Dasar teori Analisis SWOT

1. 1
ANALISIS SWOT

2. 2
Apakah Analisis SWOT ?
• Analisis lingkungan internal (institusi):
- Strengths dan Weaknesses
• Analisis lingkungan eksternal :
- Opportunities dan Threats
• Kajian untuk mengetahui kekuatan dan
kelemahan institusi, serta untuk mengetahui
peluang yang bisa diraih dan ancaman yang
harus diatasi oleh institusi dalam rangka
penyusunan perencanaan ke depan.

3. 3
Apa manfaat Analisis SWOT ?
Untuk pengembangan :
- Karir (pribadi)
- Institusi/perusahaan
- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)
sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara
efisien.

4. • Kekuatan:
Apa keuntungan (misalnya, talency, keterampilan,
pendidikan atau koneksi) yang Anda miliki bahwa orang
lain tidak punya?
Apa yang Anda lakukan lebih baik daripada orang lain?
Apa sumber daya pribadi yang Anda memiliki akses ke?
Apa yang orang lain (dan atasan Anda khususnya)
melihat sebagai kekuatan Anda?
• Kelemahan:
Apa yang dapat Anda memperbaikinya?
Apa yang harus Anda hindari?
Hal-hal apa adalah orang-orang di sekitar Anda
cenderung melihat sebagai kelemahan?
4

5. • Opportunities:
Mana peluang yang baik menghadap Anda?
Apa tren menarik yang Anda ketahui?
Berguna peluang bisa datang dari hal-hal
seperti:
Perubahan dalam teknologi, pasar dan
perusahaan Anda, baik dalam skala luas dan
sempit;
Perubahan dalam kebijakan pemerintah yang
terkait dengan bidang Anda;
Perubahan dalam pola sosial, profil populasi,
perubahan gaya hidup, dll; atau
Local Events 5

6. • Ancaman:
Apa hambatan yang Anda hadapi?
Apa adalah orang-orang di sekitar Anda
lakukan?
Apakah pekerjaan Anda (atau permintaan
untuk hal-hal yang Anda lakukan)
berubah?
Apakah perubahan teknologi mengancam
posisi Anda?
Mungkin semua kelemahan Anda serius
mengancam Anda?
6

7. 7
ORGANISASI
kekuatan
kelemahan
ANCAMAN
PELUANG
SWOT
SWOT
Diagram situasi yang dihadapi organisasi

8. 8
Strengths
What are strengths ?
resources and capabilities that can be used as
a basis for developing a competitive advantage.
Examples include :
- managerial skills, staff education, good services
– assets, internet, drug patents
– strong and well-known brand names (hospitals)
– good reputation among customers (patients)
– cost advantages from proprietary know-how
– exclusive access to high grade natural resources
– favorable access to distribution networks

9. • Apakah yang dimaksud dengan kekuatan?
sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengembangkan keunggulan
kompetitif.
• Contohnya termasuk:
- Keterampilan manajerial, staf pendidikan, pelayanan
yang baik
aset, internet, obat paten
kuat dan terkenal nama-nama merek (rumah sakit)
reputasi yang baik di antara para pelanggan (pasien)
keuntungan dari biaya kepemilikan know-how
eksklusif akses ke sumber daya alam kelas tinggi
menguntungkan akses ke jaringan distribusi
9

10. 10
Weaknesses
• Absence of certain strengths may be viewed as a
weakness.
• For example :
– lack of skills, knowledge (education), services
– lack of drug patent protection, rules protection of MOH
– a weak brand name, hospital
– poor reputation among customers (patients)
– high cost structure, services
– lack of access to the best natural resources, internet
– lack of access to key distribution channels

11. • Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai
suatu kelemahan.
Contoh:
kurangnya keterampilan, pengetahuan (pendidikan), jasa
kurangnya perlindungan paten obat, aturan perlindungan
Depkes
nama merek yang lemah, rumah sakit
reputasi buruk di antara para pelanggan (pasien)
struktur biaya tinggi, layanan
kurangnya akses ke sumber daya alam yang terbaik,
internet
kurangnya akses ke saluran distribusi utama
11

