Cơ Sở Lý Luận Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd Và Ubnd

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Cơ Sở Lý Luận Khoá Luận Tổ Chức Và Quản
Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng
Hđnd Và Ubnd
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư
Trong thực tế, công tác Văn thư là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa
học, nhà nghiên cứu. Chính vì vậy cũng có một số quan điểm khác nhau về khái niệm
“công tác Văn thư”.
Theo PGS. Vương Đình Quyền thì “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ
toàn bộ việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức”.1
Theo tác giả Dương Văn Khảm thì “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang (gọi chung là các cơ quan)”.2
Tuy có các ý kiến khác nhau, nhưng hiện nay, quan niệm đang được sử dụng
phổ biến và tôi cũng đồng tình, đó là khái niệm được nêu trong Văn bản hợp nhất số
01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công
tác Văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.3
1
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.11;12

2
Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
tr. 9
3
Khoản 2, Điều 1, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của
Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư.

Công tác Văn thư là hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ của một
cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức
đó. Để làm được điều đó thì nội dung công tác Văn thư cần bao gồm:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản (văn bản đi, văn bản đến)
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác văn thư
Để hiểu được khái niệm tổ chức công tác văn thư thì trước hết ta phải hiểu thế
nào là “Tổ chức”. Khái niệm “tổ chức” có thể hiểu theo nghĩa danh từ và nghĩa động
từ. Tuy nhiên trong khóa luận này, tôi chỉ tập trung khai thác khái niệm “tổ chức”
theo nghĩa động từ.
Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì “Tổ chức” được hiểu theo
một số nghĩa như “làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và
những chức năng chung nhất định”; “làm cho thành một trật tự, có nề nếp” hay “làm
những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt
nhất”1
Theo Chester I. Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ
lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì tổ chức là “việc
nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Từ việc tiếp thu những kết quả nghiên cứu trước đó và những hiểu biết của bản
thân, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức như sau: “Tổ chức là việc sắp xếp, bố
trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và thực hiện
các nhiệm vụ, nhằm hướng tới hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức.”
1
Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.1007.
8

Từ đó, ta có thể hiểu khái niệm về tổ chức công tác văn thư như sau: “Tổ chức
công tác văn thư là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức
một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác
văn thư, nhằm đảm bảo nguồn thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý,
hướng tới phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.”
1.1.3. Khái niệm quản lý công tác văn thư
Khái niệm quản lý cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học, nhà
nghiên cứu. Mỗi tác giả lại có những cách tiếp cận khác nhau về quản lý, tiêu biểu
phải kể đến một số quan điểm như sau:
Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì quản lý là “trông coi và
giữ gìn theo những yêu cầu nhất định” hay là “tổ chức và điều khiển các hoạt động
theo những yêu cầu nhất định.”1
Theo F.W Taylor: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người
khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất
và rẻ nhất.” 2
Harold Koontz và Heinz Weihrich đưa ra cách hiểu khác về quản lý như sau:
“Quản lý là việc thiết kế và quy trì một môi trường trong đó những người cùng làm
việc với nhau có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung.” 3
Theo quan điểm của TS. Trần Ngọc Liêu: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng
quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.”
Còn theo cuốn Giáo trình Quản lý học của trường Đại học Kinh tế quốc dân:
“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt
động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và
1
Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.800.
2
Nguyêñ Hải Sản (2010), Quản tri ̣hoc̣, NXB Thống kê, HàNôi,̣ tr.10.
3
PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà
(2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38.
9

