2. Surat niaga:
surat yang dikeluarkan oleh badan–
badan atau perusahaan–perusahaan
dalam rangka menjalankan usahanya.
Surat niaga yang akan kita bahas :
1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Pesanan
4. Surat Pengaduan
3. 1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa):
Surat yang berisi informasi keadaan
suatu barang/ jasa yang hendak dijual
kepada calon pihak yang dikirimi surat
(calon pembeli/ pengguna jasa).
4. Surat penawaran harus disusun dengan teliti
dan dapat menarik perhatian pembaca.
Kepada pihak yang dikirimi surat harus
ditunjukkan keunggulan kualitas barang
yang ditawarkan.
5. Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran:
a. nama/ jenis barang yang ditawarkan
b. kualitas, merk barang
c. jumlah barang yang ditawarkan
d. harga satuan
e. potongan harga yang diberikan
f. syarat pembayaran
g. cara pengiriman
6. PT PUSTAKA WIDYA
Jalan Pelajar 10 A
Yogyakarta 55197
Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April
2003
Lampiran : 2 ( dua) lembar
Hal : Penawaran Buku
Yth . Saudara Pemilik Toko Buku
Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25
Surabaya
CONTOH SURAT PENAWARAN
7. Dengan Hormat,
Menyongsong peringatan Hari Pendidikan
Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum
Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku
pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan
tinggi, mengajak Saudara bekerja sama
berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.
8. Buku–buku kami telah mendapat
pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas,
sebagai buku pelengkap disamping buku teks
wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan
meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu
kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah
blangko surat pesanan.
9. Kami juga memberikan diskon menarik
dengan persentase tinggi kepada toko
pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon
35 %
- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon
30 %
Pesananan Saudara sangat kami tunggu.
Terima kasih.
Hormat kami,
Kabid Pemasaran
A. Latief
10. 2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dikirimkan kepada penjual
oleh calon pembeli dengan maksud
meminta informasi mengenai harga dan
keadaan barang, serta persyaratan
mengenai jual-beli barang.
11. Surat ini biasanya dibuat karena calon
pembeli belum banyak mengenal suatu
produk, baik jenisnya maupun harganya.
Mungkin juga karena ada perubahan harga
dan jenis produk.
12. Agar calon pembeli memperoleh jawaban
yang memuaskan dari penjual, maka surat
ini perlu berisi pertanyaan mengenai :
a. nama / jenis barang
b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman
13. Bogor, 31 Januari 2003
Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara
dapat memberikan penjelasan
mengenai jenis-jenis dan harga
perabot rumah tangga produksi Jati
Murni.
CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
14. Jika ada kesesuaian harga, kami akan
memesan dalam jumlah besar.
Informasi secepatnya sangat kami
harapkan. Terima kasih.
Hormat kami,
Sabrina
15. 3. SURAT PESANAN
Surat pesanan merupakan surat dari pembeli
yang dikirim kepada penjual yang berisi
pesanan untuk membeli sejumlah barang
atau memesan suatu jasa tertentu.
16. Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini
cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga
tidak menimbulkan keraguan pada diri si
penjual.
17. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan,
berdasarkan surat penawaran atau iklan
dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika
perlu dibuat dalam bentuk daftar agar
mudah melayani dan mengeceknya.
18. c. Menyebutkan cara pengiriman yang
dikehendaki.
d. Menyebutkan cara pembayaran.
e. Menyebutkan waktu pengiriman yang
dikehendaki.
f. Menyebutkan cara pengepakan.
19. Bogor, 2 Maret
2005
Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami sangat bergembira menerima
informasi tentang jenis-jenis dan harga
perabot rumah tangga produksi
Saudara.
CONTOH SURAT PESANAN
20. Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah
tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah
No. 17 sebanyak 8 buah
No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara
pembayarannya.
Terima kasih atas kepercayaan terhadap
pelanggan lama.
Hormat kami,
Sabrina
21. 4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
Surat pemberitahuan dari pemesan/
pembeli kepada penjual, karena barang-
barang yang diterimanya tidak sesuai
dengan pesanan.
Surat pengaduan dibuat karena :
jumlah/ mutu barang tidak sesuai,
kerusakan, keterlambatan, atau
pengingkaran isi perjanjian
22. Seseorang menulis surat pengaduan di
antaranya untuk:
a. Menyelesaikan proses jual beli agar
memuaskan kedua belah pihak
b. Meningkatkan hubungan baik yang sudah
dibina agar tidak sampai putus karena
kesalahan yang tidak disengaja.
23. c. Mengingatkan penjual agar memberikan
pelayanan yang memuaskan karena
pembeli adalah raja, sehingga pelayanan
yang baik akan mendatangkan
pelanggan yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan
kepada penjual, harus kepada siapa
dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan
bukan pada pihak penjual.
24. Alternatif penyelesaian pengaduan di
antaranya :
a. Meminta potongan harga, jika pengaduan
disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman
barang.
b. Meminta pergantian barang, jika tidak
mungkin untuk menjualnya karena rusak atau
kesalahan mutu barang pesanan.
25. c. Meminta pengiriman barang yang
kurang jika memang jumlah yang dikirim
kurang.
d. Meminta pengganti kerugian berupa
uang, jika barangnya tidak diganti.
26. Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini :
a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal
surat pesanan.
b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan
meskipun Anda merasa tidak puas.
27. c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang
Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan
yang logis tentang pengaduan tersebut
dengan bukti yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang
Anda kehendaki dengan tidak merugiksn
kedua belah pihak
28. TOKO BUMI ASIH
Jalan MT. Haryono 53
Surabaya
Surabaya, 14 Agustus 2003
Nomor : 71/ BA/ VII – 03
Hal : Pengaduan Kualitas
Barang
Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR
Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo
CONTOH SURAT PENGADUAN
29. Dengan Hormat,
Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah
kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal
ini berarti lebih cepat dari permintaan kami.
Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.
30. Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek
ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak
sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung
tersebut kami kembalikan, kami mohon
potongan harga sebesar 20 %.
31. Jika saudara tidak setuju dengan
potongan harga, silakan mengirim utusan
untuk mengeceknya dan sekalian mohon
dibawakan penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Boy Wijaya
Pemilik Toko
