Hệ thống nhân sự là một trong những hoạt động đầu tư quan trọng mà một tổ chức cần thực hiện. Lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự đã bùng nổ và quản lý con người đã trở thành một ưu tiên cấp thiết trong và sau đại dịch covid. Để có thể chọn cho doanh nghiệp bạn phần mềm quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả nhất thì bạn cần xác định và cân nhắc một số yếu tố sẽ được trình bày trong bài viết dưới đây! https://growupwork.com/blog/ky-nang-lam-viec/phan-mem-quan-ly-nhan-su-780

1. Cách chọn phần mềm quản lý nhân sự phù
hợp
Hệ thống nhân sự là một trong những hoạt động đầu tư quan trọng mà một tổ chức cần thực hiện.
Lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự đã bùng nổ và quản lý con người đã trở thành một ưu tiên cấp
thiết trong và sau đại dịch covid. Để có thể chọn cho doanh nghiệp bạn phần mềm quản lý nhân
sự hoạt động hiệu quả nhất thì bạn cần xác định và cân nhắc một số yếu tố sẽ được trình bày trong
bài viết dưới đây!
Cách chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
MỤC LỤC
[ Ẩn ]
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Các loại phần mềm quản lý nhân sự
Chọn tích hợp hay chuyên biệt
Phần mềm nhân sự cốt lõi
Phần mềm tuyển dụng
Phần mềm tiếp nhận nhân viên
Phần mềm quản lý hiệu suất
Phần mềm đào tạo và phát triển
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự
Giải thích một số thuật ngữ phần mềm
5 bước lựa chọn phần mềm nhân sự
Bước 1: Xác định nhu cầu
Bước 2: Tìm hiểu về nhà cung cấp
Bước 3: Lập danh sách rút gọn

2. Bước 4: Sử dụng thử các phần mềm
Bước 5: Triển khai và bắt đầu
Phần mềm quản lý nhân sự giá bao nhiêu?
Tạm kết
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự bao gồm vô số công cụ mà các tổ chức sử dụng để quản lý các quy
trình nhân sự hàng ngày, chẳng hạn như tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo, trả lương, phúc lợi, thời
gian và chuyên cần, quản lý hiệu suất và lập kế hoạch kế nhiệm.
Trong khi phần mềm quản lý nhân sự ban đầu hướng tập trung vào các nhiệm vụ hành chính của
bộ phận nhân sự, các phần mềm ngày nay đã và đang được nâng tầm để bắt kịp với xu thế thời đại
với các phương pháp luận về quản lý con người hiệu quả, gắn liền với hiệu quả công việc!
Một loạt các công cụ được các chuyên gia nhân sự sử dụng từ phần mềm nhân sự để quản lý và tự
động hóa các quy trình. Bao gồm các:
 Phần mềm tuyển dụng
 Quản lý tài năng
 Tiếp nhận nhân viên
 Quản lý phúc lợi
 Lương bổng
 Theo dõi thời gian và chấm công
 Quản lý hiệu suất
 Sự gắn kết của người lao động
 Kế hoạch kế nhiệm
 Quản lý tài liệu nhân sự
Các loại phần mềm quản lý nhân sự
Chọn tích hợp hay chuyên biệt
Có nhiều loại công nghệ nhân sự khác nhau đáp ứng các nhu cầu nhân sự khác nhau trong suốt
vòng đời của nhân viên.

3. Phầm mềm nhân sự có thể có trong vời đời nhân viên
Trong khi một số công cụ được chuyên biệt hóa cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như tuyển
dụng hoặc đào tạo và phát triển nhân sự, một số loại khác mang tính tổng thể hơn và tìm cách hợp
nhất tất cả các hoạt động nhân sự trong một nền tảng hoặc bộ sản phẩm.