12. 12
Opportunities
• new opportunities for profit and growth (from
external environmental analysis)
• Some examples include:
– flu seasons, life style
– an unfulfilled customer (patient) need
– arrival of new technologies, instruments
– loosening of regulations
– removal of international trade barriers (AFTA)

13. • peluang baru untuk keuntungan dan
pertumbuhan (dari analisis lingkungan
eksternal)
• Beberapa contoh termasuk:
musim flu, gaya hidup
pelanggan yang tidak dipenuhi (pasien)
perlu
Kedatangan teknologi baru, instrumen
pelonggaran peraturan
penghapusan hambatan perdagangan
internasional (AFTA)
13

14. 14
Threats
• Changes in external environmental also may
present threats to institutions.
• Some examples include :
– changes in whealthiness of consumers, patients
– shifts in consumer tastes away from products (generic to
patented drugs, or vice-versa)
– emergence of substitute products (new international
hospitals, pharmacies)
– new regulations on foreign hospitals, pharmacies
– increased trade barriers/protection.

15. • Perubahan dalam lingkungan eksternal juga
dapat hadir ancaman terhadap lembaga.
• Beberapa contoh termasuk:
perubahan whealthiness konsumen, pasien
pergeseran selera konsumen dari produk
(generik untuk obat-obatan paten, atau
sebaliknya)
munculnya produk pengganti (rumah sakit
internasional, apotek)
peraturan baru di rumah sakit asing, apotek
peningkatan hambatan perdagangan /
perlindungan.
15

16. 16
SWOT Analysis
• Used in formulating strategies and
policies (from higher to lower levels)
• By no means an end in itself
• One of many good techniques that may
help build a strong position for moving
the implementation forward

17. • Digunakan dalam merumuskan strategi
dan kebijakan (dari yang lebih tinggi ke
tingkat yang lebih rendah)
Tidak berarti tujuan itu sendiri
Salah satu dari banyak teknik yang baik
yang dapat membantu membangun posisi
yang kuat untuk bergerak maju
pelaksanaan
17

18. 18
Kegunaan Analisis SWOT
Hasil analisis SWOT untuk merumuskan:
• Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan
peluang yang ada (S-O).
• Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (S-T).
• Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan
peluang yang ada (W-O).
• Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (W-T).

19. 19
Bagaimana memperoleh data SWOT ?
• Dilakukan survey (interview) untuk mendapatkan informasi
yang akurat dan obyektif tentang :
- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).
- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).
• Quality of analysis will be improved greatly if interviews are held
with stakeholders : employees, suppliers, customers, strategic
partners, etc.
• Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS
• Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan kesalahan
perencanaan strategi, sehingga institusi mengalami kerugian
atau menghadapi risiko besar.

20. 20

21. 21
Rencana strategis institusi
• Adalah rencana sistematik dan berkesinambungan
suatu institusi dengan memanfaatkan potensi
strategis yang dimiliki untuk menjalankan misi
institusi secara efektif dan efisien dalam rangka
mencapai visi.
• Potensi strategis : critical success factors.
• Organisasi akan berjalan tanpa arah atau ‘berjalan
di tempat’, jika tanpa Visi, Misi dan Renstra.
• Renstra mengandung unsur-unsur :
Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan Kegiatan.

22. 22
Renstra diperlukan institusi untuk
mewujudkan visi
Institusi Visi
RENSTRA
Analisis
SWOT
Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

23. 23
SWOT Analysis Framework
Strengths
Weaknesses
Internal Analysis
Opportunities
Threats
External Analysis
Environmental Scan
SWOT Matrix

24. 24
Strategic External Analysis
• Should anticipate future external
changes, in terms of :
– Political, Economical, Societal, and
Technological aspects (PEST analysis)
• Customer analysis (now and future):
– What they want ?
– What they need ?
– What kind of customer in the future ?

