Dokumen tersebut membahas tentang penyusunan anggaran untuk departemen public relations (PR) dan biro konsultasi PR. Dibahas mengenai kegiatan yang dianggarkan untuk departemen PR dan biro konsultasi PR serta pos-pos pengeluaran yang umumnya terdapat dalam anggaran PR.

1. TUGAS KELOMPOK IV
ANGGARAN PUBLIC RELATIONS
DISUSUN OLEH:
Dedi Irawanto (8135128120)
Lia Masitoh (8135128133)
Nofa Aji Zatmiko (8135128142)
Widya Pramesti (8135128158)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TATA NIAGA NON REGULAR
JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2015

2. 2
KATA PENGANTAR
Penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah swt yang telah melimpahkan rahmat
dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini.
Tugas ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Profesi Pendidikan.
Tugas ini berjudul “Anggaran Public Relation”. Tugas ini terdiri atas tiga bab, bab satu
pendahuluan berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan penulisan tugas, Bab
dua pembahasan dan studi kasus. Bab tiga penutup berisi saran, kesimpulan dan daftar pustaka.
Penyusunan tugas ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Maka, penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan tugas ini.
Penulis tidak menutup kemungkinan dalam penyusunan tugas ini terdapat kesalahan.
Oleh karena itu, penulis berharap Bapak/Ibu Dosen dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun/konstruktif demi perbaikan tugas kedepan.
Jakarta, 17 Febuari 2015
Penulis

3. 3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..............................................................................................................2
DAFTAR ISI.............................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................4
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH ............................................................................4
1.2 IDENTIFIKASI MASALAH......................................................................................5
1.3 TUJUAN PENULISAN TUGAS ................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................6
2.1 DEFINISI ANGGARAN PR.......................................................................................6
2.2 ANGGARAN DEPARTEMEN PR ............................................................................7
2.3 BIRO KONSULTASI PR ...........................................................................................8
2.4 FUNGSI ANGGARAN PR .......................................................................................16
2.5 EVALUASI ANGGARAN PR...................................................................................17
BAB III PENUTUP................................................................................................................19
3.1 KESIMPULAN ANGGARAN PR.............................................................................19
3.2 SARAN ANGGARAN PR .........................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................20

4. 4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Public relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola
hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi
salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi
PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan
pekerjanaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam
organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama
dengan pihak lainnya.
Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka
panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati,
sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut harus berhubungan
dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang
dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.
Proses penyusunan anggaran merupakan proses penyusunan rencana jangka pendek,
yang dalam perusahaan berorientasi laba, pemilihan rencana didasarkan atas dampak
rencana kerja tersebut terhadap laba. Oleh karena itu sering sekali proses penyusunan
anggaran sering sekali disebut sebagai penyusunan rencana laba jangka panjang (short-
run profit planning). Untuk memungkinkan manajemen puncak melakukan pemilihan
rencana kerja yang berdampak baik terhadap laba, manajemen menggunakan teknik
analisa biaya-volume dan laba. Dalam analisis biaya-volume dan laba ini, informasi
akuntansi diffirensial memungkinkan manajemen untuk melakukan pemilihan berbagai
altematif kerja yang akan dicantumkan dalam anggaran.
Setelah suatu rencana kerja dipilih untuk mencapai sasaran anggaran, manajer yang
berperan untuk melaksanakan rencana kerja tersebut memerlukan sumber daya, untuk
memungkinkannya mencapai sasaran anggaran. Demikian mangenai penyusunan
anggaran untuk perusahaan yang tidak jauh berbeda dengan negara, kemudian bagaimana
untuk konteksnya negara. Maka kami akan membahasnya dengan judul “ Penyusunan
Anggaran PR”

