Решение компании "Электронные архивы Украины" для органов государственной власти. Больше информации - www.elau.org

1. Решения и услуги компании
для органов власти

2. «Бумажная» информатизация в Украине
 По состоянию на 2012 год в Украине оцифровано
около 1,5% архивной информации.
Индексировано и обработано 0,03%. В архивных
учреждениях Украины хранится не менее 5 млрд.
документов. которые содержатся в 52,9 млн.
единицах хранения.
 Бумажный документооборот в министерствах и
ведомствах занимает 70% от общего обращения
информации.
 На заводах и предприятиях 80% технической
документации и чертежей находятся в бумажном
формате.
 По данным компаний Gartner и Xerox, при
бумажном документообороте безрезультатно
тратится 10% рабочего времени, т. е. за год
организация «впустую» расходует месячный фонд
оплаты труда ее сотрудников.

3. Компания ЭЛАУ предоставляет комплексные решения
по созданию электронных архивов
• Разработка инновационных информационных
систем и технологических решений, с учетом
конкретных заданий Клиента.
• Полный комплекс работ по сканированию,
наполнению и индексации любых видов
архивов предприятий и организаций всех видов
собственности.
• Информационная, технологическая и сервисная
поддержка работы с электронными архивами на
всех этапах сотрудничества, а также после
завершения активной фазы проектов.

4. Цели создания электронного архива
 Оперативность. Искомый документ можно использовать через считанные секунды.
Сотруднику не понадобится обращаться к первоисточнику во время формирования
подборки документов по определенному критерию.
 Упорядоченное хранение. Структурированный массив файлов, удобный механизм
представления электронных образов.
 Безопасность и конфиденциальность. Электронный фонд архивных дел обезопасит вас
от несанкционированного доступа к документам, гарантирует наличие дополнительной
копии документа, в случае безвозвратной потери (кража, изъятие, стихийные
бедствие, и т.д.).
 Одновременное использование. Электронную копию документа могут просматривать
одновременно несколько сотрудников.
 Удаленный доступ. Чтобы получить доступ к системе, не требуется установка
дополнительных программ - достаточно подключения к локальной или интернет-сети.

5. Решения и услуги компании
для органов государственной власти
 Folium.Кадровик
Департамент кадрового
обеспечения  «Система учета договоров»
Департаменты финансового, Электронный архив ОРД
хозяйственного обеспечения
«Библиотека электронных архивных дел»
Ведомственный архив, архивное
подразделение  Научно - технический архив
Департамент информационно- Создание реестров
аналитического обеспечения
Наполнение систем электронного
документооборота оцифрованными документами

6. Решение «Folium.Кадровик»
для кадрового департамента
1 2 3
Программа содержит Позволяет совершать поиск Содержит прикрепленные
информацию о каждом информации по нескольким полям электронные копии документов
из сотрудников (ФИО, должность, № личного из личного дела в формате PDF
дела, и т.д.)

7. Электронный архив ОРД
(организационно-распорядительной документации)
 централизованное хранилище структурированной информации об архивных документах в
виде электронной карточки с необходимыми реквизитами;
 централизованное хранение прикрепленных к карточке оцифрованных документов в PDF і
JPG форматах;
 поиск документов по реквизитам и по тексту (атрибутный и контекстный);
 просмотр, копирование, сохранение документов, с разграничением прав доступа.

8. Электронный архив
организационно-распорядительной документации
Поиск документа
осуществляется по
согласованным критериям.
Например,
• тип документа (приказ,
протокол, заявления,
решение и т.д.);
• дата (могут вводится
крайние значения – с .. по …
);

9. Наполнение
систем электронного документооборота
«ЭЛАУ» осуществляет работы по загрузке оцифрованных документов,
проиндексированных по необходимым полям в СЭД, в т.ч. такие как:

10. Решение «Система учета договоров»
департаментам финансового, хозяйственного обеспечения
Электронная база данных архива
договоров с возможностью:
• поиска документа по его
реквизитам
• аналитической работы по
фактическим документам
• одновременной работы
пользователей с одним
документом
• формирования подборки
документов по любому
признаку
• распечатать комплект
необходимой документации,
при необходимости отправить
по электронной почте

11. Решение «Система учета договоров»
Договора, а также
связанные с ними
документы
представлены в форме
электронных дел

12. Научно-технический архив
ведомственный архив, архивное, хозяйственное
подразделение

13. Технология оцифровки документов, выполненных на кальках.

фото оригинала
отсканированная копия
очистка фона

14. Обработка технической документации для хранения
и подготовки к микрофильмированию
фото оригинала

15. Наполнение баз данных технической документацией

16. Технология ЭЛАУ

17. ЭЛАУ. Технологии, оборудование, персонал.
ТЕХНОЛОГИИ:
 Промышленная технология сканирования и
высококачественной оцифровки первоисточников
 Технология ретроконверсии для рукописных документов
 Многоуровневый контроль качества производства
 Технология Центра удаленного трудоустройства
ОБОРУДОВАНИЕ, ПО:
 сканирования (поточного, книжного, на просвет,
высококачественного)
 сортировки и поиска документов, предметов по ключевым
словам, и т.д.
ПЕРСОНАЛ
 IТ-специалисты,
 технологи сканирования и ретроконверсии,
 операторы ввода информации и ее верификации.

18. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ
ИНФОРМАЦИИ С ОГРАНИЧЕННЫМ ДОСТУПОМ
 “ЭЛАУ” владеет специальным разрешением на ведение
деятельности, связанной с гостайной по 3 категории режима
секретности
 Обработка информации, которая содержит гостайну,
осуществляется в автоматизированных системах с
подтвержденным соответствием системы защиты
требованиям ТЗИ.
 Выполнение работ осуществляется на т-рии Заказчика, в
присутствии его представителей.
 Передача/возврат документальных материалов между
Заказчиком и Исполнителем для выполнения работ
осуществляется с документальных оформлением
 Использование для хранения информации электронных
носителей с шифрованием данных и кодовым доступом к их
содержанию (NDAS-устройств).

19. Конкурентные преимущества
 работа с рукописными документами;
 машинопечатными документами плохого качества (угасающий текст,
частичная потеря текста и т.д.) и/или документы с рукописными
идентификационными признаками (номер, дата, ФИО и т.д.);
 документы с плавающим идентификационными признаками (на разных
документах расположены в различных местах);
 составление комплектов связанных
документов (например, с договором нужно
связать все зависимые от него документы – счет,
счет-фактура, накладная, до 15 типов
документов);
 индексация в соответствии с ГОСТами (ГОСТ
конструкторской и технической документации,
библиографический и т.д.);
 согласование критериев качества перед
началом работ;
 многоуровневая система верификации
(проверки) данных.

20. Этапы выполнения проекта
Подготовка к сканированию Конвертация в формат
Экспертиза архивных фондов
(сшивка/расшивка дел)
ИС Заказчика
Сканирование на территории
Выполнение тестовых работ
архива
Загрузка в ИС Заказчика
Демонстрация Заказчику Обработка образов
Согласование критериев качества Проверка качества Сдача Заказчику
Подготовка ТЗ, договора, описание Индексирование полей
технологии работ
Инструктаж по работе с
Верификация программой
Согласование регламентов идентификационных признаков
взаимодействия, перемещения
документов, АКТов сдачи/приема Проверка базы данных

21. Професcиональные сканеры
Book2net
Компания «ЭЛАУ» является авторизованным дистрибьютором
книжных сканеров book2net (Microbox, Германия).
book2net
Представленные различные конфигурации сканеров подойдут как Kiosk
для использования в читальных залах архивов, так и для
оцифровки документов в промышленных объемах.
Наши сертифицированные специалисты по
оборудованию помогут подобрать оптимальную book2net
модель сканера, в зависимости от особенностей RGB
ваших фондов, окажут техническую поддержку,
проведут необходимое обучение, а также
разработают инструкции пользователя.
Весь модельный ряд сканеров ищите на сайте
компании «ЭЛАУ» в разделе «Оборудование»
book2net Spirit

22. Сканирование промышленных объемов документов
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Расшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Существующая технология
предприятий 100 дней 3,8 лет 38 лет
Технология ЭЛАУ*
10 дней 100 дней 2,7 лет
Сроки выполнения на 1 ед. оборудования:
Сшитые документы
1млн. стр. 10 млн. стр. 100 млн. стр.
Существующая технология
предприятий 3,8 лет 38 лет 380 лет
Технология ЭЛАУ* 0,6 лет 6 лет 60 лет
* Технология ЭЛАУ – это использование промышленного оборудования,
специализированного программного обеспечения для обработки и индексации
рукописных и/или с низким уровнем автоматического распознавания документов,
сертифицированные специалисты, высокий уровень организации работ.

23. Индексация
внесение информации, содержащейся в графических файлах согласно
поисковым полям (распознавание (автоматическое/ручное (для
рукописных признаков документа))
Ориентировочное количество значимых полей в документах:
• Текущая документация – 5-7 полей.
• Бухгалтерская документация – 12-15 полей.
• Архивные дела – 4-6 полей.
• Проектно-конструкторская документация – 8-10 полей.
• Картотека кадров – 15-20 полей.

24. Дополнительные услуги
• Разработка комплексных проектов по оцифровке, технических заданий, технико-
экономических обоснований, необходимой IT-инфраструктуры.
• Продажа, сервисная поддержка, консультации по выбору оборудования для
создания электронных копий
• Обучение сотрудников предприятий и учреждений, разработка инструкций
• Разработка web-порталов с возможностью размещения электронных коллекций,
виртуальных туров, 3D-объектов
• Дополнительная обработка образов ветхих документов с угасающим текстом
• Высококачественное сканирование
• Аналитическое связывание различных документов в комплекты
• Транслитерация текста
• Преобразование форматов txt, doc, pdf, fb2, jpg, rtf, djvu, mobi
• Распознавание с проверкой и без
• Сборка PDF-книг с закладками по содержанию, по заголовкам глав

25. Приглашаем к сотрудничеству!
Свяжитесь с нами:
+380 44 498-20-09
www.elau.org
info@elau.org