Dokumen tersebut membahas pengelolaan arsip elektronik, termasuk definisi arsip elektronik, karakteristiknya, dan bagaimana mengelola arsip elektronik dengan membangun proses bisnis berbasis elektronik dan sistem yang mengikuti best practice keamanan informasi serta komitmen jangka panjang.

1. Pengelolaan Arsip
Elektronik
Hendro Wicaksono
Prodi Manajemen Rekod dan Arsip, Vokasi Universitas Indonesia
Dosen Database, Metadata & Otomasi Kearsipan

2. Hendro Wicaksono
Analis data dan informasi, Ditjen Dikdasmen Kemdikbud
Penasehat Asosiasi Arsiparis Indonesia (chapter DKI)
Dosen Metadata, Database dan Otomasi pada program
Manajemen Rekod dan Arsip, program Vokasi UI
Founder dan developer aplikasi opensource:
- SLiMS (otomasi perpustakaan)
- OpenRecords (otomasi kearsipan)

3. Mari mulai dengan pertanyaan
yang paling mendasar:
Apa itu Arsip?

4. Karakteristrik
Arsip

5. Merupakan informasi terekam
(recorded information)
ISAD/G menggunakan
istilah dokumen

6. Merupakan hasil samping (by-
product)
dari aktifitas / proses bisnis
organisasi / individu

7. Nilai pembuktian
(evidence value)

8. Kesepakatan sosial
Payung/jaminan hukum

9. Recorded
Information
Records include all books, papers, maps, photographs, machine
readable materials, or other documentary materials, regardless of
physical form or characteristics, made or received by an agency of the
United States Government under Federal law or in connection with the
transaction of public business and preserved or appropriate for
preservation by that agency or its legitimate successor as evidence of
the organization, functions, policies, decisions, procedures, operations
or other activities of the Government or because of the informational
value of the data in them. (44 U.S.C. 3301)
Kesepakatan sosial
/ Payung hukum
Evidence
value
By-product
of activities

10. DEFINISI
RECORD
OLEH ICA
(ISAD)
"recorded information in
any form or medium,
created or received and
maintained, by an
organization or person in
the transaction of
business or the conduct
of affairs"

11. DEFINISI
ARSIP
UU 43 THN
2009
• Arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik,organisasi
kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat
berbangsa, dan bernegara.

12. Electronic, or machine-readable records, are records on
electronic storage media (A Glossary for Archivists,
Manuscript Curators, and Records Managers, Society of
American Archivists: Chicago, 1992 p. 12).
Electronic record, as defined in NARA regulations (36 CFR
1234.2), means any information that is recorded in a form
that only a computer can process and that satisfies the
definition of a Federal record per the Federal Records Act
definition supplied above. Federal electronic records are not
necessarily kept in a "recordkeeping system" but may reside
in a generic electronic information system or are produced
by an application such as word processing or electronic mail.

13. Karakteristik arsip elektronik
Born-digital, ketika tercipta
sudah langsung bentuk
elektronik.

14. Karakteristik arsip elektronik
Disimpan dalam media
penyimpanan dan
terbacakan
mesin/komputer.

15. Karakteristik arsip elektronik
Biasanya dihasilkan
otomatis (generated) dari
sistem berbasis elektronik.

16. Karakteristik arsip elektronik
Memenuhi 4 kaidah
karakteristik arsip secara
umu.

17. DEFINISI
ELECTRONIC
RECORD
RECORD
MANAGEMENTS ACT
• An electronic record is a record
created, generated, sent,
communicated, received, or
stored by electronic means.
Like paper records, electronic
records require a long-term
records management strategy.

18. DEFINISI
ARSIP
ELEKTRONIK
PERKA ANRI
Arsip elektronik adalah arsip
yang diciptakan (dibuat atau
diterima dan disimpan) dalam
format elektronik.

19. KONTINUUM
REKOD
1. Pembuatan
Dokumen
2. Penambahan
Informasi
3. Penataan memori
4. Plurasisasi memori

20. KONTINUUM REKOD, EMPAT PRINSIP
• bahwa konsep “record” diartikan sebagai arsip secara inklusif, baik arsip dinamis
maupun statis. Untuk Indonesia, hal ini akan memudahkan karena cukup kita artikan
“arsip” saja tanpa ada embel-embel dinamis atau statis.
• Fokus records sebagai entitas logika, bukan entitas fisik semata. Baik dalam bentuk
arsip kertas maupun elektronik.
• Institusionalisasi peran profesi tata arsip dinamis memerlukan perhatian yang kuat atas
keterlibatan tata arsip dinamis ke dalam proses dan tujuan bisnis (arsip dinamis yang
masih ada di unit-unit pencipta) dan tujuan sosial (arsip statis).
• Ilmu kearsipan merupakan fondasi untuk mengelola pengetahuan tentang tata arsip
dinamis. pengetahuan tersebut bersifat revisable namun dapat distrukturisasikan dan
dieksplorasi dalam rangka penerapan prinsip-prinsip tindakan di masa lalu, masa kini,
dan masa yang akan datang... (Upward 1996, 275-277).

22. Bagaimana mengelola arsip
elektronik
Membangun proses bisnis
yang berbasis elektronik.

23. Bagaimana mengelola arsip
elektronik
Sistem yang dibangun sebaiknya
mengikuti best-practice SI:
terintegrasi dengan digital
signature, forensic-ready, aman,
reliable, dll

24. Bagaimana mengelola arsip
elektronik
Membangun kesepakatan
sosial

25. Bagaimana mengelola arsip
elektronik
Komitmen jangka panjang