Презентація компанії "Електронні архіви України" (ЕЛАУ). Навіщо використовувати електронний архів, які документи входять до нього, які наслідки його впровадження.

2. Документообіг підприємства

3. Проблема паперового архіву
великі обсяги
різні формати
різні типи документів
зі зникаючим текстом
старі
неструктуровані

4. Кругообіг паперових документів
на підприємстві
Вищі інстанції
Керівництво
Фін.департамент, бухгалтерія
Загальний відділ, канцелярія,
архів
Кадрове управління
Фіскальні органи
Проектноконструкторський відділ
Виробництво
Торгівельно-дилерський
блок
Віддалені підрозділи
Контрагенти
Колишні
співробітники
Ризики:

Великі витрати часу на пошук документа – від 60 хв. – до 1 тижня




Залежність від людського фактору
Витрати на багаторазове копіювання
Ризик втрати оригіналів документів
Витік інформації.

5. Рішення – електронний архів
централізоване сховище даних документів з
розмежованим доступом

6. Етапи створення ЕА
Складові успішного проекту:
Анaліз пріоритетів в оцифруванні, укладання ресурсного і
календарного планів
Програмне забезпечення
для зберігання і роботи з електронними образами
Своїми силами
(витрати)
З «ЕЛАУ»
+
+
-
+
IТ-інфраструктура
+
+
Промислове обладнання: декілька типів сканерів для документів
різного формату
+
+
Розробка технології оцифрування кожного типу документів,
визначення критеріїв якості, нормування
-
+
Документація проекту:
інструкції, операційні, технологічні карти
Спеціалісти проекту (керівники, технологи, оператори, контролери
якості та ін.)
Організація взаємодії на час реалізації проекту (регламенти,
АКТи, протоколи)
-
+
-
+
-
+

7. Структура рішення
Наповнення
системи
Централізований
електронний архів
Локальні
користувачі
Сервер бази даних
Потокове
наповнення
документами
Подальше
наповнення
Webклієнт
Файл-сервер
Програмний
продукт
Віддалені
користувачі

8. Поточне введення
1
2
Індексація
(введення
пошукових
реквізитів
документів)
Сканування на
території
архіву
Скан-копії
Індексна база даних
3
Система зберігання і
пошуку інформації

9. Система электронного архива
Компанія ЕЛАУ є розробником сертифікованого програмного
забезпечення Електронний архів FOLIUM.
Продукт сертифіковано в УКРСЕРТСОФТ у 2012 році, у 2013 році –
отримано сертифікат відповідності міжнародному стандарту ISO/IEC
25051:2006.
ЗБЕРІГАННЯ
ОБЛІК
ПОШУК
www.folium.info

10. Безпека
технічні
організаційні
заходи
• Аутентифікація і авторизація користувача
системи.
• Обмеження можливості одночасної роботи
декільком користувачам під одним
обліковим записом.
• Система шифрування даних.
• Система аудиту цілосності бази даних і
файлів системи.
• Система аудиту дій користувача.
• Збереження усіх попередніх версій даних.
 Виконання робіт здійснюється на
території архівного сховища, в
присутності його представників.
 Доступ до документів та їх
електронних копій має обмежена
кількість осіб.
 Усі етапи переміщення
документів та електронних носіїв
між Замовником та Виконавцем
фіксуються АКТами.

11. Переваги системи
Універсальність:
• модульна побудова системи;
• широта використовуваних СУБД: Mysql, Oracle,
•
Web-орієнтованість:
Масштабованість:
Firebird, SQLight;
кроссплатформенність.
• доступ
до
інформації
територіально
розподілених філій підприємства.
• Забезпечення
можливості
подальшого
розвитку
системи шляхом збільшення кількості технічних і
програмних засобів без зміни загальної інформаційної
інфраструктури ЕА.

12. Можливості користувача
Пошук:
-
за атрибутами;
за категоріями;
за періодами;
за складним фільтром (декілька критеріїв одночасно).
Додавання даних
Редагування/вилучення
Формування звітів, статистика
Друк. Надсилання електронною поштою
Завантаження в word, exсel, xml

13. Задачі, які вирішує електронний архів
Керівник
•
•
•
•
•
•
економія коштів
об’єктивна незалежна статистика
застовуання сучасних IT-технологій
можливість передачі накопиченого досвіду;
виключення загрози витоку інформації;
отримання об’єктивних даних для перспективного
планування.
Інженер, технолог,
конструктор,
проектувальник
• швидкий доступ до інформації
Кадрове управління
• оперативна обробка запитів про персоналії
Співробітники віддалених
підрозділів та філій
• доступ до актуалізованих документів;
• скорочення витрат на транспортування, пересилку,
створення копій паперових документів.
Співробітник архіву
• збереженість паперових оригіналів;
• зниження трудовитрат на пошук та підбір
необхідних документів.

