách nhiệm thực hiện của từng cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan, t ạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và
đối tượng tiếp nhận, đây chính là sự xác lập quan hệ luật pháp.
Làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin về quản lý
khác: văn bản hành chính được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quyết định hành
chính, là căn cứ để giải quyết công việc. Tư cách pháp nhân này còn được thể hiện
thông qua chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản và con dấu đóng lên
văn bản. Đây là bằng chứng để văn bản có hiệu lực thi hành và trong nhiều trước hợp
sẽ được dùng để truy cứu trách nhiệm.
Chức năng văn hóa - xã hội: Văn bản hành chính là sản phẩm sáng tạo của con
người trong quá trình quản lý xã hội, giúp con người ghi chép, lưu trữ và truyề n bá
các truyền thống văn hóa qua các thời kì, các thế hệ khác nhau. Văn bản có những
định chế cơ bản c ủa nếp sống, của nền văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau
của sự phát triển xã hội, đất nước.
21

Văn bản hành chính thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác
nhau trong phạm vi, thời điểm cụ thể. Nó là phương tiện và cũng là sản phẩm của quá
trình quản lý và cải tạo xã hội. Chính vì vậy mà văn bản quản lý còn góp phần thúc
đẩy ho ặc kìm hãm sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau.
Các chức năng khác: Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản hành chính
còn có một số chức năng khác như: chức năng giao tiếp, thố ng kê, kinh tế,…
1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính
Thứ nhất, văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong quá trình quản lý, việc truyền đạt, tiếp nhận thông tin để giải quyết công
việc là yếu tố bắt buộc phải có, hiện nay có rất nhiều cách để truyền đạt thông tin
trong quản lý, tuy nhiên hình thức phổ biến nhất được các cơ quan, tổ chức ưu tiên
sử dụng là văn bản. Văn bản hóa thông tin sẽ góp phần giúp cho các quyết định quản
lý được truyền đạt một cách đầy đủ, chính xác.
Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
Các quyết định hành chính sau khi được thể chế hóa thành văn bản sẽ được truyền
đạt tới các đối tượng có liên quan, đây là vai trò cơ bản của văn bản hành chính. Khi
được tổ chức, xây dựng và ban hành một cách khoa học thì văn bản hành chính có
khả năng truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính
xác, đầy đủ và có độ tin cậy cao. Việc truyền đạt các quyết định quản lý thông qua
văn bản hành chính sẽ góp phần thể hiện việc tổ chức khoa học lao động quản lý.
Thứ ba, văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của
bộ máy lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra là một công tác không thể thiếu đối với hoạt động quản lý. Kiểm tra việc thực
hiện công tác điều hành quản lý góp phần thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, xã hội hoạt động tích cực và có hiệu quả hơn, đồng thời cũng giúp nâng cao trình độ tổ
chức công tác của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước.
Để kiểm tra đạt kết quả cao cần chú ý đến: số lượng văn bản được ban hành trong cơ
quan, tổ chức và nội dung văn bản đề cập cũng như tính khả thi của văn bản.
22

Thứ tư, văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống p háp luật
Hệ thống văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là sự cụ
thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn việc thực thi các luật lệ đó trong thực tế.
Để văn bản hành chính thực sự là một công cụ xây dựng hệ thống pháp luật khi xây dựng
và ban hành văn bản cần đảm bảo các yêu cầu về nội dung, hình thức phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức để văn bản khi ban hành ra có thể áp dụng vào
thực tế, tránh các trường hợp ban hành mà không thế thực thi.
1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.4.1. Khái niệm
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là hoạt động của các cá nhân
trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tiến hành nhằm ban
hành ra các văn bản chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định, thông tin quản
lý của chủ thể ban hành theo đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền luật định
nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân.
1.4.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.4.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được
ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn bản và nội dung văn
bản.
Để văn bản hành chính sau khi được ban hành đảm bảo có hiệu lực thì việc ban
hành văn bản phải tuân theo đúng thẩm quyền. Thẩm quyền ban hành văn bản thể
hiện trên hai phương diện:
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân khi ban
hành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về những hình thức – thể loại văn
bản được phép ban hành.
Thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được
phép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyền
cho phép. Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và
văn bản của cấp trên ban hành.
1.4.2.2. Yêu cầu về nội dung
23

