Dokumen tersebut membahas beberapa sistem kearsipan yang dapat digunakan dalam penyimpanan dokumen, yaitu sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem subjek. Setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri dalam penerapannya.
Arsip Fasilitatif Fungsi Keuangan dan Fungsi Kepegawaian adalah Arsip yang berkaitan dengan Bidang Keuangan/Fiskal dan Kepegawaian yang meliputi Perencanaan, Pelaksanaan, Pengawasan, dan Pertanggungjawaban Keuangan Arsip PNS dan Pejabat Negara
Arsip Fasilitatif Fungsi Keuangan dan Fungsi Kepegawaian adalah Arsip yang berkaitan dengan Bidang Keuangan/Fiskal dan Kepegawaian yang meliputi Perencanaan, Pelaksanaan, Pengawasan, dan Pertanggungjawaban Keuangan Arsip PNS dan Pejabat Negara
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi
apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi
apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Kampung Keluarga Berkualitas merupakan salah satu wadah yang sangat strategis untuk mengimplementasikan kegiatan-kegiatan prioritas Program Bangga Kencana secara utuh di lini
lapangan dalam rangka menyelaraskan pelaksanaan program-program yang dilaksanakan Desa
3. Adalah penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti
cara mengatur penyimpanan arsip dengan diurutkan
menurut urutan abjad A sampai Z. Contoh:A - G
H - N
O - S
T - Z
O - S
OO
O
Q
P
O
Pt – Pz
Po – Ps
Ph – Pn
Pa – Pg
P
5. Beberapa Alasan Pemilihan Sistem Abjad
Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa
harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak
kita bisa berargumen sebagai berikut:
Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
6. Keuntungan Penggunaan Sistem Abjad
Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan
berkelompok menjadi satu
Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam
satu map
Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
Mudah diterapkan
7. Kerugian Penggunaan Sistem Abjad
Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama
belakangnya
Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
Harus mempergunakan peraturan mengindeks
Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti,
karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan
menemukan kembali arsip.
9. Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau
tanggal penerimaan surat. Contoh untuk surat masuk memakai tanggal
kapan surat itu diterima, dan untuk surat keluar memakai tanggal yang
tertera pada surat yang dikirim itu.
Contoh pengaturan lemari arsip
2013
2012
2011
2010
Dalam laci 2013 terdapat 12 guide / pembatas yang terdiri dari
masing-masing bulan dalam setahun
Dalam tiap guide bulan terdapat 28,29,30 atau 31 map tergantung
jumlah hari pada tiap bulannya
Secara keseluruhan berarti sistem kronologis terdiri dari 12 folder
dan 365 map.
12. Kelebihan
Memberikan keterangan yang real untuk penyelesaian masalah
Pencarian arsip akan lebih terarah
Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
13. Adalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar kode
nomor penyimpanan arsip (Bukan nomor yang tertera bawaan dari surat/arsip)
Ada 2 macam sistem penyimpanan
nomor
1. Sistem terminal digit (nomor terakhir)
2. Sistem klasifikasi desimal
14. 1. Sistem terminal digit (nomor terakhir)
Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Lemari terdiri dari 10 laci
2. Lembar petunjuk atau guide ditiap laci sebanyak 10
3. Tiap guide terdapat 10 map (sehingga keseluruhan ada 10 laci, 100 guide dan
1000 map)
4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk.
- Unit pertama, 2 nomor dari belakang adalah petunjuk nomor laci dan guide.
Contoh : 12345
- Unit kedua, 1 nomor setelahnya adalah petunjuk nomor map. Contoh : 12345
- Unit ketiga, digit nomor sisanya adalah petunjuk nomor urutan surat pada
map. Contoh : 12345
15. 1. Sistem Klasifikasi desimal
Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
Sama seperti terminal digit, perbedaanya terletak pada nomor yang dipakai pada laci,
guide dan map. Kalau Terminal digit puluhan sedangkan klasifikasi decimal adalah
ratusan.
Contoh kodenya : 210.12
4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk.
- Unit pertama, 1 nomor dari depan adalah petunjuk nomor laci
Contoh : 214.12
- Unit kedua, nomor kedua adalah petunjuk nomor guide.
Contoh : 214.12
- Unit ketiga, nomor ketiga adalah petunjuk nomor map. Contoh : 214.12
- Unit keempat, nomor setelah tanda titik atau koma adalah petunjuk nomor urutan
surat pada map. Contoh : 214.12
16.
17. Sistem geografis atau
wilayah adalah suatu sistem
penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang
menjadi alamat suatu surat.
Apa sistem geografis itu?
18. Berdasarkankebutuhan
Di bagi 3 tingkatan:
menurut nama negara,
nama pembagian wilayah
administrasi Negara.
nama pembagian wilayah
administrasi khusus.
19. 1. Mudah mencari keterangan
bila letak wilayah telah di ketahui
2. Apabila terjadi penyimpanan-
penyimpanan arsip, dapat segera
di ketahui.
20. 1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan,
apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah
meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk
yang menggambarkan batas-batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-
masing cabang atau perwakilan.
21.
22.
23. Laci pertama Jawa Madura
terdapat guide Jateng, jabar, jatim, DIY, DKI, Madur
Dalam guide jateng (Jawa tengah ) terdapat map
nama-nama kota : Salatiga, Semarang, Kudus, Pati,
Tegal, Cilacap dll
Dalam map-map kota itulah letak arsipnya
Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar wilayah kerja dari
organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat dikelompokan atas dasar wilayah kerja.
Contoh : dalam lemari arsip ada 4 laci
24.
25.
26.
27. Tujuan pembuatan daftar
klasifikasi subjek adalah sebagai
berikut:
Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan
dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul
di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling
berkaitan akan diletakkan berdekatan.
Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat,
ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
28. Tingkat I : masalah utama (masalah yang
paling luas)
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih
kecil dari masalah utama)
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang
lebih kecil dari sub masalah)
29. Adalalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pokok soal surat sebagai penentu
penyimpanan. Untuk dapat menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu
permasalahan atau kegiatan yang dihadapi organisasi setiap hari
Contoh daftar indeks kegiatan organisasi kepegawaian :
Pembagian utama Pembagian Pembantu Pembagian lanjutan
1. Keuangan 1.1 Gaji 1.1.1 Berkala
1.1.2 Naik pangkat
1.2 Tunjangan 1.2.1 Struktural
1.2.2 Fungsional
1.3 Honorarium 1.3.1 Lembur
