Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

14.pengurusan & pengendalian by rafiq

7,162 views

Published on

Published in: Education, Sports, Travel
  • Be the first to comment

14.pengurusan & pengendalian by rafiq

  1. 1. PENGURUSAN & PENGENDALIAN BEKALAN UBAT DI KLINIK <ul><li>Disediakan oleh CLINIC PHARMA UNIT </li></ul><ul><li>http://www.penawargroup.com/inventory </li></ul>
  2. 2. Apakah perkara pertama yang perlu anda lakukan ketika mula masuk bertugas?
  3. 3. <ul><li>TUJUAN </li></ul><ul><li>Mempelajari cara pengurusan berkenaan ubat-ubatan secara efektif supaya tidak berlaku sebarang lambakan, kekurangan & kecurian stok. </li></ul><ul><li>Keseluruhan jenis ubat di klinik merupakan Aset mutlak syarikat. Anda bertanggungjawab sepenuhnya terhadap aset tersebut. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Kehilangan Stock </li></ul><ul><li>Mencuri ! </li></ul><ul><li>Pecah Amanah ! </li></ul><ul><li>Tindakan </li></ul><ul><li>Perundangan Negara </li></ul><ul><li>Penggantian Stock </li></ul><ul><li>Tindakan Disiplin </li></ul>
  5. 5. <ul><li>TATACARA Didalam stor, dispensari & peti sejuk </li></ul><ul><li>Kebersihan </li></ul><ul><li>Susunatur & tag nama ubat </li></ul><ul><li>Kuantiti (stok) </li></ul>
  6. 6. PEMESANAN PENERIMAAN PENGELUARAN <ul><li>PENGURUSAN STOK </li></ul>
  7. 7. PENGURUSAN STOCK <ul><li>Pemesanan </li></ul>
  8. 8. <ul><li>Bertanggungjawab kepada ketiadaan stok ubat. </li></ul><ul><li>Bertanggungjawab memastikan semua ubat-ubatan mencukupi untuk kegunaan semasa. </li></ul><ul><li>Membuat anggaran ubat-ubatan yang diperlukan oleh klinik pada satu-satu masa. </li></ul><ul><li>Menokok tambah stok ubat-ubatan bila diperlukan. </li></ul><ul><li>Membuat pesanan ubat daripada ibupejabat </li></ul><ul><li>http://www.penawargroup.com/inventory </li></ul>
  9. 9. STOR Pemeriksaan stok (ubat-ubatan dll) DISPENSARI BILIK RAWATAN BILIK DOKTOR
  10. 10. Muka depan inventory online
  11. 15. PENGURUSAN STOCK <ul><li>Penerimaan </li></ul>
  12. 16. <ul><li>P/O yang telah dihantar tadi akan diproses oleh HQ. </li></ul><ul><li>Proses pembukusan akan dibuat, dan sekurang-kurangnya ubat akan sampai pada hari khamis atau jumaat. </li></ul><ul><li>Penghantaran ubat akan disertakan bersama D/O. Anda dikehendaki untuk COP D/O tersebut dengan cop rasmi klinik ketiga-tiga helai D/O. Ceraikan 1 copy daripada D/O tersebut untuk tujuan rujukan dan penfailan. </li></ul><ul><li>D/O yang telah diceraikan tadi hendaklah dikepilkan bersama P/O yang telah anda cetak tadi. Kemudian failkan. </li></ul><ul><li>Periksa dengan segera ubat yang sampai tadi dengan D/O. Jika tedapat sebarang kesalahan sila hubungu HQ dengan segera. </li></ul>Penerimaan ubat
  13. 17. <ul><li>Semak dengan teliti setiap bekalan ubat yang diterima daripada ibupejabat. </li></ul><ul><li>Memastikan kebersihan stor dan stok ubat tersusun. </li></ul>
  14. 18. Dispensary
  15. 23. <ul><li>Memastikan stok ubat-ubatan dan bahan-bahan klinikal (disposable items) sentiasa mencukupi dan tiada pembaziran. </li></ul><ul><li>Memastikan semua ubat-ubatan disimpan mengikut keperluan penstoran tertentu. </li></ul>
