Зачем создавать электронные архивы? Нужно ли сканировать документы? Коротко о главном - в презентации компании "Электронные архивы Украины".

1. Архивы в современном
формате

2. Документооборот предприятия

3. Проблема бумажного архива
большие объемы
с исчезающим текстом
разного формата
разные типы документов
ветхие
неструктурированные

4. Круговорот бумажных документов
на предприятии
Вышестоящие
инстанции
Руководство
Фин.департамент, бухгалтерия
Фискальные
органы
Общий отдел, канцелярия, архив
Кадровое управление
Проектноконструкторский отдел
Производство
Торгово-дилерский
блок
Удаленные подразделения
Контрагенты
Бывшие
сотрудники
Риски:

Большие затраты на поиск документа – от 60 мин. – до 1 недели



Зависимость от человеческого фактора
Затраты на многократное копирование.
Риск утраты оригиналов документов.

5. Решение – электронный архив
централизованное хранилище данных
документов с разграниченным доступом

6. Этапы создания ЭА
Составляющие успешного проекта:
Анaлиз приоритетов в оцифровке, составление ресурсного и
календарного планов
Программное обеспечение
для хранения и работы с электронными образами
Своими силами
(затраты)
+
-
С «ЭЛАУ»
+
+
IТ-инфраструктура
+
+
Промышленное оборудование: несколько типов сканеров для
документов разного формата
+
+
Разработка технологии оцифровки каждого типа документов,
определение критериев качества, нормирование
-
+
Документация проекта:
инструкции, операционные, технологические карты
Специалисты проекта (руководители, технологи, операторы,
контролеры качества и т.д.)
Организация взаимодействия на время реализации проекта
(регламенты, АКТы, протоколы)
-
+
-
+
-
+

7. Структура решения
Наполнение
системы
Централизованный
электронный архив
Локальные
пользователи
Сервер базы данных
Webклиент
Поточный ввод
Текущий
ввод
Файл-сервер
Программный
продукт
Удаленные
пользователи

8. Поточный ввод
1
2
Индексация
(ввод
поисковых
реквизитов
документов)
Сканирование
на
территории
архива
Индексная база
данных
Скан-копии
3
Система хранения и
поиска информации

9. Система электронного архива
Компания ЭЛАУ является разработчиком сертифицированного
программного обеспечения Электронный архив FOLIUM.
Продукт сертифицирован УКРСЕРТСОФТ в 2012 году, в 2013 году –
получен сертификат на соответствие международному стандарту
ISO/IEC 25051:2006.
ХРАНЕНИЕ
УЧЕТ
ПОИСК
www.folium.info

10. Безопасность
технические
организационные
мероприятия
• Аутентификация и авторизация
пользователя системы.
• Ограничение возможности одновременной
работы нескольким пользователям под
одной учетной записью.
• Система шифрования данных.
• Система аудита целостности базы данных и
файлов системы.
• Система аудита действий пользователя.
• Сохранение всех предыдущих версий
данных.
 Выполнение работ
осуществляется на территории
архивного хранилища, в
присутствии его представителей.
 Доступ к документам и их
электронным копиям имеют
ограниченное число лиц
 Все этапы перемещений
документов и электронных
носителей между Заказчиком и
Исполнителем фиксируются
АКТами

11. Преимущества системы
Универсальность:
• модульное построение системы;
• широта используемых СУБД: Mysql, Oracle, Firebird,
•
SQLight;
кроссплатформенность.
к
информации
территориально
Web-ориентированность: • доступ
распределенных филиалов предприятия.
Масштабируемость:
• Обеспечение возможности дальнейшего
развития
системы путем наращивания количества технических и
программных
средств
без
изменения
общей
информационной инфраструктуры ЭА

12. Пользовательские возможности
Поиск:
-
по атрибутам
по категориям;
за период;
по составному фильтру (несколько критериев одновременно)
Добавление данных
Редактирование/удаление
Формирование отчетов, статистика
Печать. Отправка по электронной почте
Выгрузка в word, exсel, xml

13. Задачи, которые решает электронный архив
Руководитель
•
•
•
•
•
•
экономия средств
объективная независимая статистика
применение современных IT-технологий
преемственность, передача накопленного опыта;
исключение угрозы утечки информации;
получение объективных данных для
перспективного планирования.
Инженер, технолог,
конструктор,
проектировщик
• быстрый доступ к информации
Кадровое управление
• оперативная обработка запросов о персоналиях
Сотрудники удаленных
подразделений и филиалов
• доступ к актуализированным документам;
• сокращение расходов на транспортировку,
пересылку, создание копий бумажных документов.
Сотрудник архива
• сохранность бумажных оригиналов;
• снижение трудозатрат на поиск и подбор
требуемых документов.