Cần lưu ý rằng, mặc dù có vẻ thật hời khi chọn một phần mềm tích hợp mọi quy trình HR nhưng
thực tế các phần mềm này sẽ có sự chênh lệch trong hiệu quả sử dụng giữa các quy trình. Chuyên
môn hóa về một số chức năng cũng có cái lợi riêng của nó.
Dưới đây là bảng phân tích nhanh về từng loại phần mềm nhân sự chính:
Phần mềm nhân sự cốt lõi
Phần mềm nhân sự cốt lõi thường đề cập đến các hệ thống được sử dụng để lưu trữ và quản lý
thông tin nhân viên trong một cơ sở dữ liệu tập trung.
Thông tin này bao gồm Profile nhân viên, chi tiết liên hệ, phúc lợi của nhân viên và dữ liệu bảng
lương, số dư nghỉ phép hoặc nghỉ phép có lương (PTO) và dữ liệu nhân viên khác, cũng như các tài
liệu về nhân viên như hợp đồng và biểu mẫu thuế.
Phần mềm nhân sự cốt lõi bao gồm cả hệ thống quản lý nguồn nhân lực (phần mềm HRMS) và hệ
thống thông tin nguồn nhân lực (phần mềm HRIS) và đôi khi còn được gọi là phần mềm quản lý
nguồn nhân lực (HCM). Phần mềm tính lương là một tập hợp con của phần mềm nhân sự cốt lõi.
Phần mềm tuyển dụng

4. Phần mềm tuyển dụng là một trong các loại phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm tuyển dụng, chẳng hạn như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), giúp các công ty quản
lý quy trình tuyển dụng từ tìm nguồn ứng viên đến bước giới thiệu.
Các công cụ này thường cung cấp các tính năng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo danh sách việc
làm, giúp phân phối bài đăng tuyển dụng, phân tích cú pháp, quản lý và theo dõi người xin việc, sắp
xếp và lọc dữ liệu ứng viên, giao tiếp với ứng viên và lên lịch phỏng vấn.
Phần mềm tuyển dụng giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng bằng cách cho phép các nhà tuyển
dụng và nhóm tuyển dụng sàng lọc trước các ứng viên cũng như tự động từ chối hoặc theo dõi các
ứng viên bằng cách sử dụng các mẫu phản hồi được định cấu hình sẵn.
Sử dụng trí AI, các công cụ ATS có thể xác định tài năng hàng đầu bằng cách quét CV và Cover
Letter để tìm các từ khóa, kỹ năng, học vấn cụ thể hoặc các yếu tố có liên quan khác.
Phần mềm tiếp nhận nhân viên
Phần mềm tiếp nhận nhân viên phục vụ để hợp lý hóa và cải thiện trải nghiệm của nhân
viên mới bằng cách hợp nhất toàn bộ quy trình tiếp nhận ở một nơi.
Điều này bao gồm việc thu thập dữ liệu nhân viên và hoàn thành các biểu mẫu quan trọng liên quan
đến thông tin thuế và phúc lợi, cũng như cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào thông tin chi tiết
về vai trò, nhóm và người quản lý của họ, thông tin về quy trình làm việc, quy định và chính sách
của công ty cũng như các tài liệu đào tạo chính.
Phần mềm tích hợp tốt cho phép các nhân viên mới bắt đầu hoạt động và dành những ngày đầu
tiên cho công việc để tìm hiểu công ty và hình thành các mối quan hệ, thay vì bị ngập tràn bởi thủ
tục giấy tờ.
Phần mềm quản lý hiệu suất
Phần mềm quản lý hiệu suất giúp các công ty lập kế hoạch và thực hiện đánh giá hiệu suất của
nhân viên. Do đó, điều này giúp bạn dễ dàng xác định nhân viên nào là người có hiệu suất cao nhất
và nhân viên nào cần trợ giúp để phát huy tối đa tiềm năng của họ.