5. 5
1.2 IDENTIFIKASI MASALAH
1.2.1 Bagaimana Latar Belakang adanya Anggaran PR ?
1.2.2 Bagaimana Anggaran Departemen PR ?
1.2.3 Bagaimana Biro Konsultasi PR ?
1.2.4 Apa saja fungsi anggaran PR ?
1.2.5 Bagaimana Evaluasi Anggaran PR ?
1.3 TUJUAN PENULISAN TUGAS
1.3.1 Untuk mengetahui Latar Belakang adanya Anggaran PR
1.3.2 Untuk mengetahui Anggaran Departemen PR
1.3.3 Untuk mengetahui Biro Konsultasi PR
1.3.4 Untuk mengetahui fungsi anggaran PR
1.3.5 Untuk mengetahui Evaluasi Anggaran PR

6. 6
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 DEFINISI ANGGARAN PR
Pengertian anggaran menurut Glenn A Welsch dalam bukunya yang berjudul
Budgeting, profit, planing, and control, prentice-hall, new edition adalah : ” Profit
planing and control may be broadly as defined as sistematic and formalized approach
for accomplishing the planing, coordinating and control responsibility of management“.
Dari pengertian tersebut dapat di simpulkan bahwa pengertian anggaran menurut Glenn
A Welsch adalah suatu anggaran dikaitkan dengan fungsi – fungsi dasar manajemen
yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan jadi bila anggaran di
hubungkan dengan seorang manajer di perusahaan maka anggaran meliputi fungsi
perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-
bidang organisasional di dalam badan usaha. Pengertian anggaran menurut Gomes
adalah : ” Anggaran merupakan suatu dokumen yang berusaha untuk mendamaikan
prioritas – prioritas program dengan sumber – sumber pendapatan yang di proyeksikan
“.
Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktifitas organisasi atau tujuan
untuk suatu jangka waktu tertentu, dengan informasi mengenai dana yang di butuhkan
untuk aktifitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut. Definisi anggaran menurut
Mulyadi adalah : ” Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara
kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang
mencakup jangka waktu 1 tahun “. Mengapa suatu anggaran diukur dalam satuan unit
moneter? karena suatu anggaran di jadikan alat sebagai penaksir harga yang berlaku
pada saat itu. Sedangkan pengertian suatu anggaran menurut Supriyono adalah :
”Perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian
(pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang“. Anggaran
merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan
jangka panjang yang telah di tetapkan dalam proses penyusunan program, dimana suatu
anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun yang nantinya akan
membawa perusahaan pada kondisi tertentu yang di inginkan dengan sumber daya yang
sudah di tentukan.
Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan
memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara
organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk
mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab
manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti
dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal
untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara
yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama (Maria, 2002). Dalam buku dasar-
dasar public relation (Wilcox dan Cameron,2006,p.5) juga mengatakan bahwa “public
relations is a management function, of a continuing and planned character, through
which public and private organizations and institutions seek to win and retain the
understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe
concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far

7. 7
as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread
information more productive corporation and more efficient fulfillment of their
common interests”. yang kurang lebih memiliki arti public relations merupakan fungsi
manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara
berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh
dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai
hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau
lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk
memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang
terencana dan tersebar luas.
Alasan penganggaran (budgeting) :
- Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai
suatu program atau kampanye PR
- Atau untuk mengetahui program-program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan
jumlah dana yang tersedia
- Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti, maka
anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus
dipenuhi. Daftar ini dapat diatur susunannya sehingga menyerupai sebuah jadwal
kerja yang rapi
- Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadi
pemborosan atau pengeluaran yang berlebih, sehinggga segala sesuatu yang berkaitan
dengan pengeluaran dan pembiayaan akan berjalan tepat sesuai rencana yang telah
ditetapkan
- Setelah suatu kampanye atau program pr selesai, maka hasilnya dapat dibandingkan
dengan anggaran tadi guna mengetahui apakan dana yang sudah disediakan memadai
atau belum
2.2 ANGGARAN DEPARTEMEN PR
Anggaran Departemen PR adalah anggaran yang digunakan departemen untuk kegiatan
departemen PR, berikut adalah kegiatannya:
- Menyusun serta mendistribusikan siaran pers, acara-acara resepsi dan kunjungan
kalangan media massa ke organisasi/perusahaan
- Mengorganisasikan konferensi pers, acara resepsi dan kunjungan kalangan media
massa ke organisasi/perusahaan
- Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media massa
- Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi
dengan pihak manajemen
- Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola
sebuah perpustakaaan foto