hiệu quả cao một cách bền vừng trong điều kiện môi trường luôn biến động.”1
Từ nội hàm của quản lý mà các tác giả trước đã nêu ra, tôi mạnh dạn đưa ra khái
niệm về quản lý công tác văn thư như sau: “Quản lý công tác văn thư là việc chỉ
đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác
văn thư của các đơn vị trong tổ chức theo một hình thức và trình tự nhất định
nhằm phục vụ cho hoạt động cũng như những mục tiêu chung của tổ chức.”
1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư
1.2.1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư
Công tác Văn thư là công việc mang tính chất đặc thù liên quan đến mọi văn
bản, hồ sơ, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức. Công tác Văn thư là một hoạt động
không thể thiếu của mỗi cơ quan tổ chức để nhằm đảm nguồn thông tin chính thống
nhất cho hoạt động quản lý. Công tác này có liên quan đến tất cả các bộ phận và nhân
viên trong cơ quan. Tuy nhiên, để thực hiện một cách tập trung và thống nhất công
tác Văn thư thì nhìn chung mỗi cơ quan đều phải có văn thư chuyên trách. Trong thực
tế, tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị cũng
như quy mô, cơ cấu tổ chức của cơ quan lớn hay nhỏ mà cơ quan đó sẽ lựa chọn hình
thức tổ chức văn thư cho phù hợp. Cụ thể có một số hình thức tổ chức văn thư như
sau:
a. Hình thức văn thư tập trung
Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô
nhỏ, cơ cấu tổ chức không phức tạp; khối lượng văn bản đi, văn bản đến không nhiều;
địa điểm làm việc tập trung, không phân tán. Cơ quan chỉ bố trí văn thư cơ quan và
không bố trí bộ phận văn thư hoặc các cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công
tác Văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Khi áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo,
giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn
thư được thực hiện tại Văn phòng (Phòng Hành chính) của cơ quan.
b. Hình thức văn thư phân tán
1 PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà
(2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38.

10

Văn thư phân tán là hình thức văn thư áp dụng cho các cơ quan lớn và địa điểm
làm việc của các đơn vị bị phân tán, không tập trung. Các cơ quan này vẫn tổ chức
văn thư cơ quan nhưng các nghiệp vụ văn thư lại được phân chia thực hiện tại nhiều
đơn vị trong cơ quan. Các nghiệp vụ được các đơn vị thực hiện tương đối giống nhau
như soạn thảo văn bản, in ấn, nhân bản, trình ký văn bản,…Hình thức này hiện nay
không còn phổ biến nữa mà dần phát triển thành hình thức văn thư hỗn hợp.
c. Hình thức văn thư hỗn hợp
Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô vừa
và lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm
làm việc không tập trung như các Bộ,ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương, các doanh nghiệp lớn,... Với hình thức văn thư hỗn hợp thì cơ quan sẽ vừa bố
trí văn thư cơ quan vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công
tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có
mối liên hệ chặt chẽ với nhau và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, một số
khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, văn bản đến,
nhân bản, chuyển giao văn bản,… được thực tiện tập trung tại văn thư cơ quan. Còn
một số công việc khác như soạn thảo văn bản thì được thực hiện tại văn thư ở các đơn
vị.
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư
Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của xã hội
nói chung và đối với hoạt động của một cơ quan, tổ chức nói riêng. Nhận thức được
điều đó, mỗi cơ quan, tổ chức đều chú trọng đến việc xây dựng được một đội ngũ
nhân lực có đầy đủ những kỹ năng và trình độ cần thiết và bố trí vào những vị trí việc
làm phù hợp để thực hiện công việc.
Đối với công tác Văn thư cũng không ngoại lệ. Căn cứ vào khối lượng công
việc, các cơ quan, tổ chức có thể thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm
văn thư. Với những cơ quan có cơ cấu tổ chức nhỏ, khối lượng công việc ít có thể bố
trí một biên chế chuyên trách làm công tác văn thư. Với những cơ quan có cơ cấu tổ
chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều có thể bố trí từ hai biên chế văn
11

