Dokumen tersebut membahas tentang empat jenis surat niaga, yaitu surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, dan surat pengaduan. Surat-surat niaga tersebut digunakan dalam transaksi jual beli antara penjual dan pembeli untuk memfasilitasi proses penawaran, permintaan informasi harga dan spesifikasi barang, pemesanan barang, dan pengaduan atas keluhan pembeli.

1. BAHASA INDONESIA
SURAT NIAGA

2. Surat niaga:
surat yang dikeluarkan oleh badan–badan
atau perusahaan–perusahaan dalam rangka
menjalankan usahanya.
Surat niaga yang akan kita bahas :
1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Pesanan
4. Surat Pengaduan

3. 1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa):
Surat yang berisi informasi keadaan suatu
barang/ jasa yang hendak dijual kepada
calon pihak yang dikirimi surat (calon
pembeli/ pengguna jasa).

4. Surat penawaran harus disusun
dengan teliti dan dapat menarik
perhatian pembaca. Kepada pihak
yang dikirimi surat harus ditunjukkan
keunggulan kualitas barang yang
ditawarkan.

5. Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran:
a. nama/ jenis barang yang ditawarkan
b. kualitas, merk barang
c. jumlah barang yang ditawarkan
d. harga satuan
e. potongan harga yang diberikan
f. syarat pembayaran
g. cara pengiriman

6. PT PUSTAKA WIDYA
Jalan Pelajar 10 A
Yogyakarta 55197
Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April 2003
Lampiran : 2 ( dua) lembar
Hal : Penawaran Buku
Yth . Saudara Pemilik Toko Buku
Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25
Surabaya
CONTOH SURAT PENAWARAN

7. Dengan Hormat,
Menyongsong peringatan Hari
Pendidikan Nasioanal 2003 dan
diberlakukannya Kurikulum Berbasis
Kompetensi, kami penerbit buku-buku
pelajaran untuk SD sampai dengan
perguruan tinggi, mengajak Saudara
bekerja sama berpartisipasi
mencerdaskan kehidupan bangsa.

8. Buku–buku kami telah mendapat
pengesahan dari Dirjen Dikdasmen
Depdiknas, sebagai buku pelengkap
disamping buku teks wajib yang telah
diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan
meningkatkan kualitas pendidikan.
Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar
buku dan sebuah blangko surat
pesanan.

9. Kami juga memberikan diskon menarik
dengan persentase tinggi kepada toko
pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %
- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %
Pesananan Saudara sangat kami tunggu.
Terima kasih.
Hormat kami,
Kabid Pemasaran
A. Latief

10. 2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh
calon pembeli dengan maksud meminta
informasi mengenai harga dan keadaan
barang, serta persyaratan mengenai jual-
beli barang.

11. Surat ini biasanya dibuat karena
calon pembeli belum banyak
mengenal suatu produk, baik
jenisnya maupun harganya. Mungkin
juga karena ada perubahan harga
dan jenis produk.

12. Agar calon pembeli memperoleh
jawaban yang memuaskan dari
penjual, maka surat ini perlu berisi
pertanyaan mengenai :
a. nama / jenis barang
b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman

13. Bogor, 31 Januari 2003
Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara
dapat memberikan penjelasan mengenai
jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga
produksi Jati Murni.
CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

14. Jika ada kesesuaian harga, kami akan
memesan dalam jumlah besar.
Informasi secepatnya sangat kami
harapkan. Terima kasih.
Hormat kami,
Sabrina

15. 3. SURAT PESANAN
Surat pesanan merupakan surat dari
pembeli yang dikirim kepada penjual
yang berisi pesanan untuk membeli
sejumlah barang atau memesan
suatu jasa tertentu.

16. Pada dasarnya penyusunan surat
jenis ini cukup singkat, padat, tetapi
jelas sehingga tidak menimbulkan
keraguan pada diri si penjual.

17. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan,
berdasarkan surat penawaran atau
iklan dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah
pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk daftar agar mudah melayani
dan mengeceknya.

18. c. Menyebutkan cara pengiriman
yang dikehendaki.
d. Menyebutkan cara pembayaran.
e. Menyebutkan waktu pengiriman
yang dikehendaki.
f. Menyebutkan cara pengepakan.