25. • Masa depan harus mengantisipasi
perubahan eksternal, dalam hal:
Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi
aspek (analisis PEST)
Analisis pelanggan (sekarang dan masa
depan):
Apa yang mereka inginkan?
Apa yang mereka butuhkan?
Macam apa pelanggan di masa depan?
25

26. 26
strengths
Advantages?
Capabilities?
Competitive advantages?
USP's (unique selling points)?
Resources, Assets, People?
Experience, knowledge, data?
Financial reserves, likely returns?
Marketing - reach, distribution, awareness?
Innovative aspects?
Location and geographical?
Price, value, quality?
Accreditations, qualifications, certifications?
Processes, systems, IT, communications?
Cultural, attitudinal, behavioural?
Management cover, succession?
weaknesses
Disadvantages of proposition?
Gaps in capabilities?
Lack of competitive strength?
Reputation, presence and reach?
Financials?
Own known vulnerabilities?
Timescales, deadlines and pressures?
Cashflow, start-up cash-drain?
Continuity, supply chain robustness?
Effects on core activities, distraction?
Reliability of data, plan predictability?
Morale, commitment, leadership?
Accreditations, etc?
Processes and systems, etc?
Management cover, succession?
opportunities
Market developments?
Competitors' vulnerabilities?
Industry or lifestyle trends?
Technology development and innovation?
Global influences?
New markets, vertical, horizontal?
Niche target markets?
Geographical, export, import?
New USP's?
Tactics - surprise, major contracts, etc?
Business and product development?
Information and research?
Partnerships, agencies, distribution?
Volumes, production, economies?
Seasonal, weather, fashion influences?
threats
Political effects?
Legislative effects?
Environmental effects?
IT and Service developments?
Competitor intentions - various?
Market demand?
New technologies, services, ideas?
Vital contracts and partners?
Sustaining internal capabilities?
Obstacles faced?
Insurmountable weaknesses?
Loss of key staff?
Sustainable financial backing?
Economy - home, abroad?
Seasonality, weather effects?
Subject under Analysis:-
©
2006.
www.
IT
ServiceBlog
.com
:
All
Rights
reserved
.
Sample
SWOT
Chart
–
for
you
to
customize
Corporate or Unit

27. 27
Getting Started
• Be realistic about the strengths and
weaknesses
• Be specific. Avoid grey areas.
• Keep the SWOT short and simple. Avoid
complexity and over analysis
• Analysis should distinguish between where
you are today and where you could be in the
future
• Focusing on the internal state vs the external
• Align internal efforts with external
opportunities

28. • Realistis tentang kekuatan dan kelemahan
Spesifik. Hindari daerah abu-abu.
Jauhkan SWOT singkat dan sederhana.
Hindari kompleksitas dan analisis atas
Analisis harus membedakan antara mana
Anda sekarang dan di mana Anda bisa di
masa depan
Berfokus pada vs negara internal
eksternal
Menyelaraskan upaya internal dengan
peluang eksternal
28

29. 29
Simple rules for a successful
SWOT analysis
• Establish the objectives : short, medium, long.
• Establish the core team
• Allocate research and information gathering
tasks to build SWOT matrix
• Evaluate listed ideas against Vision, Mission,
Values and Objectives
• Build Strategic Plans : long target.
• Action Plans : eg. When to start and stop ?
• Review the SWOT (for evaluation and feedback)

30. • Menetapkan tujuan: pendek, menengah,
panjang.
• Membentuk tim inti
• Mengalokasikan penelitian dan pengumpulan
informasi tugas untuk membangun matriks
SWOT
• Mengevaluasi ide-ide yang terdaftar terhadap
Visi, Misi, Nilai dan Tujuan
• Membangun Rencana Strategis: target panjang.
• Rencana Aksi: mis. Kapan harus mulai dan
berhenti?
• Periksa SWOT (untuk evaluasi dan umpan balik)
30

31. 31
Drawbacks of SWOT analysis
• Usually reflects an existing position and
viewpoint (Note : future situation is changing)
• Fail to correlate internal and external factors
• Unaware of strengths or deny of weaknesses
• May be subjective
• May be too optimistic about opportunity
• Fail to anticipate future threats
• Use it as a guide, not a prescription