8. 8
- Menyunting dan memproduksi jurnal, majalah atau surat kabar internal serta mengelola
berbagai bentuk materi komunikasi internal lainnya seperti kaset rekaman video, slide
untuk presentasi, majalah dinding dan sebagainya
- Menyunting serta memproduksi jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor, para
pemakai jasa/produk perusahaan, para konsumen langsung daln sebagainya
- Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan sejarah
perusahaan, laporan-laporan tahunan, literatur pelantikan untuk pegawai baru, aneka
poster yang bersifat mendidik untuk sekolah pegawai baru, aneka poster yang bersifat
mendidik untuk sekolah-sekolah
- Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti meyusun, lembaran
slide untuk presentasi dan kaset rekaman video, termasuk melaksanakan distribusi,
penyususnan katalog, pemeran dan pemeliharaan.
- Mempersiapkan dan mengatur acara-acara pameran ddan menjalankan eksibisi PR,
termasuk juga menyediakan berbagai materi
- Mempersiapkan dan memelihara identitas perusahaan, pengaturan jenis kendaraan
perusahaan dan seragam pegawai
- Menangani acara sponsor
- Menyiapkan rapat penting para devisi, departemen dan biro
- Mewakili perusahaan dalam pertemuan penting
- Perekrutan konsultan pr
- Mengadakan pelatihan staff
- Mempersiapkan survei pendapat
- Mengadakan kegiatan penting internal perusahaan
- Melakukan kliping koran untuk mendapatkan berita yang valid
- Menganalisis dan evaluasi tujuan yang telah tercapai
2.3 BIRO KONSULTASI PR
Biro konsultasi PR berfungsi untuk memberikan masukan dalam kegiatan Departemen
PR. Konsultasi sengaja didatangkan dari luar perusahaan untuk memberi masukn atau
bimbingan dalam rangka mendidirkan suatu lembaga PR yang baru untuk
meningkatkan kemampuan profesional para staff humasnya yang sudah ada dalam
bidang-bidang tertentu, misalnya saja penanganan PR dibidang keuangan.
Satu-satunya perbedaan yang substansial antara anggaran dari suatu departemen Prdan
anggaran konsultan PR adalah adanya komponen laba didalam anggaran milik
konsultan PR.
Pada umumnya, suatu anggaran PR memiliki pos-pos pengeluaran atau elemen-elemen pokok
sebagai berikut:
1. Tenaga Kerja. Pos anggaran ini tidak hanya meliputi gaji bagi para praktisi PR, tetapi juga
imbalan bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari para sekretaris, juru tulis,
akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas-petugas lain yang bekerja di suatu departemen PR

9. 9
atau konsultan PR. Mengingat PR adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos
tenaga kerja tersebut merupakan pos terbesar dalam suatu anggaran PR.
2. Biaya Kantor. Pos ini terdiri dari biaya-biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung,
bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alas pemanas atau pendingin
ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain-lain sebagainya. Selain itu, pengeluaran variabel
(tidak baku) yang juga termasuk ke dalam pos ini, misalnya biaya telepon dan ongkos-
ongkos khusus bagi pencarian klien.
3. Materi atau Peralatan. Pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran untuk pengadaan
berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, prangko, pencetakan, gerai
atau stand ekshibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset-kaset video dan
tape perekam, dan sebagainya.
4. Biaya lain-lain. Pos ini disediakan untuk membiayai berbagai macam keperluan yang
sifatnya insidental seperti ongkos perjalanan, sewa ruangan hotel, ongkos jamuan, dan
sebagainya. Juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam pengeluaran khusus
yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelenggaraan suatu acara PR.
Contohnya adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan
perangkat TV atau layar tayang, kendaraan, kursi-kursi dan meja berikut payungpayung
hias plus bunga-bunga ornamen, dan sebagainya.
Perhitungan Beban Biaya
Ketika konsultan PR menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari,
biasanya ia menggabung pos pengeluaran umum untuk upah dan gaji dengan biaya-biaya
operasi dan laba, namun estimasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos-pos
ini dibebankan tanpa keuntungan (sesuai biaya aktual, kecuali telah disetujui bahwa
konsultan PR boleh mengambil suatu keuntungan atas pos-pos tersebut). Tidak seperti biro
iklan, konsultan PR tidak biasa mengutip imbalan berupa persentase dari total nilai
kontrak. Sumber penghasilannya semata-mata hanya waktu dan keahlian mereka. Andalan
utama mereka adalah jumlah jam kerja. Oleh sebab itu tidak mengherankan jika ada
konsultan yang tidak meminta imbalan per hari, tetapi per jam. Biaya per jam untuk setiap
praktisi, meskipun mereka bernaung di bawah lembaga konsultan yang sama, bisa jadi
bervariasi karena tingkat keahlian mereka yang berbeda-beda. Berikut ini disajikan sebuah
contoh anggaran.