Nội dung văn bản là thành phần chính và quan trọng nhất của văn bản, là linh hồn
của văn bản, bao gồm tất cả những vấn đề liên quan đến công việc cần ban hành văn
bản, các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý, có liên quan và
bổ trợ cho nhau.
Nội dung của văn bản hành chính cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Tính mục đích: văn bản ban hành phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, nội dung văn
bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan tới chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, văn bản ban hành cũng phải phản ánh được
các mục tiêu trong đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Tính khoa học: văn bản cần đảm bảo có lượng thông tin quy phạm và thông tin
thực tế cần thiết; thông tin khi đưa vào văn bản cần qua xử lý và đảm bảo chính xác,
hiện thời; bảo đảm logic về nội dung, nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ; sử
dụng ngôn ngữ hành chính – công cụ chuẩn mực.
Tính khả thi: văn bản khi ban hành phải đảm bảo có thể thi hành được trong thực
tế. Nghĩa là phải phù hợp với trình độ, khả năng thực hiện của chủ thể thi hành, cần
đảm bảo các điều kiện thực hiện các quyền của chủ thể và xác lập trách nhiệm của
chủ thể thi hành.
Tính đại chúng: văn bản hành chính được ban hành và áp dụng cho nhiều đối tượng
với trình độ học vấn, trình độ văn hóa khác nhau nên văn bản phải được trình bày rõ
ràng, dễ hiểu và ngắn gọn.
Tính hợp Hiến, hợp pháp: văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung
văn bản tuân theo những quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các văn bản
do cấp trên ban hành.
Tính chính xác: tính chính xác của văn bản được thể hiện qua hai mặt là hình thức
văn bản (đảm bảo đúng, đủ, chính xác các thành phần thể thức được quy định) và nội
dung văn bản (nội dung của văn bản phải đảm bảo phản ánh đúng tình hình thực tế
có liên quan).
1.4.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức
24

“Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành
phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy
định.” [29; 112-113]
Các thành phần thể thức bắt buộc của văn bản hành chính được quy định cụ thể tại
điểm a, Khoản 1, Điều 5 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và Khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư .
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định cụ thể tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hình thức văn bản phải phù hợp với loại văn bản, đảm bảo thực hiện theo đúng
quy định hiện hành. Văn bản phải được trình bày đúng kỹ thuật và đảm bảo các phần
trong nội dung được bố trí, sắp xếp và trình bày đúng theo quy định.
1.4.2.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ
Văn phong trong văn bản hành chính:
Văn bản hành chính được viết theo văn phong hành chính – công vụ. “Văn phong
hành chính – công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương
đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho
các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành
chính.” [4; 54]
Đặc điểm của văn phong hành chính – công vụ:
Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; diễn đạt
ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa và
chính xác về chính tả.
Tính khuôn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật do nhà
nước quy định.
Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chính quyền
vì vậy phải luôn đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện sự tôn
trọng đối với các chủ thể thi hành.
25

Tính khách quan: văn bản phải trình bày thông tin một cách khách quan, không
thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thông tin trình bày trong
văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm.
Tính phổ thông, đại chúng: văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn
gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành.
Ngôn ngữ dùng trong văn bản hành chính
Chất lượng của văn bản phụ thuộc rất nhiều vào cách sử dụng ngôn ngữ. Ngôn ngữ
trong văn bản hành chính cần đảm bảo:
Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực và chính xác về nghĩa của từ, chính tả, dùng từ
đơn nghĩa, nhất quán, dể hiểu, phổ thông đại chúng.
Cách hành văn: cách đặt câu đúng ngữ pháp và cách diễn đạt bằng văn viết, không
sử dụng văn nói. Câu khẳng định được sử dụng phổ biến trong văn bản hành chính,
trong một số trường hợp có thể thay thế bằng câu phủ định. Câu chủ động được sử
dụng phổ biến hơn câu bị động nhưng trong trường hợp cần nhấn mạnh sẽ sử dụng
câu bị động. Văn bản hành chính không sử dụng câu nghi vấn.
1.4.2.5. Yêu cầu về bố cục nội dung
Tác giả Vương Đình Quyền cho rằng: “Bố cục nội dung văn bản hành chính là sự
sắp xếp trên dưới, trước sau, các phần, các vấn đề, các ý tưởng thuộc nội dung văn
bản theo một trình tự hợp lý, tối ưu và theo thứ bậc nhất định .” [29; 177]
Bố cục nội dung văn bản gồm 3 phần:
Phần mở đầu: thường nêu mục đích, lý do ban hành, đưa ra cơ sở pháp lý cũng
như các cơ sở thực tiễn để ban hành văn bản.
Phần nội dung: đây là phần quan trọng của văn bản, tùy từng loại văn bản mà có
cách trình bày phần nội dung khác nhau. Văn bản có thể được chia thành chương,
mục, điều, khoản, điểm hoặc chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự
nhất định.
Phần kết luận: Đối với văn bản chia theo điều, khoản thì phần kết luận sẽ trình bày
điều khoản thi hành và hiệu lực của văn bản. Còn văn bản chia theo phần, mục sẽ
trình bày mong muốn hoặc yêu cầu thực hiện.
1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
26

