Рішення для роботи з договорами оренди земельних ділянок, компанія "ЕЛАУ", www.elau.org / Решение по работе с договорами аренды земельных участков, компания "ЭЛАУ", www.elau.org
2. Постановка завдання
Об’єкт
договори оренди земельних ділянок
Характеристика об’єкту
у паперовому вигляді;
зшиті, розшивати не дозволяється;
розподілені у віддалених підрозділах.
Завдання із створення електронного архіву
перевести в електронний вигляд паперові документи;
створити електронну базу даних електронних файлів;
встановити та налаштувати електронний архів,
завантажити в нього оцифровані документи;
провести навчання користувачів.
3. Постановка завдання
Цілі, які мають бути досягнуті
інвентаризація фонду документів , упорядкування їх обліку і зберігання,
контроль актуальності;
виключення необхідності безпосереднього доступу до оригіналів
документів, ризику їх пошкодження (знищення);
швидкий пошук та доступ до необхідної інформації, скорочення часу на її
обробку, аналіз та узагальнення;
організація одночасної розподіленої роботи з документами в електронному
вигляді необхідній кількості і категорій користувачів;
можливість віддаленого доступу користувачів до інформації, що міститься в
документах;
захист інформації, доступ до неї виключно на підставі наданих привілеїв і
прав, гарантоване протоколювання всіх подій;
оптимізація роботи віддалених підрозділів (філіалів) та зменшення витрат,
пов'язаних з необхідністю зберігання документів в цих підрозділах
забезпечення подальшого функціонування електронного архіву
співробітниками замовника
4. Структура рішення
програмно-апаратний комплекс електронного архіву - на базі програмного
продукту Фоліум;
підключення користувачів до системи електронного архіву – локальна
мережа і мережа інтернет;
доступ користувачів до бази даних та робота з документами - за допомогою
звичайного Веб-браузера;
оцифрування фонду наявних паперових документів, завантаження в базу
даних електронного архіву – силами Виконавця;
подальший ввід інформації до бази даних – силами Власника системи.
Електронний архів на базі Фоліуму:
централізоване зберігання інформації у вигляді файлів відсканованих
документів, зв’язанних з відповідними записами бази даних;
пошук необхідної інформації по індексним ознакам (реквізитам);
додавання, відкриття, перегляд, корегування, збереження і видалення
інформації з системи;
формування статистичних звітів щодо функціонування системи;
обмеження доступу користувачів інформації, що зберігається в системі, у
відповідності до наданих правил та привілеїв, аудит подій в системі;
взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами управління
інформацією (експорт, імпорт)