2. Доступність архіву
8 годин
З
оригіналом
документу може
працювати лише
одна людина
Неструктурована
інформація
Втрата
властивостей
оригіналу документу
з часом
Пошук триває
годинами/днями
Оперативний
пошук
2 хв
Доступність
архіву
24Н
Безліч
користувачів
можуть
працювати з
одним і тим
самим
документом
Структурована
інформація
Збереження
ідентичності
документу
незалежно
від часу
∙ Впровадження такої системи
дозволить організувати роботу з
архівними документами,
переведення їх в електронний
вигляд та створення на їх основі
пошукових баз даних до архівного
фонду в повсякденних та кризових
ситуаціях, які забезпечать
ефективну роботу та допоможуть
структурувати інформацію,
незалежно від того, текстові це
документи, мультимедіа або
графіка; договори про
постачання/користування
електричною енергією, первинна
фінансова, а також технічна та
проектна документація.
Електронний архів
3. Постановка завдання
ОБ’ЄКТ
• фонд договорів і клієнтських справ
ХАРАКТЕРИСТИКА ОБ’ЄКТУ
• документи у паперовому вигляді;
• документи зшиті, розшивати не дозволяється;
• документи розподілені по віддалених
підрозділах.
ЗАВДАННЯ ІЗ СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО АРХІВУ
• оцифрувати (перевести в електронний вигляд)
паперові документи;
• створити електронну базу даних електронних
файлів оцифрованих документів;
• розгорнути програмно-апаратний комплекс для
функціонування електронного архіву, завантажити
в нього базу оцифрованих документів;
• провести навчання користувачів.
4. Постановка завдання
ЦІЛІ, ЯКІ МАЮТЬ БУТИ ДОСЯГНУТІ
• інвентаризація фонду документів , упорядкування їх обліку і зберігання,
контроль актуальності;
• виключення необхідності безпосереднього доступу до оригіналів
документів, ризику їх пошкодження (знищення);
• швидкий пошук та доступ до необхідної інформації, скорочення часу на
її обробку, аналіз та узагальнення;
• організація одночасної розподіленої роботи з документами в
електронному вигляді необхідній кількості і категорій користувачів;
• можливість віддаленого доступу користувачів до інформації, що
міститься в документах;
• захист інформації, доступ до неї виключно на підставі наданих
привілеїв і прав, гарантоване протоколювання всіх подій;
• оптимізація роботи віддалених підрозділів (філіалів) та зменшення
витрат, пов'язаних з необхідністю зберігання документів в цих
підрозділах
• забезпечення подальшого функціонування електронного архіву
співробітниками замовника
5. Структура рішення
• програмно-апаратний комплекс електронного архіву - на базі програмного продукту
Фоліум;
• підключення користувачів до системи електронного архіву – локальна мережа і
мережа інтернет;
• доступ користувачів до бази даних та робота з документами - за допомогою
звичайного Веб-браузера;
• оцифрування фонду наявних паперових документів, завантаження в базу даних
електронного архіву – силами Виконавця;
• подальший ввід інформації до бази даних – силами Власника системи.
ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ НА БАЗІ ФОЛІУМУ:
• централізоване зберігання інформації у вигляді файлів відсканованих документів,
зв’язанних з відповідними записами бази даних;
• пошук необхідної інформації по індексним ознакам (реквізитам);
• додавання, відкриття, перегляд, корегування, збереження і видалення інформації з
системи;
• обмеження доступу користувачів інформації, що зберігається в системі, у
відповідності до наданих правил та привілеїв, аудит подій в системі;
• взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами управління
інформацією (експорт, імпорт)
16. Інформація з бази даних може бути роздрукована, збережена
в одному з форматів або передана електронною поштою
17. Інформація про всі дії користувачів
зберігається в журналі подій системи
18. Етапи створення електронного архіву
1. Виконання пілотного проекту
2. Організація виробничої дільниці на території Замовника;
3. Підготовка фонду першоджерел до оцифрування:
• відбір документів і матеріалів,
• зшивання, розшивання,
• реставрація.
4. Оцифрування на промислових сканерах з урахуванням
формату і якості матеріалів;
5. Обов'язкова перевірка відсканованого матеріалу;
6. Введення ідентифікаційних ознак відповідно до технічного
завдання;
7. Створення електронного каталогу: систематизація цифрових
копій;
8. Завантаження електронного каталогу в наявну систему (за
наявності);
9. Cтворення пошукової системи і веб-інтерфейсу.
19. Складові вартості проекту
Вартість проекту визначається такими параметрами:
. матеріал першоджерела (папір, калька, мікрофіша тощо);
. формат;
. ветхість;
. можливість розшивки / зшивання / реставрації;
. технологічно необхідним методом сканування;
. потрібним дозволом сканування;
. необхідністю додаткової обробки образів;
. можливістю автоматичного розпізнавання тексту в документі,
. необхідністю застосування ручного введення даних;
. кількістю полів індексації;
. загальною кількістю документів;
. необхідністю розробки програмного забезпечення ЕА.
