Những tiến bộ nhanh chóng trong tự động hóa HR đã cho phép các bộ phận HR hợp lý hóa và tăng tốc cách thức làm việc của họ, tự động hóa nhiều nhiệm vụ và dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ lấy con người làm trung tâm, bao gồm cả việc trao quyền cho nhân viên của họ. Làm thế nào để bộ phận của bạn có thể áp dụng tự động hóa quản lý nhân sự và làm việc theo cách hiệu quả và hiệu suất hơn? https://growupwork.com/blog/ky-nang-lam-viec/tu-dong-hoa-quan-ly-nhan-su-la-gi-788

1. Tự động hóa quản lý nhân sự là gì? Một vài
ý tưởng áp dụng
Những tiến bộ nhanh chóng trong tự động hóa HR đã cho phép các bộ phận HR hợp lý hóa và tăng
tốc cách thức làm việc của họ, tự động hóa nhiều nhiệm vụ và dành nhiều thời gian hơn cho các
nhiệm vụ lấy con người làm trung tâm, bao gồm cả việc trao quyền cho nhân viên của họ. Làm thế
nào để bộ phận của bạn có thể áp dụng tự động hóa quản lý nhân sự và làm việc theo cách hiệu
quả và hiệu suất hơn?
Tự động hóa quản lý nhân sự là gì? Một vài ý tưởng áp dụng
MỤC LỤC
[ Ẩn ]
Tự động hóa quản lý nhân sự là gì?
Vì sao cần tự động hóa quản lý nhân sự
Lợi ích của tự động hóa quản lý nhân sự
Cải thiện hiệu quả
Thông tin chi tiết hữu ích
Giảm thiểu sai sót
Giao tiếp và cộng tác được cải thiện
Giảm chi phí xử lý trên giấy
Nâng cao trải nghiệm ứng viên và nhân viên
Gợi ý về tự động hóa quản lý nhân sự
Quá trình tuyển dụng
Tiếp nhận nhân viên mới
Bàn giao và thôi việc
Quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ

2. Quản lý nghỉ phép có lương
Báo cáo chi phí
Lương bổng
Nộp thuế
Quản lý thời gian
Phúc lợi nhân viên
Theo dõi hiệu suất của nhân viên
Một vài công cụ tự động hóa quản lý nhân sự
Tìm kiếm gì ở công cụ tự động hóa nhân sự?
Các công cụ tự động hóa
Build for Teams
Bamboo HR
WorkBright
Fuse Workforce Management
WebHR
Tạm kết
Tự động hóa quản lý nhân sự là gì?
Tự động hóa quản lý nhân sự (HR Automation) sử dụng phần mềm để số hóa và tự động hóa
các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian, bao gồm quản trị nhân viên, tính lương, chấm công và
quản lý phúc lợi. Điều này giải phóng nhân viên HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược
hơn có giá trị hơn cho công ty. Nó cũng cải thiện hiệu quả và bảo mật trong khi giảm khả năng xảy
ra lỗi của con người.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ cách tiếp cận thủ công sang tự động hóa nhân sự đòi hỏi một mức
độ kỹ năng nhất định và được đào tạo trong việc sử dụng công nghệ để có hiệu quả. Nhưng lợi
ích của tự động hóa nhân sự cho tất cả nhân viên của bạn vượt xa thời gian, năng lượng và tiền
bạc mà bạn sẽ đầu tư để đạt được điều đó.
Vì sao cần tự động hóa quản lý nhân sự
Không có nghi ngờ gì rằng quản lý nhân sự và quy trình là một phần quan trọng của mọi doanh
nghiệp. Bộ phận HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo và phát triển nhân
viên; tính lương và chấm công, theo dõi kỳ nghỉ và ngày ốm cũng như tình trạng sức
khỏe chung của nhân viên trong tổ chức. Nếu không có HR, sẽ không có công ty nào có thể hoạt
động trơn tru.
Tuy nhiên, nhiều bộ phận nhân sự đang chìm đắm trong việc quản trị và các thủ tục giấy tờ cần
thiết để xử lý thủ công. Sự xuất hiện của tự động hóa như một sự giải thoát thời gian và nỗ lực của
bộ phận nhân sự khỏi các tác vụ đó.
Sẽ không lâu nữa trước khi mọi thứ có thể được tự động hóa trong bộ phận HR. Đó là lý do tại sao
điều quan trọng là phải thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt để đảm bảo bộ phận HR được
trang bị kỹ năng và không bị tụt hậu.
Lợi ích của tự động hóa quản lý nhân sự

