1. HUỲNH BÁ HỌC 1/4 CÁC NỘI DUNG ÔN TẬP THI MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
https://sites.google.com/site/huynhbahoc/ http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba
CÁC NỘI DUNG ÔN TẬP THI MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức có
trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là bộ
máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc.
Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ
chức đó.
2. Khái niệm quản trị
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên
thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3. Khái niệm quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức,
phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin.
4. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức có
trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là bộ
máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc.
Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ
chức đó.
Chức năng của văn phòng:
a. Tham mưu, tổng hợp
- Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác
tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng
hợp ý kiến từ các bộ phận khác cung cấp cho nhà
quản lý;
- Tham mưu là hoạt động hỗ trợ nhằm giúp tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản
lý để đạt kết quả cao nhất;
- Tổng hợp các thông tin bên trong và bên
ngoài sau đó phân tích, quản lý, sử dụng các
thông tin đó theo những nguyên tắc, trình tự nhất
định. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các
phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên
môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống
nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những
phương án hành động tổng hợp.
b. Giúp việc điều hành
Thông qua các công việc cụ thể như:
- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần,
ngày...;
- Thực hiện các hoạt động lễ tân;
- Tổ chức các hội nghị;
- Tổ chức chuyến đi công tác;
- Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo
văn bản...
c. Hậu cần
- Văn phòng tổ chức việc quản lý, sử dụng kinh
phí của cơ quan;
- Văn phòng cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện thiết bị dụng cụ, vật chất để bảo đảm
sử dụng có hiệu quả.
d. đại diện
+ Văn phòng là trung tâm, đầu mối giao tiếp
của cơ quan, tổ chức.
5. Nhiệm vụ của văn phòng
- Tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác
của cơ quan, đơn vị, xây dựng kế hoạch công tác
hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo;
- Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin;
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh
đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị
để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục
vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ,
tài liệu theo các quy định hiện hành; theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận;
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo;
- Tổ chức công tác lễ tân;
- Tổ chức công tác hậu cần, mua sắm, quản lý
trang thiết bị của cơ quan.
6. Yêu cầu đối với nhà quản trị hành chính
văn phòng
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng
cơ quan trong công tác lãnh đạo, là trụ sở làm
việc của cơ quan mà ở đó hàng ngày diễn ra các
hoạt động của cơ quan để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Để điều hành tốt mọi hoạt động của văn phòng
thì cần có một nhà quản trị tài năng, nhiệt tình,
năng động và biết dung hòa các mối quan hệ của
nhân viên.
Để đáp ứng được thực tiễn công việc, nhà
quản trị hành chính văn phòng cần có những yêu
cầu sau:
- Là người có trình độ tổng quát và được đào
tạo chuyên về lĩnh vực quản trị hành chính văn
phòng;
- Có khả năng, năng lực gánh vác công việc
công việc hành chính văn phòng;

2. HUỲNH BÁ HỌC 2/4 CÁC NỘI DUNG ÔN TẬP THI MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
https://sites.google.com/site/huynhbahoc/ http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba
- Có khả năng bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ cho các nhân viên trong cơ quan, công ty;
- Làm việc khoa học, không ngừng học hỏi,
nghiên cứu để nâng cao trình độ;
- Phong cách làm việc phải hòa nhã, vui vẻ,
hòa đồng và đoàn kết với nhân viên; tự tin trong
mọi tình huống, kiểm soát được cảm xúc, có óc
sáng tạo và phán đoán, có khả năng khôi hài;
- Phong cách lịch sự, khả năng ăn nói, giao
tiếp, ngoại giao tốt;
- Biết kìm chế cảm xúc khi giao tiếp.