20. . У держустановах, в комерційному секторі, в
державних архівах, в установах культури:
. Більше 120 проектів в Україні
. 1,4 млн. сторінок книг
. 3 млн. сторінок документів
. 2,75 млн. карт каталогів і картотек
. 48800 записів музейних інвентарних книг
. 9800 фотодокументів
. 5430 негативів на склі, плівці
. Близько 1000 одиниць ізоматеріалів
. 14 віртуальних турів музеями України
Електронні архіви. Виконані проекти в цифрах
Більше ніж
120
проектів в
Україні
21. Технології
. Сертифіковане ПО
. Автоматизована технологія введення даних
. Багаторівневий контроль якості
Персонал
. Сертифіковані фахівці. Мобільні виїзні бригади
. Фахівці з інвентаризації фондів і створення описів
. IТ-фахівці
. Сервіс-інженери по обладнанню
. Технологи
. Оператори оцифровки
. Оператори контролю якості
Обладнання
. Парк спеціалізованих промислових сканерів для будь-яких
форматів.
Гарантії якості
23. Замовник: Фонд держмайна України
Задача: Створення страхового фонду архівних справ (1993-1999 рр.)
Виконання
роботи:
• оцифровано 200 справ
• документи проіндексовані по 5 атрибутам (за датою, по темі, типу, номеру документа)
• встановлена система електронного архіву Folium.
Результат: • скоротився час на пошук інформації з майнових прав
• з'явилася можливість одночасної роботи з архівним документом різних служб без роботи з фізичним
документом.
Особливості: • проект багатоетапний, виконується з 2011 р.
• аналітика (виявлення теми документа за його змістом)
• робота з рукописним і згасаючим машінопечатним текстом.
Архів відомства
24. Замовник: ДП «Шахтоуправління« Південнодонбаська № 1».
Промислове підприємство, існує з 1973 р. У складі - 3 шахти. Штат співробітників:
3 500-5 000 співробітників.
Задача: Скорочення часу на підготовку довідок по заробітній платі, трудовому стажу, підтвердженню пільг
співробітників, що звільнилися. Кількість запитів до архіву - близько 200 щомісяця.
Виконання
роботи:
• проведена зшивання / розшивання 2190 справ
• оцифровано - 605 000 стр. Документації
• встановлена система електронного архіву Folium
Результат: • знижені трудовитрати на пошук і підготовку інформації за запитами в архів у 24 рази
• старі документи виведені з обігу
Особливості: • документи періоду 1973-2012 рр., 30% - дуже старі
• рукописний і згасаючий машінопечатний текст
• робота проводилася у 2 зміни, на місці працювала мобільна бригада
Шахтоуправління. Кадровий архів
25. Замовник: Компанія по закупівлі та реалізації сільськогосподарської продукції українським та
іноземним замовникам. На ринку - 8 років.
Задача: • організація швидкого пошуку комплекту документів по контрагенту. Число контрагентів -
близько 600
• забезпечення безпечного зберігання документів фінансового управління
Виконання
роботи:
• сканування 108 000 стор документів А4, що знаходяться в папках типу «Корона»
• виділення ідентифікаційних ознак документа (номер, дата, тип документа, контрагент, код
ЄДРПОУ)
• встановлена система електронного архіву Folium
Результат: • Бухгалтерія підприємства використовує в роботі електронні документи з індивідуальним доступом і
фіксацією всіх дій в системі
• паперові документи вивезені з офісу компанії
• час на пошук документа скорочено в 8 разів
Особливості: В процесі виконання робіт були виявлені факти відсутності станиць оригіналів договорів,
порушення уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухобліку
Агропідприємство. Архів бухгалтерії
26. Замовник: Торгово-розважальний комплекс в м. Києві. Загальна площа - 70 000 м².
Задача: Забезпечення оперативного доступу технічним службам комплексу до проектної та робочої
документації для проведення ремонтно-технічних, будівельних робіт.
Виконання
роботи:
• відскановані документи форматів А4 - 3*А0
• створено реєстр проектної документації комплексу
Результат: • цілодобовий доступ до технічної документації оперативним технічним службам
• проведена інвентаризація наявної документації
• забезпечена схоронність оригіналів документів за рахунок використання їх електронних копій
Особливості: поділ документів різного формату однієї папки перед скануванням (за типами застосовуваних
сканерів) з подальшим їх об'єднанням.
Торгово-розважальний комплекс
27. Дякуємо!
MMI Group
вул. Іллінська, 8, 3-й під’їзд, БЦ
«Іллінський» Київ, 04070
тел.: +38 (044) 237-70-81
e-mail: info@mmigroup-it.com
www.mmigroup-it.com
ІТ інновації. Рекомендуємо!