Решение компании "ЭЛАУ" для государственных архивов. Подробнее - на elau.org

1. Реш ения для
г осударст венных архивов
Новая эра
информации

2. О т ехнолог иях
Электронный архив не заменит существующий, он станет удобным
дополнением. Только бумажный носитель является подлинником документа.
Новые технологии позволяют сохранить уникальные документы, исключить из
оборота документы на бумажном носителе.
Электронный архив является дополнительным средством информации, которое
позволяет быстро найти тот или иной документ в режиме онлайн.

3. Цели Архивные фонды
 Обеспечение сохранности бумажных  архивные дела;
документов за счет работы с их
 описи;
электронными копиями.
 карты;
 Эффективное использование информации  каталоги и картотеки;
за счет сокращения времени на поиск  фотоматериалы;
необходимой информации в архивных
делах.  изоматериалы.
 Обеспечение высокой культуры
организации документооборота.

4. Гарантии качества ЭЛАУ
• разрешение №КИ3-2011-76 на ведение деятельности,
связанной с государственной тайной;
• промышленное оборудование и технологии;
Средняя производительность
Наименование Описание
за смену 8 часов, страниц
формат до А2,
Книжный сканер Zeutschel сканирование сшитых 8 600
документов
формат до А3,
Односторонний режим - 96
Поточный сканер Fujitsu сканирование расшитых
000, двусторонний – 192 000
документов
• сертифицированное программное обеспечение;
• проектный подход к работе: проведение экспертизы,
подготовка технического задания, календарного плана
работ, регламента организации работ, согласование
критериев качества;
• гарантии и техническая поддержка информационного
ресурса;
• многоуровневый контроль качества.

5. Этапы выполнения проекта
допроектный выполнение работ послепроектный
Подготовка к сканированию
Экспертиза архивных фондов
(сшивка/расшивка дел) Конвертация в формат
ИС Заказчика
Сканирование на территории
Выполнение тестовых работ
архива
Загрузка в ИС Заказчика
Демонстрация Заказчику Обработка образов
Согласование критериев качества Проверка качества Сдача Заказчику
Подготовка ТЗ, договора, описание Индексирование полей
технологии работ
Инструктаж по работе с
Верификация программой
Согласование регламентов идентификационных признаков
взаимодействия, перемещения
документов, АКТов сдачи/приема • Проверка базы данных

6. Сканирование промышленных объемов документов
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Расшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Технология ЭЛАУ*
10 дней 100 дней 2,7 лет
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Сшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Технология ЭЛАУ* 0,6 лет 6 лет 60 лет
* Технология ЭЛАУ – это использование промышленного оборудования,
специализированного программного обеспечения для обработки и индексации
рукописных и/или с низким уровнем автоматического распознавания документов,
сертифицированные специалисты, высокий уровень организации работ.

7. Индексация
• Метрические книги – 5-15 полей (ФИО, дата рождения, дата события,
место события, национальность, ФИО родителей, и т.д.).
• Картотеки – 10-15 полей.
• Архивные дела – 4-6 полей (№ фонда, №, № дела, крайние даты,
название дела).
• Фотодокументы – 4 поля (тема, год, название фотографии, инвентарный
номер).
• Описи - 4 поля (№ фонда, крайние даты, название единиц хранения).
• Библиотечная картотека – 20-40 полей (заглавие, автор, издательство,
год издания, место издания, индекс ББК, и т.д.).

8. Метрическая книга

9. Электронный фонд архивных дел

10. Микрофильмы. Фотоматериалы
Параметры сканирования:
разрешение – 12 000 dpi;
время на сканирование, обработку
изображения – 3 мин./кадр.

11. Электронная картотека (имидж-каталог)

12. База данных содержит информацию о всех фондах, находящихся на хранении в
архиве до уровня заголовков дел. К фондам также имеется аннотация,
историческая справка, крайние даты документов.

13. Использование информации
Внутри архива Интернет -ресурсы
Для •Оптимизация работ по научно-технической обработке
сотруднико документов, подготовка исторических справок об архивных
в архива фондах, других элементах справочного аппарата.
•Формирование тематических электронных выставок •свободный доступ
документов на веб-портале архива. к информации о
составе фондов,
•Печать, поиск, пересылка по электронной почте, просмотр доступ к
документов согласно полученному праву доступа. электронным копиям
в режиме
•Удовлетворение информационных запросов населения, ознакомления
согласно Закону Украины “О доступе к публичной (изображения
информации”: увеличение скорости обработки запросов, невысокого качества,
быстрая печать документа без обращения к первоисточнику. часть страниц,
Для водяные знаки).
населения •Обеспечение оперативного доступа пользователей к
электронным образам документов и элементам научно-
справочного аппарата архива, как через электронный
читальный зал в архиве, так и в режиме on-line, в т.ч. через
Internet.

14. Приглашаем к сотрудничеству!
ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ УКРАИНЫ
0 10 3 4 , г . Киев , Рейтарская 13 ,
оф. 4
+3 8 ( 0 4 4 ) 4 9 8 2 0 0 9
w w w . e la u . o r g
in f o @ la u . o r g
e