3. SISTEM PENGADAAN
Pengadaan merupakan rangkaian proses sejak
dari penerimaan daftar perencanaan, membuat
rencana pembelian, memilih pemasok,
negosiasi harga, menentukan kapan
membeli,menulis surat pesanan, dan
menyerahkan surat pesanan kepada pemasok.
4. Merupakan kegiatan merealisasikan kebutuhan yg telah
direncanakan dan disetujui melalui :
1.Pembelian
2.Produksi/pembuatan sediaan farmasi
3.Sumbangan/hibah
Pengadaan dapat dilakukan secara :
Tahunan
Tribulan
Bulanan
Mingguan
Cito
5. Jumlah pengadaan ditentukan:
1.Minimum dan maksimum stok
2.Stok rata-rata
3.Stok penyangga( buffer stok)
4.Re-ordering level
5.Economic Order Quantity
6.Lead time
7.Waktu ED
6. KENDALA DALAM
PENGADAAN
Keterbatasan dana obat
Obat yang datang tidak sesuai permintaan
Barang yang diterima rusak atau Expired Date (ED) sudah dekat
Kondisi gudang kurang memenuhi syarat
Pencatatan – pelaporan kurang baik
Pengelolaan stok yang kurang baik.
7. 4 METODE PROSES
PENGADAAN DAN
PEMBELIAN OBAT
1)Tender Terbuka (Open tender)
Open tender adalah berlaku untuk semua
rekanan yang terdaftar sesuai dg kriteria yg
ditentukan. Penentuan harga lebih
mnguntungkan. Untuk pelaksanaanya
memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama.
8. 2)Tender terbatas (Restricted Tender)
Sering disebut lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu
yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik .untuk harga masih dapat
dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang
terbuka.
9. 3) Pembelian langsung (Direct procurement)
Metode yang paling mudah dan sederhana tetapi cenderung lebih
mahal. Ciri metode ini melakukan pembelanjaan sesuai dengan kebutuhan
langsung dengan pemasok, Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia.
Harga tertentu relatif agak lebih mahal.
10. 4) Pembelian dengan tawar menawar (Competitive Negotiation)
Pembeli membuat persetujuan dengan pihak pemasok dan membayar
dengan harga termurah. Ciri metode ini relatif sederhana dan waktu lebih pendek,
pengelola obat dapat menawarkan secara rinci kepada pemasok, sering digunakan
untuk kontrak pengadaan obat jangka panjang.
11. PENERIMAAN BARANG
Kesesuaian dengan faktur
Nama barang
Jumlah barang
Tanggal kadaluwarsa
No batch
Sertifikat yang diperlukan untuk bahan kimia maupun alat
kesehatan
Tanggal jatuh tempo
Fisik barang
Setelah dilakukan pemeriksaan, dilakukan pencatatan pada
kartu stock
13. Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan dengan cara menempatkan
obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman.
Tujuan penyimpanan obat-obatan (Dirjen POM, 1990) adalah untuk :
- memelihara mutu obat
- menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
- menjaga kelangsungan persediaan
- memudahkan pencarian dan pengawasan.
14. TEMPAT PENYIMPANAN
1. Ruang Penyimpanan Biasa.
Ruang ini menyimpan sebagian besar persediaan obat di gudang
farmasi, seperti misalnya cairan, tablet, kapsul, obat suntik dan lain-lain.
Ruang ini harus harus bertemperatur kira-kira 25o C.
2. Ruang Penyimpanan Bertemperatur Dingin.
Rumah sakit yang besar harus memiliki tempat pendingin yang
dapat digerakkan untuk menyimpan semua obat yang membutuhkan
pendinginan teratur, misalnya obat-obat termolabil (pada suhu 2 – 8o C).
Setidaknya berupa kulkas atau refrigerator, dan bila perlu untuk
menyimpan pada suhu dibawah 0o C (freezer).
15. 3. Ruang Penyimpanan Narkotika.
