mmigroup, technology, IT, innovation, followus, инновации, технологии, ИТ, безопасность, кибербезопасность, cybersecurity, архивы

1. Архіви у
сучасному форматі

2. Про компанію
. MMI Group – перший системний ІТ-ІННОВАТОР, який пропонує та
впроваджує найкращі світові ІТ-рішення з урахуванням галузевих,
локальних та бізнес особливостей.
. Місія:
. Система менеджменту якості MMI Group відповідає вимогам
міжнародного стандарту ISO 9001.
Використовуючи кращий світовий досвід, ми застосовуємо
інноваційний підхід, який забезпечує нашим Клієнтам вихід
на якісно новий рівень ведення бізнесу.

3. Концепції
. Володіючи глибоким досвідом та високим
професіоналізмом, ММI Group пропонує
ІННОВАЦІЙНІ КОНЦЕПЦІЇ РОЗВИТКУ за допомогою ІТ-
технологій:
. Системи управління документами та іншими
типами контенту, їх зберігання, обробка і доставка
в масштабах підприємства
. Система виявлення та захисту від кіберзагроз
нового покоління
. Крос-платформна архітектура у вигляді
аналітичних систем обробки структурованих та
неструктурованих даних
. Корпоративні комунікаційні платформи
. Хмарні сервіси та оптимізація ліцензійних
моделей корпоративного ПЗ
. ІТ право та захист прав інтелектуальної власності

4. Рішення та послуги з оцифрування і
створення Інформаційних ресурсів
Електронні архіви

5. Документообіг підприємства
Ви знаєте, що зберігається
у Вашому архіві?

6. великі об'єми різні формати
неструктурованіветхі
різні типи док-тів
зі зникаючим текстом
Проблема паперового архіву

7. Ризики
:
Фіскальні
органи
Колишні
співробітники
Контрагенти
Вищі інстанції
Фін.департамент, бухгалтерія
Загальний відділ,
канцелярія, архів
Проектно-
конструкторський відділ
Віддалені підрозділи
Кадрове управління
Керівництво
Торгово-дилерський
блок
Виробництво
● Великі витрати на пошук документа - від 60 хв. - до 1 тижня
● Залежність від людського фактора
● Витрати на багаторазове копіювання.
● Ризик втрати оригіналів документів.
Кругообіг паперових документів на підприємстві

8. Договір
Наказ з основної
діяльності
Особиста справа
звільненого
співробітника
Кредитні досьє
Тип договору Номер наказу Прізвище Назва
Номер договору Дата складання Ім'я Дата
Дата заключення Назва По батькові Позичальник
Організація Посилання на файл Дата звільнення Посилання на файл
Посилання на файл Примітки Номер наказу Примітки
Примітки Посилання на файл
Примітки
Типи документів в архіві банку

9. . Визначення Електронного архіву
. система структурованого зберігання інформації в електронному
вигляді, що міститься в традиційних (паперових ) документах.
. Місце в системі управління
. Електронний архів відноситься до класу систем управління
корпоративним контентом (Enterprise Content Management)
. Переваги Електронного архіву
. Мінімізація залучення персоналу в процес паперового
документообігу
. Інвентаризація та систематизація архіву
. Автоматизація довідково- інформаційного забезпечення діяльності
організації
. Висока культура організації документообігу
Рішення - Електронний архів

10. ● Інвентаризація накопичених документів
● Фізична схоронність цінного або часто затребуваного паперового оригіналу
● Впровадження IT -технологій в архівну сферу
● Для територіально розподілених офісів (філій) створення централізованого сховища
архівних документів
● Оперативне надання відповідей на запити населення, видачу довідок, звітів для
вищестоящих інстанцій
● Підвищення рівня якості прийняття рішень
● Скорочення витрат на обслуговування паперового архіву (оренда площі, час на пошук
документа, штат співробітників)
● Зниження залежності від «людського фактора» при доступі до архівних матеріалів
● Можливість проведення НДДКР (тільки вивчивши попередній досвід наукових досліджень
, можна успішно рухатися вперед)
● Використання ЕА як нематеріального активу при продажу підприємства , злиттях і
поглинаннях
Цілі створення Електронного архіву

11. Керівик
● економія коштів
● спадкоємність, передача накопиченого досвіду;
● виняток загрози витоку інформації;
● отримання об'єктивних даних для перспективного
планування.
Інженер, технолог,
конструктор,
проектувальник
● швидкий доступ до інформації
● збільшення продуктивності роботи
Кадровое управління
● оперативна обробка запитів про персоналії, пільги
Співробітники віддалених
підрозділів і філій
● доступ до актуалізованих документів;
● скорочення витрат на транспортування,
пересилання, створення копій паперових
документів.
Співробітник архіву
● збереження паперових оригіналів;
● зниження трудовитрат на пошук і підбір необхідних
документів.
Завдання, які вирішує Електронний архів

