xxx

1. Analisis Beban Kerja
1. 1. ANALISIS JABATAN DAN PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI (
MUSKAMAL.S.Sos, M.SIi)PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
APARATUR II LANJL.RAYA BARUGA NOMOR 48 ANTANG - MAKASSARTELP. (0411)
490101 (Operator), 490108 (Kabid K3SDA), 490109 (Kabid KMKPOA), 490110(Kabid Diklat
Aparatur), Fax(0411) 490110
2. 2. LATAR BELAKANG• Peraturan bersama Menteri PAN dan RB Menteri dalam negeri , dan
menteri keuangan Nomor : 02/SPB/M-RB/8/2011/800- 632 Tahun 2011 Tanggal : 24
Agustus 2011• Pasal 3 Ayat (1) “ Dalam masa penundaan dilakukan perhitungan jumlah
kebutuhan pegawai negeri sipil yang tepat berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja “•
Pasal 6 “ Instansi Pusat dan daerah selain menghitung jumlah kebutuhan PNS juga
menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 ( lima ) tahun kedepan
3. 3. FAKTOR –FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN• Standar Kemampuan Rata-Rata
Norma waktu Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu, dalam perhitungannya
digunakan rumus : Norma waktu = orang x Waktu Hasil Contoh : Operator komputer dalam
waktu 60 detik dapat menghasilkan beberapa lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan
4. 4. Norma Hasil Norma Hasil adalah standar kemampuan rata- rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam
waktu beberapa lama, Dalam penghitungannya digunakan rumus : Norma Hasil = Hasil
Orang x waktu Contoh : Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan
teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60
menitStandar kemampuan rata –rata ( Lanjutan
5. 5. WAKTU KERJAJam Kerja efektif (JKE) terdiri dari jumlah jamkerja formal dikurangi
dengan waktu kerja yanghilang karena tidak bekerja seperti melepaslelah, istirahat makan
dan sebagainya.Dalam menghitung jam kerja efektif digunakanukuran sebagai berikut :a.
JKE Perhari = 1 hari x 5 jam= 300 mntb. JKE Perminggu = 5 hari x 5 jama = 25 jam = 1.500
mntc. JKE Perbulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6000 mntd. JKE Pertahun = 240 hari x 5
jam = 1.200 = 72.000 mnt
6. 6. Perlu diperhatikan juga bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanya hanya satu jenisMetode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya fisik atau bersifat kebendaanPendekatan hasil kerja adalah metode penghitungan
kebutuhan pegawai dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja
jabatanPERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI (1)Pendekatan Hasil Kerja
7. 7. Lanjutan Penghitungan kebutuhan (1)Rumus : ∑ Beban kerja x 1 Orang Orang Standar
kemampuan Rata-rataContoh :Jabatan : Operator KomputerHasil kerja : Data entrianBeban
kerja : 200 Data entrianStandar KemampuanRata-rata ; 300 data/HariKebutuhan Pegawai =
200 data entrian X 1 Orang 30 Data perhari = 6,7 Orang = 7 Orang (dibulatkan )
8. 8. Waktu kerja Efektif ( WKE) Adalah jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 Hari Waktu
penyelesaian Tugas ( WPT) Adalah waktu yang digunakan dalam menyelesaikan tugas
tersebutPENGHITUNGAN KEBUTUHANPEGAWAI (Pendekatan Tugas pertugas )• Metode
ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam, artinya Hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. Rumus :
∑ WPT X 1 Orang WKE/Hari
9. 9. CONTOH PERHITUNGAN KEBUTUHANPEGAWAIJabatan Pemroses Naskah Perjanjian
Kerjasama dan kontrak pada SubBagianBantuan Hukum.No Uraian Tugas Satuan Waktu
Standar Beban Pegawai Hasil penyelesaian kinerja kerja yang dibutuhkan1 Menerima dan
Laporan 15 mnt 300 mnt 7 0,35 mengumpulkan laporan2 Mensortir dan Laporan 30 mnt 300
mnt 6 0,6 mengklarifikasi laporan3 Menyiapkan data Kegiatan 15 mnt 72.000 1 0,002 beban
kerja mnt4 Melaporkan kepada Laporan 15 mnt 72.000 1 0,002 Pimpinan bahan mnt konsep