10. 10
Anggaran untuk Sebuah Program PR
12 acara pertemuan rapat 12 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx
12 news release 12 x x jam x Rpx Rpx.xxx,xx
Acara peresmian gedung baru x jam x Rpx Rpx.xxx,xx
Menyiapkan laporan dan pembukuan tahunan x jam x Rpx Rpx.xxx,xx
Menyunting dan merancang 4 x x jam x RpxRpx.xxx,xx
jurnal internal triwulan
4 naskah features 4 x x jam x RpxRpx.xxx,xx
2 kaset wawancara untuk radio 2 x x jam x RpxRpx.xxx,xx
Dana cadangan (misalnya 10 persen) x jam x Rpx Rpx.xxx,xx
Rpx.xxx,xx
Perkiraan biaya material: news release Rpx.xxx,xx
pencetakan laporan tahunan Rpx.xxx,xx
pencetakan jurnal internal Rpx.xxx,xx
prangko & alat-alat tulisRpx.xxx,xx
kaset perekam wawancara Rpx.xxx,xx
Biaya ekstra: Acara peresmian gedung baru Rpx.xxx,xx
Dana cadangan (misalnya 10 persen) Rpx.xxx,xx
TOTAL Rpx.xxx,xx
Analisis:
1. Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan
dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.
2. 12 x x jam x Rpx adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-
masing berlangsung selama x jam, di mana biaya per jamnya adalah Rpx. Jika setiap
pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp 100.000,
maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 jam x Rp 100.000 = Rp
3.600.000. Selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar
tidak menyimpang dari batasan-batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut.

11. 11
Namun demikian, Rp 100.000 tidak bisa dianggap sebagai tarif standar untuk industri PR,
karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar atau lebih.
3. Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan siaran berita (news release) yang
diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan
pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru
milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan;
melakukan penelitian, penulisan, dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada
koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah
wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.
4. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 540 kerja. Apabila
tarifnya adalah Rp 100.000 per jam, maka jumlah yang dibayarkan oleh klien akan
mencapai Rp 50.000.000. Tarif konsultan di London cenderung lebih mahal daripada yang
ada di negara-negara Eropa lainnya. Namun, tarif di negara-negara berkembang pada
umumnya, misalnya di negara-negara Afrika dan Asia, masih relatif murah. Di luar tarif
ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan dan pengeluaran ekstra
lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien
mencapai dua kali lipat dari jumlah tarif konsultan. Tapi tentu saja angkanya bervariasi
antara satu tempat dengan tempat lain. Banyak faktor yang turut mempengaruhinya,
misalnya tarif hotel atau ongkos katering (untuk keperluan peresmian gedung markas besar
yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu
banyak, maka semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa
ditegaskan bahwa pos terbesar adalah untuk jam kerja konsultan.
5. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk
berjaga-jaga, seandainya pengeluaran aktual pada pos tertentu, karena berbagai macam
sebab, melebihi perkiraan semula. Ini sering terjadi karena banyak faktor yang tidak dapat
dipastikan sebelumnya, misalnya kenaikan harga bahan singkatnya, dana cadangan
diperuntukkan menutup aneka pengeluaran ekstra yang sah. Kalau memang tidak
diperlukan, tentu saja dana ini harus dipakai.
6. Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat
mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak
atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui,
memperbesar atau menurunkan anggaran. Kedua belah pihak (konsultan PR dan klien)
mengetahui permasalahannya, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya
dijalankan, dan konsultan bertanggung jawab untuk mampu melakukan fungsi PR dengan
kondisi seperti ini.