  16. 24. <ul><li>Menyelenggara rekod-rekod mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan semasa (DDA, OCP & OTC). </li></ul>REKOD DDA Date Nama penuh Alamat in out BAKI Cop & T/T 01/01/10 MOHAMAD BIN MOHAMAD NO. 9 JLN. Sendiri 81750 masai, johor 3 5 02/01/10 Sn 254789 - 10 15
  17. 25. LAIN-LAIN BIN CARD REKOD OCP & OTC DATE NAMA IN OUT BAKI 90 01/01/10 UPDATE 10 80 02/01/20 UPDATE 12 68 DATE NAMA IN OUT BAKI 90 01/01/10 UPDATE 10 80 02/01/20 UPDATE 12 68
  18. 30. PENGURUSAN STOCK <ul><li>Pemulangan </li></ul>
  19. 31. <ul><li>Ubat lebih/banyak. </li></ul><ul><ul><li>Kes ini berlaku sekiranya pemeriksaan semasa proses semakan tidak dibuat dengan teliti. </li></ul></ul><ul><ul><li>Isi borang yang telah disediakan dan pulang ke HQ dengan segera . </li></ul></ul><ul><li>Ubat hampir kepada tarikh luput. </li></ul><ul><ul><li>Kes ini terjadi sekiranya terdapat lambakkan ubat di klinik yang tidak dipulang ke HQ. semua staff diklinik akan didenda denda kuantiti ubat tersebut pada harga jual 2kali ganda. </li></ul></ul><ul><li>Pemulangan </li></ul>
  20. 32. <ul><li>Tarikh luput </li></ul><ul><ul><li>Jika terdapat ubat baru, periksa tarikh luput. Letakkan dihadapan mana-mana ubat yang mempunyai tarikh yang paling awal. </li></ul></ul><ul><li>PEMERIKSAAN TARIKH LUPUT </li></ul>
  21. 33. <ul><li>PEMERIKSAAN DARI PENGUATKUASA FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN </li></ul><ul><li>Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah : </li></ul><ul><ul><ul><li>Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kebersihan stor ubat. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Suhu peti sejuk. </li></ul></ul></ul>
  22. 34. <ul><ul><ul><li>Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah biasa @ dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu. </li></ul></ul></ul>
  23. 36. COLD CHAIN Rangkaian sejuk
  24. 37. Definisi <ul><li>Sistem untuk mengangkut, mengedar, dan menyimpan vaksin dalam keadaan potent bermula dari tempat pembuatnya hingga ketempat penggunaanya pada suhu yang ditetapkan. </li></ul>
  25. 38. <ul><li>Memelihara potensi dan efikasi vaksin </li></ul><ul><li>Memastikan individu mendapat vaksin yang potent </li></ul><ul><li>Dapat mengawal penyakit </li></ul><ul><li>Masyarakat yakin dengan perkhidmatan kesihatan yang disediakan </li></ul>KEPENTINGAN
  26. 39. <ul><li>Suhu 2 o C -8 o C </li></ul><ul><li>Peti sejuk dua pintu </li></ul><ul><li>Posisi belakang 30cm & tepi 40cm </li></ul><ul><li>Cold box </li></ul><ul><li>Ice pack (6 set setiap klinik) </li></ul><ul><li>Thermometer/mini max </li></ul><ul><li>Buku rekod suhu ( 2 kali setiap hari ) </li></ul>PROSEDUR *Penyimpanan
  27. 40. <ul><li>Terdedah kepada panas (matahari, dll) </li></ul><ul><li>Terlalu sejuk </li></ul><ul><li>Suhu tidak mengikut standard yang telah ditetapkan </li></ul><ul><li>Melepasi tarikh luput dan disimpan terlalu lama </li></ul>KEROSAKKAN VAKSIN
  28. 41. <ul><li>MMR – baki dibuang dalam tempoh 8 jam. </li></ul><ul><li>DPT/DT/TT/Hib – simpan ditempat simpanan yang betul sehingga vial habis. </li></ul><ul><li>HEPATITIS B – baki disimpan untuk satu minggu. </li></ul>Jadual pelupusan vial vaksin
  29. 42. <ul><li>Peti sejuk </li></ul>MMR PENTAXIM, DPT HIB LAIN-LAIN **JANGAN LETAK VAKSIN DI BAHAGIAN PINTU!!! Letak didalam bekas serta dilabelkan
