Mengapa membutuhkan Project Management? Menghemat waktu dengan merencanakan Proyek dengan benar dan mempertimbangkan semua faktor relevan yang dapat mempengaruhi hasilnya PM akan menghemat uang PM akan memberikan hasil yang lebih baik jika disiplin dengan pedoman Pekerjaan akan jauh lebih mudah dengan (1) kejelasan tujuan dan (2) mengelola sumber daya yang dimiliki serta (3) risiko yang teridentifikasi dan dikelola.

1. SMART dalam
Mengelola
Proyek (Project
Management)
Bersama SOBAT
Seta A. Wicaksana

2. Seta A. Wicaksana
0811 19 53 43
wicaksana@humanikaconsulting.com
• Business Psychologist
• Pendiri dan Direktur Humanika Consulting dan hipotest.com
• Dosen Tetap dan Peneliti di Fakultas Psikologi UP dan MM UP
• Penulis Buku: Sobat Way (2016), Industri dan Organisasi: Pendekatan
Integratif dalam menghadapi Perubahan (2020), Human Faktor
Engineering: Integratif Desain Manusia dan Lingkungan Kerja (2021),
Psikologi Industri dan Organisasi (2021), Psikologi Umum (2021),
Manajemen Pengembangan Talenta (2021), PIODiagnostik: Pengukuran
Psikologi di Lingkungan Kerja (2021), Transformasi Digital: Perspektif
Organisasi, Talenta dan Budaya Organisasi (2021), Psikologi Pelayanan
(2021) dan Psikologi Konsumen (2021), Psikologi Bisnis 1 dan Psikologi
Bisnis 2 (2022)
• Dosen Tidak Tetap di: Program Pasca Sarjana Ekonomi di Univ. Pancasila,
STP TRISAKTI, Fakultas Psikologi Universitas Mercu Buana, STIKOM IMA
• Certified of Assessor Talent Management
• Certified of Human Resources Manager
• Certified of Human Resources as a Business Partner
• Certified of Risk Professional
• Certified of HR Audit
• Ilmu Ekonomi dan Manajemen (MSDM) S3 Universitas Pancasila
• Fakultas Psikologi S1 dan S2 Universitas Indonesia
• Sekolah ikatan dinas Akademi Sandi Negara

3. Mengapa melakukan
Metode Project
Management
• Menghemat waktu dengan merencanakan Proyek dengan benar dan
mempertimbangkan semua faktor relevan yang dapat mempengaruhi hasilnya
• PM akan menghemat uang
• PM akan memberikan hasil yang lebih baik jika disiplin dengan pedoman
• Pekerjaan akan jauh lebih mudah dengan (1) kejelasan tujuan dan (2)
mengelola sumber daya yang dimiliki serta (3) risiko yang teridentifikasi dan
dikelola.

4. Penyebab
Project
Management
Gagal
1. Tujuan yang tidak jelas
2. Disiplin manajemen proyek dan
program yang buruk
3. Kurangnya dukungan dari berbagai
tingkatan
4. Kurangnya proses komunikasi yang
efektif
5. Anggota tim yang salah
6. Tidak ada ukuran untuk
mengevaluasi keberhasilan proyek
7. Tidak ada manajemen risiko
8. Ketidakmampuan untuk mengelola
perubahan

5. Faktor yang
mempengaruhi
keberhasilan
Project
Management
Source: NASA study, “Determination of Project Success,” 1974, by David C. Murphy, Bruce N. Baker, and Dalmar Fisher
• Koordinasi dan hubungan
• Kecukupan struktur dan pengendalian
• Keunikan, kepentingan, dan paparan
publik proyek
• Kriteria keberhasilan yang menonjol dan
konsensus
• Tekanan kompetitif dan anggaran
• Optimisme yang diturunkan dalam
konseptual dan dapat dijalankan
• Pengelolaan kemampuan internal dengan
tepat

6. Project
Management
adalah
• Proyek: Sekelompok tonggak atau
fase, kegiatan atau tugas yang
mendukung upaya untuk mencapai
sesuatu
• Manajemen: adalah proses
Perencanaan, Pengorganisasian,
Pengendalian dan Pengukuran
6

7. Proyek adalah…
• “Proses unik yang terdiri dari serangkaian
kegiatan yang terkoordinasi dan terkendali
dengan tanggal mulai dan selesai, yang dilakukan
untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan
persyaratan tertentu, termasuk batasan waktu,
biaya, kualitas, dan sumber daya”
• Proyek adalah serangkaian kegiatan yang
direncanakan
• Sebuah Proyek mempunyai ruang lingkup
• Sebuah Proyek memiliki kendala waktu, biaya,
kualitas dan sumber daya
Temporary Unique
Characteristics of
Projects
Temporary – Definitive beginning
and end
Unique – New undertaking,
unfamiliar ground

9. Karakteristik
Project
• Sarana untuk membawa perubahan
• Memiliki awal dan akhir yang pasti
(setelah tujuan atau hasil proyek
tercapai, proyek berakhir),
• Tujuan atau hasil proyek harus
SMART yaitu:
– Specific
– Measurable
– Achievable
– Realistic
– Time-bound
9