7. Trách nhiệm của nhà quản trị hành chính
văn phòng
a. Thực hiện công tác, tổ chức hành chính
+ Nắm vững tất cả các loại hình công việc
hành chính văn phòng;
+ Sắp xếp, bố trí, phân công lãnh đạo hợp lý,
khoa học;
+ Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền
thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều
kiện thuận lợi truyền thông khắn cơ quan;
+ Đảm bảo mối quan hệ tốt giữa các nhân viên
văn phòng;
+ Tổ chức, duy trì các cơ sở vật chất cần thiết
đảm bảo cho công việc hành chính hiệu quả;
+ Lựa chọn, mua sắm dụng cụ, trang thiết bị
văn phòng;
+ Phối hợp các hoạt động, hành chính với các
hoạt động hành chính văn phòng của các bộ
phận phòng ban khác.
b. Hoạch định công việc hành chính
+ Tạo lập ngày làm việc hợp lý đối với mỗi
công việc;
+ Lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch công
tác;
+ Sử dụng người và máy móc hợp lý, tránh
lãng phí;
+ Thực hiện nguyên tắc tiết kiệm để làm việc
hiệu quả.
c. Kiểm soát công việc hành chính
+ Điều hành văn phòng (điều hành nhân viên
và các thủ tục hành chính);
+ Duy trì các dịch vụ như thư từ, điện thoại,
điện tín, tiếp tân...;
+ Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính
cho bất cứ nơi nào trong tổ chức yêu cầu;
+ Duy trì lịch huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên;
+ Duy trì lịch theo dõi, tiến trình công việc của
văn phòng;
+ Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên.
II. QUẢN TRỊ THỜI GIAN
1. Khái niệm quản trị thời gian
Quản trị thời gian là tiến trình hoạch định, tổ
chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian của
mình một cách hiệu quả.
2. Đề xuất một số biện pháp tiết kiệm thời
gian của nhà quản trị
a. Tổ chức một ngày làm việc khoa học.
Cần lên lịch làm việc trong ngày với các lưu ý
sau:
+ Khi đã lên lịch thì cần tuân thủ một cách chặt
chẽ;
+ Lịch làm việc nên là các hoạt động hằng
ngày;
+ Cập nhật hoá lịch làm việc của mình;
+ Những công việc quan trọng nên đặt lên
hàng đầu, không bị lôi cuốn theo ý muốn giải
quyết các công việc có thể phân công cho người
khác;
+ Sử dụng các công việc để lên lịch làm việc:
sổ tay, nhật ký, lịch để bàn, lịch treo tường...
b. Tiết kiệm thời gian khi đọc văn bản, tiếp
nhận và truyền đạt thông tin
+ Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh
* Khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái
qua phải;
* Không đọc thành tiếng;
* Không đọc quay ngược trở lại;
* Mở rộng vùng đọc bằng cách nhìn bao quát,
nhìn một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một;
* Bắt đầu bằng chữ thứ 2, 3 của mỗi dòng...
+ Sử dụng máy ghi âm để tiếp nhận và truyền
đạt thông tin.
c. Tiết kiệm thời gian trong tiếp khách
+ Thông qua người tổ chức để sàng lọc khách
nên tiếp hay không;
+ Quy định thời gian tiếp khách và thời gian
cho mỗi cuộc tiếp khách;
+ Đến chỗ làm việc của cấp dưới để giải quyết
phàn nàn của họ;
+ Đôi khi tiếp khách ngoài phòng làm việc làm
việc hoặc đứng để tiếp khách;
+ Nhờ người tổ chức kiểm soát thời gian tiếp
khách...
d. Tiếp kiệm thời gian trong giao tiếp qua
điện thoại
+ Thông qua người tổ chức để thực hiện các
thao tác mang tính chất thủ tục ban đầu của các
cuộc nghe và gọi điện thoại;
+ Chuẩn bị kỹ nội dung trước khi gọi điện thoại;
+ Tập trung vào nội dung chính khi giao tiếp
điện thoại;

3. HUỲNH BÁ HỌC 3/4 CÁC NỘI DUNG ÔN TẬP THI MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
https://sites.google.com/site/huynhbahoc/ http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba
+ Biết cách kết thúc cuộc nói chuyện điện thoại
một cách khéo léo, tế nhị;
+ Không sử dụng điện thoại công để giải quyết
việc riêng khi đang làm việc.
e. Tiết kiệm thời gian trong hội họp
+ Tránh các cuộc họp vô ích, không cần thiết;
+ Lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung trước khi tổ
chức các cuộc họp;
+ Tổ chức các cuộc họp ngắn gọn, tập trung
vào vấn đề chính.