5. Hầu hết các phần mềm quản lý hiệu suất đều cung cấp các tính năng giúp người quản lý chuyển
chiến lược công ty thành các mục tiêu có thể đo lường hoặc các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho
từng nhân viên, cũng như nhằm đánh giá mức độ phù hợp của hiệu suất của nhân viên với các mục
tiêu này.
Nền tảng quản lý hiệu suất giúp bạn dễ dàng tạo và lên lịch cho các kỳ đánh giá hiệu suất của
nhân viên cũng như gửi lời nhắc tự động để mọi người đều có thể bắt kịp những gì đang diễn ra.
Sẽ có một bảng điều khiển (dashboard) giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất trong
các nhóm cũng như trong toàn tổ chức.
Phần mềm đào tạo và phát triển
Phần mềm đào tạo và phát triển được thiết kế để tạo điều kiện cho việc đào tạo và phát triển nhân
viên, trao quyền cho nhân viên bằng cách xây dựng kiến thức và kỹ năng của họ.
Cho dù bạn phát triển tài liệu đào tạo nhân viên của mình nội bộ hay thuê ngoài, bạn sẽ cần một hệ
thống quản lý đào tạo (learning management system - LMS) để lưu trữ và tổ chức tài liệu đào
tạo, cũng như tài liệu báo cáo về sáng kiến đào tạo.
LMS sẽ cho bạn tạo và cung cấp một loạt các khóa học và chương trình đào tạo bằng cách sử dụng
vô số các phương pháp học tập, các loại phương tiện và khung đánh giá khác nhau.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm nhân sự cho phép các tổ chức số hóa các nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, tính toán và giao tiếp
do bộ phận nhân sự thực hiện và phân phối một số trách nhiệm đó trong toàn tổ chức.
Các chức năng như chấm công, tính lương, tuyển dụng, tuân thủ quy định và quản lý phúc lợi có thể
được chuyển vào máy tính sẽ gọn nhẹ hơn so với trên giấy. Việc tự động hóa một phần các công
việc thủ công này có thể giảm chi phí lao động, hợp lý hóa các quy trình nhân sự và làm cho chúng
hiệu quả hơn.
Mặt khác, khi các vai trò nhân sự có tính lặp lại được tự động hóa sẽ mang đến nhiều lợi ích hơn
nữa cho cả nguồn nhân lực. Khi nhiều nhân viên hoạt động tốt hơn và phát huy hết tiềm năng của
họ, kết quả thường là sự sáng tạo và năng suất được cải thiện, dẫn đến lợi nhuận cao hơn.
Giải thích một số thuật ngữ phần mềm
Nếu bạn là dân chuyên trong lĩnh vực IT thì việc mua và sử dụng phần mềm không có gì là
khó khăn, nhưng ngược lại thì bạn sẽ cảm thấy bối rối với các thuật ngữ mà mình chẳng mấy khi
tiếp xúc khi chỉ làm việc trong lĩnh vực nhân sự.
Dưới đây, là giải thích ngắn gọn của một số thuật ngữ và từ viết tắt phổ biến để hỗ trợ bạn phần nào
khi làm việc với các phần mềm quản lý nhân sự.
 UI - Giao diện người dùng. Đề cập đến giao diện của phần phần mềm mà người dùng tương tác
với.
 UX - Trải nghiệm người dùng. Đề cập đến tính trực quan hoặc mức độ dễ sử dụng của phần mềm.
 SaaS - Software-as-a-Service. Đề cập đến phần mềm mà bạn trả tiền đăng ký thay vì mua nó
hoàn toàn. Nó sẽ được bảo dưỡng, cập nhật và thường đi kèm với hỗ trợ kỹ thuật.
 AI - Trí tuệ nhân tạo. Điều này đề cập đến các thuật toán máy tính tiên tiến sử dụng phân tích dữ
liệu để nhận ra các đặc tính và thực hiện các chức năng ra quyết định theo cách tương tự như con
người.