thư chuyên trách trở lên.
Nhân sự làm công tác Văn thư phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Cán bộ văn thư
phải đạt tiêu chuẩn về trình độ và chuyên môn nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư
14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định chức danh, mã số ngạch và
tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
Chuyên ngành Văn thư gồm ba ngạch như sau:
- Ngạch Văn thư chính: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao nhất về chuyên
môn, nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên, có trách
nhiệm tham mưu, tổng hợp về công tác văn thư; tổ chức thực hiện các quy
định của pháp luật về hoạt động văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn
thư phức tạp có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật.
- Ngạch Văn thư: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn nghiệp
vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp
luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ có
yêu cầu cao về nghiệp vụ và bảo mật.
- Ngạch Văn thư trung cấp: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cơ bản về
nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động
văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu
cao về bảo mật.
1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư
Công tác Văn thư mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật khá phức tạp với nhiều
khâu nghiệp vụ khác nhau. Mỗi khâu nghiệp vụ đều mang những đặc trưng riêng với
những công việc khác nhau và phải tuân theo những quy trình, thủ tục nhất định theo
những quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư tốt sẽ góp phần
nâng cao chất lượng công tác Văn thư cũng như hiệu quả hoạt động của cả cơ quan,
tổ chức.
a. Tổ chức soạn thảo văn bản
❖
Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước:
12

- Khái niệm “văn bản”:
Hiện nay tồn tại rất nhiều định nghĩa khác nhau về “văn bản” vì nó là đối tượng
nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và mỗi ngành thì lại có những cách tiếp cận
khác nhau.
Trong cuốn “Tiếng Việt thực hành” của tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ đã
cho rằng: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang
tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao
tiếp nào đó.”1
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương
Đình Quyền thì dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất:
“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.”2
Còn dưới góc
độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng
để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.3
- Khái niệm “văn bản quản lý nhà nước”:
Một số khái niệm về “văn bản quản lý nhà nước” như sau:
“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, thủ tục, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực
do pháp luật quy định…Là phương tiện xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý
vào quản lý nhà nước.” 4
1
Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội, tr.139
2
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.45
3
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.47
4
Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn
bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục
Việt Nam, Hà Nội, tr.29.
13

“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn,
do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật,
được đảm bảo thi hành bằng quyền lực nhà nước.” 1
“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định là văn bản mà các cơ quan nhà
nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết
cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.” 2
❖
Quy trình soạn thảo văn bản:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo được thực hiện
theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm
2004.
- Đối với các văn bản hành chính thông thường: quy trình soạn thảo văn bản
được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo
quy định
Bước 3: Trình duyệt văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành
b. Tổ chức quản lý văn bản đi
“Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”3
❖
Quy trình quản lý văn bản đi:
Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm những các bước sau:
1
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình “Công tác văn thư”, Hà Nội, tr.28.
2
Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn
bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục
Việt Nam, Hà Nội, tr.30.
3
Khoản 1, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
14

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
c. Tổ chức quản lý văn bản đến
“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.”1
❖
Quy trình quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu “Đến”
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Bước 4: Trình và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
d. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trư cơ quan
❖
Lập hồ sơ:
“Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.2
1
Khoản 2, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2
Bộ Nội vụ về Nghị định về công tác văn thư
15

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.1
- Quy trình lập hồ sơ:
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
❖
Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Thời hạn nộp hồ sơ:
“Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan
được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ,
tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết
toán.”2
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu:
+ Những hồ sơ, tài liệu được xác định giá trị bảo quản từ 05 năm trở lên.
+ Những loại hồ sơ không phải nộp lưu: Hồ sơ nguyên tắc; các văn bản, tài liệu
gửi đến để biết, tham khảo; hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong. 3
- Thủ tục nộp lưu:
Khi nộp lưu tài liệu phải lập
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.4
hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai
liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu
e. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
1
Bộ Nội vụ về Nghị định về công tác văn thư
2
Khoản 1, Điều 17, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3
4