12. 12
Alokasi
Anggaran tersebut dapat diperinci lebih jauh menjadi sub-sub anggaran yang lebih
kecil atau yang lazim disebut sebagai alokasi. Yang akan muncul dalam anggaran induk
hanyalah jumlah dari setiap alokasi. Bidang-bidang kegiatan pengorganisasian peresmian
gedung markas besar yang baru, pembuatan laporan dan pembukuan tahunan, dan juga
penerbitan jurnal internal, masing-masing jelas memerlukan sub anggaran tersendiri.
Total biaya penyelenggaraan acara peresmian gedung baru dapat ditentukan
berdasarkan biaya pencarian dan sewa lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan penginapan,
kalau memang perlu) untuk setiap tamu yang hadir, biaya transportasi, biaya katering,
sewa peralatan elektronik, dan biaya-biaya personel mulai dari para bartender, pramusaji,
petugas satpam, dan sebagainya. Sub anggaran ini memungkinkan perusahaan yang
bersangkutan mengetahui berapa banyak tamu yang dapat diundangnya. Atau sebaliknya,
jika perusahaan menghendaki tamu sebanyak sekian, maka konsultan PR harus
menentukan secara pasti berapa jumlah uang yang harus disediakannya.
Biaya-biaya penyusunan laporan tahunan meliputi biaya penulisan, pembuatan
desain laporan, biaya percetakan serta ongkos distribusinya. Jumlah-jumlah yang
tercantum di dalam sub anggaran juga ditentukan oleh berapa banyak halaman laporan itu,
jumlah cetakan, ukuran dan kualitas kertas maupun cetakannya, berapa jumlah eksemplar
yang bisa dibuat, serta sejauh mana laporan itu dapat didistribusikan. Dalam sub anggaran
tersebut juga tercantum biaya-biaya yang perlu disediakan untuk membeli amplop, ongkos
jasa pengantaran, keperluan pengarsipan, membeli perangko, dan seterusnya.
Sedangkan sub anggaran jurnal internal juga akan memperinci berbagai macam
pengeluaran yang kurang lebih sama dengan yang tercantum dalam sub anggaran
pembuatan laporan tahunan. Hanya saja pada sub anggaran jurnal internal akan tercantum
biaya fotografi dan fungsi seni.
Kalkulasi Anggaran untuk Departemen PR
Sekarang mari kita simak anggaran hipotesis untuk sebuah unit atau departemen PR
yang menjadi bagian dari suatu perusahaan atau organisasi. Di sini kita tidak akan
menghadapi tarif per jam atau harian yang harus menutup gaji bulanan, overhead, dan
menghasilkan laba. Banyak yang salah duga bahwa anggaran untuk departemen PR hanya
terdiri dari biaya gaji para stafnya. Selain gaji, masih banyak pos pengeluaran lainnya yang
harus diperhitungkan dan disediakan dananya. Bahkan depresiasi peralatan dan mebel juga