6.  RFI - Request for information (Yêu cầu cung cấp thông tin). Trong quá trình mua phần mềm, điều
này đề cập đến việc bạn yêu cầu bên bán phần mềm đưa ra các thông tin chi tiết và thông số kỹ
thuật của sản phẩm có thể được sử dụng để so sánh chính xác hơn.
 RFP - Request for proposal (Yêu cầu đề xuất). Điều này giống như RFI, ngoại trừ việc nhà cung
cấp được cung cấp thêm thông tin về nhu cầu của tổ chức bạn và được yêu cầu gửi đề xuất giải
thích lý do vì sao sản phẩm của họ là giải pháp tốt nhất.
 Employee self-service (Nhân viên tự vận hành). Điều này đơn giản có nghĩa là phần mềm có một
cổng thông tin cho phép nhân viên đăng nhập và thực hiện những việc như cập nhật dữ liệu, xem
xét các phúc lợi của họ hoặc tự gửi yêu cầu về thời gian được trả lương mà không cần nhờ đến
sự trợ giúp của chuyên gia nhân sự.
5 bước lựa chọn phần mềm nhân sự
Quy trình lựa chọn phần mềm nhân sự không cần phải phức tạp. Dưới đây là 5 bước đơn giản bạn
có thể làm theo để tìm cho mình phần mềm phù hợp với doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu
Trước khi bạn đi sâu vào quá trình lựa chọn phần mềm, hãy dành thời gian để hiểu nhu cầu cụ thể
của tổ chức bạn là gì.
Có một bức tranh rõ ràng về nhu cầu nhân sự là điều quan trọng để chọn phần mềm nhân sự tốt
nhất cho công ty bạn.
Dưới đây là một số câu hỏi để giúp bạn làm rõ nhu cầu:
 Hệ thống nhân sự mà bạn hiện đang sử dụng (nếu có) đang thiếu hụt những gì?
 Những cạm bẫy và thách thức phổ biến nhất mà bộ phận nhân sự phải đối mặt là gì?
 Những trở ngại lớn nhất mà bạn gặp phải trong việc củng cố trải nghiệm tích cực của nhân viên?
 Quy trình nhân sự nào tốn nhiều thời gian nhất? Có thể sắp xếp hợp lý với phần mềm phù hợp
không?
 Bạn đang sử dụng (các) giải pháp phần mềm nhân sự nào? Làm thế nào để bất kỳ phần mềm mới
nào bạn mua sẽ phù hợp với hệ thống nhân sự lớn hơn của bạn?
 Những phàn nàn thường xuyên nhất của nhân viên liên quan đến quản trị viên nhân sự là gì?
 Các chính sách và yêu cầu quy định của công ty bạn liên quan đến các vấn đề cần cân nhắc như
bảo mật dữ liệu, tính đa dạng, hợp đồng với nhà cung cấp, v.v.?
 Nhóm của bạn am hiểu công nghệ đến mức nào? Phần mềm bạn chọn không được phức tạp hơn
để thiết lập và sử dụng mà nhóm của bạn có thể quản lý.
 Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Bạn mong đợi thu lại được gì (ROI)?
Bước 2: Tìm hiểu về nhà cung cấp
Đây có thể là khâu mất nhiều công sức nhất. May mắn thay, trên mạng có rất nhiều trang web cung
cấp thông tin so sánh các công cụ phần mềm quản lý nhân sự với nhau. Đọc những so sánh này là
một cách tốt để có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn của bạn.
Khi bạn thực hiện nghiên cứu của mình, hãy tìm hiểu xem các công cụ của phần mềm có hoạt động
tốt trên diện rộng không và xem xét những yếu tố nào bạn sẵn sàng thỏa hiệp và những yếu tố nào
không thể thương lượng. Điều này sẽ quan trọng trong bước tiếp theo.
Một số câu hỏi để tự nghiên cứu khi tìm hiểu một nhà cung cấp:
 Top những nhà cung cấp cho trường hợp sử dụng của bạn là ai?