2. laporan tahun5 Melaksanakan tugas Kegiatan 5 mnt 300 mnt 3 0,05 lain yang diberikan oleh
pimpinanJumlah = 1,004
10. 10. TERIMA KASIH
https://image.slidesharecdn.com/contohpengisiananjab-130626001916-phpapp02/85/contoh-
pengisian-anjab-6-320.jpg?cb=1372205988

3. Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai
yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat
memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan
unit kerja.
 Metode Analisis Beban Kerja
Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu :
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi
sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan
tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan -
persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.
Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang
menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik.Kegiatan dan hubungan antar unitorganisasi perlu dibuatkan
secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa
pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja.
Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya
ukuran beban tugas,hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian ukuran beb an tidak
hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.
2. Pendekatan analisis jabatan
Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada
jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan baik aspek material
maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas
jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas
dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja.
Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unitdan sub unitterbagi habis
dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan,
penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain :
1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;
2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
3. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat);
4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja;
6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja
3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi
maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.
 Teknik Penghitungan Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja.
Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan,
misalnya mingguan atau bulanan. Volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu
hingga kini belum banyak diperoleh sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan dalam
analisis beban kerja.
Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat“praktis empiris”, yaitu perhitungan yang
didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa lalu,sesuai judgement disana-sini dalam
pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :
1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.

4. 3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
5. Waktu kerja efektif.
6. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret
Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Satuan hasil kerja.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Target waktu kerja dalam satuan waktu.
5. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
6. Waktu kerja efektif.
Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit, hal yang dapat
dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi dengan kerja untuk menghasilkan berbagai
produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jas a).
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum
Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan
sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :
1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun satuannya, sehingga ag ar
dapatdiukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga
memiliki satu kesatuan.
Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah merupakan
variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti volume kerja setiap waktu dapat berubah,
sedangkan waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut (yang selanjutnya akan
disebutnorma waktu) relatiftetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban
kerja.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja merupakan hasil kali
volumekerja dengan norma waktu.
Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada, sedangkan norma
waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan dijadikan faktor tetap dalam setiap melakukan
analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi tidak terdapat perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut
berubah

5. Tahapan untuk Melakukan AnalisaBeban Kerjasecara Efektif
Analisis beban kerja sangat berkaitan dengan penyusunan kebutuhan pegawai.
Penyusunan kebutuhan pegawai tersebut terdiri dari tugas pokok dan fungsi, analisis
dan informasi jabatan seperti nama dan ikhtisar jabatan, uraian tugas, kemudian
analisis beban kerja, kebutuhan pegawai, dan peta jabatan kebutuhan.
Lalu apakah manfaat dari sebuah analisis jabatan beserta dengan beban kerjanya?
Kegiatan analisis dimulai dari peraturan yang mengatur adanya analisis jabatan,
penghitungan beban kerja, dan evaluasi jabatan. Hasilnya adalah uraian jabatan, beban
kerja per jabatan, peta dan bobot jabatan.
Download Materi Pelatihan tentang
Workload Analysis atau Analisa
Beban Kerja disini
Sedangkan untuk penggunaannya terdiri dari penataan kelembagaan, penataan
sumber daya alam di bidang aparatur, penyusunan dan juga penyempurnaan prosedur
kerja.
Penjelasan lebih lanjut mengenai penggunaan analisis jabatan dan beban kerja untuk
pegawai adalah sebagai berikut. Hasil beban dari kerja evaluasi jabatan adalah
deskripsi kerja, peta jabatan, beban kerja per jabatan, dan bobot jabatan. Kesemua
faktor tersebut nantinya berkaitan dengan standar kompetensi , syarat jabatan, indikator
kerja pegawai, nilai dan peringkat jabatan.
Secara umum, ada tujuh penggunaan analisis jabatan yaitu sebagai penyusunan dari
formasi pegawai, rekruitmen dan penempatan pegawai, penataan pegawai, bagaimana
cara menyusun pola karier, bagaimana cara menerapkan manajemen kinerja,
bagaimana cara merencanakan kebutuhan diklat, dan bagaimana cara menyusun
sistem remunerasi berdasarkan pada bobot jabatan dan kinerjanya.
Dari penggunaan yang sudah disebutkan, hasil yang akan muncul terdiri dari lima
bagian yaitu adanya jumlah, kualitas, distribusi, komposisi pegawai yang diatur
berdasarkan beban kerja, penempatan dari pegawai yang sesuai pada bidangnya,
pegawai dapat mengembangkan karier yang diinginkan sesuai dengan kompetensi
yang dimiliki, adanya sistem remunerasi yang layak dan juga adil, juga adanya kinerja
sumber daya alam dari aparatur yang bekerja lebih optimal.