3. Tại sao bạn nên đầu tư vào tự động hóa quản lý nhân sự? Để trả lời câu hỏi đó, hãy cùng xem xét
một số lợi ích chính của tự động hóa quản lý nhân sự.
Lợi ích của tự động hóa quản lý nhân sự
Cải thiện hiệu quả
Nhân sự phần lớn phụ thuộc vào các quy trình dựa trên tài liệu. Khi thực hiện thủ công, việc này có
thể tốn thời gian, lặp đi lặp lại và cực kỳ kém hiệu quả.
Tự động hóa quản lý nhân sự số hóa tất cả những điều trên và hơn thế nữa, giúp tăng năng suất
và hiệu quả trong toàn doanh nghiệp. Sau đó, tổ chức có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào
việc đảm bảo tất cả các nhân viên nhân sự của họ đều có thể tập trung vào các phương pháp
hướng đến con người.
Chẳng hạn như xây dựng văn hóa, phát triển con người, thiết kế nơi làm việc tuyệt vời và
chuyên gia về truyền thông. Tất cả bốn năng lực này đều cần thiết cho hiệu suất của bất kỳ
chuyên gia nhân sự nào.
Thông tin chi tiết hữu ích
Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép bạn theo dõi, thu thập và phân tích các loại dữ liệu. Điều
này cho phép bạn truy cập các mẫu và tạo báo cáo về những phát hiện của mình. Sau đó, bạn có
thể sử dụng những thông tin chi tiết này để cải thiện quy trình, sửa chữa mọi lỗi và thực hiện nhiều
hơn những gì đang vận hành trong doanh nghiệp.
Giảm thiểu sai sót
Hoàn thành thủ công bảng lương, bảng chấm công và kiểm tra giấy phép nghỉ phép tạo ra nhiều rủi
ro mắc các sai sót của con người. Thêm vào đó, máy có thể dễ dàng thực hiện các tác vụ này
nhanh chóng hơn và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Giao tiếp và cộng tác được cải thiện

4. Tự động hóa quản lý nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các quy trình và
giai đoạn liên quan. Điều này giúp mọi người hiểu trách nhiệm của nhau, giúp cải thiện khả năng
giao tiếp và làm việc theo nhóm.
Giảm chi phí xử lý trên giấy
Quá trình xử lý trên giấy đòi hỏi phải in tài liệu, sau đó nộp và lưu trữ chúng ở đâu đó dưới dạng
hồ sơ. Tự động hóa nhân sự làm giảm chi phí liên quan đến việc này. Nó giảm thiểu nhu cầu của
bạn về không gian lưu trữ và đảm bảo các bản ghi có thể dễ dàng được định vị chỉ bằng một nút
bấm.
Nâng cao trải nghiệm ứng viên và nhân viên
Khi nhân viên nhân sự đang chìm đắm trong các nhiệm vụ quản trị, họ thường không có thời gian
hoặc quên kiểm tra các nhân viên mới và ứng viên. Điều này tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tiêu cực,
bất kể cuối cùng ứng viên tiềm năng có được thuê hay không. Tự động hóa quản lý nhân sự có
nghĩa là nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để liên hệ lại với các ứng viên và cải thiện trải nghiệm và
cảm nhận của ứng viên.
Hơn nữa, nhân viên được hưởng lợi từ việc tự phục vụ. Ví dụ, họ nhận được yêu cầu nghỉ phép và
báo cáo chi phí được phê duyệt nhanh hơn và họ có thể theo dõi các phúc lợi của nhân viên. Điều
này góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên hiện đang làm việc cho công ty bạn
Gợi ý về tự động hóa quản lý nhân sự
Điều gì có thể được tự động hóa trong quản lý nhân sự?
Dưới đây là một số gợi ý về tự động hóa quản lý nhân sự với các nghiên cứu điển hình về cách các
công ty hiện đang áp dụng và nó mang lại lợi ích như thế nào cho họ và nhân viên.
Quá trình tuyển dụng
 Quy trình có thể áp dụng tự động hóa bao gồm:
 Đăng tin và quảng cáo tuyển dụng,
 Theo dõi phản hồi, nhận hồ sơ ứng tuyển
 Sàng lọc CV,
 Kiểm tra lý lịch sơ bộ,
 Sắp xếp và ưu tiên các ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra,
 Các luồng email tự động.
Khi bạn không tự động hóa các nhiệm vụ quản trị không hiệu quả từ các quy trình này, nhân viên
nhân sự của bạn sẽ dành thời gian không cần thiết cho chúng.

5. BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Lập Checklist quy trình tuyển dụng hiệu quả dành cho HR
Việc áp dụng một Checklist quy trình tuyển dụng được tiêu chuẩn hóa là chìa khóa cho bất kỳ nhà
tuyển dụng nhân tài nào. Có một tập hợp những việc cần làm đảm bảo tất cả các thành viên trong
nhóm đều nắm và thực hiện nhất quán, giữ cho quá trình tuyển dụng luôn diễn ra và giúp những
người ra quyết định tìm thấy sự thiếu hiệu quả trong mỗi bước tuyển dụng.
Tiếp nhận nhân viên mới
Việc tiếp nhận nhân viên yêu cầu thu thập tài liệu để xác minh, ký vào biểu mẫu, cấp cho công cụ
quyền truy cập, nâng cao yêu cầu thiết bị, v.v.
Tự động hóa nhân sự có thể cung cấp một checklist dễ theo dõi trong quá trình tiếp nhận. Điều này
bao gồm khả năng tạo quy trình công việc thông báo và phê duyệt tự động, thu thập biểu mẫu đã ký
điện tử và tự động tạo tài liệu PDF chính thức, cung cấp thiết bị cho nhân viên một cách nhanh
chóng mà không cần chờ hỗ trợ của bộ phận IT, v.v.
Bàn giao và thôi việc
Quá trình thôi việc thường có thể bị bỏ qua, nhưng nó cũng quan trọng như quá trình tiếp nhận
nhân viên. Khi được thực hiện đúng cách, việc “chia tay” sẽ giúp bảo vệ công ty và để lại ấn tượng
tốt cho nhân viên cũ của bạn.
Tuy nhiên, các thủ tục giấy tờ có thể khiến mọi thứ phức tạp và mất thời gian, có nguy cơ mất biểu
mẫu hoặc điền không chính xác. Ngoài ra, có nguy cơ không bảo vệ được công ty từ khía cạnh tuân
thủ và bảo mật.
PHẦN MỀM TỰ ĐỘNG HÓA NHÂN SỰ TẠO CHECKLIST QUÁ TRÌNH THÔI VIỆC VÀ:
 Hoàn thành và tải lên tài liệu dưới dạng điện tử,
 Lên lịch phỏng vấn trước thôi việc,
 Cập nhật thông tin cá nhân,
 Sắp xếp cho khoản lương cuối cùng của nhân viên,
 Tạo yêu cầu trả lại thiết bị của công ty,
 Xóa quyền truy cập vào các ứng dụng vào một ngày bạn chọn,
 Xóa họ khỏi danh bạ công ty vào ngày cuối cùng của họ (để đảm bảo nó vẫn được cập nhật).
Quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ

