Dokumen ini membahas pentingnya perencanaan tenaga kerja dan analisis beban kerja dalam manajemen sumber daya manusia, termasuk strategi rekrutmen dan pengembangan talenta untuk meningkatkan produktivitas serta kepuasan karyawan. Proses analisis beban kerja bertujuan untuk memeriksa dan memahami tuntutan tugas serta untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia agar lebih efisien. Manfaat dari pengelolaan beban kerja ini mencakup pengurangan biaya, peningkatan kinerja, dan pemenuhan tujuan organisasi.

1. Menggunakan
Analisis Beban Kerja
dalam Menentukan
Perencanaan
Karyawan
Seta Ariawuri Wicaksana

2. Seta A. Wicaksana
0811 19 53 43
wicaksana@humanikaconsulting.com
• Business Psychologist
• Pendiri dan Direktur Humanika Consulting dan hipotest.com
• Ketua Pusat Kajian Psikologi Bisnis dan Kewirausahaan Fakultas Psikologi Universitas
Pancasila
• Dosen Tetap dan Peneliti di Fakultas Psikologi Universitas Pancasila
• Pembina Yayasan Humanika Edukasi Indonesia
• Penulis Buku: Sobat Way (2016), Industri dan Organisasi: Pendekatan Integratif dalam
menghadapi Perubahan (2020), Human Faktor Engineering: Integratif Desain Manusia
dan Lingkungan Kerja (2021), Psikologi Industri dan Organisasi (2021), Psikologi Umum
(2021), Manajemen Pengembangan Talenta (2021), PIODiagnostik: Pengukuran Psikologi
di Lingkungan Kerja (2021), Transformasi Digital: Perspektif Organisasi, Talenta dan
Budaya Organisasi (2021), Psikologi Pelayanan (2021) dan Psikologi Konsumen (2021).
• Dosen Tidak Tetap di: Program Pasca Sarjana Ekonomi di Univ. Pancasila, STP TRISAKTI,
Fakultas Psikologi Universitas Mercu Buana, STIKOM IMA
• Certified of Assessor Talent Management
• Certified of Human Resources Management (Reward Management)
• Certified of Human Resources as a Business Partner
• Certified of Risk Professional
• Certified of HR Audit
• Professional Experiences: Sr. Expert Board of Commissioner in BPJS Ketenagakerjaan,
member of Nomination and Remuneration Committee in Board of Commissioner in
Askrindo (BUMN).
• Ilmu Ekonomi dan Manajemen (MSDM) S3 Universitas Pancasila
• Fakultas Psikologi S1 dan S2 Universitas Indonesia
• Sekolah ikatan dinas Akademi Sandi Negara

3. Mengapa Manpower Planning?
• Membantu mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, sehingga memungkinkan
perusahaan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi masalah ini sebelum
menjadi masalah.
• Memastikan bahwa program rekrutmen dan seleksi didasarkan pada perencanaan tenaga kerja
untuk mendapatkan hasil terbaik.
• Membantu mengurangi biaya tenaga kerja dengan mengidentifikasi kelebihan staf atau jadwal
shift kelebihan staf.
• Membantu mengidentifikasi talenta yang tersedia dalam angkatan kerja, seperti pekerja
terampil, dan membuat rencana pengembangan untuk mereka.
• Membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia yang ada, sehingga
menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.
• Membantu meningkatkan kepuasan karyawan dengan memastikan bahwa tenaga kerja yang
ada terlibat dalam pekerjaan yang bermakna.

4. Pemahaman
Manpower
Planning
• adalah proses memperkirakan
jumlah optimal orang yang
dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu proyek,
tugas, atau tujuan dalam jangka
waktu tertentu.
• Perencanaan tenaga kerja sangat
penting untuk mencapai tujuan
organisasi dan merupakan aspek
penting dari manajemen sumber
daya manusia.