6. Analisis beban kerja adalah teknik yang digunakan untuk menentukan berapa banyak
jumlah dan juga jenis pekerjaan pada unit organisasi. Analisis ini dilakukan secara
sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan seperti memperhatikan atau
teknik manajemen.
Metode dari analisis beban kerja dibagi menjadi tiga bagian yaitu metode daftar
pertanyaan, wawancara, dan pengamatan langsung.
Metode daftar pertanyaan adalah metode yang digunakan dengan cara menyusun
daftar pertanyaan terbuka yang berisikan uraian tugas yang berasal dari setiap
pegawai/pemegang jabatanyang dilihat sesuai dengan hasil analisis jabatan. Uraian
dari tugas-tugas ini masih bisa disesuaikan dengan tugas-tugas lain yang berdatangan.
Hal ini terjadi karena adanya perubahan dari peraturan undang-undang yang berlaku,
tentang apa yang disampaikan kepada satuan kerja atau unit yang menjadi sasaran.
Metode yang kedua adalah metode wawancara, metode ini adalah metode yang
digunakan untuk mewawancarai setiap pegawai atau pemegang jabatan yang memiliki
tugas pokok dan fungsi tertentu yang dikerjakan oleh setiap individu.
Metode yang terakhir adalah metode pengamatan langsung yaitu metode untuk
mengamati secara langsung apa pekerjaan yang dipegang oleh seorang pemegang
jabatan. Lalu bagaimana cara menghitung beban kerja?
Caranya adalah dengan mengolah data laporan beban kerja yang dilakukan oleh unit
pelaksanaan. Setelah itu, data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi
menghitung isi kerja dengan cara sebagai berikut : isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu
setelah semua jenis produk dikalkulasikan, tentukan jumlah dari isi kerja jabatan dan
unit melalui cara satuan orang per jam (QJ).
Ada sekitar empat waktu kerja yang efektif yaitu waktu kerja per hari, minggu, bulan,
dan tahun. Rumus yang ditetapkan untuk rumus waktu kerja efektif per hari adalah 1
hari x 7 jam x 60 menit = 420 menit.
Sedangkan waktu kerja efektif yang berlaku setiap minggu adalah 5 hari x 7 jam x x 60
menit = 2.100 menit. Waktu kerja efektif yang berlaku untuk setiap bulan adalah 20 hari
x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.
Untuk waktu kerja efektif yang ditetapkan setiap tahun adalah 240 hari x 7 jam x 60
menit = 100.800 menit.
Rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan beserta dengan hasil hitung dari jumlah
kebutuhan pegawai per jabatan yaitu waktu penyelesaian kerja dikali dengan beban
kerja dibagi dengan waktu kerja efektif