Sesuai dengan Undang-undang yang berlaku, narkotika harus
disimpan di almari narkotika. Selain itu, dalam ruang terpisah dari almari ini
juga dapat disimpan psikotropika
4. Ruang Penyimpanan Bahan Berbahaya.
Ruang ini harus memenuhi standar yang ditentukan Bagian
Pemadam Kebakaran. Ruang ini harus memiliki perlengkapan pemadam
kebakaran. Ruang ini harus menghadap keluar bangunan. Ruang ini dapat
dipakai pula untuk menyimpan bahan berbahaya, seperti bahan korosif,
radiatif, toksik, dan bahan berbahaya lain.
16. SISTEM PENYIMPANAN
Tujuan:
Menyimpan obat yang bermutu baik dan siap
didistribusikan
Menampung obat rusak
SYARAT
1. Aman
2. Memenuhi syarat farmasetis
3. Tertib administrasi
17. BEBERAPA HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN
1. Struktur fisik gudang
2. Design gudang
3. Organisasi pengelola gudang
4. Prosedur pengeluaran
5. Efisiensi kerja gudang
6. Penyimpanan dan kontrol stock
7. Keperluan untuk tiap unit pelayanan kesehatan
8. Penangan khusus untuk barang yang membutuhkan
perhatian
stabilitas
18. STRUKTUR FISIK
1. Jalur distribusi obat
Penetapan jalur distribusi obat
Jumlah dan penyebaran distribusi
Waktu yang diperlukan
Jumlah dan kapasitas penyimpanan
2. Seleksi lokasi dan letak
Gudang berada diantara daerah distribusi
Fasilitas listrik, air, jaringan telekomunikasi, ukuran
memadai dan daerah aman
19. DESIGN
1. Design ditata, sehingga memudahkan
pemindahan
2. Sirkulasi udara baik
3. Lantai mudah dibersihkan
4. Obat ditempatkan di rak obat ditata sesuai
sumber dana, sesuai bentuk sediaan,
sesuai abjad, atau efek farmakologi
5. Ada tempat penyimpanan khusus, freezer,
ruangan pendingin, almari es, almari
narkotika
6. Penyimpanan khusus untuk bahan yang
mudah terbakar, tempat terpisah , ventilasi baik
dan dilapisi bahan tahan api
7. Alarm asap, ada pemadam kebakaran,
penjaga malam
21. Peralatan Penyimpanan (KepMenkes RI No. 1197 Tahun
2004).
a. Peralatan Penyimpanan Kondisi Umum
lemari/rak yang rapi dan terlindung dari debu, kelembaban
dan
cahaya yang berlebihan. Lantai dilengkapi dengan palet
b. Peralatan Penyimpanan Kondisi Khusus :
Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil. Fasilitas
peralatan penyimpanan dingin harus divalidasi secara berkala
c. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan psikotropika
d. Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan
pembuangan limbah sitotoksik dan obat berbahaya harus
dibuat
secara khusus untuk menjamin keamanan petugas, pasien
dan
pengunjung.
24. POTENSI MEDICATION EROR
Penyimpanan obat berpotensi menimbulkan medication error
Pisahkan obat yang termasuk High Alert
Pisahkan obat yang termasuk sitostatika
Beri tanda khusus
Hati-hati obat dengan nama yang sama, dengan bentuk kemasan yang
sama, obat sama dengan kekuatan/strength berbeda
26. Struktur organisasi
Diperlukan pengaturan tugas yang jelas
serta siapa yang bertanggung jawab pada tiap
tahapan
Pengeluaran barang
Sistem FIFO (First in First out)
Sistem FEFO (First Expired First Out)
Administratif
Peningkatan efisiensi
Suasana kerja : kebersihan ruangan,
ventilasi
Petunjuk pelaksanaan alur kerja
Supervisi
27. Kontrol penyimpanan
Stock opname setiap 3 atau 6 bulan sekali
Memantau stock dengan kartu stock
Pengelolaan obat yang memerlukan suhu tertentu
28. STUDI KASUS :
Salah satu RS xyz tidak mempunyai dasar perencanaan kebutuhan obat yang pasti.
Pengadaan di lakukan berdasarkan pemakaian rata-rata obat mingguan dan seringkali rs tdk
bisa memenuhi kebutuhan obat shingga trjadi stock out atau pembelian obat diluar. Sebagai
Apt apa yg anda lakukan dan yg anda bs berikan ke rs ketika manajeman di dalam rs belum
terlaksana dg baik, baik dari seleksi obat dan perencanaanx..