14. Шахтоуправление. Кадровый архив
Заказчик:
ГП «Шахтоуправление «Южно-донбасское №1». Промышленное предприятие,
существует с 1973 г. В составе - 3 шахты. Штат сотрудников – 3 500 - 5 000 сотрудников.
Задача:
сокращение времени на подготовку справок по заработной плате, трудовому стажу,
подтверждению льгот уволившихся сотрудников. Количество запросов в архив – около 200
ежемесячно.
Выполненные
работы:
•
•
•
Результат:
 снижены трудозатраты на поиск и подготовку информации по запросам в архив в 24 раза;
 ветхие документы выведены из обращения.
Особенности:
•
•
•
проведена сшивка/расшивка 2 190 дел;
оцифровано - 605 000 стр. документации;
установлена система электронного архива Folium.
документы периода 1973-2012 гг., 30% – очень ветхие;
рукописный и угасающий машинопечатный текст;
работа проводилась в 2 смены, на месте работала мобильная бригада.

15. Архив ведомства
Заказчик:
Фонд госимущества Украины
Задача:
создание страхового фонда архивных дел (1993-1999 гг.)
Выполненные
работы:
•
•
•
Результат:
 сократилось время на поиск информации по имущественным правам
 появилась возможность одновременной работы с архивным документом различных служб
без работы с физическим документом.
Особенности:
• проект многоэтапный, выполняется с 2011 г.
• аналитика (выявление темы документа по его содержанию)
• работа с рукописным и угасающим машинопечатным текстом.
оцифровано 200 дел (70 000 стр.)
документы проиндексированы по 5 атрибутам (по дате, теме, типу, номеру документа):
установлена система электронного архива Folium.

16. Агропредприятие. Архив бухгалтерии
Заказчик:
Компания по закупке и реализации сельскохозяйственной продукции украинским и
иностранным заказчикам. На рынке - 8 лет.
Задача:
• организация быстрого поиска комплекта документов по контрагенту. Число
контрагентов - около 600;
• обеспечение безопасного хранения документов финансового управления.
Выполненные
работы:
 сканирование 108 000 стр. документов А4, находящихся в папках типа «Корона».
 выделение идентификационных признаков документа (номер, дата, тип документа,
контрагент, код ЕДРПОУ).
 установлена система электронного архива Folium.
Результат:
• Бухгалтерия предприятия использует в работе электронные
индивидуальным доступом и фиксацией всех действий в системе,
• бумажные документы вывезены из офиса компании,
• время на поиск документа сокращено в 8 раз
Особенности:
В процессе выполнения работ были выявлены факты отсутствия станиц оригиналов
договоров, нарушения унификации названий контрагентов и другие нарушения в ведении
бухучета
документы
с

17. Торгово-развлекательный комплекс.
Проектная документация
Заказчик:
Торгово-развлекательный комплекс в г. Киеве. Общая площадь - 70 000 м².
Задача:
обеспечение оперативного доступа техническим службам комплекса к проектной и рабочей
документации для проведения ремонтно-технических, строительных работ.
Выполненные
работы:
• отсканированы документы форматов А4 - 3*А0;
• создан реестр проектной документации комплекса.
Результат:
круглосуточный доступ к технической документации оперативным техническим службам;
проведена инвентаризация имеющейся документации;
обеспечена сохранность оригиналов документов за счет использования их электронных копий.
Особенности:
разделение документов разного формата одной папки перед сканированием (по типам
применяемых сканеров) с последующим их объединением.

18. О компании

19. Краткая справка о компании
Дата создания – октябрь 2010 года.
• Сфера деятельности - комплекс услуг по созданию Электронных Архивов предприятий.
• Участник международных и национальных выставок и форумов:
«Информационное общество и власть»,
«Международный научный конгресс по развитию информационнокоммуникационных технологий и развития информационного общества в
Украине»,
«Технологии оцифровки информации» (Украина - Германия).
• Официальный
член: «Украинской ассоциации специалистов информационных
технологий» (УАСИТ),
"Ассоциации предприятий информационных технологий
Украины" (АПИТУ), состав рабочей группы по проекту «Электронная библиотека XXI»
Государственного агентства по вопросам науки, инноваций и информатизации
Украины.
За 3 года проведено около 500 экспертиз в архивах организаций и
предприятий Украины, реализовано более 120 проектов по оцифровке

20. Компания «Электронные архивы Украины» предоставляет
полный цикл промышленных технологических решений в
сфере создания электронных архивов.
Сканирование
документов
Создание Центров
оцифровки
Поставка системы
Электронного
архива
Выделение
ключевых слов
документа
Экспертиза архива

21. ЭЛАУ: гарантии качества
Технологии:
• Сертифицированное ПО
• Автоматизированная
технология ввода данных
• Многоуровневый контроль
качества
Персонал:
Сертифицированные специалисты. Мобильные выездные бригады
Специалисты по инвентаризации фондов и создания описей
IТ-специалисты
Сервис-инженеры по оборудованию
Технологи
Операторы оцифровки
Операторы контроля качества
Оборудование:
• Парк специализированных
промышленных сканеров
для любых форматов.

22. Приглашаем к сотрудничеству!
Свяжитесь с нами:
+380 44 498-20-09
www.elau.org
info@elau.org