12. Локальні
користувачі
Дистанційні
користувачі в
підрозділах і філіалах
Потокове введення
Поточние
введення
Централізований
електронний архів
Сервер бази даних
Файл-сервер
Програмний продукт
Наповнення
системи
Web-
клієнт
Структура рішення

13. Система зберігання
та пошуку інформації
Сканування Індексація
Скан-копії Індексна база
даних
1 2
3
Поточный ввод

14. .аутентифікації і авторизації користувача
системи;
.гнучке призначення прав користувача;
.обмеження можливості одночасної роботи
декільком користувачам під одним обліковим
записом;
.вбудована система шифрування даних;
.система аудиту цілісності бази даних і файлів
системи;
.аудит дій користувача при роботі в системи;
.резервне копіювання і збереження всіх
попередніх версій даних.
● виконання робіт на території замовника
(архівного сховища), у присутності його
представників;
● обмеження доступ до документів і їх
електронних копій;
● протоколювання (документування) всіх
етапів переміщень документів та
електронних носіїв між замовником і
виконавцем.
Технічні Організаційні
Заходи щодо забезпечення захисту
інформації

15. ● модульне побудова системи;
● широта використовуваних СУБД: Mysql, Oracle, Firebird,
SQLight;
● кросплатформеність.
Універсальність:
Web-орієнтовність:
● доступ до інформації територіально розподілених
філій підприємства.
● Забезпечення можливості подальшого розвитку системи
шляхом нарощування кількості технічних і програмних
засобів без зміни загальної інформаційної інфраструктури
ЕА
Масштабованість:
Переваги системи

16. ● за атрибутами
● за категорiями;
● за період;
● по складеному фільтру (кілька критеріїв одночасно)
Пошук:
Формування звітів, статистика
Друк. Відправка по електронній пошті
Вивантаження в word, Exсel, xml
Додавання даних
Редагування/Видалення
Можливості для користувачів

17. Інтерфейс адміністратора системи

18. Інтерфейс користувача: Вікно пошуку

19. Інтерфейс користувача: Пошук документа за критерієм

20. Інтерфейс користувача: Картка документа

21. ● Організація произв. процесу оцифровки архівних документів великих обсягів (від 1 млн.
сторінок) об'єднанням автоматичних + напівавтоматичних + ручних засобів обробки інформації,
як наслідок, висока швидкість оцифровки з високою якістю кінцевого продукту (від 100 тисяч
сторінок на місяць).
● Одночасний запуск декількох технологічних процесів для документів різної якості, форматів,
зшитих / розшитих (робота кількома технологічними лініями).
● Створення аналітичних БД для рукописних документів / документів з рукописними
ідентифікаційними ознаками / документів, оброблюваних за різними правилами / документів з
плаваючими ідентифікаційними ознаками.
● Оцифровка у відповідності з ГОСТами, нормативними документами (бібліографічний, інструкції
з обліку та зберігання музейних фондів, облік і зберігання конструкторської документації).
Унікальність

22. . У держустановах, в комерційному секторі, в
державних архівах, в установах культури:
. Більше 120 проектів в Україні
. 1,4 млн. сторінок книг
. 3 млн. сторінок документів
. 2,75 млн. карт каталогів і картотек
. 48800 записів музейних інвентарних книг
. 9800 фотодокументів
. 5430 негативів на склі, плівці
. Близько 1000 одиниць ізоматеріалів
. 14 віртуальних турів музеями України
Електронні архіви. Виконані проекти в цифрах
Більше ніж
120
проектів в
Україні

23. . Технології
. Сертифіковане ПО
. Автоматизована технологія введення даних
. Багаторівневий контроль якості
. Персонал
. Сертифіковані фахівці. Мобільні виїзні бригади
. Фахівці з інвентаризації фондів і створення описів
. IТ-фахівці
. Сервіс-інженери по обладнанню
. технологи
. Оператори оцифровки
. Оператори контролю якості
. Обладнання
. Парк спеціалізованих промислових сканерів для будь-яких
форматів.
Гарантії якості

24. Кейси

25. Альфа-банк: Пілотний проект
№ Найменування етапу/роботи
Планований результат роботи (у вигляді технічних
документів та іншої матеріальної формі)
1.
Обстеження об'єкта автоматизації (один
підрозділ)
Попередні проектні рішення. Матеріали для складання ТЗ
2. Розробка технічного завдання Документ «Технічне завдання»
3. Розробка макетів
Протокол узгодження макету, Протокол уточнення вимог до
АС
4. Розробка і адаптація ПО
Модифіковане прикладне ПО, розроблені інтерфейси,
розроблені профілі сканування
5. Тестування Звіт про тестування
6. Розробка документації Документи: Контрольний приклад, Регламент роботи з СЕА
7.
Пусконалагоджувальні роботи на об'єкті
Замовника
АС встановлена на об'єкті та обладнанні Замовника
8.
Підготовка персоналу Замовника до роботи
з Системою
Програма навчання, Акт про проведення навчання
9.
Приймально-здавальні випробування (ПСИ)
і передача СЕА в постійну експлуатацію
Протокол ПСИ, Акт приймання АС в постійну експлуатацію