19. Bogor, 2 Maret 2005
Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami sangat bergembira menerima
informasi tentang jenis-jenis dan harga
perabot rumah tangga produksi Saudara.
CONTOH SURAT PESANAN

20. Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah
tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah
No. 17 sebanyak 8 buah
No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara
pembayarannya.
Terima kasih atas kepercayaan terhadap
pelanggan lama.
Hormat kami,
Sabrina

21. 4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli
kepada penjual, karena barang-barang yang
diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.
Surat pengaduan dibuat karena :
jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan,
keterlambatan, atau pengingkaran isi
perjanjian

22. Seseorang menulis surat pengaduan di
antaranya untuk:
a. Menyelesaikan proses jual beli agar
memuaskan kedua belah pihak
b. Meningkatkan hubungan baik yang
sudah dibina agar tidak sampai
putus karena kesalahan yang tidak
disengaja.

23. c. Mengingatkan penjual agar
memberikan pelayanan yang
memuaskan karena pembeli adalah
raja, sehingga pelayanan yang baik
akan mendatangkan pelanggan
yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan
kepada penjual, harus kepada
siapa dirinya menuntut ganti rugi
jika kesalahan bukan pada pihak
penjual.

24. Alternatif penyelesaian pengaduan di
antaranya :
a.Meminta potongan harga, jika
pengaduan disebabkan oleh
kesalahan dalam pengiriman barang.
b.Meminta pergantian barang, jika tidak
mungkin untuk menjualnya karena
rusak atau kesalahan mutu barang
pesanan.

25. c. Meminta pengiriman barang yang
kurang jika memang jumlah yang
dikirim kurang.
d. Meminta pengganti kerugian
berupa uang, jika barangnya tidak
diganti.

26. Untuk menyusun surat pengaduan,
sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :
a.Hubungkan dengan nomor dan
tanggal surat pesanan.
b.Ungkapkan dengan bahasa yang
sopan meskipun Anda merasa tidak
puas.

27. c. Sebutkan jenis dan jumlah barang
yang Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-
alasan yang logis tentang
pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan
yang Anda kehendaki dengan tidak
merugiksn kedua belah pihak

28. TOKO BUMI ASIH
Jalan MT. Haryono 53
Surabaya
Surabaya, 14 Agustus 2003
Nomor : 71/ BA/ VII – 03
Hal : Pengaduan Kualitas
Barang
Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR
Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo
CONTOH SURAT PENGADUAN

29. Dengan Hormat,
Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai
telah kami terima pada tanggal 12
Agustus 2003. Hal ini berarti lebih
cepat dari permintaan kami. Oleh
karena itu kami ucapkan terima kasih.

30. Perlu kami sampaikan bahwa setelah
kami cek ada 20 karung kedelai yang
mutunya tidak sesuai dengan pesanan.
Daripada 20 karung tersebut kami
kembalikan, kami mohon potongan
harga sebesar 20 %.

31. Jika saudara tidak setuju dengan
potongan harga, silakan mengirim utusan
untuk mengeceknya dan sekalian mohon
dibawakan penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Boy Wijaya
Pemilik Toko

32. SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA
1. Perhatikan surat pengaduan berikut!
Seorang pembeli kecewa terhadap
penjual/produsen karena barang yang
dikirim tidak sesuai dengan barang
yang dipesan.

33. Kalimat santun untuk penulisan surat
pengaduan sesuai dengan ilustrasi
tersebut adalah ….
a. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, saya kapok
pesan barang pada Saudara.
b. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, saya tidak
puas dengan pelayanan Saudara.

34. c. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, saya sangat
kecewa. Segera diganti.
d. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, mohon diganti
sesuai dengan pesanan saya.
e. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, mohon ada
ganti rugi atas kekecewaan saya.

35. Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d adalah kalimat pengaduan
yang santun dan jelas.

36. 2. Kalimat yang berisi keluhan dengan
maksud yang jelas ialah ….
a. Terima kasih atas kerja sama yang baik
di antara kita. Mudah-mudahan tidak
mengecewakan.
b. Kiriman 10 unit yang telah kami terima
2 unit rusak. Mohon diganti.

37. c. Meskipun kami sering mengeluh karena
keterlambatan pengiriman barang, Anda
kurang memperhatikan hal itu.
d. Kami cukupkan sekian, semoga kerja
sama ini dapat diperbaiki.
e. Biaya pengiriman barang yang rusak
harap Anda tanggung.

38. Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan
santun.