5. Workforce
Kuantitatif:
- Jumlah kebutuhan SDM
- Jumlah kebutuhan SDM
per Job Level
- Staff Optimum Level
- Productivity Analysis
Kualitatif:
- kompetensi/Job Requirements
- Time to hire
- Sourcing: External hire vs
Internal supplied (promotion or
deployment or job rotation)
- Employment status:
Permanent, Contract or Intern
Svp
(2%)
VP (5%)
Sr. Mgr (8%)
Mgr (15%)
Spv (25%)
Officer (45%)

6. Tahapan Manpower Planning
1. Analisis Permintaan 2. Analisis Pemenuhan (Supply)
Kondisi Organisasional :
• Rencana Pemasaran
• Rencana Keuangan
• Rencana Operasional
• Rencana Teknologi
Memperkirakan
Permintaan:
• Kuantitatif
• Kualitatif
Analisis Beban
Kerja (ABK)
Internal Eksternal
Perubahan Kuantitas
Pekerja:
• Promosi
• Demosi
• Transfer
• Pensiun
• Terminasi
Perubahan
berbagaiaktivitas
Pekerja :
• Kompensasi
• Pelatihan
• Desain Pekerjaan
• Komunikasi
Memperkirakan
Permintaan:
• Kuantitatif
• Kualitatif
Sumber: Rekrutmen
dan/atau Outsourcing
Memperkirakan
Permintaan:
• Kuantitatif
• Kualitatif
3. Rekonsiliasi

7. Analisis Beban Kerja
• Analisis beban kerja, juga dikenal sebagai penilaian
beban kerja atau evaluasi beban kerja, adalah proses
sistematis untuk memeriksa dan memahami
tuntutan dan persyaratan tugas, peran, atau
organisasi.
• Tujuan utama dari analisis beban kerja adalah untuk
mendapatkan wawasan tentang bagaimana
karyawan atau sumber daya dimanfaatkan,
mengidentifikasi potensi area perbaikan, dan
memastikan bahwa beban kerja seimbang dan dapat
dikelola untuk individu dan tim yang mengerjakan
tugas.
• Analisis beban kerja sangat penting untuk
manajemen beban kerja yang efektif, yang
melibatkan pendistribusian beban kerja di antara
anggota tim dengan cara yang paling efisien

8. Manfaat Dari
Pengelolaan
Beban Kerja

9. 9
Kerangka Berpikir
1. Strategic Direction
& Control
Strategy
Map
Organizational
Assessment
Key
Performance
Indicator
Strategic Job
Families
Organization
values
Organization
Personality
Core
Competencies
2. Organization
Design
Business
Process
Mapping
Organization
Design
Job Analysis
Job
Description
3. Quantity &
Quality
Workload
Analysis/
Business
Capacity
Analysis
Quantity
Quality
Competency
Behavior /
Personality
Potential

10. Uraian tugas pokok yang
mencerminkan apa yang
dikerjakan (what) ,
bagaimana cara
mengerjakan (how) dan
mengapa dikerjakan (why)
Waktu rata-rata yang diukur dari
satuan waktu yang digynakan
menyelesaikan suatu tugas jabatan
yang dipengaruhi beberapa faktor:
(Perangkat kerja, kondisi lingkungan,
prosedur, kompetensi)
Frekuensi pelaksanaan tugas
(harian, mingguan, bulanan,
tahunan)
Jumlah banyaknya satuan
hasil kerja yang harus
diselesaikan dalam waktu
kerja efektif
Metodologi FTE (Full Time Equivalent): Jumlah beban
kerja setahun dibandingkan dengan waktu kerja efektif
(WKE) dalam setahun

11. Implikasi Nilai FTE
Employee
Acquisition
•Nilai FTE dengan nilai 2 =
dimungkinkan untuk
menambah SDM , karena
beban kerja sudah terlalu
banyak
Work
Distribution
•Nilai FTE dengan kisaran 1.5-2
= Pekerjaan didelegasikan
kepada anak buah. Jika tidak
punya anak buah, maka atasan
bisa melakukan pembagian
ulang pekerjaan tersebut
kepada team nya
Work Process
Improvement
•Nilai FTE kisaran 1.2- 1.5 =
Perbaikan proses kerja dan
pendelegasian sebagian
kepada anak buah
Fit
• Nilai FTE 0.8-1.2 =
Memadai. Dalam
arti beban kerja
sesuai dengan
waktu kerja
Job
Enlargement
• Nilai FTE 0.5-0.8 =
ditambahkan
pekerjaan dalam
lingkup yang sama
Job Merge
• Nilai FTE lebih kecil
0.5 = digabungkan
dengan pekerjaan
dalam lingkup yang
sama
Overload
Underload
Normal