14. Відомчий архів
Замовник:
Фонд держмайна України
Задача:
створення страхового фонду архівних справ (1993-1999 рр.)
Виконані
роботи:
•
•
•
оцифровано 200 справ (70 000 сторінок)
документи проіндексовано за 5-ма атрибутами (по даті, темі, типу, номеру
документа):
встановлено систему електронного архіву Folium.
Результат:
 скоротився час на пошук інформації з майнових прав;
 з’явилась можливість роботи з архівним документом одночасно для різних служб без
використання фізичного документа.
Особливості:
• проект багатоетапний, виконується з 2011 р.
• аналіика (виявлено теми документа за його змістом)
• робота з рукописним та зникаючим машинописним текстом.

15. Шахтоуправління. Кадровий архів
Замовник:
Промислове підприємство, існує з 1973 р. У складі - 3 шахти. Штат працівників – 3 500 - 5 000.
Завдання:
Скорочення часу на підготовку довідок по заробітній платні, трудовому стажу, підтвердженню
пільг звільнених працівників. Кількість запитів в архів – близько 200 щомісячно.
Виконані
роботи:
•
•
•
Результат:
 знижено трудовитрати на пошук і підготовку інформації по запитам в архів у 24 рази;
 старі документи виведено з обігу.
Особливості:
•
•
•
проведена зшивка/розшивка 2 190 справ;
оцифровано - 605 000 стор. документації;
встановлено систему електронного архіву Folium.
документи періоду 1973-2012 рр., 30% – дуже старі;
рукописний і зникаючий машинописний текст;
робота проводилась у 2 зміни, на місці працювала мобільна бригада.

16. Агропідприємство. Архів бухгалтерії
Замовник:
Компанія з закупівлі та реалізації сільськогосподарської продукції українським та іноземним
замовникам. На ринку - 8 років.
Завдання:
• організація швидкого пошуку комплекту документів за контрагентом. К-сть контрагентів близько 600;
• забезпечення безпечного зберігання документів фінансового управління.
Виконані
роботи:
 сканування 108 000 стор. документів А4, що зберігались в папках типу «Корона»;
 виділення ідентифікаційних ознак документа (номер, дата, тип документа, контрагент, код
ЄДРПОУ);
 встановлення системи електронного архіву Folium.
Результат:
• бухгалтерія підприємства використовує в роботі електронні документи з індивідуальним
доступом і фіксацією усіх дій у системі;
• паперові документи вивезено з офісу компанії,
• час на пошук документа скорочено у 8 разів.
Особливості:
Під час виконання робіт були виявлені факти вилучення сторінок оригіналів договорів,
порушення уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухобліку.

17. Торгівельно-розважальний комплекс.
Проектна документація
Замовник:
Торгівельно-розважальний комплекс в м. Києві. Загальна площа - 70 000 м².
Задача:
забезпечення оперативного доступу технічним службам комплексу до проектної та робочої
документації для проведення ремонтно-технічних, будівельних робіт.
Виконані
роботи:
• відскановано документи форматів А4 - 3*А0;
• створено реєстр проектної документації комплексу.
Результат:
цілодобовий доступ до технічної документації оперативним технічним службам;
проведено інвентаризацію наявної документації;
забезпечено збереження оригіналів документів за рахунок використання їх електронних копій.
Особливості:
розподіл документів різного формату однієї папки перед скануванням (за типами сканерів, що
застосовувались для роботи) з подальшим їх об’єднанням.

18. Про компанію

19. Коротка довідка про компанію
Дата створення – жовтень 2010 року.
• Сфера діяльності - комплекс послуг зі створення Електронних Архівів підприємств.
• Учасник міжнародних та національних виставок і форумів:
«Інформаційне суспільство та влада»,
«Міжнародний науковий конгрес з розвитку інформаційно-комунікаційних
технологій і розвитку інформаційного суспільства в Україні»,
«Технології оцифрування інформації» (Україна - Німеччина).
• Офіційний член: «Української асоціації спеціалістів інформаційних технологій» (УАСІТ),
"Асоціації підприємств інформаційних технологій України" (АПІТУ), склад робочої групи з
проекту «Електронна бібліотека XXI» Державного агентства з питань науки, інновацій
та інформатизації України.
За 3 роки проведено близько 500 експертиз в архівах організацій і підприємств
України, реалізовано більше 120 проектів з оцифрування

20. Компанія «Електронні архіви України» надає повний цикл
промислових технологічних рішень у сфері створення
електронних архівів.
Сканування
документів
Створення Центрів
оцифрування
Постачання
системи
Електронного
архіву
Виділення
ключових слів
документа
Експертиза архіву

21. ЕЛАУ: гарантії якості
Технології:
• Сертифіковане ПЗ
• Автоматизована технологія
введення даних
• Багаторівневий контроль
якості
Персонал:
Сертифіковані спеціалісти. Мобільні виїзні бригади
Спеціалисти з інвентаризації фондів і складання описів
IТ-спеціалисти
Сервіс-інженери з обслуговування обладнання
Технологи
Оператори оцифрування
Оператори контролю якості
Обладнання:
• Парк спеціалізованих
промислових сканерів для
будь-яких форматів

22. +380 44 498-20-09
www.elau.org
info@elau.org