16

“Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng
ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước.”1
❖
Quản lý và sử dụng con dấu:
- Điều kiện sử dụng con dấu:
Điều kiện sử dụng con dấu được quy đinh rõ tại Điều 5, Nghị định số 99/2016/NĐ-
CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nguyên tắc đóng dấu:
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2
và Khoản 3 Điều 26 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm
2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư và quy định của pháp luật có
liên quan.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Văn bản hợp nhất số
01/VBHN-BNV.
1.2.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ
công tác Văn thư
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, công nghệ thông tin đang phát triển
bùng nổ như hiện nay thì việc áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào mọi lĩnh
vực của đời sống nói chung và lĩnh vực Văn thư nói riêng là vô cùng cần thiết.
Các trang thiết bị trong công tác Văn thư là một trong những yếu tố quan trọng
để đảm bảo tiến độ, chất lượng của công tác văn thư, giúp cho các cán bộ chuyên
trách hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao. Một số trang thiết bị cần thiết cho
công tác Văn thư phải kể đến: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan văn
bản, máy fax,…Tất cả các trang thiết bị này đều phải được bố trí phù hợp với không
gian phòng làm việc và phải thuận tiện khi sử dụng.
Các cơ quan, tổ chức cũng cần chú trọng đến việc đổi mới công nghệ, đổi mới
trang thiết bị để hiện đại hóa công tác Văn thư, đáp ứng nhu cầu của công việc cũng
1
Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.

17

như bắt kịp với xu hướng công nghệ của thế giới.
1.2.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư
Để có thể nhìn nhận và đánh giá chất lượng hoạt động của công tác Văn thư thì
mỗi cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức họp sơ kết, tổng kết công tác Văn thư. Các
cuộc họp sơ kết, tổng kết về công tác Văn thư có thể được tổ chức định kỳ theo quý,
6 tháng, năm.
Thông qua các cuộc họp này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thể nhìn nhận một
cách khái quát và chân thực hơn công tác Văn thư của cơ quan mình. Bên cạnh việc
thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư thì việc lắng nghe những báo cáo trong
những cuộc họp sơ kết, tổng kết cũng là một trong những tiền đề để thực hiện công
tác khen thưởng hoặc xử lý những vi phạm trong công tác Văn thư. Mặt khác, đây
cũng chính là dịp để bộ phận làm Văn thư có thể đề xuất với lãnh đạo những mong
muốn, nguyện vọng mình nhằm khắc phục những khó khăn, hạn chế gặp phải trong
quá trình làm việc. Từ đó, các lãnh đạo sẽ có những phương án khắc phục góp phần
nâng cao chất lượng công tác Văn thư của cơ quan.
1.2.2. Nội dung công tác quản lý công tác Văn thư
1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư
Để quản lý một cách chặt chẽ công tác Văn thư từ trung ương đến địa phương
thì cần phải có một hệ thống cơ sở pháp lý phù hợp. Làm tốt việc ban hành hệ thống
văn bản quản lý công tác Văn thư giúp cho công tác này được đảm bảo và duy trì thực
hiện một cách thống nhất trong thực tế. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản
quy định về công tác Văn thư thường được thực hiện theo quy trình sau:
a. Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác Văn thư
Để ban hành được các văn bản quy định về công tác Văn thư, mỗi cơ quan, tổ
chức cần phải nghiên cứu các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về công tác
này để vừa có thể cụ thể hóa những văn bản đó vừa xây dựng được văn bản quy định
về công tác Văn thư phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan mình.
Một số văn bản quản lý về công tác Văn thư của nhà nước ta như sau:
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội
vụ về Nghị định về Công tác Văn thư;

23

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Thông tư 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp công
tác văn thư.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công
chức chuyên ngành văn thư.
b. Khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan
Bên cạnh việc phải nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác
Văn thư thì việc khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan cũng vô cùng quan trọng.
Sau quá trình khảo sát, ta sẽ nắm bắt được thực trạng công tác Văn thư tại cơ quan. Từ
đó, xác định được những vấn đề về công tác Văn thư cần phải văn bản hóa để nhằm tạo
được sự quy củ, đồng bộ và thống nhất trong quá trình thực hiện công tác này. Bên cạnh
đó, việc khảo sát giúp cho những văn bản được ban hành mang tính thực tiễn và khả thi
hơn vì nó đã bám sát được tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
c. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư
Để xây dựng được văn bản trước tiên phải lựa chọn được hình thức văn bản
cần ban hành. Điều này phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ

19

quan, tổ chức cũng như mục đích, tính chất của văn bản cần ban hành.
Sau khi xác định hình thức văn bản thì tiến hành soạn thảo văn bản. Việc soạn
thảo mỗi loại văn bản đều phải tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về mặt thể
thức và nội dung.
Tiếp đó, có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trong cơ quan, đặc
biệt đối với những vấn đề quan trọng và liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vị.
Cuối cùng, sau khi đã chỉnh sửa bản thảo hoàn thiện theo những ý kiến đóng
góp của các cá nhân, đơn vị trong cơ quan thì tiến hành làm các thủ tục ban hành văn
bản tiếp theo như trình ký ban hành, nhân bản, đóng dấu cơ quan và chuyển tới các
đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành những văn bản đó.
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
Hướng dẫn được hiểu là việc “chỉ bảo, dẫn dắt cho biết phương hướng, cách
thức tiến hành một hoạt động nào đó.” 1
Còn nghiệp vụ được hiểu là “công việc chuyên môn của một nghề.”2
Như vậy, về cơ bản có thể hiểu “hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư” là việc chỉ bảo,
dẫn dắt một đối tượng cách thức để tiến hành những công việc, nhiệm vụ mang tính
chất chuyên môn, đặc thù của ngành Văn thư.
Việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là vô cùng cần thiết vì chỉ mới ban hành ra
văn bản là chưa đủ mà còn phải hướng dẫn cho các nhân viên biết cách thực hiện trên
thực tế. Việc này có thể tiến hành bằng cách ban hành thêm những văn bản hướng
dẫn thi hành những văn bản quy định trên, tổ chức những lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng
ngắn hạn để phổ biến cách thức thực hiện các nghiệp vụ văn thư cho nhân viên hoặc
trực tiếp các cán bộ văn thư trong cơ quan hướng dẫn cho các đồng nghiệp của mình.
Thông qua việc hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư cho các nhân viên, cơ quan sẽ tạo
ra sự thống nhất, quy củ trong việc thực hiện công tác Văn thư, tránh được tình trạng
mỗi cá nhân làm một kiểu dẫn tới sai lệch so với những quy định của nhà nước và của
cơ quan đề ra.
1
Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.474.
2
20

Đối với các nhân viên, nhất là những nhân viên không được đào tạo về chuyên
nghành văn thư nhưng phải làm những công việc liên quan đến công tác này thì việc
được hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư sẽ là cơ hội để họ trau dồi những kiến thức cơ
bản về lĩnh vực này cũng như có thể giải quyết những thắc mắc về mặt nghiệp vụ nhằm
góp phần nâng cao hiểu quả công việc và chất lượng công tác Văn thư của cả cơ quan.
1.2.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Thanh tra được hiểu là việc xem xét, đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp
luật về một lĩnh vực nhất định của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức đó. Việc thanh tra
do người có thẩm quyền thực hiện theo trình tự và thủ tục pháp luật quy định.
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học thì Kiểm tra là việc “xem xét
tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” 1
Như vậy, thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư chính là việc xem xét, đánh
giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác Văn thư
của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức theo một trình tự và thủ tục pháp luật quy định.
Mọi lĩnh vực đều cần triển khai công tác thanh tra, kiểm tra thì hoạt động quản
lý mới thực sự chặt chẽ. Trong công tác Văn thư cũng như vậy. Đối với mỗi cơ quan,
tổ chức, sau khi hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư thì việc thanh tra, kiểm tra có
ý nghĩa là để nhìn nhận cũng như đánh giá được những ưu điểm và hạn chế còn tồn
tại trong việc thực hiện công tác này. Các nhà lãnh đạo sẽ có cái nhìn khái quát hơn
về tình hình công tác Văn thư của cơ quan, tạo tiền đề để thực hiện công tác thi đua
khen thưởng cũng như xử lý những sai phạm liên quan đến công tác Văn thư.
Đối với mỗi cá nhân, đơn vị, việc thanh tra kiểm tra giúp họ có ý thức hơn trong
việc chấp hành những quy định của nhà nước và những quy định của cơ quan về công
tác Văn thư. Mặt khác, mỗi đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan cũng là dịp để họ nhìn
nhận lại những mặt đang còn thiếu xót của mình để sửa chữa nhằm hoàn thiện hơn
công tác Văn thư của cơ quan.
1 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.532.
21