26. Альфа-банк: Використовувані
документи
Назва документу Кільк-сть сторінок
Кільк-сть
документів за день
Меморіальні ордери з відділень 2 84
Документи дня по операціях в іноземній валюті 2 13
Документи дня по вкладним операціям 6 16
Документи дня по внутрішньобанківським операціям 2 1
Меморіальні ордери опер. облік в SME 5 1
Меморіальні валютні ордери опер. облік в SME 3 1
Реєстри при формуванні звітів по автоматичним проводках 7 1
Зведений реєстр потреб. кредитування 25 12
Зведений валютний реєстр споживчого кредитування 45 26
КД іпотека 2 60
КД авто 2 22
КД CF, PIL,CC 3 5
Досьє по ЗП проектам 4 6
Всього: 107 248

27. Замовник: Фонд держмайна України
Задача: Створення страхового фонду архівних справ (1993-1999 рр.)
Виконання
роботи:
• оцифровано 200 справ
• документи проіндексовані по 5 атрибутам (за датою, по темі, типу, номеру документа)
• встановлена система електронного архіву Folium.
Результат: • скоротився час на пошук інформації з майнових прав
• з'явилася можливість одночасної роботи з архівним документом різних служб без роботи з фізичним
документом.
Особливості: • проект багатоетапний, виконується з 2011 р.
• аналітика (виявлення теми документа за його змістом)
• робота з рукописним і згасаючим машінопечатним текстом.
Архів відомства

28. Замовник: ДП «Шахтоуправління« Південнодонбаська № 1».
Промислове підприємство, існує з 1973 р. У складі - 3 шахти. Штат співробітників:
3 500-5 000 співробітників.
Задача: Скорочення часу на підготовку довідок по заробітній платі, трудовому стажу, підтвердженню пільг
співробітників, що звільнилися. Кількість запитів до архіву - близько 200 щомісяця.
Виконання
роботи:
• проведена зшивання / розшивання 2190 справ
• оцифровано - 605 000 стр. Документації
• встановлена система електронного архіву Folium
Результат: • знижені трудовитрати на пошук і підготовку інформації за запитами в архів у 24 рази
• старі документи виведені з обігу
Особливості: • документи періоду 1973-2012 рр., 30% - дуже старі
• рукописний і згасаючий машінопечатний текст
• робота проводилася у 2 зміни, на місці працювала мобільна бригада
Шахтоуправління. Кадровий архів

29. Замовник: Компанія по закупівлі та реалізації сільськогосподарської продукції українським та
іноземним замовникам. На ринку - 8 років.
Задача: • організація швидкого пошуку комплекту документів по контрагенту.Число контрагентів - близько 600
• забезпечення безпечного зберігання документів фінансового управління
Виконання
роботи:
• сканування 108000 стор документів А4, що знаходяться в папках типу «Корона»
• виділення ідентифікаційних ознак документа (номер, дата, тип документа, контрагент, код ЄДРПОУ)
• встановлена система електронного архіву Folium
Результат: • Бухгалтерія підприємства використовує в роботі електронні документи з індивідуальним доступом і
фіксацією всіх дій в системі
• паперові документи вивезені з офісу компанії
• час на пошук документа скорочено в 8 разів
Особливості: В процесі виконання робіт були виявлені факти відсутності станиць оригіналів договорів, порушення
уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухобліку
Агропідприємство. Архів бухгалтерії

30. Замовник: Торгово-розважальний комплекс в м. Києві. Загальна площа - 70 000 м².
Задача: Забезпечення оперативного доступу технічним службам комплексу до проектної та робочої документації
для проведення ремонтно-технічних, будівельних робіт.
Виконання
роботи:
• відскановані документи форматів А4 - 3*А0
• створено реєстр проектної документації комплексу
Результат: • цілодобовий доступ до технічної документації оперативним технічним службам
• проведена інвентаризація наявної документації
• забезпечена схоронність оригіналів документів за рахунок використання їх електронних копій
Особливості: поділ документів різного формату однієї папки перед скануванням (за типами застосовуваних сканерів) з
подальшим їх об'єднанням.
Торгово-розважальний комплекс

31. Дякуємо!
MMI Group
вул. Іллінська, 8, 3-й під’їзд, БЦ
«Іллінський» Київ, 04070
тел.: +38 (044) 237-70-81
e-mail: info@mmigroup-it.com
www.mmigroup-it.com
ІТ інновації. Рекомендуємо!