12. Perhitungan FTE
Full Time
Equivalent
(FTE)
Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif
Beban Kerja = Waktu Penyelesaian
Rata-Rata x Frekuensi x Volume
WKE= (Hari Kerja Efektif x Jam Kerja
Efektif per Hari) - Allowance Time
Hari Kerja Efektif = Jumlah hari
kalender dalam setahun – (jumlah
hari libur kerja, cuti tahunan, tanggal
merah).
HKE = Hari Kalender – (Hari Libur Setahun)
Jam Kerja per Hari WKE
(HKE x JKE)
Hari
Kalender
Libur
Kerja
Tanggal
Merah*
Cuti HKE Jam
Kerja
(menit)
Allowance**
(menit)
JKE
(Menit)
Menit
365 104 14 14 233 480 30 450 104850
)* : SKB Menteri Perubahan Hari Libur dan Cuti Juni 2021 bulan
)** : Allowance adalah waktu luang di luar jam istirahat resmi, yang digunakan untuk
kebutuhan personal seperti minum, ke toilet, relaksasi)
Waktu Kerja Efektif dengan menyesuaikan hari kalender 2021

13. Penghitungan FTE-Allowance Time
Allowance Time
Adalah waktu luang di luar jam istirahat resmi
Merujuk pada ILO Recommendation for Relaxation Allowance
A. Constant Allowance
• Personal Needs = 5%
• Basic Fatigue = 4 %
B. Variable Allowance
• Personal Needs = 2%
Total Allowance = 11 % dari total waktu kerja

14. Job Analysis

15. Contoh Analisis Beban Kerja
Tugas Pokok Aktivitas
Waktu
Penyelesai
an Rata-
Rata
(Menit)
Frekuensi
(harian/mi
ngguan/b
ulanan/ta
hunan)
Beban/
Volume Kerja
(di lakukan
berapa kali)
Beban Kerja
Jabatan Per
Tahun
FTE
Melakukan Berifing harian
kepada TKBM
Melakukan briefing jumlah
kontainer
10 286 3 8580 0.08
Melakukan ploting tim di
tiap kontainer
10 286 3 8580 0.08
Melakukan pemeriksaan
barang dalam petikemas
Memeriksa segel bea
cukai yang berada di
kontainerr
5 286 65 92950 0.86
Memeriksa bentuk fisik
barang yang dibongkar
5 286 65 92950 0.86
Memastikan semua
barang tidak ada yang
tertinggal
5 286 65 92950 0.86

16. FTE Jumlah Karyawan
Saat Ini
Divisi Operasional
Manager
Koord.
Transfer
Service
Staf Transfer
Service
Kordinator
Gate
Staf Gate Surveyor
Koordinator
Yard Planning
Staf Yard
Planning
OA
Koordinator
Behandle
Staf Behandle
Assman
Teknik
Koord. Alat Berat
RS, Forklift
Operator
forklift
Operator RS
Koord Alat
Berar RTGC &
Genset
Staf Alat Berat
RTGC & Genset
1.71 1
2.02 2
7.22 15
11.09 12
3.13 3
3.43 8
8.60 13
8.24 15
1.53 3
5.24 5
0.04 1
0.53 1
0.54 1
3.87 10
10.76 13
0.76 1
8.41 11