7.  Cái nào được đánh giá tốt nhất trong danh mục phần mềm của họ?
 Tính năng được xếp hạng hàng đầu của mỗi công cụ là gì?
 Những đánh giá và lời review của khách hàng khác nói lên điều gì? Những lợi ích và hạn chế
được nói phổ biến nhất là gì?
 Thế mạnh của nhà cung cấp là nguyên giới thiệu, đào tạo hay các tài nguyên khác?
 Có sẵn tài liệu tra cứu không?
 Các tính năng của công cụ có đáp ứng được nhu cầu của bạn không?
 Phần mềm có tích hợp với các công cụ nhân sự mà bạn đang sử dụng không?
 Giao diện người dùng: nó có hấp dẫn trực quan không?
 Trải nghiệm người dùng: điều hướng có trực quan và dễ sử dụng không?
 Công cụ này đủ đơn giản hay phức tạp cho nhu cầu quản lý HR của bạn?
 Nó có tính linh hoạt hoặc có khả năng tùy chỉnh mà bạn cần?
 Nó phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các doanh nghiệp lớn?
 Nó có cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ
liệu và các phương pháp hay nhất không?
 Giá cả có đáp ứng ngân sách không? Có rõ ràng không? Có được đảm bảo dựa trên khả năng
của phần mềm không? Có phải một số tính năng chính nhất định chỉ khả dụng ở các mức giá đắt
hơn không?
 Nó có cung cấp một bản demo không hoặc bản dùng thử miễn phí?
Bước 3: Lập danh sách rút gọn
Bây giờ đã đến lúc đi sâu hơn và thu hẹp lựa chọn của bạn xuống chỉ còn một số giải pháp phần
mềm quản lý nguồn nhân lực tốt nhất. Trong quá trình nghiên cứu, bạn có thể đã xác định được một
số nhà cung cấp nổi bật.
So sánh và xem cái nào đứng đầu
 Đọc các blog so sánh và các web review
 Tìm các nghiên cứu điển hình chứng minh ROI của công cụ
 Lấy ý kiến của nhân viên nhân sự
 Dành thời gian để nghiên cứu các website của nhà cung cấp và ghi chú lại bất kỳ câu hỏi nào phát
sinh
 Gửi cho mỗi nhà cung cấp một yêu cầu thông tin (RFI) để bạn có thể so sánh
 Lên lịch cuộc gọi với đại diện bán hàng của họ và trả lời các thắc mắc
Nếu bạn muốn thực sự kỹ lưỡng, hãy gửi cho mỗi nhà cung cấp trong danh sách lựa chọn của bạn
một yêu cầu đề xuất (RFP). Điều này sẽ bao gồm thông tin chính về công ty của bạn, nhu cầu cụ
thể của bạn, bảng câu hỏi về nhà cung cấp và bất kỳ quy tắc gửi đề xuất cụ thể nào mà họ phải
tuân theo, chẳng hạn như thời hạn gửi.
Bước 4: Sử dụng thử các phần mềm
Hãy tận dụng mọi bản demo miễn phí có sẵn và trải nghiệm với từng công cụ để hiểu về giao diện
người dùng và khả năng của nó. Thực hiện nó ở quy mô nhỏ và thử nghiệm nó, lưu ý bất kỳ hạn
chế hoặc khó khăn nào bạn gặp phải.
Nếu khả thi, hãy nhận phản hồi từ càng nhiều nhân viên càng tốt. Với tư cách là người dùng cuối
cùng, thông tin đầu vào của họ có thể giúp bạn nhận thấy những thiếu sót mà bạn có thể chưa xem
xét.
Nếu phần mềm bạn yêu thích không cung cấp bản dùng thử miễn phí, hãy dùng thử 1 tháng trước
khi cam kết thanh toán hàng năm. Chắc chắn, trả tiền cho phần mềm hàng năm thường rẻ hơn,

8. nhưng sẽ không rẻ hơn nếu bạn chọn sai phần mềm và cuối cùng phải quay lại và mua một phần
mềm khác!