6. Tự động hóa quản lý nhân sự có thể cho phép bạn cấp quyền truy cập tự động cho nhân viên mới
dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Nhân viên cũng có thể cần quyền truy cập vào các ứng
dụng và công cụ bổ sung theo thời gian.
Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép bất kỳ nhân viên nào yêu cầu quyền truy cập vào một ứng
dụng và được người quản lý của họ phê duyệt hoặc từ chối.
Quản lý nghỉ phép có lương
Việc tính toán và phê duyệt ngày nghỉ phép theo cách thủ công có thể gây khó khăn vì nó liên quan
đến nhiều nhiệm vụ:
 Kiểm tra số dư nghỉ phép của nhân viên
 Nhận được sự chấp thuận của người quản lý cho các yêu cầu nghỉ làm
 Cập nhật để tính lương theo tháng
Ngoài ra, nếu điều này để cho con người tổng hợp và quản lý thì rất dễ gặp phải sai sót, Chẳng
hạn như, Email bị lãng quên và có nguy cơ bị gián đoạn khi người này đi nghỉ hoặc nghỉ ốm.
Phần mềm tự động hóa quản lý nhân sự cung cấp một quy trình quản lý nghỉ phép tự động, tự động
tính toán tất cả những điều trên.
Báo cáo chi phí
Các công việc thủ công không cần thiết như nộp bảng chi phí đang có tác động tiêu cực đến sự hài
lòng của nhân viên trong công việc. Điều này đã được chứng minh là làm giảm năng suất và hiệu
suất của họ. Tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn dẫn đến mức năng suất cao hơn, dẫn đến hiệu
quả hoạt động của công ty cao hơn.
Theo truyền thống, nhân viên phải nộp biên nhận, điền vào biểu mẫu với tất cả các chi tiết, sau đó
được người quản lý phê duyệt. Biểu mẫu chờ trên bàn làm việc của mọi người và bắt đầu chất
thành đống. Chúng có thể bị điền sai và đặt sai vị trí. Khoảng 1/5 báo cáo chi phí thủ công được gửi
không chính xác.
Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép bạn số hóa quy trình chi phí. Nhân viên có thể tải lên ảnh
biên lai từ điện thoại của họ, trong khi phần mềm quản lý chi phí tự động trích xuất dữ liệu cần thiết
(số tiền, người bán, VAT, v.v.). Sau khi một nhân viên đệ trình điều này, người quản lý sẽ được
thông báo ngay lập tức và có thể chấp thuận hoặc từ chối nó.
Sau đó, một bộ điều khiển sẽ kiểm tra các chi tiết có chính xác không và xử lý chúng bằng một cú
nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm trung bình cho nhân viên đến 70% thời gian xử lý, loại bỏ lỗi do
con người gây ra và cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan về chi tiêu theo thời gian thực.
Lương bổng
Việc tính toán thủ công thời gian hoặc số ngày làm việc, cùng với ngày nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, để
lại nhiều sai sót. Điều này dẫn đến việc nhân viên bị trả lương nhầm hoặc chậm trễ.
Tự động hóa quản lý nhân sự có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách theo dõi và tính toán mọi thứ
tự động, đơn giản hóa các khoản thanh toán và làm cho dữ liệu dễ tìm hơn nếu cần cho kiểm toán
hoặc điều gì đó khác.
Nộp thuế

7. Có các luật thuế khác nhau ở các cấp độ khác nhau (địa phương, tiểu bang, quốc gia, quốc tế).
Những điều này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và nơi nó hoạt động. Điều này có nghĩa là việc
khai thuế có thể phức tạp đối với bộ phận nhân sự, đặc biệt là khi luật thường xuyên được cập nhật
và thay đổi.
Tự động hóa thuế bảng lương dựa trên các luật liên quan đảm bảo rằng nhân viên và nhà thầu
nhận và hoàn thành các biểu mẫu chính xác. Nó cũng cung cấp một file kỹ thuật số dễ định vị trong
trường hợp kiểm tra. Phần mềm thuế nhân sự giúp quá trình khai thuế nhanh hơn và loại bỏ căng
thẳng.
Quản lý thời gian
Có một bảng chấm công thủ công để theo dõi thời gian và chỉ định một người hoặc một nhóm theo
dõi nó là cực kỳ kém hiệu quả. Chúng thường có thể được điền vào vài ngày sau đó và cũng có thể
bị đặt sai vị trí.
Ứng dụng bảng chấm công tự động cho phép bạn lưu trữ kỹ thuật số hồ sơ của nhân viên, hồ
sơ chấm công và các thông tin khác. Điều này làm cho toàn bộ quá trình nhanh hơn và chính xác
hơn.
Phúc lợi nhân viên
Dịch vụ quản lý phúc lợi hoặc tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) thường xử lý các
phúc lợi bao gồm chăm sóc sức khỏe, kế hoạch hưu trí, phụ cấp cho người lao động và các phúc lợi
khác cho nhiều tổ chức.
Vấn đề của điều này là nhân viên thường có rất ít hoặc không có cái nhìn sâu sắc về các loại phúc
lợi có sẵn cho họ trong quá trình làm việc của họ.
Phần mềm tự động hóa có thể theo dõi tất cả các tình huống của nhân viên và hiển thị phúc lợi
cho họ, kể cả khi họ gặp phải sự thay đổi trong hoàn cảnh. Đó là một ví dụ về sự self-service của
nhân viên.
Theo dõi hiệu suất của nhân viên
Tự động hóa hồ sơ hiệu suất của nhân viên có nghĩa là công ty có dữ liệu có thể truy cập được để
xác định mức tăng lương, tiền thưởng, hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Nhân sự có thể
theo dõi các hồ sơ hiệu suất này và cấp cho người quản lý quyền truy cập để thêm ghi chú, chuẩn
bị cho đánh giá hiệu suất và đảm bảo đạt được các mục tiêu.
Tự động hóa theo dõi hiệu suất hợp lý hóa quy trình, đảm bảo quy trình không bị sai lệch, cho phép
đưa ra quyết định chính xác và cung cấp điểm tham chiếu tuyệt vời cho cả người quản lý và nhân
viên.
Một vài công cụ tự động hóa quản lý nhân sự
Tìm kiếm gì ở công cụ tự động hóa nhân sự?
Điều này phần lớn phụ thuộc vào các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Nó cũng phải tích hợp
hoàn toàn với các giải pháp bạn đã có sẵn và khá đơn giản để sử dụng với khả năng đào tạo không
phức tạp!