17. Nilai FTE –Dept. Network & Support Policy
POSISI Nilai FTE Diagnosis
Rekomendasi
20212019 SME
Dept Head Network &
Support Policy
0.81 Memadai dengan adanya peningkatan pertumbuhan
bisnis
- 0.8 Dimas Aditya
Brahmanto
Fit
TL Support & Policy 0.8 Memadai dengan adanya peningkatan pertumbuhan
bisnis
- 0.8 Tengku Azlanshah
Alsani
Job Enlargement
TL Network 0.79 Setelah adanya pembagian kerja dengan TL beban
kerja menjadi memadai
- 0.79 F.X. Rudolf
Sitanggang
Job Enlargement
PS Network 1.39 Mirroring Data 2019, SME a.n. Putri Annajetha.
Setelah adanya pembagian kerja dengan PS beban
kerja menjadi memadai. Peningkatan beban kerja
akibat pertumbuhan bisnis dapat diatasi dengan lebih
mengefisiensikan proses pekerjaan
- 1.39 Aninda Dampit
Laila Kartika
Work Process
Improvement
Pelaksana Kantor Pusat 0.82 Memadai dengan adanya peningkatan pertumbuhan
bisnis
- 0.82 Nurfadilah
Alfisyahrin
Fit
Pelaksana Network &
Support Policy
1.26 Mirroring data 2019 dengan SME a.n Dyah Ayu S.
Fungsi nya berkaitan dnegan aktivitas manning
cabang.
- - Yosa Nuryo Work Process
Improvement
Pelaksana Network &
Support Policy
0.5 Data 2019. Admin mutasi dan pengangkatan karyawan
cabang. Ada kegiatan rutin yang belum ter capture,
setelah adanya konfirmasi peer.
- 0.5 Satria Pradinata
Saragi
Job Merge

18. Permasalahan
dalam Analisis
beban kerja
• Tidak mengetahui pekerjaan
• Tidak mengetahui tujuan
pekerjaan
• Penguasaan bisnis proses
• Kurangnya data
• Pemilihan metode
• Komunikasi

20. Pengelolaan HR Terintegrasi
IR
Compliance
Business
Process
Manpower
planning
Talent
Management
Reward and
Recognition
Organization
Structure
Competency
Job Analysis
Job Evaluation
Workload
Analysis
Governance, Risk, Compliance
HR Evaluation, Research and Development
Organization Culture
HR Practices
HR
Strategic
Career
Management
Career Path
Job Grading &
Remuneration
Internal
Factors
Hard System Analysis Soft System
Vision
Mission & Values
Strategic & Model Business
Goals & KPI
- Innovation
- Productivity
- Engagement/Satisfaction
External Factors
(Wicaksana, 2023)
1. Workforce Staffing
2. Workforce Development
3. Workforce Performance
Management
4. Organizational
Effectiveness
5. HR Services

21. Mengembangkan talenta untuk
kebutuhan saat ini dan juga tantangan
masa depan serta mengelola aspirasi
karir dan mengoptimalkan semua
program pengembangan
Mengelola harapan organisasi dan
team terkait proses yang dilakukan
dengan terus melakukan
penyempurnaan agar meningkatkan
kinerja dan produktifitas.
Menarik dan mempertahankan talen
untuk tetap dalam kondisi terbaiknya
dalam memberikan produktifitas
terbaiknya
Memastikan keselarasan dan
ketercapaian anatara pengelolaan
SDM, strategi dan bisnis secara akurat
dengan memberikan penghargaan
terbaik dan fokus pada penyediaan
SDM di masa yang akan datang..
HR Practices
Wicaksana, 2021

23. Person – Job Matching
Model
Result
People Activities
Competency
Person – Job
Matching
Operation
Strategic
Performance
Culture
(Wicaksana, 2022)

24. Agar dapat menghitung kebutuhan SDM yang dapat
dipertanggungjawabkan, harus memiliki:
Model Bisnis Bisnis Proses
KPI dan
Cascading
Struktur
Organisasi
daftar jabatan
dan uraian
jabatan
data
kepegawaian
yang lengkap
data pegawai
menurut
jabatan

25. Resources
• Rahman, A.A., 2018, Manpower Planning and Develop Talent Process,
https://www.linkedin.com/pulse/manpower-planning-develop-talent-
process-arif-aulia-rahman/
• Shila, R. 2018, What is manpower planning,
https://www.economicsdiscussion.net/human-resource-
management/what-is-manpower-planning/31952
• Truein, 2023, Manpower Planning – Meaning, Types, Process, Need,
and Factors That Affect It?, https://truein.com/manpower-planning/

26. Learning and Giving for
Better Indonesia
www.humanikaconsulting.com