  30. 43. *Letakkan peti sejuk dibilik “Dressing” mengikut jarak standard. 30cm 40cm
  31. 44. Cold box & ice pack
  32. 45. <ul><li>2 kali setiap hari (8pg & 4ptg) </li></ul>Buku rekod suhu pagi petang Suhu/tarikh 1/11/08 2/11/08 3/11/08 4/11/08 5/11/08 6/11/08 7/11/08 8°c 7°c 6°c 5°c 4°c 3°c 2°c 1°c 0°c T/T
  33. 46. <ul><li>Pastikan keadaan peti sejuk bersih </li></ul><ul><li>Bersihkan sebulan sekali </li></ul><ul><li>Buka jika perlu sahaja & tidak melebihi 2 kali dalam sehari </li></ul>KEADAAN PETI SEJUK
  34. 47. <ul><li>Jangan buka peti sejuk </li></ul><ul><li>Sekiranya lebih 48jam, masukkan vaksin ke dalam cold box bersama ice pack. Jika suhu dibawah paras yang ditetapkan, dapatkan ais (air batu biasa) dengan segera. </li></ul>KEROSAKAN
  35. 48. <ul><li>Jangan menyimpan makanan </li></ul><ul><li>Pastikan suhu telah betul ketika hendak menyimpan semula vaksin (semasa urusan pembersihan). </li></ul><ul><li>Beritahu dengan penyelia dengan segera jika berlalu kerosokan. </li></ul>PERINGATAN
  36. 50. <ul><li>Contoh KOTAK SEJUK “Cool box” yang akan digunakan di semua klinik dan akan diagihkan secara berperingkat. </li></ul>JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam “Cool box” JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam PETI SEJUK
  37. 51. Masukkan “Ice pack” yang telah dibekukan. Sekurang2nya gunakan 4 set “Ice pack”. Masukkan jangka suhu & tutup cool box tersebut. Masukkan ubat sejuk setelah suhu pada tahap yang betul iaitu 2-8 oC. Setelah itu tutup segera.
  38. 52. Stock Audit
  39. 53. PENGIRAAN STOK AUDIT <ul><ul><ul><li>Pengiraan stok hendaklah dibuat pada hari terakhir setiap bulan </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>( 30 hb @ 31 hb ) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Jika hari tersebut ialah hari kelepasan am (Public Holiday ) pengiraan stok akan dibuat pada hari sebelumnya. </li></ul></ul></ul><ul><li>Ketua Cawangan yang terlibat cuti tahunannya akan dibekukan. </li></ul><ul><ul><ul><li>Ketua cawangan yang terlibat di kecualikan dari tugas harian klinik bagi memastikan kiraan stok dibuat dengan sempurna. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Waktu pengiraan stok dan hal – hal lain yang berkenaan ( key in dalam komputer) adalah dari 8.00 pagi hingga 4.00 ptg. Maklumat perlu di e-mail ke [email_address] @ hantar disket ke ibu pejabat dan tidak digalakkan fax. </li></ul></ul></ul>
  40. 54. <ul><li>Persediaan asas pengiraan stok : </li></ul><ul><ul><ul><li>Borang pengiraan stok. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Borang tarikh luput stok. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Alat sukat & pengira </li></ul></ul></ul><ul><li>Kesalahan pengiraan stok. </li></ul><ul><ul><ul><li>Menipu dalam pengiraan dengan memberi butir yang tidak tepat. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Memalsukan data. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lewat menghantar senarai pengiraan stok. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mengubahsuai borang yang disediakan. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Membuat pengiraan lain dari unit yang telah ditetapkan. </li></ul></ul></ul>

×