1.2.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư
Khiếu nại có thể hiểu là “đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét một việc làm
mà mình không đồng ý, cho là trái phép hay không hợp lý.” 1
Còn Tố cáo được hiểu là “báo cho mọi người hoặc cơ quan có thẩm quyền biết
người hoặc hành động phạm pháp nào đó.” 2
Vậy, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư là việc xem xét, xử lý
những việc làm trái quy định của cá nhân hay đơn vị trong công tác Văn thư.
Trong quá trình thực hiện công tác Văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức rất có thể
xảy ra những sai phạm. Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra thì việc khiếu nại, tố cáo
của những cá nhân trong và ngoài tổ chức cũng giúp cho các lãnh đạo cơ quan tìm ra
được những sai phạm đó. Để giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn
thư, các nhà lãnh đạo cần phải nắm vững những quy định của nhà nước về vấn đề
khiếu nại, tố cáo như Luật khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011, các văn bản
hướng dẫn dưới luật và các văn bản quy định về công tác Văn thư. Từ đó, thông qua
quá trình xem xét, đối chiếu giữa vấn đề bị khiếu nại với những quy định chung của
nhà nước, các lãnh đạo mới có thể tìm ra những sai phạm và đưa ra các thức giải
quyết cho phù hợp nhất, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
1.2.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư
Khen thưởng trong công tác Văn thư là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công
trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích
trong công tác Văn thư.
Kỷ luật trong công tác Văn thư là việc xử phạt những tập thể hoặc cá nhân đã
có những việc làm không đúng với những quy định của nhà nước và của cơ quan về
công tác Văn thư.
Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên tinh thần cho các nhân viên thực hiện
tốt công tác văn thư, giúp họ có thêm động lực để làm việc và cảm thấy rằng những cống
hiến của họ cho cơ quan, tổ chức đã được ghi nhận. Từ đó giúp cho các nhân viên ngày
càng gắn bó với tổ chức và ngày càng cống hiến hết mình cho tổ chức.
1
2

22

Bên cạnh việc khen thưởng thì việc kỷ luật những nhân viên mắc sai phạm trong quá
trình thực hiện công tác Văn thư cũng phải được thực hiện một cách triệt để, mang tính chất
răn đe để đảm bảo không còn trường hợp tái phạm trong tương lai bởi vì khi công tác Văn
thư bị thực hiện sai quy định sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng văn bản, giấy tờ của cơ
quan. Từ đó ảnh hướng đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.
Việc khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư tại mỗi cơ quan tổ chức đều
phải thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật và đảm bảo tính công bằng,
công khai và minh bạch.

Cơ Sở Lý Luận Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd Và Ubnd

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ Sở Lý Luận Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd Và Ubnd

Similar to Cơ Sở Lý Luận Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd Và Ubnd (20)

More from Dịch Vụ Viết Thuê Đề Tài 0934.573.149 / Luanvantot.com

More from Dịch Vụ Viết Thuê Đề Tài 0934.573.149 / Luanvantot.com (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Cơ Sở Lý Luận Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd Và Ubnd