10. Karakterisik
Project
• Memiliki risiko tinggi (bisa gagal karena
berbagai faktor yang bertindak sendiri-
sendiri atau bersama-sama).
• Adalah tentang melakukan sesuatu yang
baru/baru (yang berarti pendekatan dan
cara baru dalam melakukan sesuatu harus
dikembangkan).
• Sumber daya manusia dan material
selalu dilibatkan.
• Waktu, Biaya dan kualitas selalu
dibatasi pada tingkat yang berbeda-beda.
10

11. Project Management
adalah
• Seni mengatur, memimpin,
melaporkan, dan menyelesaikan
suatu proyek melalui orang-orang
• Manajer proyek adalah orang yang
menyebabkan sesuatu terjadi.
• Penerapan pengetahuan,
keterampilan, alat dan teknik pada
tujuan (kegiatan) proyek untuk
memenuhi kebutuhan dan harapan
pemangku kepentingan.

12. Project
Management
berkaitan
dengan
• Perencanaan: adalah hal yang
paling penting dan menyita waktu kita
paling sedikit.
• Pengorganisasian: proses kerja,
pembagian kerja dan tanggung jawab
• Pengendalian: sangat penting jika
kita ingin menggunakan sumber daya
kita yang terbatas dengan bijak
• Mengukur: Untuk menentukan
apakah kita mencapai tujuan atau
memenuhi target?

13. Mengukur…….
• Apakah kita efisien?
• Apakah kita produktif?
• Apakah kita melakukan pekerjaan
dengan baik?
• Apa hasilnya?
• Apakah kita ingin menjadi seperti
itu?
If you can’t plan it, You can’t do it
If you can’t measure it, you can’t
manage it

14. Peran dari Project Manager
Process
Responsibilities
People
Responsibilities
• Project issues
• Disseminating project information
• Mitigating project risk
• Quality
• Managing scope
• Metrics
• Managing the overall work plan
• Implementing standard processes
• Establishing leadership skills
• Setting expectations
• Team building
• Communicator skills

15. The Project Team
Project
(Project Manager)
 Manager
 Manager
 Manager  Manager
 Manager
 Manager
 Manager

16. Ketrampilan yang
Disarankan dalam
Menjalankan Manajemen
Proyek
Manajer proyek membutuhkan
keterampilan “Hard” dan “Soft”.
Hard skill - mencakup pengetahuan
produk dan mengetahui cara
menggunakan berbagai alat dan teknik
manajemen proyek.
Soft skill - mencakup kemampuan
bekerja dengan berbagai tipe orang.
Information Technology Project Management – Thomson Course Technology

17. 10 Hard Skills yang
harus dikuasi dalam
Project Management
• project integration,
• scope,
• time,
• cost,
• quality,
• human resource,
• communications,
• risk,
• procurement, and
• stakeholder management
Information Technology Project Management, Eighth Edition

18. 10 Soft Skills
yang harus
dikuasai dalam
Project
Management
1. People skills
2. Leadership
3. Listening
4. Integrity, ethical behavior, consistent
5. Strong at building trust
6. Verbal communication
7. Strong at building teams
8. Conflict resolution, conflict management
9. Critical thinking, problem solving
10. Understands, balances priorities
Information Technology Project Management, Eighth Edition

19. Kemampuan yang
diharapkan di Tim
Kerja
• Keberagaman pengetahuan
diperlukan
• Lintas fungsi
• Mengarahkan diri sendiri
• Seringkali ad-hoc atau sementara
• Sering didistribusikan (secara
geografis)
• Disiplin dan patuh terhadap
jadwal dan tanggung jawab tugas

20. Peran pemahaman terkait
dalam pengelolaan Tim di
PM
• Pahami proses membangun tim
• Pelajari cara merencanakan dan
mengembangkan ide secara efektif melalui
tim
• Pelajari cara bernegosiasi secara efektif
ketika pihak-pihak tidak setuju
• Memahami pentingnya membangun
konsensus -- bekerja sama menuju tujuan
yang sama
• Keberhasilan proyek bergantung pada
pengembangan tim inti

21. Project personnel skills
• Technical
• Political
• Problem-oriented
– (vs. discipline-oriented)
• Goal-oriented
• Flexibility, adaptability
• High self-esteem
– can handle failure, risk, uncertainty,
unexpected
– can share blame and credit

22. SCOPE (Requirements)
“Trade Off” Triangle”
PROJECT
RISK

23. Bagaimana Mengkaitkan?
Mana yang duluan?
SCOPE
Prioritize, Optimize, Accept

24. Triple Contraint
Increased Scope = increased
time + increased cost
Tight Time = increased costs +
reduced scope
Tight Budget = increased time
+ reduced scope.

