5. Метадані
Метадані — це дані, що
пов'язані та стосуються
електронного документа,
містять інформацію про
його соціальну визначеність
та розуміння змісту,
контексту, структури.
5
6. Оригінал електронного документа
Електронний примірник документа з
обов'язковими реквізитами.
Обов’язково з наявним електронним
цифровим підписом автора.
Якщо автором створюються
ідентичні за документарною
інформацією та реквізитами
електронний документ та
документ на папері, кожен із
них є оригіналом і має
однакову юридичну силу.
У визначених законодавством
випадках він може бути
пред'явлений у візуальній формі
відображення, в тому числі у
паперовій копії.
Електронна копія документа
засвідчується у порядку,
встановленому законом.
Обов’язковим реквізитом електронного
документа є обов’язкові дані в
електронному документі, без яких він
не може бути підставою для його обліку
і не матиме юридичної сили.
6
7. Ознаки електронного документа
Електронний документ є програмно-
технічнозалежним продуктом.
Eлектронний документ
має широкий спектр
інформаційного
відображення: текстові,
графічні, електронні
таблиці, бази даних,
мультимедійні.
Зміст електронного
документа може бути
фрагментованим (бази
даних), тобто, фізично
документ може
зберігатися у декількох
різних файлах.
Електронний документ може
мати посилання.
Електронний документ
зберігають на фізичних носіях
інформації .
Обов’язковим реквізитом
електронного документа є
обов’язкові дані в електронному
документі, без яких він не може
бути підставою для його обліку і
не матиме юридичної сили.
7
8. Автентичний електронний документ
Електронний документ
відповідає зазначеному.
Електронний документ, створений
або надісланий зазначеним
автором або організацією, що
створили його.
Зазначений час відповідає часу
створення або надсилання
електронного документа.
8
9. Правовий статус електронних документів
В Україні використання електронних
документів та цифрових підписів
регулюється на підставі Закону України
«Про електронні документи та
електронний документообіг»
9
10. Правовий статус електронних документів
Відповідно до ЗУ «Про електронні документи та електронний
документообіг» електронний документ визначений як документ,
інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних,
включаючи обов’язкові реквізити документа.
Українська мова викладення
документа
Назва документа (форми)
Дата і місце складання документа
Зміст документа
Посади і прізвища відповідальних
(уповноважених) осіб
Особистий чи електронний підпис
10
11. Електронний документообіг
Електронний документообіг (обіг
електронних документів) -
сукупність процесів створення,
оброблення, відправлення,
передавання, одержання,
зберігання, використання та
знищення електронних
документів, які виконуються із
застосуванням перевірки
цілісності та у разі необхідності з
підтвердженням факту
одержання таких документів.11
12. Основні принципи електронного документообігу
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних
операцій з метою скорочення часу
руху документів і підвищення
оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документарної
інформації для централізованого
зберігання документів, що
виключає дублювання документів
Ефективно організована система
пошуку документа
12
13. Відправлення та передавання електронних документів
Здійснюються автором або
посередником в електронній формі
За допомогою засобів інформаційних,
телекомунікаційних, інформаційно-
телекомунікаційних систем
Або шляхом відправлення електронних
носіїв, на яких записано цей документ
У разі відправлення електронного
документа шляхом пересилання його на
електронному носії, датою і часом
відправлення вважаються дата і час
здавання його для пересилання
13
14. Одержання електронного документа
Електронний документ
вважається
одержаним адресатом із часу
надходження авторові
повідомлення в електронній
формі від адресата про
одержання цього електронного
документа.
Зазначене підтвердження повинно
містити дані про факт і час
одержання електронного
документа та про відправника
цього підтвердження.
У разі ненадходження до автора
підтвердження про факт одержання
цього електронного документа
вважається, що електронний
документ не одержано адресатом.
14
16. Зберігання електронного документа
Строк зберігання електронних документів
на електронних носіях інформації повинен
бути не меншим від строку, встановленого
законодавством для відповідних
документів на папері.
При копіюванні електронного
документа з електронного
носія інформації обов'язково
здійснюється перевірка
цілісності даних на цьому
носії.
Інформація, що міститься в електронних
документах, повинна бути доступною для
її подальшого використання.
Має бути забезпечена
можливість відновлення
електронного документа у
тому форматі, в якому він
був створений, відправлений
або одержаний.
Має зберігатися інформація, яка
дає змогу встановити
походження та призначення
електронного документа, а
також дату і час його
відправлення чи одержання.
16
17. Переваги електронного документообігу
Можливість подання різноманітної
звітності не на папері, а в
електронному вигляді, що значно
підвищує ефективність боротьби з
корупцією.
Можливість онлайн закупівель,
участі в електронних торгах, що
сприяє забезпеченню прозорості
діяльності суб’єктів
господарювання.
Можливість юридично
значимого документообігу між
органами державної влади,
підприємствами, організаціями.
Можливість на відстані отримати
різноманітні офіційно засвідчені
довідки через мережу Інтернет,
що дозволяє уникнути зайвої
бюрократизації.
17
18. Електронний офіс
Електронний офіс - це
технологія обробки
інформації в установі
електронними засобами, що
базується на обробці даних,
документів, таблиць, текстів,
зображень, графіків.
18
20. Створити ментальну карту про
електронний документ і
документообіг.
• Вказати ознаки і властивості електронного
документа.
• Середовище https://coggle.it/ (потрібно авторизуватися за
допомогою Google-акаунта)
25.04.2020 20
23. Повторюємо
1. Електронний документ - це…
2. Електронний документообіг - це…
3. Які переваги електронного документообігу?
4. Назвіть основні принципи електронного документообігу.
5. Назвіть основні складові електронного документообігу.
6. Як перевіряється цілісність електронного документа?
23
24. Створити пам’ятку на тему
«Правила роботи з електронними
документами»
• Середовище – на вибір учня
• Результат роботи надіслати електронною поштою
вчителеві
Домашнє завдання
24