8. Bạn cũng cần xem xét ngân sách, đặt cho mình một tiến trình triển khai và xem xét các bên liên
quan khi sử dụng công cụ này!
Hầu hết các công ty có thể có tới 10-12 hệ thống tham gia vào quá trình tự động hóa quản lý nhân
sự, có nghĩa là dễ dàng tích hợp là yếu tố quan trọng để thành công.
LƯU Ý
Cũng cần lưu ý rằng tự động hóa quản nhân sự sẽ không sửa chữa các thủ tục hoặc chính sách
nhân sự kém. Ngoài ra, phần mềm tự động hóa nhân sự bạn đã chọn có thể hoạt động tốt với quy
mô hiện tại nhưng sẽ cần phải chuyển đổi nếu đến thời điểm quyết định mở rộng. Đây là tất cả các
yếu tố cần xem xét trước khi lựa chọn một công cụ tự động hóa.
Các công cụ tự động hóa
Build for Teams
https://www.builtforteams.com/
Build for Teams là một phần mềm quản lý nghỉ phép sử dụng lịch có thể chia sẻ để theo dõi
việc chấm công, thông báo nghỉ làm, nghỉ ốm và các kỳ nghỉ có lương và không được trả lương
khác.
Bamboo HR
https://www.bamboohr.com/
Bamboo HR là một nền tảng được xây dựng để nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và nhu cầu thông tin
dữ liệu, bảng lương, quản lý và chức năng kế toán của bộ phận nhân sự. Nó cho phép người dùng
lưu trữ mọi thứ dễ dàng ở một nơi, cũng như tạo báo cáo để có được những thông tin chi tiết có giá
trị.
WorkBright
https://workbright.com/
WorkBright cung cấp tích hợp hoàn toàn từ xa cho bất kỳ tổ chức nào. Bạn có thể quản lý hồ sơ
nhân viên và giấy tờ tuyển dụng mới từ mọi nơi, đồng thời gửi lời nhắc tự động trong suốt quá
trình tiếp nhận nhân viên sau khi ứng viên chấp nhận offer của bạn.
Fuse Workforce Management
https://www.fuseworkforce.com/
Fuse Workforce Management kết hợp quản lý thời gian và chấm công, quản lý nhân sự và tính
lương vào một giải pháp phần mềm. Đây là một công cụ độc lập mạnh mẽ sẽ cung cấp cho bạn cái
nhìn chính xác về lực lượng lao động của mình, cũng như cải thiện việc ra quyết định, lập kế hoạch
và hiệu quả trong toàn tổ chức.
WebHR
https://webhr.co/

9. WebHR đóng vai trò là cầu nối giữa Nhân sự và IT. Các tính năng bao gồm eTrack, Shift
Scheduler, báo cáo chi phí và thảo luận. Nó cũng giúp tổ chức tuyển dụng, tham dự, nghỉ phép và
nghỉ lễ, đi kèm với một ứng dụng di động và sự hỗ trợ.
Tạm kết
Việc triển khai và sử dụng tự động hóa quản lý nhân sự một cách hiệu quả sẽ giảm nhu cầu của
các nhóm nhân sự phải hoàn thành các công việc thường xuyên, lặp đi lặp lại và tạo ra cách thức
làm việc hiệu quả và chính xác hơn trong toàn tổ chức. Sau đó, bộ phận nhân sự của bạn có thể
dành nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào con người và văn hóa làm việc tích cực
hơn, đồng thời trau dồi các kỹ năng giá trị của họ hàng ngày.