25. Dampak Risiko
Threat → Scope → Poor Quality Product
Threat → Schedule → Late Delivery
Threat → Cost → Overspend

26. SCOPE
• Ruang lingkupnya mencakup
serangkaian tugas yang diperlukan
untuk mencapai tujuan program. (ini
merupakan proses untuk
memastikan bahwa proyek HANYA
mencakup semua pekerjaan yang
diperlukan untuk menyelesaikan
proyek dengan sukses).
• Ruang lingkup adalah salah satu
dari tiga elemen utama yang harus
dijaga keseimbangan dalam
segitiga kendala proyek.
26

27. Resources
• SDM
• Peralatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan proyek
• Elemen-elemen penting ini akan
menciptakan pengeluaran dan
bergantung pada anggaran proyek.
• Dana yang diberikan bersifat
tetap untuk keseluruhan periode
proyek serta anggaran dan
ketersediaan sumber daya.
• Setiap kenaikan setelah
persetujuan anggaran dan
dimulainya proyek akan ditanggung
oleh pemohon atau pendanaan
pelengkap di tempat lain.
27

28. Schedule
• Menunjukkan waktu dan urutan
berbagai tugas serta total durasi
proyek.
• Meskipun waktunya dapat sedikit
diubah sesuai dengan kebutuhan yang
berbeda-beda, pendanaan tidak dapat
diminta (yaitu perpanjangan beberapa
bulan untuk menyelesaikan hasil
proyek).
* Kita harus mencatat bahwa tidak ada
proyek yang berjalan sesuai dengan
rencana awal. Manajemen proyek yang
sukses adalah proses perencanaan dan
revisi yang berkelanjutan.
28

29. Alat dan Teknik
Manajemen Proyek
• Alat dan teknik manajemen proyek
membantu manajer proyek dan timnya
dalam berbagai aspek manajemen
proyek
• Beberapa yang spesifik termasuk
– Piagam Proyek, pernyataan ruang
lingkup, dan WBS (struktur rincian
kerja) (ruang lingkup)
– Bagan Gantt, diagram jaringan,
analisis jalur kritis, penjadwalan
rantai kritis (waktu)
– Perkiraan biaya dan manajemen
nilai yang diperoleh (biaya)
29

30. Work
Breakdown
Structure
Untuk mendefinisikan dan
mengatur keseluruhan ruang
lingkup suatu proyek.

31. • The WBS is on the left, and each
task’s start and finish date
• are shown on the right using a
calendar timescale. Early Gantt
• Charts, first used in 1917, were drawn
by hand.
31
Sample Gantt Chart

32. • In recent years, organizations have
been taking advantage of software
• to help manage their projects
throughout the enterprise.
32
Sample Enterprise Project Management Tool

33. Project
Life
Cycle
1–33
FIGURE 1.1

34. Keberhasilan
Proyek
Information Technology Project Management, Eighth Edition
• Proyek ini menetapkan sasaran ruang
lingkup, waktu, dan biaya
• Proyek ini memuaskan
pelanggan/sponsor
• Hasil dari proyek ini menetapkan tujuan
utamanya, seperti menghasilkan atau
menghemat sejumlah uang,
memberikan laba atas investasi yang
baik, atau sekadar membuat sponsor
senang.
34

35. Dukungan dan
keterlibatan
semua pihak
Tujuan bisnis
yang jelas
Kematangan
emosi
Mengoptimalkan
cakupan
Proses tangkas
Keahlian
manajemen
proyek
Sumber daya
yang terampil
Eksekusi
Alat dan
infrastruktur
*The Standish Group, “CHAOS Manifesto
2013: Think Big, Act Small” (2013).

36. SOBATWAY
HIGH PERFORMANCE PEOPLE
Shifting the
paradigm
•Stop depending
old experiences
•Opportunity
must be
pursued
•Begin with the
end in mind
•Ally with your
rivals
•Tell the whole
truth
Obstacle
Clearance
•Set a high target
•Optimistic
•Bad is good
•Alternatives
Oriented
•Time is not
Constraint
Basic Values
•Sense of
Commitment
•Originality
•Bold and virtue
•Abundance
mentality
•Teamship
Applied Skills
•Sense of
Purpose
•Open
Communication
•Building Trust
•Agility Learning
•Take care to
Others
(developing
others)
Track to The Top
•Start
•Order
•Breakthrough
•Accelerate
•Transform

37. Shifting your
Paradigm
• Stop depending old
experiences
• Opportunity must be
pursued
• Begin with the end in mind
• Ally with your rivals
• Tell the whole truth

38. Obstacle Clearance
• Set a high target
• Optimistic
• Bad is good
• Alternatives Oriented
• Time is not Constraint

39. Basic Values

40. Applied Skills
• Self Awareness
• Open Communication
• Building Trust
• Agility Learning
• Take care to Others
(developing others)

41. START
ORGA
NIZE
BREAKTH
ROUGH
ACCEL
ERATE
TRANSFORM
Mission &
Vision, Idea
& Concept
Business
Process,
Policy, SOP
Coaching,
mentoring,
counselling
Operational,
implement,
execution
TEAM PROCESS
HIGH PERFORMANCE PEOPLE

42. Learning and Giving for
Better Indonesia
www.humanikaconsulting.com