ЕЛАУ, типові рішення (науково-технічний архів)

1. Рішення і послуги
для промисловості

2. Про компанію
Компанія «Електронні архіви України» надає повний цикл інноваційних технологічних
рішень у галузі створення електронних архівів.
Наша мета - забезпечити провідні українські компанії високоякісним сервісом зі
створення електронних архівів для будь-яких документів, фотоматеріалів, шляхом їх
сканування, обробки і створення/наповнення інформаційно-пошукових систем для
ефективного подальшого використання.
Ми здійснюємо технологічну підтримку і сервісне обслуговування клієнтів на всіх
етапах співпраці.
РІШЕННЯ :
Електронна картотека Електронний фонд архівних справ
Науково-технічний архів Система обліку договорів
Електронна бібліотека Інтерактивний музей

3. Послуги
Оцифрування першоджерел:
• сканування документів у промислових обсягах
• безпечне сканування архівних документів будь-яких форматів
• підготовка документації до мікрофільмування
Робота з інформацією:
• переведення в електронний вид документів з рукописним текстом, друкованих
матеріалів поганої якості, документів з рукописними ідентифікаційними ознаками
(ПІБ, номер, дата, тощо);
•створення системи пошуку і зберігання відсканованих документів (фінансових,
організаційних, проектно-конструкторських)
•наповнення систем електронного документообігу
• впровадження системи Folium для зберігання і пошуку документів.

4. Типовий перелік документації, рекомендовані для оцифрування:
 передпроектна/проектна
документація,
 робоча документація (креслення,
специфікації, кошториси),
 конструкторська документація,
 картографічні матеріали,
 пояснювальні записки,
 каротажні стрічки,
 альбоми,
 паспорти об’єктів.

5. Створення баз даних
проектно-конструкторської документації
Рішення дає можливість здійснювати пошук документа згідно
даним, що містяться у специфікації

6. Інформаційно-пошукова система

7. Файлова структура зберігання образів документів

8. Переваги використання електронного архіву
 Впорядкована система зберігання
документів в електронному вигляді.
 Зручний механізм представлення
електронних образів документів у вигляді
структури «електронних справ».
 Оперативне забезпечення віддалених
підрозділів документацією, скорочення часу
на пошуки.
 Отримання копій документів у паперовому й
електронному вигляді без звернення до
паперового оригіналу.
 Можливість одночасної роботи з
електронним документом кількох
співробітників із розмежуванням прав
доступу.
 Єдина пошукова картка, яка дозволяє здійснювати запити на сукупність будь-яких
документів архіву, спеціалізована картка для конкретного типу документу.

9. Електронний каталог
науково-технічної документації

10. Послуги з обробки технічної документації
для мікрофільмування
Для мікрофільмування
TIFF/JPG RGB TIFF/JPG GS TIFF 4G

11. Приклад. Технологія оцифрування технічної документації для
зберігання і мікрофільмування
фото оригіналу
відсканована копія TIFF/JPG color
для зберігання і мікрофільмування
TIFF 4G

12. Приклад. Технологія оцифрування документів,
виконаних на кальках

фото оригинала
відсканована копія
очистка фону
для зберігання і
мікрофільмування

13. Технології ЕЛАУ

14. ЕЛАУ. Технології, обладнання, персонал.
ТЕХНОЛОГІЇ:
 промислова технологія сканування і високоякісного
оцифрування першоджерел;
 технологія ретроконверсії для рукописних документів;
 багаторівневий контроль якості виробництва;
 технологія Центру дистанційного вводу інформації.
ОБЛАДНАННЯ, ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ:
 сканування (поточне, книжного, на просвіт, високоякісного);
 сортування і пошуку документів, предметів за ключовими
словами, тощо.
ПЕРСОНАЛ:
 IТ-спеціалисти,
 технологи сканування і ретроконверсії,
 оператори вводу інформації та її верифікації.