32. • Biasanya mencerminkan posisi yang ada dan
sudut pandang (Catatan: situasi masa depan
berubah)
• Gagal untuk mengkorelasikan faktor internal dan
eksternal
• Tidak menyadari kekuatan atau menyangkal
kelemahan
• Mungkin subjektif
• Mungkin terlalu optimis tentang kesempatan
• Gagal untuk mengantisipasi ancaman di masa
depan
• Menggunakannya sebagai panduan, bukan resep
32

33. 33
Lingstra internal
Opportunity
1
2
3
n
Threat
1
2
3
n
Strength
1
2
3
n
Strategi Alternatif :
S1-O1
S1-O2
Sn-On
Strategi Alternatif :
S1-T1
S1-T2
Sn-Tn
Weakness
1
2
3
n
Strategi Alternatif :
W1-O1
W1-O2
Wn-On
Strategi Alternatif :
W1-T1
W1-T2
Wn-Tn
Lingstra eksternal

34. 34

35. 35

36. 36
Contoh kasus : Perapotikan
• Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk
padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman,
modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.
• Banyak dokter praktek di kota, dan banyak pasien
rawat jalan. Pasien membeli obat di apotik perkotaan.
• Belum ada angkot ke daerah pinggir kota. Sarana
telkom baik.
• QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra
untuk menarik customer (pasien) ke apotik baru,
sehingga omzet apotik meningkat.

37. 37
Lingstra internal
Opportunity
1. Pasien rawat jalan
2. Penduduk padat
3. Banyak dokter di
perkotaan
Threat
1. Belum ada angkot
2. Pasien beli obat di
apotik kota
Strength
1. SDM cukup dan
berpengalaman
2. Modal kuat
3. Obat lengkap
Bagaimana
strategi S-O ?
Bagaimana
strategi S-T ?
Weakness
1. Lokasi pinggir kota Bagaimana
strategi W-O ?
Bagaimana
strategi W-T ?
Lingstra eksternal
Contoh

38. 38
Lingstra internal
Opportunity
1. Pasien rawat jalan
2. Penduduk padat
3. Banyak dokter di
perkotaan
Threat
1. Belum ada angkot
2. Pasien beli obat di
apotik kota
Strength
1. SDM cukup dan
berpengalaman
2. Modal kuat
3. Obat lengkap
1. Harga obat lebih
murah
2. Kerjasama dengan
dokter
1. Manfaatkan sarana
telkom
2. Sediakan antar
jemput obat
Weakness
1. Lokasi pinggir kota
Pelayanan prima untuk
kepuasan pasien
1. Tingkatkan
penampilan apotik
2. Kolaborasi dengan
pemilik angkot
Lingstra eksternal
Contoh

39. 39
Beberapa strategi alternatif
1. Harga obat lebih murah S-O
2. Kerjasama dengan dokter S-O
3. Manfaatkan sarana telkom S-T
4. Sediakan antar jemput obat S-T
5. Pelayanan prima W-O
6. Tingkatkan penampilan apotik W-T
7. Kolaborasi dengan pemilik angkot W-T
QUEST : Pilihlah dari beberapa strategi alternatif di atas,
langkah-langkah sistematik yang akan dilakukan.

40. 40
Pemilihan strategi alternatif berdasarkan
budaya institusi
• Visi dan Misi
• Falsafah
• Nilai-nilai
STRATEGI ALTERNATIF harus sesuai dengan Visi, Misi, Falsafah, dan Nilai-
nilai yang dianut institusi

41. 41
Contoh
• Visi
Menjadi apotik terkemuka tahun 2015
• Misi
Melakukan pelayanan kesehatan secara profesional kepada
masyarakat.
• Falsafah
Konsumen adalah raja
First in – First served
• Nilai-nilai
Menjunjung tinggi kualitas, kejujuran, dan kehormatan profesi
apoteker

