Cơ sở lý luận về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp. Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau như Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Tổng hợp, Phòng Tài Chính- Kế toán,... Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phòng tương ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được thông suốt, nhịp nhàng.

1. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Văn phòng”
Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với
quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh
nghiệp. Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau như Phòng Hành chính, Phòng
Hành chính- Tổng hợp, Phòng Tài Chính- Kế toán,... Tùy vào quy mô và lĩnh
vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phòng tương ứng đảm
bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được thông suốt, nhịp nhàng.
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về Văn phòng:
Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp
tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”.
Theo quan niệm này thì ở các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đơn vị,
tập đoàn có quy mô lớn thì đặt và gọi là văn phòng (Ví dụ Văn phòng Quốc
Hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Tổng Công ty…) còn ở các cơ quan,
đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là Phòng Hành chính - Tổng hợp.
Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan đơn vị,
nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”1
.
Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách
quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi
lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả”
Tác giả Hoàng Phê quan niệm: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công
việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành

2. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1
Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ Văn phòng , NXB trẻ, TPHCM

3. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
chính của một cơ quan.”2
Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” đã
định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho
hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”3
Tác giả Nguyễn Thành Độ đã chỉ rõ vị trí của văn phòng trong cơ cấu tổ
chức của cơ quan và hai chức năng chính của văn phòng là tham mưu, tổng hợp
và hậu cầu sự vụ. Ông quan niệm: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ
giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan đơn vị.”4
Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành
chính (administrative office management) của trường đại học quốc tế
Cambridge (Vương quốc Anh) định nghĩa “Văn phòng là khu vực hay bộ phận
của doanh nghiệp, được giao trách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất
định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho toàn doanh nghiệp”. Theo đó, một
tổ chức có thể gồm nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, lưu kho,... thì cần
phải có một bộ phận trung tâm phối kết toàn bộ các chức năng và dịch vụ từ
mọi nơi trong và ngoài tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thông
suốt của chính tổ chức đó. Với định nghĩa này, trong tổ chức sẽ tồn tại một văn
phòng trung tâm (central office) để đảm nhiệm công việc văn phòng tương tự
như phòng bán hàng (sales office) phụ trách hoạt động bán hàng, phòng quảng
cáo (marketing office) phụ trách hoạt động quảng cáo.
Căn cứ vào chức năng, quy mô, tính chất của từng cơ quan mà hoạt động
văn phòng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ lẫn phạm vi. Đối với
các cơ quan tổ chức có quy mô lớn, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng
2
Hoàng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, tr.1022
3
Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn.
4
Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB
Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9
10

4. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
được nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, bộ máy văn phòng sẽ
được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân
sự, kế toán, tài chính,…
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu khác
nhau về văn phòng, tác giả đưa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân như sau:
“Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là nơi diễn ra mọi hoạt động
nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo”. Trong bài khóa luận
này, tác giả đã sử dụng khái niệm văn phòng với nghĩa là trụ sở làm việc của một
cơ quan, đơn vị. Khối Văn phòng bao gồm các phòng ban: Phòng Hành chính –
Nhân sự , Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Tuyển sinh
& Đào tạo, Phòng Pháp chế, Phòng Kế hoạch.
1.1.2. Khái niệm “Nhân viên văn phòng”
Dù trong bất cứ công việc gì, yếu tố con người luôn đóng một vai trò chủ
chốt và quan trọng nhất. Chính vì thế trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để nâng cao hiệu quả làm
việc của nhân sự. Đề cập tới vấn đề nhân sự nói chung và nhân viên văn phòng
nói riêng, có một số khái niệm như sau:
“Nhân sự văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham
gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ
quan, đơn vị.”5
Có thể nói, nhân viên văn phòng là một khái niệm khá trừu tượng, bởi nó
thể hiện hai ý nghĩa khác nhau.
Nhân viên đều là các lao động làm công ăn lương, họ thường là các lao
động trí thức, họ khác với các lao động phổ thông như công nhân, tá điền… Theo
từ điển mở Wiktionary: “Nhân viên là người làm việc trong một cơ quan, tổ chức,
phân biệt với thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó và là ngạch cán bộ thấp
5
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
11

5. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
nhất.”
Theo từ điển Oxford : nhân viên có nghĩa là employee6
là một người
được thuê làm công ăn lương đặc biệt là ở cấp không điều hành
- Theo nghĩa hẹp: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên của văn phòng
(Phòng Hành chính- Tổng hợp, Hành chính -Nhân sự,...)”. Với ý nghĩa này,
nhân viên văn phòng chỉ làm công việc của Văn phòng và thực hiện các công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng. Nhân viên văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn Phòng (Trưởng phòng Hành Chính)
- Theo nghĩa rộng: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên thuộc tại trụ
sở của cơ quan, tổ chức”. Theo từ điển Cambridge7
, nhân viên văn phòng
(office worker) là một người làm công việc mà họ làm việc trong văn phòng
hơn là trong nhà máy,…Họ là người chịu trách nhiệm về công việc liên quan
đến thủ tục hành chính.Nhân viên văn phòng dành phần lớn thời gian để ngồi
làm việc trong ngày và có rất ít cơ hội cho các hoạt động.
Bài khóa luận này tác giả sử dụng khái niệm nhân viên văn phòng theo
nghĩa rộng: “Nhân viên văn phòng tức là tất cả mọi người làm việc tại trụ sở của
cơ quan, tổ chức”. Nhân viên văn phòng được hiểu không chỉ là những nhân viên
làm việc trong phòng hành chính mà bao gồm tất cả nhân viên làm tại trụ sở của
cơ quan. Họ là tập hợp tất cả nhân viên làm tại phòng hành chính, phòng nhân sự,
phòng kinh doanh, phòng kế toán,…trong cơ quan, tổ chức.
1.1.3. Khái niệm “Hiệu quả làm việc”
Thuật ngữ hiệu quả được sử dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau
của đời sống xã hội với những cách hiểu còn có những khác nhau nhất định.
Theo Đại từ điển Tiếng việt, “Hiệu quả là kết quả đích thực”; theo đó,
hiệu quả được hiểu là kết quả thực tế đã đạt được từ các hoạt động nhất định.
Tuy nhiên, cũng có quan niệm cho rằng hiệu quả khác với kết quả ở chỗ kết
6 Henry Watson Fowler (2002), Từ điển tiếng Anh Oxford, NXB Oxford University Press
7
Từ điển Cambridge (2013), NXB Cambridge University
12

6. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
quả là thành tích đưa lại, còn hiệu quả là đặt trong mối tương quan giữa thành
tích thu được với chi phí nguồn lực.
Cũng có quan điểm cho rằng: “Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ
lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác
định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có thể được đánh giá trong mối quan
hệ với kết quả tạo ra để xem xét với mỗi sự hao phí nguồn lực xác định có thể
tạo ra kết quả ở mức độ nào.”8
Theo định nghĩa của từ điển Oxford: “Hiệu quả là khả năng tạo ra một
kết quả mong muốn”. Khi một điều gì đó được xem là hiệu quả có nghĩa là điều
đó phải đạt được kết quả mong đợi hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc, sống động.
Như vậy, để xác định một điều gì đó có hiệu quả hay không, ta phải đo lường
bằng một tiêu chuẩn cho trước.
Hiệu quả làm việc cũng chính là mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao
của mỗi nhân viên. Hiệu quả làm việc phụ thuộc vào thời gian, môi trường, các
yếu tố bên ngoài, bên trong doanh nghiệp, các cơ chế làm việc, cơ chế kiểm tra,
đánh giá, các chế độ chính sách lương thưởng.
Có một định nghĩa khác về hiệu quả làm việc: “Hiệu quả làm việc là kết
quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định”
Như vậy từ các khái niệm trên, có thể hiểu “Hiệu quả làm việc là khả
năng tạo ra một kết quả mong muốn khi làm việc, được xác định bởi tỷ số giữa
kết quả làm việc đạt được và chi phí bỏ ra khi làm công việc đó.” Một quá trình
làm việc hiệu quả phải có một kết quả tốt về cả chất lượng và khối lượng công
việc; đồng thời chi phí bỏ ra để hoàn thành công việc phải thấp thì hiệu quả
công việc càng cao.
1.1.4. Khái niệm “Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng”
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng là hiệu quả phản ánh kết quả
8
Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2012), Quản trị Kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội
13

7. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
thực hiện các mục tiêu về công việc mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạn nhất
định trong quan hệ với chi phí để có được kết quả đó.
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng được đánh giá qua một số
tiêu chí nhất định, những tiêu chí hiệu quả làm việc này phụ thuộc vào các hoạt
động của chủ thể, bao gồm các tiêu chí sau: đảm bảo chất lượng công việc; đảm
bảo tiến độ thực hiện công việc; mức độ hoàn thành công việc; tác phong làm
việc; thực hiện kỹ thuật công việc; tính sáng tạo; chi phí cho công việc nhỏ nhất
và một số tiêu chí khác.
Các tiêu chí về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng sẽ giúp doanh
nghiệp đánh giá được chất lượng nhân sự, cho thấy hiệu quả làm việc của từng
cá nhân, từ đó phát huy được điểm mạnh và có những giải pháp kịp thời để
khắc phục hạn chế còn tồn tại. Các tiêu chí này cũng giúp các cá nhân nỗ lực
hoàn thành công việc, hoàn thiện bản thân hơn. Nhiều cá nhân tốt sẽ góp phần
xây dựng nên một tập thể vững mạnh.
Thông qua các phân tích trên, tác giả đưa ra khái niệm: “Hiệu quả làm
việc của nhân viên văn phòng là sự phản ánh kết quả thực hiện công việc thông
qua các tiêu chí đánh giá như đảm bảo chất lượng công việc; đảm bảo tiến độ
thực hiện công việc; mức độ hoàn thành công việc; tác phong làm việc; thực
hiện kỹ thuật công việc; tính sáng tạo; chi phí cho công việc nhỏ nhất nhằm
hoàn thành mục tiêu mà công ty đặt ra.” Muốn tạo ra sự thắng lợi trong công
việc đòi hỏi lãnh đạo và nhân viên văn phòng phải không ngừng nâng cao hiệu
quả khi thực hiện công việc của mình.
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
1.2.1. Vai trò
Nhân viên văn phòng có vai trò rất quan trọng trong một cơ quan tổ chức.
Các vai trò trong việc thực thi nhiệm vụ; vai trò trong việc tham mưu cho nhà quản
lý; vai trò trong việc là nguồn lực quan trọng số một, vai trò trong việc tạo dựng
hình ảnh, văn hoá cho công ty. Nhân viên văn phòng là một trong
14

8. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
những nhân tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến sự duy trì và phát triển
của một tổ chức nói chung và một Văn phòng doanh nghiệp nói riêng (Văn
phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao
tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó). Họ là những người có chuyên
môn, am hiểu các kiến thức trong lĩnh vực văn phòng, biết kiên trì, nhẫn nại,
sáng tạo, tinh tế và luôn cố gắng hết mình vì tổ chức.
1.2.2. Nhiệm vụ
+ Tổ chức thi tuyển, xét tuyển và tuyển sinh cho các trường đại học, cao
đẳng;
+ Hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát
huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh, nhằm hướng tới mục tiêu lớn nhất là
lợi nhuận của công ty;
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động, cán bộ nhân viên
trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước;
+ Chức năng tạo mối liên hệ với khách hàng thông qua tổ chức đào tạo
tuyển sinh, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín và tăng hiệu quả làm việc của
công ty.
+ Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã đăng
kí trong giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt
động sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài
và định hướng hằng năm, hằng quý của công ty
+ Mở rộng liên kết với các cơ sở kinh tế, trường học trong và ngoài
nước nhằm tăng cường hợp tác quốc tế
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định pháp luật cũng
như nội quy của công ty: đào tạo nguồn nhân lực với đạo đức nghề nghiệp chuẩn
mực, hỗ trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như tiến lương,
15

9. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
bảo hiểm, các hình thức kỷ luật, khen thưởng;
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê
khai thuế, nộp thuế;
+ Không ngừng đổi mới phương thức đào tạo, phương pháp và trang thiết
bị; công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức,
đem lại hiệu quả cao.
+ Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ ban lãnh đạo hoàn thiện kịp
thời các cơ chế quản lý nhân sự, cơ chế làm việc, cơ chế khen thưởng, kỷ luật,
cơ chế kiểm tra đánh giá..
+ Nhân viên văn phòng cũng chính là nguồn lực chính trong Công ty, có
nhiệm vụ hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả nhằm đạt được
mục tiêu mà Công ty đặt ra.
Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cũng có nhiệm vụ xây dựng văn hóa
Công ty, cùng nhau xây dựng môi trường làm việc tốt nhằm góp phần nâng cao
hiệu quả làm việc.
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.3.1. Kết quả thực hiện công việc
Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, có thể khẳng
định rằng tiêu chí về “Kết quả thực hiện công việc” là tiêu chí quan trọng nhất.
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong văn phòng sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Kết quả thực hiện công việc bao gồm (khối lượng, chất lượng công việc) và
mức độ hoàn thành mục tiêu công việc được giao là những tiêu chí rất quan trọng
để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Cuốn sách “Đánh giá
hiệu quả làm việc phát triển năng lực nhân viên” có viết: “Sẽ là vô nghĩa nếu
một nhân viên có phẩm chất cá nhân tốt, kỹ năng làm việc tốt và có tiềm năng phát
triển nhưng lại không đạt được mục tiêu công việc. Vì vậy, hoàn thành mục tiêu
công việc phải được xem là tiêu chí có tính chất quyết định
16

10. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
đối với hiệu quả công việc của một nhân viên.”9
Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng cách so sánh kết
quả thực hiện công việc thực tế của nhân viên với các mục tiêu và chuẩn mực
đã được định trước. Dựa trên những báo cáo công việc theo tuần, quý, tháng,
năm mà nhà quản lý cũng có thể đánh giá được năng lực và hiệu quả làm việc
của nhân viên một cách chính xác, biết được nhân viên của mình có đang làm
tốt công việc hay không. Hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công
việc bằng cách xây dựng các tiêu chuẩn, định mức công việc chính xác, công
khai, khoa học, có sự trao đổi giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh
giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong
tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực
tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác
định mức lương, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận
đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp. Tóm lại, doanh
nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công
việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc
cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
1.3.2. Tiến độ thực hiện công việc
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng không chỉ được đánh giá
bằng tiêu chí “kết quả thực hiện công việc” mà còn dựa vào tiêu chí “tiến độ
thực hiện công việc”.
“Tiến độ” là mức độ tiến triển của công việc trong một khoảng thời gian
nhất định. Chúng ta nên lập tiến độ trong công việc để theo dõi công việc hiệu quả
hơn. Một công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn, đúng kế hoạch thì
9
Allenby, Alison, (2004), Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng lực nhân viên, Tp. Hồ Chí Minh,
NXB. Trẻ, tr.46
17

11. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
hiệu quả làm việc sẽ cao.
Nhà quản lý sẽ dựa vào các kế hoạch tuần, tháng, quý, năm để đánh giá
mức độ làm việc của mỗi nhân viên cho từng đầu việc cụ thể. Dựa trên việc
nhân viên có hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra trước đó để xem tiến độ thực
hiện công việc của họ đến đâu. Việc hoàn thành đúng tiến độ thực hiện công
việc sẽ thể hiện sự tập trung trong công việc, sự nỗ lực, cố gắng hoàn thiện công
việc. Hiệu quả làm việc sẽ cao nếu nhân viên hoàn thành công việc theo đúng
tiến độ.
1.3.3. Tác phong làm việc
Ngoài kết quả thực hiện công việc, năng lực nhân viên, thái độ và tác
phong làm việc cũng là những yếu tố giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện
hơn về hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Do đó nâng cao hiệu quả làm việc
không chỉ chú trọng đến thể lực và trí lực mà còn phải coi trọng cả đạo đức tác
phong của người lao động.
Học giả nổi tiếng về quản trị Peter đã cho rằng: “Thái độ và tác phong
chiếm tới 90% khả năng thành công của một con người”.
Theo Từ Điển Từ và Ngữ Hán _ Việt của Nguyễn Lân xuất bản vào năm
2002, “tác phong làm việc” được định nghĩa là lề lối cách thức là việc đối xử. Đặt
vào môi trường làm việc cụ thể đó có thể xem là cách làm việc, ứng xử giữa con
người với con người khi làm việc trong cùng một môi trường. Mỗi công ty và
doanh nghiệp sẽ có những tác phong làm việc khác nhau.
Tại Nhật Bản, thống kê trung bình mỗi năm, tàu điện ngầm chỉ trễ giờ 7
giây. Bởi vậy, sẽ không có câu “Xin lỗi tôi đã đến muộn, do bị kẹt xe”. Việc
đúng giờ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với người khác và chính bản thân mình.
Thói quen này giúp bạn hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp, chỉn chu.
Tôn trọng giờ giấc cũng là việc bạn đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc,
có thể kiểm soát và tăng hiệu quả công việc.
Qua các khái niệm trên, ta có thể thấy: Tác phong làm việc tạo nên dấu
18

12. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
ấn riêng của mỗi người, tác phong làm việc là thái độ, giao tiếp ứng xử, phong
cách ăn mặc, tư thế, ý thức làm việc của mỗi cá nhân để hoàn thành công việc
và được biểu hiện ra bên ngoài.
Ý thức kỷ luật trong công việc bao gồm: đi làm đúng giờ, ăn mặc chuẩn
chỉnh, giữ gìn vệ sinh chung, tự tin, chuyên nghiệp và nhạy bén. Mỗi nhân viên
chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, ý thức kỷ luật được xem là tiêu chí hàng
đầu thể hiện sự tôn trọng đối với môi trường làm việc của mình. Nhân viên có
tôn trọng môi trường làm việc thì làm việc mới đạt hiệu quả cao.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả làm việc của
người lao động, đòi hỏi Công ty cần xây dựng được đội ngũ lao động có tác phong
chuẩn chỉ trong công việc: biết quý trọng thời gian, khắc phục tình trạng “giờ cao
su”, có ý thức kỷ luật tự giác, hợp tác cao, có trách nhiệm trong công việc, cống
hiến vì thành công chung của tổ chức. Tác phong chuyên nghiệp là điều kiện cần
cho sự tiến bộ và thành công, thành đạt của mỗi con người. Tác
phong chuyên nghiệp chính là sự tổng kết, tạo dựng và là tinh hoa của khung
năng lực mỗi cá nhân, trở thành các hành vi tự nhiên và thói quen trong giải
quyết công việc, sao cho đạt hiệu quả, năng suất và chất lượng cao. Khi có tác
phong chuyên nghiệp, bạn sẽ có được tín nhiệm từ cấp trên, đồng nghiệp, khách
hàng, đối tác…từ đó việc hoàn thành công việc cũng dễ dàng hơn, hiệu quả
công việc cũng sẽ cao hơn.
1.3.4. Thực hiện kỹ thuật công việc
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên văn phòng, đòi hỏi các
nhân viên phải thực hiện các nghiệp vụ trong công việc một cách chính xác,
nhanh chóng, hiệu quả, ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật.
Nếu nhân viên hoàn thành công việc và đúng deadline mà vẫn sử dụng
phương pháp, cách thức thô sơ hoặc các cách đi tắt k đảm bảo để thực hiện công
việc thì dù có thực hiện đúng quy trình, đúng pháp luật, áp dụng các thành tựu mới
của khoa học công nghệ cũng không làm tăng kết quả thực hiện công
19

13. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
việc lên nhiều. Hiện nay, trong một xã hội phát triển không ngừng, các cơ quan
tổ chức không chỉ hướng tới việc hiệu quả, mà luôn luôn làm sao để có thể hiệu
quả hơn nữa.
Trong bối cảnh sự phát triển không ngừng về khoa học kĩ thuật, các trang
thiết bị, máy móc ngày càng hiện đại hóa, góp phần giảm thiểu các khâu trung
gian, tiết kiệm sức lực cho người. Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới đòi
hỏi nhân viên văn phòng cần trang bị kiến thức và kỹ năng mới để có thể ứng dụng
được các trang thiết bị hiện đại vào thực tế công việc. Việc thực hiện đúng kỹ thuật
trong công việc, ứng dụng được các khoa học công nghệ vào công việc sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm những sai sót khi làm thủ
công, tiết kiệm được chi phí và công sức của người lao động.
1.3.5. Tính sáng tạo trong công việc
Trong cuộc sống, Sáng tạo là từ mà chúng ta thường nghe thấy nhiều
nhất, như con người sáng tạo, công ty sáng tạo, làm việc sáng tạo…. Có rất
nhiều cách hiểu về sáng tạo:
Sáng tạo là một ý tưởng mới, phù hợp với thời đại và không gian sinh ra
nó, và ý tưởng đó mang lại giá trị. Sáng tạo là làm cái gì đó khác đi và hẳn
nhiên phải hay và có ích.
Sáng tạo là say mê nghiên cứu, tìm tòi để tạo ra những giá trị mới về vật
chất, tinh thần hoặc tìm ra cái mới, cách giải quyết mới mà không bị gò bó phụ
thuộc vào những cái đã có.
Có quan điểm cho rằng: sáng tạo là trong quá trình làm việc luôn luôn
suy nghĩ, tìm tòi và học hỏi để tìm ra cái mới, cách giải quyết tốt nhất để đạt
được hiệu quả tốt nhất
Sáng tạo là quá trình hoạt động của con người tạo ra những giá trị vật
chất, tinh thần, mới về chất. Nói cho dễ hiểu thì sáng tạo là hoạt động của con
người tạo ra sản phẩm và sản phẩm này phải đáp ứng được hai yêu cầu sau:
+ Có tính mới (mới về chất)
20

14. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
+ Có giá trị so với sản phẩm cũ (có lợi hơn, tiến bộ hơn)
Steve Jobs đã từng phát biểu rằng: “Creative is just connecting things.
When you ask creative people how they did something, they feel a little guilty
because they didn’t really do it, they just saw something”. Với ông thì sáng tạo
chỉ là kết nối những thứ xung quanh cuộc sống của chúng ta với nhau.
Tất cả các định nghĩa trên đều quan niệm sáng tạo theo những góc nhìn khác
nhau. Tác giả Phan Dũng (Công ty TNHH MTV Tư vấn đào tạo Trí Phúc
– TP.HCM) trong “Phương pháp luận sáng tạo và đổi mới” đã đưa ra định
nghĩa về sáng tạo: “Sáng tạo là hoạt động tạo ra bất cứ cái gì có đồng thời tính
mới và tính ích lợi (trong phạm vi áp dụng cụ thể)”
+ Bất cứ cái gì: ở bất cứ lĩnh vực nào của thế giới vật chất và tinh thần
+ Tính mới: là sự khác biệt của đối tượng cho trước so với đối tượng
cùng loại ra đời trước đó về mặt thời gian.
+ Tính ích lợi: như tăng năng suất, tăng hiệu quả, tiết kiệm, giảm giá
thành, thuận tiện khi sử dụng, thân thiện với môi trường…, tính ích lợi có thể
mang đến cho bản thân, cho gia đình, cho cộng đồng, cho nhân loại.
+ Phạm vi áp dụng: chỉ đúng trong không gian, thời gian, hoàn cảnh ,
điều kiện… cụ thể, nếu vượt ra ngoài thì có thể biến lợi thành hại.
Tôi đồng tình với quan điểm về sáng tạo của tác giả Phan Dũng. Như
vậy, để biết bất cứ cái gì có sáng tạo hay không, bạn phải so sánh cái đó với cái
trước nó, nếu cái đã thay đổi nghĩa là nó mới hơn so với cái cũ đồng thời mang
lại tính ích lợi cho bạn, cho cộng đồng hay cho nhân loại trong phạm vy áp
dụng cụ thể thì bất cứ cái gì đó đã là sáng tạo.
Tính sáng tạo thường được phát huy khi con người cảm thấy thoải mái,
tự nguyện khi thực hiện một công việc nào đó. Và để phát huy tính sáng tạo của
mỗi cá nhân nhằm đạt được kết quả công việc tốt nhất, lãnh đạo phải là người
khuyến khích các thành viên khác suy nghĩ độc lập, ai cũng phải đưa ra một
phương án giải quyết vấn đề riêng và sau đó mới cùng nhau ngồi lại để
21

15. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
thảo luận. Bên cạnh đó, trước mỗi buổi làm việc nhóm, cuộc họp chung, lãnh
đạo cũng nên cung cấp cho các thành viên nội dung chính sẽ thảo luận, yêu cầu
họ đưa ra các ý tưởng giải quyết riêng để cuộc họp có thể tiến hành nhanh chóng
và hiệu quả.”
Tiêu chí sáng tạo trong công việc là một tiêu chí rất hay trong việc đánh giá
hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Dù làm ở bất cứ công việc nào thì bạn
cũng cần phát huy tính sáng tạo trong tư duy và cách thức làm việc. Sự sáng tạo
không chỉ giúp cho nhân viên tối ưu công việc với kết quả cao mà còn tạo động
lực để họ vươn tới những cơ hội phát triển sự nghiệp trong tương lai.
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.4.1. Nhóm yếu tố về con người
* Đối với người lao động: Con người chính là đội ngũ nguồn nhân sự
làm việc trong công ty. Trong một tổ chức thì mỗi người khác nhau về năng
lực, tâm lực, trí lực, nguyện vọng, sở thích…vì vậy hiệu quả làm việc của mỗi
nhân viên là khác nhau.
Kiến thức làm việc: là tập hợp tất cả những tri thức cần trang bị để hoàn
thành một công việc. Mỗi công việc đều có những đòi hỏi khác nhau, người lao
động cần xác định rõ yêu cầu của công việc để có đủ những kiến thức, sự hiểu
biết giúp hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Người lao
động có càng nhiều kiến thức thì họ càng tự tin đảm nhận các công việc và tự
chủ trong quá trình làm việc, làm việc hiệu quả hơn, đạt được những mục đích
và có vị trí trong xã hội. Nếu không trang bị đủ kiến thức về công việc thì rất
dễ đi sai hướng, hiểu sai bản chất công việc dẫn đến không hoàn thành công
việc, lãng phí thời gian, công sức, kết quả công việc sẽ không cao.
Kỹ năng nghề nghiệp: được hiểu là sự thành thạo về động tác, thao tác trong
quá trình hoàn thành một công việc cụ thể. Kỹ năng còn là khả năng thích nghi,
ứng phó và giải quyết các tình huống thực tiễn. Đây là một yếu tố cần để người
lao động tồn tại trong một môi trường làm việc và hoàn thành công việc
22

16. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
một cách nhanh nhất. Mỗi công việc sẽ yêu cầu đòi hỏi những kỹ năng nghề
nghiệp khác nhau, công việc càng phức tạp càng đòi hỏi kỹ năng cao. Khi có
kỹ năng nghề nghiệp cao, công việc sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng,
kịp thời trong mọi tình huống. Vì vậy, người lao động cần phải rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp của bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc.
Thái độ làm việc của người lao động: Bên cạnh những yếu tố như năng
lực, kinh nghiệm, sự thông minh hay có người dẫn dắt, thì thái độ làm việc cũng
chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của
người lao động. Thái độ làm việc là thể hiện sự tập trung làm việc, sự tận tâm
với công việc, sự bằng lòng với công việc như thế nào, có chí tiến thủ cố gắng
trong công việc hay không. Mỗi cá nhân đều có những thái độ khác nhau về
công việc. Người lao động cần có thái độ tốt khi thực hiện công việc như: chủ
động trong công việc, tập trung làm việc, tuân thủ quy định của công ty, tích
cực, ham học hỏi, biết lắng nghe… Có câu: “Thái độ quan trọng hơn trình độ”.
Quan sát những người thành công, có thể thấy kỹ năng, kiến thức và kinh
nghiệm không phải là những yếu tố gây ấn tượng nhất mà chính là thái độ của
họ trong công việc. Vì vậy, người lao động cần rèn luyện cho mình một thái độ
làm việc thật đúng đắn và chuyên nghiệp.Thái độ làm việc tốt thì công việc sẽ
dễ dàng hoàn thành hơn, thái độ tập trung và lắng nghe sẽ khiến hiệu quả công
việc tăng cao, tránh được những sai sót không đáng có
Nhu cầu cá nhân: Nhu cầu là một trong những yếu tố thúc đẩy con người
hoạt động. Sự thúc đẩy xuất phát từ nhu mong muốn thỏa mãn nhu cầu. Mỗi cá
nhân khác nhau thì sẽ có những nhu cầu khác nhau về vật chất và tinh thần. Có
người đặt yếu tố tiền lương, tiền thưởng lên hàng đầu nên sẽ phấn đấu làm việc
thật hiệu quả để đạt được mức lương tương xứng với sự cố gắng, nỗ lực của bản
thân. Nhưng cũng có người lại cho rằng khả năng khẳng định mình là quan trọng,
có người lại có nhu cầu trải nghiệm càng nhiều càng tốt…Tùy vào nhu cầu của
mỗi người mà hiệu quả làm việc mang lại sẽ khác nhau.
23

17. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
* Đối với quản lý:
Phong cách lãnh đạo: Một yếu tố ảnh hưởng không ít tới hiệu quả làm
việc của nhân viên văn phòng đó chính là “Phong cách lãnh đạo” của nhà quản
lý. Mỗi doanh nghiệp nói riêng sẽ đều có những phong cách lãnh đạo riêng.
Hiện nay, có các phong cách lãnh đạo cơ bản như: chuyên quyền, độc đoán,
dân chủ và tự do. Mỗi phong cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
Phong cách lãnh đạo sẽ quyết định tới sự tự giác, tự nguyện làm việc của người
lao động. Nếu phong cách lãnh đạo quá cứng nhắc, ép buộc thì người lao động
sẽ cảm thấy gò bó, làm việc cho xong chứ không cố gắng, cảm giác bị ràng
buộc cao, từ đó hiệu quả làm việc sẽ không cao.
1.4.2. Nhóm yếu tố về công việc
* Bố trí sắp xếp công việc
Bố trí sắp xếp công việc là sự tính toán, lên kế hoạch làm việc cho hợp
lý dựa theo nội dung và tính chất công việc. Việc bố trí sắp xếp công việc hiệu
quả sẽ giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Với cùng một công việc
nhưng có người chỉ cần làm trong khoảng thời gian 1 ngày và có người chỉ mất
khoảng 3 tiếng để làm xong, tất cả là nhờ vào khả năng sắp xếp công việc hợp
lý. Bố trí sắp xếp công việc cần phù hợp với khả năng làm việc và trình độ làm
việc của nhân sự. Khi nhân sự cảm thấy công việc đang làm là phù hợp với bản
thân, họ sẽ tích cực để đạt được mục tiêu, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao.
Ngược lại, khi công việc được giao không phù hợp, họ sẽ cảm thấy chán nản,
không tập trung vào công việc, dẫn đến tình trạng bỏ dở công việc, chất lượng
công việc không cao.
* Sự hấp dẫn của công việc
Sự hấp dẫn trong công việc đó là sự say mê làm việc, ham học hỏi công
việc, có sự thu hút mong muốn hoàn thành công việc. Sự hấp dẫn trong công
việc ở đây có thể là hấp dẫn bởi nội dung công việc, tính chất công việc hay
mức lương mà công việc đó tạo ra. Người lao động nếu cảm thấy hấp dẫn với
24

18. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
công việc họ đang làm thì sẽ thỏa sức cống hiến với đam mê và nhiệt huyết thì
công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng với chất lượng cao. Nếu người lao
động luôn đi làm với không có đam mê, cảm giác bị ép buộc, công việc không
có sức hút, không kích thích sự ham làm việc, sáng tạo thì họ sẽ đi làm cho có,
ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện công việc.
* Sự phức tạp trong công việc
Mức độ phức tạp của công việc là mức độ mà công việc đòi hỏi phải sử
dụng nhiều kiến thức và kỹ năng trong quá trình thực hiện. Đây là thách thức của
công việc đối với người lao động, công việc khó sẽ gây cản trở người lao động,
làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng công việc. Công việc phức tạp
sẽ khiến người lao động hao tổn cả về trí lực và sức lực, làm cho người lao động
dễ chán nản, có xu hướng bỏ cuộc, không hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Tuy nhiên, sự phức tạp thường đi liền với mức thu nhập cao sẽ tạo động lực kích
thích người lao động tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
* Cơ hội thăng tiến, phát triển trong công việc
Thăng tiến là sự tiến bộ về chuyên môn, về cấp bậc và về địa vị. Cơ hội
được thăng tiến và phát triển sự nghiệp của mình có ảnh hưởng tới hiệu quả làm
việc của nhân viên. Để được thăng tiến trong công việc, lên một mức cao hơn thì
người lao động sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành công việc, đem lại những kết quả
tốt nhất để ghi điểm với cấp trên. Điều đó sẽ tạo động lực kích thích nhân viên.
Tuy nhiên, khi sự cố gắng và nỗ lực vươn lên của nhân viên bị bỏ qua, không được
công nhận hay cất nhắc với một vị trí cao hơn thì sẽ dẫn đến trạng thái chán nản,
không muốn phấn đấu, hiệu quả công việc sẽ không cao.
1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức
* Sự hợp tác, phối hợp
Hiểu 1 cách đơn giản thì hợp tác, phối hợp chính là hành động mà chúng
ta, các bên tham gia cùng chung sức làm việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong công
việc, lĩnh vực bất kì để cùng hướng tới một mục đích nhất định. Để hoàn
25

19. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
thành tốt công việc cần phải có sự phối hợp của nhiều phòng ban, giữa các giai
đoạn của công việc. Hiệu quả công việc sẽ cao nếu có sự ăn ý giữa các bộ phận,
các khâu trong công việc. Nếu phần cơ bản của công việc đã được hoàn thành
và không sai sót thì các phần xử lý, hoàn thiện công việc còn lại cũng sẽ nhanh
chóng và dễ dàng hơn. Vì vậy, giữa các phần của công việc, các phòng ban đảm
nhiệm công việc cần liên kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau để công việc được hoàn
thành tốt nhất và nhanh nhất, tránh sai sót không đáng có. Bên cạnh đó, phong
cách lãnh đạo còn tạo khoảng trống cho người lao động thể hiện tài năng, sự
sáng tạo và tinh thần trách nhiệm khi làm việc.
* Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Là toàn bộ kết quả cuối cùng hay trạng thái mà doanh nghiệp muốn đạt
tới trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của chiến lược là kết quả cụ
thể của doanh nghiệp cần đạt được khi thực hiện chiến lược. Thông thường các
doanh nghiệp chia mục tiêu thành hai loại: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn
hạn. Hoạt động của tổ chức chỉ có hiệu quả khi nó gắn liền với mục tiêu, chiến
lược mà tổ chức đề ra. Mỗi cá nhân người lao động cố gắng hoàn thành công
việc hiệu quả, hoàn thành mục tiêu cá nhân là góp phần hoàn thành mục tiêu
của tổ chức.
* Văn hóa của tổ chức
Là một hệ thống các giá trị, ý nghĩa, niềm tin và thói quen được chia sẻ
trong phạm vi một tổ chức, được các thành viên trong tổ chức đồng thuận và có
ảnh hưởng trong phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên.
Một tổ chức có văn hóa cao là mọi hoạt động được thể chế hóa và mọi thành
viên tuân thủ, tạo động lực làm việc, giúp người lao động tự giác, chủ động,
giúp đỡ nhau hoàn thành công việc tốt hơn.
26

20. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1.4.4. Nhóm yếu tố về môi trường làm việc
Môi trường làm việc gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên
văn phòng gồm có: môi trường từ nhiên và môi trường xã hội.
* Môi trường tự nhiên
Đó chính là không khí, ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ. Thông thường người
lao động dành khoảng một phần tư thời gian trong ngày cho nơi làm việc. Do
vậy, môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm việc của
người lao động.
- Không khí trong lành sẽ làm người lao động có sức khỏe để hoàn thành
công việc tốt hơn. Không khí ngột ngạt sẽ làm cho mọi người cảm thấy ngột
ngạt, thiếu tinh thần làm việc. Công ty nên bố trí nhiều cây xanh để tạo cảm
giác trong lành, dễ chịu khi làm việc.
- Ánh sáng: Văn phòng đầy đủ ánh sáng sẽ làm tăng sự tập trung, động
lực làm việc giúp công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chính xác. Thiếu
ánh sáng làm giảm khả năng tập trung, dễ sao nhãng trong công việc, dẫn đến
tình trạng chậm trễ trong công việc.
- Âm thanh: Để công việc đạt được hiệu quả cao thì cần sự tập trung cao
độ để hoàn thành công việc chính xác và đúng tiến độ. Nếu văn phòng quá ồn
ào hoặc làm việc gần khu vực có tiếng ồn lớn thì người lao động sẽ không hoàn
toàn tập trung, công việc sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất.
- Nhiệt độ: Một văn phòng có nhiệt độ không quá nóng và không quá
lạnh sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn khi làm việc, tránh những bực bội, căng
thẳng gây ảnh hưởng tới công việc nhất là khi nhiệt độ cao.
- Cơ sở vật chất: Để nhân viên văn phòng làm việc có hiệu quả, chất
lượng công việc và tiến độ thực hiện công việc đảm bảo thì các yếu tố về cơ sở
vật chất và kinh phí cũng cần được đảm bảo. Các yếu tố liên quan đến cơ sở vật
chất bao gồm: bàn ghế làm việc, máy tính, máy in, máy scan, máy
photocopy, hệ thống internet, trang thiết bị phục vụ công việc,… Khoa học
27

21. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
công nghệ phát triển đòi hỏi nhân viên phải nắm bắt được để áp dụng khi thực
hiện các nghiệp vụ. Nếu sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại như máy
tính, máy scan, máy photo, hay thực hiện nhanh chóng các thao tác khi thực
hiện nghiệp vụ thì công việc sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, đỡ tốn
thời gian và chi phí hoàn thành công việc, hiệu quả công việc đem lại cũng sẽ
cao hơn.
*Môi trường xã hội
Đó là mối quan hệ giữa mọi người với nhau trong công ty. Để nhân viên
cảm thấy thoải mái, hăng hái làm việc, đam mê trong thực hiện công việc thì
cần phải tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái. Một môi trường làm việc
mà mọi người coi nhau như những thành viên trong gia đình, chia sẻ mọi khó
khăn khi làm việc cũng như trong cuộc sống với nhau, đoàn kết với nhau để
cùng đạt được những mục tiêu mà Công ty đã đặt ra. Khi đó, nhân viên văn
phòng sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức, với đồng nghiệp, yêu thích công việc
hơn, làm việc hăng say hơn, từ đó chất lượng công việc sẽ tốt hơn, hiệu quả làm
việc sẽ tăng cao.
Trong doanh nghiệp nếu duy trì được môi trường làm việc thân thiện,
mọi người tôn trọng lẫn nhau, thường xuyên giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ đồng
nghiệp, quan hệ cấp trên – cấp dưới thoải mái, môi trường tự nhiên trong
lành…chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái làm việc cho người lao động,
kích thích sự hứng thú trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc
hơn nữa.
1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc
* Chính sách lương, thưởng, đãi ngộ
- Tiền lương:
+ Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Tiền lương là số tiền
mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện
công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp
28

22. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh
không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo
đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm
công việc có giá trị như nhau.”10
+ Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao
động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng
suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.”
Như vậy dưới góc độ pháp luật, tiền lương được hiểu là số tiền mà người
sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào vào tiền lương đã thỏa
thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc, được xác định
theo hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật.
Đối với người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng, tiền
lương là một phần cơ bản trong thu nhập, giúp họ và gia đình chi trả những chi
tiêu trong cuộc sống hàng ngày. Hơn nữa, khả năng kiếm được tiền lương cao
hơn sẽ tạo động lực cho người lao động, giúp họ có hứng thú và cố gắng hoàn
thiện công việc một cách hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu chung của công
ty, phía công ty cần quản trị một cách có hiệu quả công tác tiền lương cho nhân
viên: chính sách lương hợp lý, trả lương đúng hạn, công bằng với sức lao động
mà người lao động bỏ ra. Một cơ cấu tiền lương hợp lý sẽ thúc đẩy họ làm việc
một cách hiệu quả, cống hiến hết mình vì công việc.
- Tiền thưởng:
Điều 104 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “Thưởng là số tiền hoặc
tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho
người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công
việc của người lao động. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định
và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại
diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người
10
Bộ luật Lao động (2019), Quốc hội XIV
29

23. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
lao động tại cơ sở.”
Tiền thưởng cũng có thể được chi trả một cách đột xuất để ghi nhận
những thành tích xuất sắc như hoàn thành dự án trước thời hạn, tiết kiệm ngân
sách hay cho những sáng kiến cải tiến có giá trị cao. Khen thưởng một cách
đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ lực dẫn đến sự thành công trong
tổ chức. Từ đó, người lao động sẽ cảm thấy công sức bỏ ra là xứng đáng và làm
việc hăng say hơn, cố gắng đạt kết quả tốt. Việc khen thưởng một cách không
thỏa đáng sẽ gây bực mình cho những người đang mong chờ được khen thưởng,
họ có thể cảm thấy thất vọng, không muốn cố gắng hoàn thành công việc. Người
lao động sẽ cảm thấy mất lòng tin, không còn hăng hái trong công việc nếu việc
khen thưởng không phù hợp.
- Phụ cấp, phúc lợi:
Phụ cấp là khoản tiền mà tổ chức dùng để chi trả thêm cho người lao
động của mình khi mà họ được đảm nhận thêm trách nhiệm hoặc phải làm việc
trong một môi trường lao động đặc biệt, tổn hại sức lực. Có nhiều loại phụ cấp
mà tổ chức có thể áp dụng như: phụ cấp trách nhiệm công việc, phụ cấp độc
hại, phụ cấp khu vực,…Phụ cấp hợp lý sẽ tạo động lực để nhân viên văn phòng
đảm đương thêm công việc, cố gắng kiêm nhiệm thêm các vị trí khác cũng như
cố gắng tập trung hoàn thành các công việc được giao. Đồng thời, có thêm phụ
cấp người lao động cũng sẽ làm việc có trách nhiệm hơn, nỗ lực đạt mục tiêu
mà Công ty đề ra.
Phúc lợi gồm có Phúc lợi bắt buộc và Phúc lợi tự nguyện: Các chương
trình phúc lợi sẽ tạo động lực làm việc cho người lao động, là điều kiện để thu
hút và giữ chân nhân viên tài giỏi và có kinh nghiệm. Phúc lợi đóng vai trò rất
quan trọng trong việc đảm bảo cuộc sống cho người lao động, nâng cao cả đời
sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, giúp cho nhân viên có tinh thần làm
việc, cố gắng đạt hiệu quả cao trong công việc.
* Cơ chế làm việc
Yếu tố cơ chế làm việc cũng có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm
30

24. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
việc của nhân viên văn phòng. Các cơ chế làm việc sẽ quy định về trách nhiệm,
các nguyên tắc và chế độ làm việc, trình tự giải quyết công việc góp phần đảm bảo
các hoạt động của Công ty diễn ra thông suốt, phát huy tính dân chủ, tính tự
nguyện, tự giác của mỗi cá nhân khi thực hiện công việc. Đồng thời, cần có các
cơ chế rõ ràng, cụ thể, công khai, dân chủ. Như vậy, người lao động sẽ tự giác làm
theo và cố gắng, nỗ lực làm việc, góp phần hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Nếu các
cơ chế đưa ra không thống nhất, thiếu tính dân chủ thì mọi người sẽ làm việc thiếu
kỷ luật, hiệu quả làm việc cũng vì vậy mà giảm sút.
* Cơ chế kiểm tra đánh giá
“Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và
chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so
sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với
người lao động”11
Kết quả đánh giá thực hiện công việc thể hiện sự công nhận của doanh
nghiệp đối với quá trình làm việc của người lao động, kích thích người lao động
làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc, tăng sự gắn bó của người lao động với
doanh nghiệp. Đồng thời, Đây chính là cơ sở có ảnh hưởng trực tiếp tới người
lao động trong việc trả lương, thù lao, đào tạo phát triển, thăng tiến, kỷ luật,.
Nếu kết quả đánh giá mập mờ, không công bằng sẽ gây bất mãn, thái độ không
bằng long, không có ý chí làm việc và dễ dẫn đến tình trạng bỏ dở công việc.
Do vậy, doanh nghiệp cần đưa ra các cơ chế kiểm tra, đánh giá thực hiện công
việc thường xuyên, công bằng, chính xác nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phòng.
* Cơ chế khen thưởng, kỷ luật
Cơ chế thi đua khen thưởng, kỷ luật có ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc
của nhân viên văn phòng rất lớn. Các cơ chế sẽ tác động tới tinh thần làm việc
của người lao động.
11
Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.125
31

25. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
+ Thi đua khen thưởng là biện pháp để người quản trị nhân lực thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nhằm khuyến khích, động viên tinh thần làm việc
của người lao động. Mục đích của khen thưởng là động viên, nêu gương những
nhân tố có thành tích xuất sắc, phát huy tinh thần làm việc tốt, kích thích các cá
nhân khác làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Nếu các cơ chế khen thưởng
hời hợt, không hấp dẫn, không công bằng sẽ làm cho người lao động chán nản,
thiếu sự hứng thú, thiếu tinh thần quyết tâm, không cố gắng khi làm việc. Khi
đó, công việc sẽ dẫn đến trì trệ, không bàn giao kịp tiến độ, chất lượng công
việc cũng không tốt như mục tiêu ban đầu.
+ Kỷ luật lao động là những tiêu chuẩn quy định những hành vi cá nhân
của người lao động mà tổ chức xây dựng trên cơ sở pháp lý hiện hành và các
chuẩn mực đạo đức xã hội. Các cơ chế kỷ luật sẽ được áp dụng khi người lao
động vi phạm các quy định, quy chế làm việc của công ty, vi phạm các quy định
của pháp luật hiện hành. Việc đưa ra các cơ chế xử phạt công bằng, công khai
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, giúp người lao động có ý thức hơn về
cả tác phong, ý thức làm việc để công việc được hoàn thành một cách nhanh
nhất, chính xác nhất và đem lại hiệu quả cao nhất.
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày một số khái niệm như: Khái niệm
“Văn phòng”; Khái niệm “Nhân viên văn phòng”; Khái niệm “Hiệu quả”;
Khái niệm “Hiệu quả làm việc”. Bên cạnh đó, tôi cũng đi sâu tìm hiểu rõ về
vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng; những tiêu chí đánh giá hiệu quả
hoạt động của nhân viên văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của
nhân viên văn phòng. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trò là cơ sở
lý luận cho khóa luận tốt nghiệp và là cơ sở để tôi nghiên cứu thực trạng hiệu
quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục
Việt Nam.