3. Tiết kiệm thời gian trong tiếp khách
Tiếp khách có vai trò đặc biệt quan trọng đối
với công việc của nhà quản trị, nó chứng tỏ khả
năng giao tiếp, lãnh đạo của nhà quản trị; đồng
thời cũng là yếu tố quyết định thành – bại của nhà
quản trị đối với công việc. Tuy nhiên, tiếp khách
gây mất thời gian của nhà quản trị, nếu không
biết cách xử lý khéo léo thì sẽ gây ảnh hưởng rất
lớn đến công việc. Chính vì vậy nhà quản trị phải
chủ động trong việc tiếp khách để tiết kiệm thời
gian. Chẳng hạn:
+ Thông qua người tổ chức để sàng lọc khách
nên tiếp hay không;
+ Quy định thời gian tiếp khách và thời gian
cho mỗi cuộc tiếp khách;
+ Đến chỗ làm việc cấp dưới để giải quyết
phàn nàn của họ;
+ Đôi khi tiếp khách ngoài phòng làm việc hoặc
đứng để tiếp khách;
+ Nhờ người thư ký kiểm soát thời gian tiếp
khách.
4. Sắp xếp phòng làm việc để tiết kiệm thời
gian
Việc sắp xếp phòng làm việc cũng đóng một
vai trò quan trọng trong công việc của nhà quản
trị. Nếu sắp xếp chỗ làm việc khoa học và thẩm
mĩ thì nhà quản trị sẽ tiết kiệm được thời gian và
nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc. Phòng
làm việc được bố trí hợp lý, thoáng mát cũng giúp
nhà quản trị giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi trong
công việc. Sau đây là một số cách bố trí nơi làm
viêc:
- Nơi làm việc không được gần hoặc đối diện
với cửa ra vào để không mất tập trung bởi người
qua lại và hạn chế được các cuộc viếng thăm xã
giao làm mất thời gian;
- Có thể sắp xếp chỗ làm việc của người thư
ký ở ngay cửa ra vào để giảm bớt các gián đoạn
công việc của thủ trưởng;
- Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ;
- Trang trí chỗ làm việc đẹp, màu sắc ấm áp,
phù hợp, hài hòa, có ánh sáng tự nhiên và không
khí.
=> Tinh thần làm việc thoải mái, dễ tập trung
khi đó năng suất lao động sẽ được tăng cao.
III. QUẢN TRỊ THÔNG TIN
1. Khái niệm thông tin và quản trị thông tin
a. Khái niệm thông tin
Thông tin là sự trao đổi, truyền báo tin tức về
sự kiện, tình hình, hoạt động nào đó giữa người
nói (người gửi) và người nghe (người nhận).
Thông tin trong quản lý là sự phản ánh nội
dung và phương pháp vận động liên lạc giữa các
đối tương, yếu tố của hệ thống và giữa hệ thống
đó với môi trường.
b. Khái niệm quản trị thông tin
Quản trị thông tin là việc hoạch định, tổ chức –
phối hợp, điều hành và có kiểm soát các hệ thống
thông tin sao cho có hiệu quả.
2. Vai trò của thông tin trong hoạt động quả
lý
- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi
hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung;
- Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra
các quyết định quản lý đúng đắn;
- Thông tin là cơ sở để xây dựng kế hoạch,
chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức;
- Thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng
của việc kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động quản
lý;
- Thông tin là đối tượng lãnh đạo của cán bộ,
công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý.
3. Một số yêu cầu đối với công tác quản trị
thông tin
- Sự phù hợp với thông tin;
- Đảm bảo tính chính xác để nhà quản lý phân
tích, đánh giá vấn đề nhằm đưa ra quyết định
quản lý đúng đắn;
- Đảm bảo tính đầy đủ: nhằm mô tả đầy đủ về
sự vật, hiện tượng để giúp nhà quản lý hiểu rõ
vấn đề để ra quyết định hợp lý, chính xác;
- Đảm bảo tính kịp thời: nhằm xác định rõ ràng
và phát huy hiệu quả tại thời điểm ra quyết định
quản lý;
- Đảm bảo tính hệ thống, tổng hợp: theo trình
tự chặt chẽ, logic, giúp nhà quản trị và nhân viên
tiết kiệm thời gian;
- Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu: để đảm bảo
quyết định mang tính khả thi, hiểu đúng làm đúng,
hiểu sai làm sai;

4. HUỲNH BÁ HỌC 4/4 CÁC NỘI DUNG ÔN TẬP THI MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
https://sites.google.com/site/huynhbahoc/ http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba
- Đảm bảo tính yêu cầu bí mật;
- Đảm bảo hiệu quả: đáp ứng nhu cầu và hiệu
quả xử lý thông tin.