39. 3. Barang pesanan kami yang Anda
kirimkan, mengalami keterlambatan dan
banyak barang yang rusak. Oleh karena
itu, ….
Pernyataan yang tepat untuk melengkapi
surat pengaduan di atas adalah ….
a. untuk pengiriman berikutnya kami mohon
tidak terlambat lagi dan ada penggantian
barang yang rusak
b. pembelian kami batalkan

40. c. kami minta potongan harga
d. barang yang rusak akan segera
kami kembalikan
e. kami minta ganti rugi sebesar
kerugian yang kami derita

41. Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas
dan santun

42. 4. Dengan hormat,
Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli
2002 telah kami terima ….
Untuk melengkapi surat niaga di atas
yang paling tepat ialah ….

43. a. kami mengucapkan terima kasih
atas kepercayaan dan pesanan
Saudara kepada kami.
b. selanjutnya kami segera
merealisasikannya pada tanggal 1
Agustus 2002 sesuai permintaan
Bapak.

44. c. namun pada surat itu tidak
dijelaskan alasan mengapa Bapak
memesannya kepada kami.
d. dan kami berterima kasih banyak
sekali atas kepercayaan Bapak.
Alat-alat tulis itu pasti segera kami
kirim.
e. kami pasti segera memenuhi
pesanan Bapak tersebut karena itu
kami sangat berteriam kasih
pesanannya.

45. Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang
tepat untuk melengkapi surat niaga di atas.

46. 5. Di antara kalimat pembuka surat niaga
berikut yang berisi permintaan
penawaran ialah ….
a. Dengan ini saya menyampaikan kepada
Saudara produk baru usaha kami.
b. Surat Saudara telah kami terima, maka
berikut ini jawaban kami.

47. c. Dengan ini saya berharap Anda dapat
memberikan daftar harga yang baru.
d. Kami memerlukan informasi Anda tentang
kebutuhan bulan ini.
e. Dengan surat ini saya sertakan lampiran
daftar harga produk baru kami.

48. Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan pernyataan
permintaan penawaran

49. 6. Di antara kalimat berikut yang tepat
sebagai kalimat penutup surat
pengaduan adalah ….
a. Terima kasih, kami tunggu kiriman
Anda
b. Harap maklu, pelayanan kami
terbatas.

50. c. Harap keluhan kami mendapat
perhatian sepenuhnya.
d. Harap semua pembayaran
dilakukan melalui Bank Mandiri.
e. Terima kasih, kami tunggu pesanan
Anda.

51. Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan kalimat penutup
surat pengaduan.

52. 7. Di antara kalimat-kalimat penutup
berikut yang berisi keluhan ialah ….
a.Kiriman Anda telah samapai dengan
selamat. Terima kasih
b.Barang yang Anda kirimkan telah
samapi, tetapi agak terlambat.

53. c. Baru hari ini pesanan kami sampai
dalam keadaan lengkap.
d. Terima kasih, kiriman Anda telah
kami terima hari ini.
e. Hari ini kami sudah menerima
pesanan secara lengkap.

54. Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat penutup
yang berisi keluhan.

55. 8. Kalimat surat niaga berikut ini yang
berisi penawaran ialah ….
a. Kami mohon penawaran Saudara
segera dikirimkan.
b. Siapapun dapat mengirimkan contoh
barang kemari.

56. c. Kami menawarkan TV Sony kualitas
ekspor dengan pembayaran cicilan dan
barang dapat segera dikirimkan
d. Semoga Anda senang dengan order
kami ini.
e. Kami tetap menunggu penawaran Anda.

57. Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c adalah kalimat surat niaga
yang berisi penawaran.

58. 9. Di antara kalimat-kalimat berikut yang
berisi permintaan penawaran barang
ialah ….
a. Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah
kami terima, maka dengan ini ….
b. Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar
harga terbaru barang produksi Anda.

59. c. Dengan penuh rasa gembira kami
menyampaikan kabar bahwa kiriman
Saudara telah kami terima.
d. Klaim Saudara telah kami terima dan mohon
sabar.
e. Terima kasih atas kiriman Saudara bulan
Maret yang lalu.

60. Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi
permintaan penawaran barang.

61. 10. Di antara kalimat-kalimat penutup surat
pengaduan berikut yang tidak tepat
ialah ….
a. Kami berharap Saudara memperhatikan
sepenuhnya pengaduan kami.
b. Pengaduan ini harap ditanggapi dengan
serius.

62. c. Terima kasih atas kerja sama Saudara
dalam menyelesaikan pengaduan kami.
d. Hendaknya pengaduan kami ini
mendapat perhatian sepenuhnya.
e. Kami berharap Saudara segera
menanggapi

63. Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c bukan merupakan kalimat
pentutup surat pengaduan