1.5.1. Khái niệm
Bàn về khái niệm “Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản” tác giả Vương Đình
Quyền có trình bày trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư: “Quy trình
soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong
quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.” [29; 165] Quy trình soạn thảo văn
bản cho phép định hướng ngay từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan,
từng đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo .
Một số tác giả khác lại chỉ ra: “Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các
bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phả i tiến hành trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn
và phạm vi hoạt động của mình.” [4;70]
ThS. Nguyễn Mạnh Cường trình bày trong cuốn Giáo trình văn thư: “Quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa
học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.” [21; 83]
Như vậy, có thể hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước
được sắp xếp một cách khoa học mà cơ quan quản lý có thẩm quyền c ần thiết phải
tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và
chất lượng văn bản ban hành.
1.5.2. Nội dung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Hiện nay trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước mới chỉ dừng
lại ở việc quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
mà chưa có một văn bản chính thức nào quy định về quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính. Chính vì vậy mà các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động
của mình đều phải dựa trên tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để chủ động xây
dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Mặc dù không có sự thống
nhất giữa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản giữa các cơ quan, tổ chức nhưng
nhìn chung quy trình này thường bao gồm 4 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị
27

Chuẩn bị là giai đoạn đầu tiên cần thực hiện nhằm xác định đối tượng thực hiện và
chịu trách nhiệm cũng như làm rõ được các vấn đề cơ bản liên quan đến công việc
cần soạn thảo và ban hành văn bản.
Giai đoạn này gồm các công việc cơ bản sau:
Phân công soạn thảo: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và vị trí việc làm để giao
cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo.
Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản.
Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin: thu thập và xử lý các nguồn thông tin liên quan đến
vấn đề cần soạn thảo là một bước hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới chất
lượng văn bản ban hành. Thông tin thu được là nguồn thông tin thực tế và nguồn
thông tin pháp lý. Sau khi thu thập phải tiến hành xử lý thông tin (phân tích, đánh giá
và lựa chọn thông tin cần thiết, xác thực).
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản
theo quy định
Lập đề cương: Đề cương là dàn ý của văn bản, gồm các nội dung chính được sắp
theo một trật tự nhất định. Đề cương văn bản thường được lập đối với một số văn bản
có nội dung quan trọng, phức tạp còn những văn bản đơn giản có thể tiến hành soạn
thảo luôn.
Viết dự thảo: “Viết dự thảo văn bản là làm cho những ý chính trong đề cương được
lần lượt thể hiện trong các câu văn, đoạn văn và tạo thành mối liên kết chặt chẽ và
lôgíc với nhau.” [29; 172] Căn cứ theo đề cương đã lập để viết dự thảo văn bản, sử
dụng văn phong hành chính - công vụ, bố cục văn bản rõ ràng, chặt chẽ. Trong nhiều
trường hợp người soạn thảo cần xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan hoặc đồng nghiệp
có chuyên môn, kinh nghiệm liên quan tới vấn đề để nghiên cứu và hoàn thiện bản
thảo. Kiểm tra lại dự thảo cả về thể thức và nội dung văn bản.
Bước 3: Trình duyệt văn bản
Trình duyệt văn bản có thể hiểu là việc đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thảo gửi
bản dự thảo lên cấp trên để được góp ý, chỉnh sửa và thông qua văn bản.
28

Thủ trưởng đơn vị/cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung
văn bản. Ký nháy vào cuối nội dung văn bản.
Chánh văn phòng/Trường phòng Hành chính và cá nhân phụ trách công tác văn
thư ở cơ quan kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản và thủ tục ban hành văn bản. Người duyệt ký nháy cuối nơi nhận.
Thủ trưởng cơ quan/Cấp phó phụ trách lĩnh vực/Người được ủy quyền/Chánh văn
phòng (khi được giao) duyệt và ký ban hành văn bản.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành văn bản
Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình ký chính thức.
Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản.
Kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi/phần mềm quản lý văn bản đi.
Nhân bản (đúng với số lượng cần ban hành) và đóng dấu (dấu cơ quan, dấu chỉ
mức độ mật, khẩn và dấu khác).
Làm các thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản.
Lưu văn bản: 01 bản lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo
văn bản.
Tiểu kết: Chương 1 của khóa luận đã trình bày những lý luận chung về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính bao gồm: những khái niệm cơ bản về văn
bản; các chức năng, vai trò của văn bản hành chính; phân loại văn bản hành chính;
khái niệm và những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính và quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Cơ Sở Lý Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Trung Tâm Lưu Trữ

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ Sở Lý Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Trung Tâm Lưu Trữ

Similar to Cơ Sở Lý Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Trung Tâm Lưu Trữ (20)

More from Dịch Vụ Viết Thuê Đề Tài 0934.573.149 / Luanvantot.com

More from Dịch Vụ Viết Thuê Đề Tài 0934.573.149 / Luanvantot.com (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Cơ Sở Lý Luận Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Trung Tâm Lưu Trữ