15. Забезпечення захисту інформації
з обмеженим доступом
 “ЕЛАУ” володіє спеціальним дозволом на ведення
діяльності, що пов’язана з держтаємницею
 Обробка інформації, яка містить держтаємницю,
здійснюється в автоматизованих системах з
підтвердженою відповідністю системи захисту вимогам ТЗІ.
 Виконання робіт здійснюється на т-риї Замовника, в
присутності його представників.
 Передача/повернення документальних матеріалів між
Замовником і Виконавцем для виконання робіт
супроводжується оформленням АКТів прийому/передачі.
 Використання для зберігання інформації електронних
носіїв з шифруванння даних і кодовим доступом до їх
змісту (NDAS-пристроїв).

16. Етапи виконання проекту
Підготовка до сканування Конвертація в формат
Експертиза архівних фондів
(зшивка/розшивка справ) Інформаційної системи
Замовника
Виконання тестових робіт Сканування на території архіву
Завантаження даних до
Демонстрація Замовнику Обробка образів системи
Узгодження критеріїв якості Перевірка якості Передача Замовнику
Підготовка ТЗ, договору, опису Індексація за полями
технологіх робіт
Інструктаж з роботи
Верифікація ідентифікаційних
Узгодження регламенту взаємодії, ознак
переміщення документів, АКТов
прийому/передачі Перевірка бази даних

17. Наші переваги. Промислова технологія сканування
документів
Терміни виконання на 1 од. обладнання:
Розшиті документи
1млн. стор. 10 млн. стор. 100 млн. стор.
Виконання робіт із залученням своїх
100 днів 3,8 років 38 років
співробітників
Технологія ЕЛАУ* 10 років 100 років 2,7 років
Терміни виконання на 1 од. обладнання:
Зшиті документи
1млн. стор. 10 млн. стор. 100 млн. стор.
Виконання робіт із залученням своїх
3,8 років 38 років 380 років
співробітників
Технологія ЕЛАУ* 0,6 року 6 років 60 років
* Технологія ЕЛАУ – це використання промислового обладнання,
спеціалізованого програмного забезпечення для обробки
графічних образів, сертифіковані спеціалісти, високий рівень
організації робіт.

18. Індексація*
внесення інформації (реквізитів), яка міститься в
документі згідно пошукових полів
Індексація проектно-конструкторських документів передбачена за такими полями*:
1.Тип документа
2.Назва об’єкту
3.Адреса об’єкту
4.Стадія
5.Дата
6.Підрядник/Субпідрядник
7.Хто автор
8.Хто затвердив
9.Назва розділу/системи
*Перелік полів може змінюватися, залежно від потреб і побажань Клієнта.

19. Ідентифікація технічної документації
Ідентифікаційні ознаки документа
Назва Розробник/
Типи Тип Архівний Назва Номер (проекту/кош Назва Назва
№
креслення/
Завод-
документів документа номер тому тому торису/крес- об’єкту обладнання виготівель-
кошторису
лення) ник
Креслення,
проектна/робоча
документація
Пояснювальні записки
Специфікації,
зведенні відомості
Об’єктні кошториси
Листки опитувань
Типові проекти
Документи сторонніх
організацій
Документи
обладнання

20. Економічне обґрунтування впровадження
електронного архіву
•Підвищення продуктивності праці:
Для співробітників: спрощується пошук інформації і її обробка (див. табл. 1).
Для керівників: наступництво під час прийняття адміністративних, технологічних рішень,
стратегічних планів розвитку організацій/філій.
•Централизоване структуроване зберігання електронних документів;
•Автоматизація процедури внесення змін до робочої документації, що видана замовникові,
контроль і реєстрація внесення змін.
Табл. 1.
Втрати на 1 співробітника Втрати на 100 співроб.
Період
Хвилин/днів долл. днів долл. *мінімум 20 хв. свого робочого часу витрачає
кожен співробітки на пошук потрібного йому
За 1 день 20* / 0,05 0,60 4,17 60,00 документа/ів.
За 1 міс. 420 / 0,88 12,60 87,5 1260, 00
За 1 рік 5040 / 10,5 151, 00 1050 15100, 00

21. Запрошуємо до співпраці!
тел./факс: +38(044) 498-20-09
ел. пошта: info@elau.org
наш сайт: www.elau.org