Dokumen ini membahas pentingnya sistem pengelolaan arsip, termasuk tujuan dan metode filing, serta permasalahan yang muncul dalam kearsipan. Beberapa solusi untuk permasalahan tersebut meliputi peningkatan SDM, pemanfaatan teknologi, dan penataan yang lebih baik. Selain itu, dokumen juga menjelaskan perlunya peralatan dan prosedur yang efisien dalam penyimpanan arsip.

1. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
POKOK BAHASAN
A.
B.
C.
D.
Lingkaran Kehidupan Arsip
Filing dan Tujuannya
Unsur Dasar & Peralatannya
Permasalahan Kearsipan

2. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
LingkaranLingkaran KKehidupanehidupan AArsiprsip
(Life spand of control archive)(Life spand of control archive)
LingkaranLingkaran KKehidupanehidupan AArsiprsip
(Life spand of control archive)(Life spand of control archive)

3. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Filing dan TujuannyaFiling dan Tujuannya
Filing adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas
dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur sistematis,
sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali
secara tepat dan tepat.
Tujuannya:
1. Menyediakan warkat jika diperlukan
2. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari
3. Mengumpulkan warkat yang berhubungan satu sama lain
4. Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya
5. Mengamankan warkat penting dari pencurian dan kebakaran
6. Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang
terkandung pada warkat, khususnya warkat rahasia

4. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
1.Filing Sistem Abjad
(Alfabetic system)
Sistem Abjad merupakan
dasar dari semua sistem
lainnya.
Dasar-dasar Filing yang sering dijumpaiDasar-dasar Filing yang sering dijumpai

5. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
2. Filing Sistem Subyek (Subject System)

6. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
3. Filing Sistem Nomor (Numeric System)

7. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
4. Filing Sistem Wilayah (Geographic System)

8. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
5. Filing Sistem Kronologis (Chronology System)

9. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Unsur-unsur Dasar
Penyelenggaraan Filing
Unsur-unsur Dasar
Penyelenggaraan Filing
1. Pegawai yang memenuhi syarat, terlatih dalam
melaksanakan/mengurus arsip pada umumnya dan
sistem filing khususnya.
2. Prosedur kerja yang sederhana dan efektif
3. Perlengkapan minimal yang layak
4. Tempat penyimpanan yang memenuhi persyaratan
bagi keamanan arsip
5. Perlunya laporan secara teratur

10. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Peralatan FilingPeralatan Filing
1. Sekat atau guide, digunakan sebagai pemisah
sekaligus petunjuk antara kelompok masalah yang
satu dan kelompok masalah yang lain sesuai dengan
penggolongan masalah pada klasifikasi arsip.
2. Folder, digunakan sebagai tempat penyimpan
lembaran arsip atau dokumen.
3. Filling Cabinet atau lemari arsip sebagai tempat
menyimpan berkas atau folder.
4. Rak arsip (baik dari kayu maupun dari metal)

11. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Sekat atau guide Folder,

12. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
• Filling Cabinet
• Rak arsip
Lemari arsip pintu masuk ke dalam
Lemari arsip dengan
sistem pintu masuk ke
dalam dinding lemari dapat
menghemat pemakaian
ruangan, karena daun
pintu masuk ke dalam sisi
lemari ketika dibuka

13. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Compact Rolling Shelving
Merupakan lemari penyimpan arsip
yang disusun sejajar di atas rel dan
menggunakan bantuan roda, sehingga
mudah untuk digerakkan/dirapatkan
satu dengan yang lain.
Terbuat dari bahan Cold Rolled Steel
Plate (SPSS) denagn ketebalan 0.8mm
dan dilapisi dengan cat oven.
Sangat tepat untuk menyimpan map
ordner, box arsip atau map gantung.
Rak baja ketebalan 1.2mm maupun rel
penggantung dapat diatur tinggi
rendahnya sesuai dengan kebutuhan.

14. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Rotary Filing System
Lemari dengan sistem berputar
didukung dengan penggunaan
pintu bergeser ke dalam (retracting
door) menyebabkan sistem ini
lebih menghemat tempat dengan
daya tampung yang besar
dibandingkan dengan lemari
biasa.
Efisiensi total pada sistim
pengarsipan
Hemat Ruangan (60%)
Hemat Waktu
Tanpa Resiko kesalahan indexing

15. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Permasalahan KearsipanPermasalahan Kearsipan
1. Arsip diterima, kemudian disimpan, tetapi tidak dapat
ditemukan lagi karena sesuatu hal,
2. Kalaupun ditemukan tapi memerlukan waktu yg
panjang utk menemukannya krn hampir membongkari
tumpukan-tumpukan atau berkas-berkas arsip,
3. Arsip makin hari makin bertambah volumenya, akibat
dari pertambahan volume tsb maka antara arsip yg
berguna & arsip yg tdk bernilai guna bercampur aduk,
4. Peningkatan volume arsip berakibat pula kurangnya
tempat penyimpanan, sehingga sering dipaksakan
dipergunakan untuk menampung arsip dengan
melebihi kapasitas tempat penyimpanan,
5. Sarana dalam mengendalikan pengurusan arsip amat
sederhana, bahkan kadang-kadang terlalu minim, dan
6. Kurangnya tenaga terlatih untuk mengurus arsip,
bahkan tidak jarang bagian arsip ditangani oleh
pegawai yang tidak terlatih.

16. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Usaha PemecahanUsaha Pemecahan
1. Menyusun perencanaan kearsipan (general policy of records
management) sesempurna mungkin.
2. Mempersiapkan aparatur di bidang kearsipan yang mampu
berinovasi dalam menciptakan sistem informasi kearsipan dengan
mengikuti perkembangan teknologi.
3. Penataan dan penyimpanan dokumen ulang (melirik untuk
menggunakan penyimpanan elektronik).
4. Peningkatan SDM di bidang kearsipan adalah suatu upaya
konkrit dalam menunjang penataan arsip yang proporsional.
5. Perlu ditanamkan bahwa bagian kearsipan berderajat sama
dengan bagian yang lain,
6. Melakukan pemasyarakatan kearsipan yang merupakan aspek
yang sangat penting dalam upaya menumbuhkan kondisi sadar
arsip di kalangan aparatur pemerintah, swasta dan masyarakat.
7. Penyelenggaraan penyusutan arsip secara berkala.

17. Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Padang, 08 april 2013
SEE YOU.....SEE YOU.....