analisis beban kerja

1. KEBIJAKAN DAN IMPLEMENTASI
ANALISIS BEBAN KERJA DILINGKUNGAN
KEMDAGRI DAN PEMDA
BAGIAN ANALISA JABATAN BIRO ORGANISASI
DEPARTEMEN DALAM NEGERI

2. LATAR BELAKANG
MEMBANGUN APARATUR
NEGARA YANG EFEKTIF &
EFISIEN
MEMBEBASKAN APARATUR
NEGARA DARI PRAKTEK KKN &
PERBUATAN TERCELA LAINNYA
ARAH DAN TUJUAN
REFORMASI BIROKRASI
AGAR BIROKRASI PEMERINTAH MAMPU
MENGHASILKAN/MEMBERIKAN PELAYANAN YANG PRIMA,
AMANAH (GOOD GEVERNANCE), CITRA & CITA SEBAGAI ABDI
MASYARAKAT & ABDI NEGARA

3. PROGRAM UTAMA BIDANG SDM APARATUR
REFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
PENATAAN PEGAWAI
KONDISI PENYEBAB
Penataan Organisasi
banyak yg tdk
diarahkan utk
mencapai tujuan/misi
organisasi
Kompetensi jabatan
belum digunakan sebagai
dasar penempatan
pegawai
Penerapan aturan
kepegawaian banyak
yg tdk konsisten

4. • Pengadaan pegawai belum
sepenuhnya memenuhi kebutuhan
organisasi.
• Penempatan PNS dalam jabatan
belum didasarkan pada
kompetensi.
• Pengembangan pegawai belum
didasarkan pada POLA KARIER.
• Sistem penilaian kinerja belum
objektif.
• Kenaikan pangkat belum
didasarkan pada prestasi kerja
yang nyata.
• Diklat PNS yang ada belum
efektif meningkatkan kompetensi
PNS.
AKIBATNYA

5. • SETIAP SATUAN KERJA DAPAT DITENTUKAN KOMPOSISI PEGAWAI
BERDASARKAN JABATAN
• SETIAP JABATAN DIDUDUKI OLEH PEGAWAI YANG MEMILIKI
KECOCOKAN KOMPETENSINYA
• SETIAP PEGAWAI PROFESIONAL DALAM PEKERJAANNYA
• SETIAP PEGAWAI MEMPUNYAI PERAN YANG JELAS DAN OPTIMAL DALAM
PENCAPAIAN MISI ORGANISASI
• JUMLAH PEGAWAI DALAM SETIAP JABATAN DITETAPKAN BERDASARKAN
ANALISIS BEBAN KERJA
• PENILAIAN KINERJA DILAKUKAN OBYEKTIF BERDASARKAN PRESTASI
RIEL
• KARIER PNS MEMILIKI KEJELASAN
• DIKLAT PNS BERORIENTASI UNTUK PENINGKATAN KOMPETENSI
• TERSEDIA DATABASE KEPEGAWAIAN YANG DIKELOLA SECARA TERUS
MENERUS

6. LANDASAN YURIDIS
UU No. 43 Tahun 1999
Tentang Perubahan Atas UU No. 8 Tahun 1974
 Seseorang duduk dalam
jabatan tertentu.
 Seseorang didayagunakan
untuk tugas jabatan yang
didudukinya.
 Seseorang ditetapkan untuk
memperoleh hasil kerja
tertentu.
Pasal 17 ayat (1):
PNS diangkat dalam jabatan
dan pangkat tertentu
Dasar pembentukan PNS
profesional dengan pengangkatan
dalam jabatan berdasarkan
kompetensi.
Pasal 17 ayat (2):
Pengangkatan berdasarkan
prinsip profesionalisme
tertentu sesuai kompetensi

7. J A B A T A N
STRUKTURAL
(Manajerial)
Memimpin unit kerja/nomenklatur jabatan
dengan tugas manajerial
FUNGSIONAL
Fungsional Umum (Non Struktural)/
Non Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial
tanpa jenjang, kenaikan reguler, ditetapkan
oleh pejabat pembina kepegawaian setempat.
Fungsional Tertentu/
Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial,
berjenjang berdasarkan tingkat kesulitan,
ditetapkan oleh Menpan.

8. Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam jabatan
S T R U K T U R A L
(manajerial)
• Kepala Bagian
• Kepala Seksi
• Kepala Dinas
• Kepala Badan
• dan sebagainya
FUNGSIONAL
(non angka kredit/
JFU)
• Pengolah Data …….
• Pengkaji ……….
• Bendaharawan ………
• Anggota Satpam …..
• Pengadministrasi …..
• Pengumpul Data …….
• dsb
FUNGSIONAL
(angka kredit/
tertentu)
• Pranata Komputer
• Peneliti
• Analis Kepegawaian
• Arsiparis
• Dokter
• Widyaiswara
• dsb

9. PERAN PIMPINAN
SETIAP PIMPINAN UNIT ADALAH
MANAJER YANG MELAKUKAN
FUNGSI MANAJEMEN
KETERLIBATAN
PENATAAN PEGAWAI
 MENGHITUNG BEBAN KERJA UNITNYA UNTUK
PERENCANAAN KEPEGAWAIAN
 MENDAYAGUNAKAN PEGAWAI UNTUK
PENGEMBANGAN KARIER DAN PEMBENTUKAN
PROFESIONALISME

10. ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)
Langkah Utama dan Pertama
ANALISIS JABATAN
Pondasi Kokoh: - penataan kelembagaan
- penataan kepegawaian
- penataan ketatalaksanaan
ANALISIS BEBAN KERJA
Merupakan validitas – reliabilitas Anjab
Menghitung waktu dan kapasitas pegawai dalam
melaksanakan tugas

11. Suatu teknik manajemen yang dilakukan
secara sistematis untuk memperoleh
informasi mengenai tingkat efektivitas
dan efisiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja.
ANALISIS BEBAN KERJA

12. SKEMA MANFAAT
ANALISIS BEBAN KERJA
ANALISIS JABATAN
ANALISIS BEBAN KERJA
ADMINISTRASI
GAJI & UPAH
REKRUTMEN
DAN
SELEKSI
PENYUSUNAN
PROGRAM
DIKLAT
PENYUSUNAN
FORMASI
PERENCANAAN
ORGANISASI
PENILAIAN
PRESTASI,
MUTASI & PROMOSI
PERBAIKAN
KONDISI KERJA
PENGGOLONGAN
JABATAN

13. Analisis
Beban Kerja
Uraian
tugas/Rincian
kegiatan Jabatan
Struktural dan
Fungsional
Volume Kerja,
Norma Waktu,
dukungan Tekno-
logi dan Jumlah
Pegawai
Aspek yang dianalisis

14. TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN
KERJA
PERSIAPAN PELAKSANAAN
PENETAPAN
1. Pembentukan
Tim Analis
2. Pemberitahuan
Kepada
Pimpinan Unit
1. Pengumpulan Data
2. Pengolahan Data
3. Verifikasi Data
4. Penyempurnaan
Hasil Olahan
1. Tingkat efisiensi dan
efektivitas
Jabatan/Unit
2. Standar Norma Waktu
Penyelesaian
Pekerjaan
3. Jumlah Kebutuhan
Pegawai/Pejabat

15. Waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan
• Waktu produktif/ efektif :
yang benar-benar digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan
• Waktu non produktif :
Waktu kerja yang tidak digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan

16. Jumlah Hari Kerja dalam 1 Tahun
(5 hari kerja)
• Jumlah hari kerja dengan 5 hari kerja:
• Jumlah hari per tahun 365 hari
• Libur Sabtu-Minggu ...... 104 hari
• Libur resmi.................. 14 hari
• Hak cuti ......................... 12 hari
------------------------130 hari
--------------
235 hari

17. STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 5 HARI KERJA
(ALLOWANCE 30%)
JAM KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL 37,5 JAM PER MINGGU
JAM KERJA PER HARI = 37,5 JAM : 5 = 7,5 JAM
JAM KERJA EFEKTIF = 70 % x 7,5 JAM = 5 JAM 15 MENIT DIBULATKAN
MENJADI 5 JAM ATAU SAMA DENGAN 300 MENIT
STANDARD WAKTU KERJA :
HARIAN = 300 MENIT
MINGGUAN = 5 HARI X 300 MENIT = 1.500 MENIT
BULANAN = 20 HARI X 300 MENIT = 6.000 MENIT
TAHUNAN = 12 BULAN X 6.000 MENIT = 72.000 MENIT

18. STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 6 HARI KERJA
(ALLOWANCE 30%)
JAM KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL 37,5 JAM PER MINGGU
JAM KERJA PER HARI = 37,5 JAM : 6 = 6,25 JAM
JAM KERJA EFEKTIF = 70 % x 6,25 JAM = 4 JAM 20 MENIT SAMA DENGAN
260 MENIT DIBULATKAN MENJADI 250 MENIT
STANDARD WAKTU KERJA :
HARIAN = 250 MENIT
MINGGUAN = 6 HARI X 250 MENIT = 1.500 MENIT
BULANAN = 24 HARI X 250 MENIT = 6.000 MENIT
TAHUNAN = 12 BULAN X 6.000 MENIT = 72.000 MENIT

19. STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 6 HARI KERJA
(ALLOWANCE 25%)
Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)
Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6 Jam 15 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam 40 Menit = 280
Menit dibulatkan menjadi 275 Menit (4 Jam 35 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit = 1.650 Menit
Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24Hari x 275 Menit = 6.600 Menit
Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit
= 1.320 Jam = 1.300 Jam

20. STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 5 HARI KERJA
(ALLOWANCE 25%)
 Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)
 Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7 Jam 30 Menit)
 Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37 Menit = 337
Menit dibulatkan 330 Menit (5 Jam 30 Menit)
 Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit = 1.650 Menit
 Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit = 6.600 Menit
 Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200
Menit
= 1.320 Jam = 1.300 Jam

21. SKEMA
PRESTASI
KERJA
KUALITAS :
(JENIS,SIFAT,
MACAM)
KUANTITAS
VOLUME KERJA
STANDAR KERJA
WAKTU YG TERSEDIA
RESIKO
BAHAYA
KORELASI
JABATAN
BAHAN
KERJA
ALAT
KERJA
SYARAT
JABATAN
TANGGUNG
JAWAB
WEWENANG
KONDISI LINGK.
KERJA
PRESTASI
KERJA

22. FORM A
PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
1. NAMA JABATAN :
2. UNIT ORGANISASI :
3. SATUAN KERJA :
NO RINCIAN TUGAS/
KEGIATAN
SATUAN JUMLAH
VOLUME
KERJA
NORMA
WAKTU
PERA-
LATAN
KET
1 2 3 4 5 6 7

23. NO NAMA JABATAN GOLONGAN JUMLAH KET
1 2 3 4 5
FORM B
INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :

24. FORM C
REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :
NO
NAMA
JABATAN
JUMLAH BEBAN
KERJA JABATAN
(VOLUME KERJA X
NORMA WAKTU)
1 2 3
JUMLAH

25. FORM D
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT
EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
1. UNIT ORGANISASI :
2. SATUAN KERJA :
NO NAMA
JABATAN
JUMLAH
BEBAN
KERJA
JABATAN
PERHITUNGAN
JML
KEBUTUHAN PEG
JUMLAH PEG
YANG ADA
+/- E
J
P
J
KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9
JUMLAH

26. FORM E
REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,
TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)
SATUAN KERJA :
NO NAMA
UNIT
ORGANISASI
JUMLAH
BEBAN
KERJA
UNIT
JML
KEBUTUHAN
PEG
JUMLAH
PEG
YANG
ADA
+/- EU PU KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9
JUMLAH

27. BEBAN KERJA vs ORGANISASI
dan PEGAWAI
BEBAN KERJA
(TINGGI/
RENDAH)
Penataan pegawai
Penyempurnaan
Tatalaksana (Business
Process)
Penataan organisasi

28. VOLUME KERJA
Sejumlah kegiatan yang dilakukan
oleh unit organisasi atau pegawai/
pejabat dalam jangka waktu tertentu

29. NORMA WAKTU
Waktu wajar yang benar-benar
dipergunakan dalam menyelesaikan
satu satuan proses kegiatan oleh
pegawai yang memenuhi syarat untuk
menghasilkan suatu produk

30. BEBAN KERJA
Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada
volume kerja pegawai/ unit organisasi
dengan norma waktu penyelesaian
pekerjaannya yang dinyatakan dalam
jumlah satuan pekerjaan.

31. EFISIENSI KERJA
Tercapainya penyelesaian pekerjaan
dengan kualitas pelayanan yang baik, yaitu
tepat hasil (sesuai target) dan tepat waktu
(sesuai jadwal) dengan tidak melampaui
anggaran yang ditetapkan

32. PRESTASI KERJA
Nilai kemampuan hasil kerja
pegawai/ unit organisasi dalam
melaksanakan tugas

33. PENGUKURAN KERJA
Teknik yang direncanakan untuk menetapkan
waktu kerja efektif bagi seorang pegawai/
pejabat/ unit organisasi yang memenuhi syarat
untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu pada
tingkat prestasi yang telah ditentukan

34. JAM KERJA EFEKTIF
PER TAHUN
Waktu kerja wajar yang harus
dipergunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan dalam satu tahun

35. BEBAN KERJA
= JUMLAH VOLUME KERJA X NORMA WAKTU

36. JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI/
PEJABAT
BEBAN KERJA JABATAN
=
JAM KERJA EFEKTIF

37. EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT
(EU)
=
BEBAN KERJA UNIT
(JUMLAH PEGAWAI UNIT x JAM KERJA EFEKTIF)

38. EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS
JABATAN (EJ)
=
BEBAN KERJA JABATAN
(JUMLAH PEGAWAI JABATAN x JAM KERJA EFEKTIF)

39. SARANA
• Formulir A : PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
• Formulir B : INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JAB.
• Formulir C : REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JAB.
• Formulir D : PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/ PEG
• TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN
• PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
• Formulir E : REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEG,
• TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI
• KERJA UNIT (PU)

40. STANDAR BEBAN KERJA
Jumlah ukuran baku kemampuan pegawai/
unit organisasi melakukan kegiatan secara
wajar yang dibebankan kepadanya dalam
jangka waktu 1 tahun

41. STANDAR PENILAIAN PRESTASI KERJA
NILAI PREDIKAT SEBUTAN
>1 A Sangat Baik
0,90 s.d 1,00 B Baik
0,70 s.d 0,89 C Cukup
0,50 s.d 0,69 D Sedang
<0,50 E Kurang

42. KELEBIHAN PEGAWAI
• Memperluas pekerjaan dan memperbanyak jenis
produk;
• Pendelegasian wewenang/pembagian tugas;
• Mutasi;
• Penggabungan unit organisasi;
• Tidak menerima pegawai baru;
• Memperbanyak atau dilimpahkan kejabatan
fungsional;
• Rasionalisasi

43. KEKURANGAN PEGAWAI
• Penambahan pegawai;
• Penyederhanaan prosedur;
• Pembagian sif atau lembur;
• Pembentukan tim kerja.

44. EFISIEN
• Menaikan tipe kantor atau klasifikasi unit;
• Memecah/ memperluas kantor;
• Menambah jumlah pegawai;
• Promosi pegawai;
• Extensifikasi obyek/ wilayah kerja;
• penghargaan

45. INEFISIEN
• Mempersempit organisasi;
• Penggabungan fungsi;
• Penyederhanaan prosedur/ penghapusan langkah-
langkah yang tidak perlu;
• Intensifikasi obyek/ wilayah kerja;
• Mutasi pegawai;
• Penghapusan organisasi;
• Peningkatan kualitas peralatan;
• Pengiriman pegawai untuk diklat;
• Penambahan fasilitas;
• Distribusi/ pelimpahan wewenang;
• peringatan

46. WAKTU LUANG
Waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan
secara tidak produktif yaitu 30% dari jam kantor,
seperti kelelahan dasar (10%), keperluan pribadi
(10%), keadaan tempat kerja (5%) dan lain-lain

47. HASIL PELAKSANAAN
ANALISIS BEBAN KERJA
• STANDAR NORMA WAKTU
• JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI/
PEJABAT
• EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS JABATAN
(EJ)
• EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT (EU)

48. MENGHITUNG KEBUTUHAN
UNTUK JABATAN FUNGSIONAL
ANGKA KREDIT
Mengikuti pedoman instansi pembinanya:
Tenaga pendidikan
Berdasarkan pedoman Departemen Diknas
Tenaga Kesehatan
Berdasarkan pedoman Departemen Kesehatan
 Pengawas Keteranagkerjaan
Berdasarkan pedoman Depnakertrans

49. SETIAP INSTANSI DAPAT MELAKUKAN PERHITUNGAN BEBAN
KERJA METODA LAIN YANG DIANGGAP SESUAI DENGAN
KONDISI INSTANSINYA
Penentuan ALLOWANCE setiap instansi
disesuaikan dengan budaya kerja, etos kerja,
disiplin kerja, dan hal-hal lain yang menjadi kondisi
ditempat
Penentuan HARI LIBUR disesuaikan dengan kondisi
kedaerahan

50. 1. REFORMASI KELEMBAGAAN, SDM, TATALAKSANA,
AKUNTABILITAS, PENGAWASAN, DAN PELAYANAN
PUBLIK
2. PERUBAHAN SIKAP DAN PERILAKU
3. MEMBANGUN PNS BERBASIS E-GOVERNMENT
4. MEMBANGUN BIROKRAT ENTERPRENEUR
5. BUDAYA KERJA PRODUKTIF
6. ETIKA APARATUR NEGARA
7. PNS BERBASIS IPTEK DAN IMTAQ
8. PROFESIONAL, KINERJA PRODUKTIF, DAN AKHLAK
MULIA
9. PNS YANG MEMILIKI JIWA KORPS, KODE ETIK DAN
AHKLAK MULIA

51. C:yulian3slide rsd-dinkes.ppt