42. 42
Pemilihan prioritas Strategi Alternatif
(Critical Success Factors)
Strategi
Alternatif
Bbt Visi Misi Fals Nilai Total
Harga lebih murah
Ksama dengan dokter
Manfaatkan telkom
Antar jemput obat
Pelayanan prima
Penampilan apotik
Kolaborasi angkot
Tiap SA diberi bobot; Visi, Misi, etc diberi Rating

43. 43
Critical Success Factors
1. Pelayanan prima
2. Tingkatkan penampilan apotik
3. Harga obat lebih murah
4. Manfaatkan sarana telkom
1. Tiap CSF merupakan TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)
2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN
3. SASARAN : SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time-
bound)

44. 44
Sasaran Strategi Kegiatan
Pelayanan prima
selama 2 tahun
1. Antar-jemput obat 1. Siapkan 4 motor
2. Kontak 20 pasien
2. Preparasi cepat 1. 10 menit/resep
2. Jika gagal - diskon
3. Beri konsultasi 1. 20 pasien/hari
2. Siapkan 1 ahli
4. Layanan purna-jual 1. Pantau pasien
2. Catat nomer tilpon
5. Ruang tunggu enak
(AC, karpet, bunga)
1. Putar video, TV
2. Akses internet
3. Minum, snack
SASARAN dalam 2 tahun pertama

45. 45
Sasaran Strategi Kegiatan
Perbaikan
penampilan
apotik (dalam
waktu 6 bulan)
1. Perbaiki eksterior,
logo, tempat parkir, dll
1. Warnai cat menarik
2. Logo, papan nama
3. Parkir gratis
2. Perbaiki counter,
ruang tunggu, tempat
duduk, dll
1. Siapkan video, TV
2. Leaflet, brosur
3. Air minum, snack
3. Perbaiki
penampilan staf, cara
komunikasi, dll
1. Pakai kostum
2. Ramah, menarik
3.
4. 1.
2.
3.

46. 46
Sasaran Strategi Kegiatan
Harga obat lebih
murah (dalam 2
tahun)
1. Pembelian obat/
alkes partai besar
1. Kolaborasi apotik
2. Kolaborasi PBF
3.
2. Kerja efisien 1. Persingkat prosedur
2. Turunkan cost jasa
3.
3. 1.
2.
3.
4. 1.
2.
3.

47. 47
Sasaran Strategi Kegiatan
Manfaatkan
sarana telkom
(dalam 2 tahun)
1. Buka website 1. Konsultasi on-line
2.
3.
2. Pasang hot-spot di
ruang tunggu
1. Penunggu ngenet
2.
3.
3. Konsultasi lewat
telepon
1. Kontak pasien
2. Kontak dokter
3.
4. 1.
2.
3.

48. 48
Periodisasi pencapaian sasaran
Sasaran Strategi tahun ke-
1 2 3 4 5
1.
2.
3.
Kendala Dana, SDM, Waktu, Situasi  Perlu penjadwalan kegiatan

49. 49
Feedback control
• Untuk sistem monitoring & evaluasi sasaran
dan kegiatan yang tidak tercapai.
• Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan, atau
per tahun.
• Aspek yang diukur : (Indikator/Parameter)
–Finansial
–Kepuasan konsumen, pasien
–Operasi bisnis internal
–Kepuasan staf-karyawan
–Kepuasan stake-holders

50. 50
Manfaat Monev
• Memastikan pelaksana untuk mencapai sasaran
dan melaksanakan kegiatan (tugas & fungsi).
• Memberikan reward dan punishment
• Sebagai alat komunikasi pimpinan dan karyawan
• Memastikan apakah konsumen puas
• Memastikan apakah terjadi peningkatan kinerja
• Mengungkap permasalahan yang terjadi

51. 51
Assignment
• Tiap mahasiswa membuat analisis
SWOT dan Renstra pengembangan
institusi masing-masing.
• Durasi 2 minggu.
• Sebagai pengganti ujian.

52. Soal Ujian
No.1.a.lakukanlah analisis
SWOT apotek UAD
dikumpulkan saat ujian,tugas bersifat
invidual,dilarang keras mengcopy paste.
Bagi yg melanggar, baik yg copy paste
maupun yg di copy akan di DROP
52