change management plan--Manajemen Proyek Perangkat Lunak

1. Change Management Plan
Manajemen Proyek
Maryona Septiara, S.Pd., M.Kom

2. Materi Pembahasan
Change Management Plan
Conflict
Resistance and conflict

3. Change Management Plan
Change?

4. Change Management Plan
Ubah - perubahan?
Menjadi lain
(berbeda) dari
semula.
Hal (keadaan)
berubah; peralihan;
perubahan.

5. Change Management Plan
 Change management adalah komponen penting pada area
manajemen proyek yang membantu kelancaran
transisi, dan implementasi produk atau sistem informasi
 Change management berfokus pada bagaimana perubahan
dapat dilihat sebagai suatu proses dan pada aspek
biasanya terkait dengan perubahan.
 Perubahan harus selalu diantisipasi oleh manager terutama
internal maupun eksternal.
 Objek dalam Change Management Plan  elemen atau
tertentu yang terlibat dalam proses perubahan.

6. Penyebab perubahan
Technical side of change Human side of change

7. Penyebab perubahan
 Kekuatan Eksternal dan Internal sangat mempengaruhi perubahan
organisasi.
 Sumber daya phisik, keuangan dan manusia, klien,
langganan dapat merubah lingkungan yang mempengaruhi
berbagai operasi organisasi dan menyebabkan tekanan
perubahan.
 Faktor eksternal seperti: kebudayaan, pendidikan, sosial,
politik, teknologi, ekonomi
 Faktor internal seperti: kegiatan-kegiatan karyawan,
tujuan, strategi, kebijakan, teknologi.

8. Faktor Eksternal
 Kenaikan biaya dan kelangkaan bahan
 Keamanan karyawan dan peraturan anti polusi, boikot, pelanggan.
 Tingkat pendidikan dalam pasar tenaga kerja,
 Tingkat bunga yang tinggi
 Teknologi yang digunakan terutama dalam menghadapi persaingan
 Kebudayaan yang mempengaruhi tingkat keputusan pelanggan.

9. Kekuatan perubahan internal merupakan
hasil dari faktor-faktor seperti:
a. Tujuan
b. Strategi
c. Kebijakan manajerial
d. Teknologi baru
e. Sikat dan perilaku karyawan
Faktor Internal

10. Proses manajemen perubahan
Proses dalam Change Management Plan melibatkan serangkaian langkah-langkah yang
dirancang untuk memastikan bahwa perubahan di dalam organisasi dikelola dengan baik.
Perencanaan pengelolaan perubahan
(Change management plan)
(Marchewska, 2003)
Assess willingness (menilai
kesediaan), readiness (kesi
apan), dan ability to
change (kemampuan untuk
berubah) Develop or adopt a
strategy for
change
(Mengembangkan
strategi perubahan)
Implement change
management plan
and track progress
(Implementasi
rencana
pengelolaan
perubahan dan
telusuri kemajuan)
valuate experiences
and develop lessons
learned (Evaluasi
pengalaman dan
bangun
Belajar dari
pengalaman)

11. Proses manajemen perubahan
1. Assess willingness (menilai kesediaan), readiness (kesiapan),
dan ability to change (kemampuan untuk berubah)
 Tetukan pemainnya (stakeholders) termasuk dalam perubahan akan
berupa, peranan mereka, dan bagaimana mereka akan saling
berinteraksi satu dengan lainnya (Davidson 2002).
 Stakeholder dapat berperan sebagai:
 Sponsor
 Agen perubahan (Change agents)
 Targets

12. Proses manajemen perubahan
Kajiannya termasuk:
1. Meklarisfikasi dampak nyata dari perubahan.
2. Memahami luasnya perubahan
3. Menentukan apa yang selesai dan yang belum selesai
4. Menentukan apakah aturan untuk sukses telah dirubah
1. Assess willingness (menilai
kesediaan), readiness (kesiapan), dan ability to
change (kemampuan untuk berubah)

13. Proses manajemen perubahan
Terdapat 4 (empat) strategi untuk change management, yaitu:
1. Pendekatan empiris-nrasional (Rational-empirical approach)
2. Pendekatan pendidikan kembali-normatif (Normative-
reeducation approach)
3. Pendekatan pemaksaan-kekuatan (Power-coercive
approach)
4. Pendekatan adaptasi-lingkungan (Environmental-adaptive
approach)
2. Develop or adopt a strategy for change
(Mengembangkan strategi perubahan)

14. Proses manajemen perubahan
1. Pendekatan empiris-rasional (Rational-empirical approach)
Change agent harus dapat meyakinkan, menjelaskan, dan
menunjukkan bagaimana perubahan tertentu akan menguntungkan
pihak lain yang diidentifikasi sebagai target perubahan. Informasi
seharusnya:
 Consistent (pada keseluruhan organisasi)
 Accurate & timely (untuk menghindari gossip, etc)
2. Develop or adopt a strategy for change
(Mengembangkan strategi perubahan)
Orang akan mengikuti pola perilaku
yang gampang ditebak
Orang akan mengikuti keinginannya
sendiri

15. 2. Normative-reeducation approach
 Pendekatan ini didasarkan pada pandangan bahwa manusia
adalah makhluk sosial dan perilaku manusia dapat diubah
dengan mengubah norma sosial suatu kelompok.
Proses manajemen perubahan
2. Develop or adopt a strategy for change
(Mengembangkan strategi perubahan)

16. 3. Power-coercive approach
 Pendekatan ini berfokus untuk mendapatkan kepatuhan dari target
perubahan yang dilakukan dengan cara menunjukkan adanya kekuasaan,
otoritas, penghargaan, atau ancaman hukuman untuk ketidaksesuaian.
 Dapat memenuhi keuntungan dari target perubahan melalui latihan
emnggunakan: kekuatan/kekuasaan, otoritas/kekuasaan, penghargaan,
tantangan dari hukuman untuk tidak menyesuaikan diri
Proses manajemen perubahan
2. Develop or adopt a strategy for change (Mengembangkan
strategi perubahan)

17. 4. Environmental-adaptive approach
 Pendekatan ini didasarkan pada gagasan bahwa seorang individu masih dapat
beradaptasi dengan perubahan untuk menghindari gangguan dan kerugian.
 Dasar pemikiran: Meskipun menghindari gangguan dan kehilangan, manusia masih
dapat beradaptasi pada perubahan.
 Membuat perubahan secara permanen dengan menghapus cara lama dan
melembagakan struktur baru secepatnya
Proses manajemen perubahan
2. Develop or adopt a strategy for change (Mengembangkan
strategi perubahan)

18.  Implementasikan rencana
 Gunakan berbagai alat proyek untuk menelusuri kemajuan
 Buat daftar dari tonggak (milestones) dan kejadian yang penting
 Dirikan alur komunikasi yang efektif
 Tim proyek & sponsor proyek seharusnya menciptakan jalur
komunikasi terbuka ke berbagai kelompok yang akan dijadikan
target perubahan
Proses manajemen perubahan
3. Implement change management plan and track progress
(Implementasi rencana pengelolaan perubahan dan telusuri
kemajuan)

19. Proses manajemen perubahan
mendokumentasikan pengalaman anggota tim proyek
saat melaksanakan change management plan
Change management plan dievaluasi (pada akhir dari
4. Evaluate Experience and
develop Lessons Learned

20. - Terima Kasih -