13. 13
harus diperhitungkan, demikian pula halnya dengan sewa gedung, biaya-biaya listrik, AC,
alat pemanas ruangan, jasa kebersihan, telepon, teleks, dan lain sebagainya.
Sepintas lalu, anggaran untuk departemen PR nampak lebih kecil daripada anggaran
untuk konsultan karena kita hanya membandingkan gaji staf PR dengan honor konsultan
tetapi melupakan kalau departemen PR juga memerlukan peralatan, akomodasi, dan
pelayanan dari perusahaan untuk staf. Setiap operasi yang dijalankan oleh perusahaan
selalu menelan biaya. Hal ini akan nampak lebih jelas jika perusahaan tersebut merekrut
konsultan dari luar. Dengan demikian, akan dapat dipastikan bahwa pembentukan suatu
unit atau departemen PR internal di sebuah perusahaan/organisasi akan lebih mahal
dibandingkan dengan perekrutan konsultan eksternal.
Berikut ini disajikan sebuah anggaran hipotesis dari suatu perusahaan besar. Tentu saja,
jumlah pos pada anggaran perusahaan kecil takkan sebanyak ini. Untuk menyederhanakan
pembahasan, anggaran-anggaran tambahan sengaja disisihkan, dan pada masing-masing
pos hanya angka-angka totalnya saja yang disajikan.
Anggaran Departemen PR dari Sebuah Perusahaan Besar
Gaji: untuk manajer PR, para asisten, editor jurnal internal,
fotografer, sekretaris, dan sebagainya. Rpxxx.xxx.xxx
Overhead: sewa gedung, bunga pinjaman, ongkos listrik, AC,
pemanas ruangan, jasa kebersihan, switchboard, dll. Rpxx.xxx.xxx
Depresiasi (penyusutan): alat-alat inventaris seperti perabot kantor dan
aneka peralatannya (mesin ketik, word-processor
komputer, mesin fotokopi, kamera, mesin cetak, serta
kendaraan dinas). Rpxx.xxx.xxx
Asuransi:mobil, berbagai alat perlengkapan yang berisiko,
perjalanan dinas, pensiun, dan pengobatan. Rpxx.xxx.xxx
Resepsi pers: aneka rupa materi, katering, ongkos tenaga ekstra, dst. Rpxx.xxx.xxx
Jurnal eksternal: idem. Rpxx.xxx.xxx
Presentasi slide: biaya pemeliharaan slide, naskah, fotografi, ilustrasi
musik, ongkos produksi, penggandaan, distribusi,
dan pemeliharaan. Rpxx.xxx.xxx

14. 14
Video: pembuatan, penyimpanan, pemeliharaan, naskah, aktor,
ilustrasi musik, penyuntingan, ongkos pasta-produksi,
penggandaan, distribusi dan lembaran sinopsis. Rpxx.xxx.xxx
News release: riset, penulisan, produksi, pengarsipan dan
korespondensi, serta distribusi. Rpxx.xxx.xxx
Naskah fitur: riset, negosiasi dengan para editor, penulisan, percetakan.
Rpxx.xxx.xxx
Kliping: pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penggandaan,
serta sirkulasi. Rpxx.xxx.xxx
Jasa informasi: pengumpulan dan pemeliharaan. Rp xx.xxx.xxx
Rekaman radio: biaya wawancara, penggandaan, naskah, dan distribusi. Rpxx.xxx.xxx
Properti TV: biaya-biaya pembuatan produk sampel kepada para
manajer TV untuk keperluan perekaman. Rpxx.xxx.xxx
Literatur cetak: produksi lembaran informasi, brosur, pamflet, grafik-
dinding kalender; naskah riwayat singkat perusahaan,
laporan bagan perusahaan. Rpxx.xxx.xxx
Penyediaan sponsor: hadiah, penghargaan, pemberian sponsor untuk
berbagai acara, biaya jamuan. Rpxx.xxx.xxx
Konferensi dan seminar dagang atau teknis: materi, katering, akomodasi,
uang saku, ongkos perjalanan, upah pegawai ekstra. Rpxx.xxx.xxx
Fotografi: pengambilan foto, cuci-cetak, film, amplop kemas.
Rpxx.xxx.xxx
Kunjungan pihak luar: transportasi, akomodasi, katering, informasi pers,
materi, pengeluaran ekstra. Rpxx.xxx.xxx
Ekshibisi (pameran keliling sebagai bagian dari kegiatan PR guna
meningkatkan perdagangan atau pelayanan kepada
konsumen) : panel pameran, hiasan, model (mekanik atau
antis), dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx

15. 15
Kendaraan: sedan, jip, van. Rpxx.xxx.xxx
Alat-alat kantor: cap, pena, amplop dan kertas berlambang perusahaan,
stempel, dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx
Telepon, telex, faksimili. Rpxx.xxx.xxx
Prangko Rpxx.xxx.xxx
Ongkos perjalanan dinas: uang saku, sewa kendaraan, biaya hotel, biaya
ekstra. Rpxx.xxx.xxx
Dana cadangan (misalnya 10 persen) Rpxx.xxx.xxx
TOTAL Rpxx.xxx.xxx
Kegunaan Anggaran bagi Pihak Manajemen
Berdasarkan rencana-rencana pengeluaran yang termuat dalam suatu anggaran,
pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara perencanaan kerja manajer
PR-nya dengan rencana-rencana perusahaan secara keseluruhan, serta seberapa banyak
biaya yang perlu disediakan dengan mempertimbangkan nilai-nilal produktifnya. Lebih
dari itu, pihak manajemen juga mendapat landasan yang kuat untuk mengubah, menambah,
atau menguranginya sebelum rencana-rencana yang termaksud di dalam anggaran tadi
dilaksanakan. Dengan anggaran itu pihak manajemen juga dapat mengetahui apa saja yang
bisa dikerjakan dan yang tidak bisa dikerjakan sesuai dengan personel dan sumber daya
yang dimiliki. Aspek jam kerja merupakan unsur perhitungan yang sangat penting, baik
dalam anggaran konsultan PR eksternal maupun unit PR internal. Perhitungan gaji dalam
anggaran departemen PR internal harus realistik agar jam kerja yang disediakan benar-
benar cukup untuk melangsungkan berbagai tugas yang telah direncanakan.
Oleh karena itu, hendaknya rencana pembuatan majalah khusus tidak usah
direkomendasikan kecuali ada orang yang memiliki waktu sekaligus kemampuan untuk
melakukan editing. Tetapi, kalau majalah khusus itu benar-benar perlu diterbitkan,
sebaiknya perusahaan merekrut konsultan yang memang ahli di bidang itu (termasuk
memiliki studio dan komputer desk-top untuk keperluan penerbitan) secara temporer.
Prioritas dan Batasan pada Anggaran
Logika yang diuraikan di atas agaknya bertentangan dengan sikap khas pimpinan
perusahaan yang seringkali menuntut hasil maksimal tanpa memberi perhatian pada beban

16. 16
kerja manajer PR-nya yang terkadang berlebihan. Kalau sikap seperti ini tidak disadari dan
dihindari, maka beban kerja akan melebihi daya dukung riil. Akibatnya, hanya sebagian
kecil tugas saja yang akan terselesaikan dengan baik. Penyusunan anggaran juga
dimaksudkan untuk menghindari hal buruk seperti itu. Dengan anggaran yang rapi, akan
diketahui tugas-tugas mana yang harus diutamakan dan tugas-tugas yang dapat ditunda
atau bahkan ditiadakan sama sekali. Dengan demikian, anggaran dapat menetapkan
prioritas dan sekaligus menetapkan batasan terhadap kegiatan-kegiatan yang tidak atau
kurang efisien. Itulah sebabnya, anggaran mutlak diperlukan untuk mencapai efektivitas
dan efisiensi biaya. Dengan anggaran, kita juga bisa mengukur baik-tidaknya hasil yang
diperoleh.
2.4 FUNGSI ANGGARAN PR
Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja dan
bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. Bahwa anggaran harus bersifat
sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan logika. Bahwa
setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk mengambil keputusan
sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan yang berdasarkan asumsi
tertentu. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer tersebut, merupakan pelaksanaan
fungsi manajer dari segi perencanaan, pengorganisasian, mengarahkan dan
pengawasan.
Fungsi Anggaran
Fungsi anggaran dapat dibagi menjadi 4 yaitu fungsi perancanaan, pengawasan,
koordinasi dan anggaran sebagai pedoman kerja. Keempat fungsi tersebut masing-
masing memiliki tujuan yang telah ditetapkan yaitu:
a. Fungi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah
satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen lainnya. Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai
berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan
membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam
hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap
perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".
Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya,
pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan
apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-
kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut,
maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik.
b. Fungsi Pengawasan
Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan.
Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah

17. 17
disusun sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi
prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan
membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan
efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam
mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi
mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah
artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman
atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk
menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.
c. Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu
atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang
baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian
lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat
menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga
rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat
dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan,
karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian
lainnya sudah diatur dengan baik.
d. Anggaran Sebagai Pedoman Kerja
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan
dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa
lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman
kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.
2.5 EVALUASI ANGGARAN PR
Evaluasi anggaran adalah tindakan yang dilakukan untuk menelusuri penyimpangan
atas anggaran ke departemen yang bersangkutan dan digunakan sebagai dasar untuk
penilaian kinerja departemen (Kenis, 1979). Hal ini akan mempengaruhi tingkah laku,
sikap dan kinerja manajer. Punitive approach dapat mengakibatkan rendahnya
motivasi dan sikap yang negatif, sedangkan supportive approach dapat
mengakibatkan sikap dan perilaku yang positif
Evaluasi secara mendasar mempunyai 4 tujuan yaitu
1) meyakinkan bahwa kinerja yang sesungguhnya sesuai dengan kinerja yang
diharapkan,
2) memudahkan untuk membandingkan antara kinerja individu satu dengan yang
lainnya,
3) sistem evaluasi kinerja dapat memicu suatu isyarat tanda bahaya, memberi sinyal
mengenai masalah-masalah yang mungkin terjadi dan 4) untuk menilai pembuatan
keputusan manajemen.

18. 18
2.4 STUDI KASUS
 Sebuah perusahaan kosmetik Wardah, memilik staff ahli PR dan akan melakukan
kegiatan PR yaitu salah satunya adalah peringatan 5 tahun produk wardah. Dalam
menyusun anggaran pr, staff tersebut melakukan kesalahan dalam pekerjaannya yaitu
menyalahgunakan anggaran PR dalam laporan anggaran yang dibuat tidak sesuai
dengan realita. Dalam kasus ini bagaimana peran departemen PR dalam
menanganinya?
 Dalam hal ini Departemen PR berperan dalam fungsi anggaran yaitu perencanaan. Dan
dalam hal ini tepartemen harus mengawasi jalannya acara proses perencanaan acara dan
sampai pada laporannnya.

19. 19
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN ANGGARAN PR
Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun
dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara
organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen
untuk mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan
tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen
untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna
sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan
menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai
alat utama. Biro konsultasi PR berfungsi untuk memberikan masukan dalam
kegiatan Departemen PR. Konsultasi sengaja didatangkan dari luar perusahaan
untuk memberi masukn atau bimbingan dalam rangka mendidirkan suatu lembaga
PR yang baru untuk meningkatkan kemampuan profesional para staff humasnya
yang sudah ada dalam bidang-bidang tertentu, misalnya saja penanganan PR
dibidang keuangan.
3.2 SARAN ANGGARAN PR
Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja
dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. Bahwa anggaran harus
bersifat sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan
logika. Bahwa setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk
mengambil keputusan sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan
yang berdasarkan asumsi tertentu. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer
tersebut, merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan,
pengorganisasian, mengarahkan dan pengawasan.

20. 20
DAFTAR PUSTAKA
Jefkins, Frank, 2002, Public Relations, Jakarta: Erlangga.
JENIS – JENIS ANGGARAN SEKTOR PUBLIK | HP WEBLOG
hpweblog.wordpress.com
ABOE'S: Pengertian dan Fungsi Anggaran
nagebonar.blogspot.com
Manajemen humas - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
id.wikipedia.org
Menyusun Anggaran | Prita Kemal Gani
www.lspr.edu