Типовые решения компании "Электронные архивы Украины" для бюджетных организаций. Подробнее - www.elau.org

1. Решения и услуги компании
для государственных организаций
Новая эра информации!

2. «Бумажная» информатизация в Украине
 По состоянию на 2011 год в Украине оцифровано
около 1% архивной информации.
Индексировано и обработано 0,03%. В архивных
учреждениях Украины хранится не менее 5 млрд.
документов. которые содержатся в 52,9 млн.
единицах хранения.
 Бумажный документооборот в министерствах и
ведомствах занимает 70% от общего обращения
информации.
 На заводах и предприятиях 80% технической
документации и чертежей находятся в бумажном
виде.
 По данным компаний Gartner и Xerox, при
бумажном документообороте безрезультатно
тратится 10% рабочего времени, т. е. за год
организация «впустую» расходует месячный
фонд оплаты труда ее сотрудников.

3. Компания ЭЛАУ предоставляет комплексные решения
по созданию электронных архивов
• Разработка инновационных информационных систем
и технологических решений, с учетом конкретных
заданий Клиента.
• Полный комплекс работ по сканированию,
наполнению и индексации любых видов архивов
предприятий и организаций всех видов
собственности.
• Информационная, технологическая и сервисная
поддержка работы с электронными архивами на всех
этапах сотрудничества, а также после завершения
активной фазы проектов.

4. Цели создания электронного архива
 Оперативность. Искомый документ можно использовать через считанные секунды.
Сотруднику не понадобится обращаться к первоисточнику во время формирования
подборки документов по определенному критерию.
 Упорядоченное хранение. Структурированный массив файлов, удобный механизм
представления электронных образов.
 Безопасность и конфиденциальность. Электронный фонд архивных дел обезопасит вас
от несанкционированного доступа к документам, гарантирует наличие дополнительной
копии документа, в случае безвозвратной потери (кража, изъятие, стихийные
бедствие, и т.д.).
 Одновременное использование. Электронную копию документа могут просматривать
одновременно несколько сотрудников.
 Удаленный доступ. Чтобы получить доступ к системе, не требуется установка
дополнительных программ - достаточно подключения к локальной или интернет-сети.

5. Решения и услуги компании, разработанные
для государственных организаций:
Канцелярия, отдел  Электронный архив ОРД
делопроизводства
 Folium.Кадровик
Кадровая служба
 Система учета договоров
Архивный отдел
 Библиотека электронных архивных дел
Департамент финансового
обеспечения, бухгалтерия  Научно - технический архив
Юридический отдел  Создание реестров
Отдел обеспечения доступа к  Наполнение и актуализация данных
публичной информации информационных систем

6. Электронный архив
организационно-распорядительной документации
для сотрудников канцелярии, отдела делопроизводства
Поиск документа
осуществляется по
согласованным критериям.
Например,
• тип документа (приказ,
протокол, заявления,
решение и т.д.);
• дата (могут вводится
крайние значения – с .. по …
);

7. Электронный архив ОРД
результат поиска

8. Наполнение
систем электронного документооборота
ЭЛАУ осуществляет работы по загрузке оцифрованных документов,
проиндексированных по необходимым полям в СЭД, в т.ч. такие как:
А также выполняет актуализацию данных информационных систем
организации / учреждения

9. Решение «Folium.Кадровик»
для кадровой службы
Реализация решения предполагает ввод рукописных данных с документов и создания поисковой
базы данных по персоналии, должности, другим данным.

10. «Система учета договоров»
для отделов финансов, юридического, кадров
Электронная база данных архива
договоров с возможностью
• поиска документа по его
реквизитам
• аналитической работы по
фактическим документам
• одновременной работы
пользователей с одним
документом
• формирования подборки
документов по любому признаку
• распечатать комплект
необходимой документации, при
необходимости отправить по
электронной почте

11. «Система учета договоров»
Простой формат
представления
связанных документов в
форме электронных дел

12. Научно-технический архив
Решение дает возможность осуществлять поиск документа
согласно введенным данным, содержащееся в спецификации

13. Технология ЭЛАУ

14. Гарантии качества ЭЛАУ
• Компания использует промышленное
оборудование и технологии;
• работает с сертифицированным программным
обеспечением;
• практикует проектный подход к работе:
проведение экспертизы, подготовка
технического задания, календарного плана
работ, регламента организации работ,
согласование критериев качества;
• предоставляет гарантии и техническую
поддержку информационного ресурса.

15. Конкурентные преимущества
 работа с рукописными документами;
 машинопечатными документами плохого качества (угасающий текст,
частичная потеря текста и т.д.) и/или документы с рукописными
идентификационными признаками (номер, дата, ФИО и т.д.);
 документы с плавающим идентификационными признаками (на разных
документах расположены в различных местах);
 составление комплектов связанных
документов (например, с договором нужно
связать все зависимые от него документы – счет,
счет-фактура, накладная, до 15 типов
документов);
 индексация в соответствии с ГОСТами (ГОСТ
конструкторской и технической документации,
библиографический и т.д.);
 согласование критериев качества перед
началом работ;
 многоуровневая система верификации
(проверки) данных.

16. Сканирование промышленных объемов
документов
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Расшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Существующая технология
предприятий 100 дней 3,8 лет 38 лет
Технология ЭЛАУ*
10 дней 100 дней 2,7 лет
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Сшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Существующая технология
предприятий 3,8 лет 38 лет 380 лет
Технология ЭЛАУ* 0,6 лет 6 лет 60 лет
* Технология ЭЛАУ – это использование промышленного оборудования,
специализированного программного обеспечения для обработки и индексации
рукописных и/или с низким уровнем автоматического распознавания документов,
сертифицированные специалисты, высокий уровень организации работ.

17. Приглашаем к сотрудничеству!
Свяжитесь с нами:
+380 44 498-20-09
www.elau.org
info@elau.org