Bước 5: Triển khai và bắt đầu
Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy thoải mái với phần mềm nhân sự và cảm thấy tự tin khi sử dụng
nó.
Lý do chính khiến các công ty không thấy ROI khi mua phần mềm là do không tuân thủ việc triển
khai và tích hợp đúng cách công cụ mới vào các hoạt động hàng ngày.
Quản lý thay đổi hiệu quả là rất quan trọng. Để nhân viên sử dụng phần mềm mới, họ cần hiểu nó
mang lại lợi ích như thế nào (ví dụ: nó giúp họ tiết kiệm thời gian / yêu cầu PTO của họ được phê
duyệt nhanh hơn) và biết cách sử dụng nó.
Dưới đây là một số mẹo để giúp thực hiện việc này:
 Thông báo rõ ràng việc áp dụng phần mềm nhân sự mới và điều này sẽ có ý nghĩa như thế nào
đối với nhân viên. Mời nhân viên đưa ra câu hỏi.
 Hãy tận dụng mọi hoạt động tiếp nhận và đào tạo do nhà cung cấp cung cấp và bắt buộc nhân
viên phải hoàn thành khóa đào tạo này trong một khung thời gian thực tế.
 Phụ trách ai đó chịu trách nhiệm đi đầu trong việc thực hiện và là đầu mối liên hệ cho bất kỳ câu
hỏi (và phản hồi) nào mà nhân viên có thể có.
 Làm cho nhân viên biết về bất kỳ nguồn lực tự vận hành nào có sẵn và đảm bảo họ biết cách nhờ
hỗ trợ nếu họ gặp khó khăn.
Phần mềm quản lý nhân sự giá bao nhiêu?
Các sản phẩm nhắm mục tiêu đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng ít tốn kém nhất.
Chúng có thể dao động từ khoảng 5.000 đô la một năm cho vài chục người dùng đến 100.000 đô la
cho vài trăm người, tính ra dưới 10 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Hệ thống dành cho các doanh nghiệp lớn - thường được định nghĩa là có hơn 1.000 nhân viên -
thường đắt hơn, bắt đầu từ vài trăm nghìn đô la và hơn 5 triệu đô la cho cơ sở người dùng hàng
chục nghìn. Các nhà cung cấp thường tính phí khoảng một nửa số tiền đó cho mỗi module bổ sung,
chẳng hạn như bảng lương hoặc tuyển dụng.
Việc định giá cũng phụ thuộc vào cách triển khai phần mềm nhân sự. Phần mềm như một dịch vụ
(SaaS), trong đó nhà cung cấp duy trì hệ thống và cung cấp quyền truy cập qua internet, thường
được lập hóa đơn hàng tháng với cam kết trả trước tối thiểu.
Tuy nhiên, phần mềm không phải là chi phí duy nhất. Bạn còn cần chi phí để làm dọn và di chuyển
dữ liệu, triển khai và đào tạo, và thường là một khoản phí khổng lồ cho một nhà tư vấn hoặc nhà
tích hợp hệ thống. Các hệ thống tại chỗ thường yêu cầu phần cứng mới và chi phí bảo trì hàng năm
của chúng có thể lên tới 20% giá phần mềm.
Được chia nhỏ theo cách khác, tổng chi phí hàng tháng cho mỗi người dùng của HRMS trung bình
trong 5 năm là khoảng $ 100 đến $ 200, nhưng nó có thể cao gấp đôi với các module bổ sung.
Tạm kết
Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những ứng dụng công nghệ vào nguồn nhân lực mà các
công ty có thể cân nhắc sử dụng! Trên thực tế nó mang lại lợi ích rất lớn cho cả chủ doanh nghiệp,

9. ban quản lý và cả nhân viên! Hi vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết
để có thể quyết định một phần mềm quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả với công ty bạn!