4. Quy trình quản trị thông tin
Bước 1: Xây dựng nhu cầu thông tin cho cơ
quan, đơn vị;
Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.
+ Thông tin sơ cấp gồm: thông tin sơ cấp nội
bộ và thông tin sơ cấp bên ngoài;
+ Thông tin thứ cấp gồm: thông tin thứ cấp nội
bộ và thông tin thứ cấp bên ngoài.
Bước 3: Thu thập thông tin
- Để thu thập thông tin, các cơ quan, đơn vị
phải xây dựng mô hình thông tin. Có 2 mô hình:
+ Mô hình thu thập thông tin liên tục (thường
xuyên): được sử dụng để thu thập rộng rãi các
thông tin phục vụ cho quy trình hoạt động của cơ
quan – đơn vị.
+ Mô hình định kỳ: được sử dụng khi cần có
nghiên cứu đặc biệt, sự kiện đặc biệt.
Bước 4: Xử lý thông tin
Người quản trị phải bằng sự hiểu biết, chuyên
môn, nghiệp vụ của mình để phân tích, đánh giá,
nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu thập để
sản xuất các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh
đạo.
Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin
Các thông tin sau khi đã được phân tích, xử lý
cần được cung cấp phổ biến nhanh chóng, kịp
thời đến các đối tượng, qua các phương pháp
thích hợp.
Bước 6: Bảo quản, lưu trữ tài liệu
IV. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
1. Vai trò các chuyến đi công tác của lãnh
đạo
- Nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong
quan lý nói chung hoặc giải quyết những công
việc cụ thể trong chương trình kế hoạch công tác
năm đã được xây dựng;
- Đối với các doanh nghiệp, các chuyến đi
công tác của lãnh đạo nhằm tìm đối tác, giải
quyết các hoạt động kinh tế...;
- Các chuyến đi công tác của lãnh đạo không
chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đang được
mở rộng ra phạm vi quốc tế.
2. Nhiệm vụ của văn phòng, thư ký văn
phòng khi lãnh đạo đi công tác
a. Trước khi lãnh đạo đi công tác
- Dự các cuộc họp bàn giao của lãnh đạo cho
các cấp phó, nắm vững nội dung công việc thủ
trưởng giao cho cấp phó đảm nhiệm;
- Ghi chép, tiếp xúc các công việc mà lãnh đạo
ủy quyền.
b. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác
- Giúp các cấp phó thực hiện các công việc
được giao phó;
- Giải quyết các nhiệm vụ được ủy quyền;
- Theo dõi tiến độ công việc của các đơn vị bộ
phận để tổng hợp tình hình báo cáo trực tiếp cho
các cấp phó để kịp thời chỉ đạo công việc;
- Ghi chép nhật ký công tác, thu thập thông tin,
tài liệu để báo cáo với lãnh đạo sau chuyến đi
công tác.
c; Sau khi lãnh đạo đi công tác về
- Báo cáo diễn biến công tác của cơ quan;
- Trình các công việc chưa được giải quyết,
các tài liệu thư từ, sách báo của lãnh đạo;
- Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để
giúp lãnh đạo chỉnh lý, lập hồ sơ, chuẩn bị đề
cương cho lãnh đạo báo cáo kết quả chuyến đi
công tác với cơ quan;
- Tiếp nhận giấy tờ, chứng từ chi phí để làm
thủ tục thanh toán.
3. Chuẩn bị cho chuyến đi công tác của
lãnh đạo
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo có vai trò
rất quan trọng, nó nhằm thực hiện các nhiệm vụ
cụ thể trong chương trình, kế hoạch công tác
năm đã được xây dựng. Đồng thời các chuyến đi
công tác, cũng nhằm tìm đối tác, giải quyết các
hoạt động kinh tế...;
Để chuyến đi côn tác của lãnh đạo diễn ra
thuận lợi cần chuẩn bị cụ thể các nội dung sau:
- Liên hệ với nơi công tác;
- Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên
cứu, tham khảo;
- Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất;
- Chuẩn bị phương tiện giao tiếp.