Administrasi Transaksi - SMK

1. Administrasi
Transaksi
Yanuardi
SMK Pemasaran

2. Perhatikan Gambar Berikut
Ini !

3. Semester 1
Ruang Lingkup Administrasi Transaksi1
2 Ruang Lingkup Transaksi Penjualan
3 Alur Proses Administrasi Transaksi
4 Berkas Administrasi Pembelian
5 Berkas Administrasi Penjualan Tunai

4. Semester 2
Berkas Administrasi Penjualan Kredit1
2 Jasa Layanan Bank

5. Ruang Lingkup
Administrasi
Transaksi
Yanuardi

6. Materi
Pengertian, Maksud dan Tujuan Administrasi1
2 Pengertian dan jenis-jenis Transaksi
3 Administrasi Transaksi
4 SOP Perusahaan
5 Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

7. Perhatikan Video Berikut Ini !
Diskusi Kelompok !
1. Apa yang membedakan Pasar Tradisional dengan
pasar modern khususnya dalam segi
administrasinya? Kelebihan atau Kekurangannya?
2. Mengapa dalam transaksi jual beli diperlukan
administrasi yang baik?
3. Menurut pendapat kelompok Anda, apa itu
Administrasi, Transaksi, dan Administrasi
Transaksi?
4. Apa saja dokumen administrasi yang diperlukan
dalam suatu proses administrasi jual-beli? Untuk
apa masing2 dokumen tersebut?

8. Pengertian Administrasi
Ad +
Ministrare Melayani
Membantu
Memenuhi
Dedi Sudirman (Dasar2 Manajemen)
administrasi adalah suatu pengabdian atau
pelayanan, yaitu pemberdayaan sumberdaya
lainnya dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan
pencatatan segala sesuatu tentang
kejadian yang dilakukan secara
kronologis dan teratur.

9. c
c
Menaruh
Mengirim
Menggandakan
Mengolah
Menghimpun
Mencatat

10. Maksud dan Tujuan Administrasi
Menyusun
Memantau
Mengevaluasi
Mengaman
kan

11. segala sesuatu aktifitas
perusahaan yang
menimbulkan perubahan
terhadap posisi harta
kekayaan perusahaan
Internal
transaksi yang terjadi
melibatkan hanya bagian-
bagian yang ada di dalam
perusahaan
Eksternal
transaksi yang melibatkan
pihak luar perusahaan

12. kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi
keuangan sebuah perusahaan
yang dilakukan secara kronologis,
dengan metode tertentu sehingga
hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain

13. Dasar
Hukum
Pedoman
FUNGSI
SOP
Lancar
Mudah
Arah

14. Tujuan SOP
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan,
keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
Agar mengetahui dengan jelas dan
peran dan fungsi tiap-tiap posisi
dalam organisasi
Agar petugas/karyawan menjaga
konsistensi dan tingkat kinerja
petugas/karyawan atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.
Memperjelas alur tugas, wewenang, dan
tanggung jawab dari petugas/karyawan
terkait lainnya

15. Prosedur Pembelian Tunai
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai
perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum
mempunyai supplier tetap)
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara
rutin menyediakan pasokan barang
4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka
bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da
pelayanan pasca jual
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti
garansi, return barang, dsb
7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau
tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang,
bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil
pemeriksaan kepada penjual
8. Membayar jumlah trsansaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

16. Prosedur Penjualan Tunai
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari
calon pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan
kesepakatan sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya
surat perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan
perusahaan dan konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk
kepentingan administrasi
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan
pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka
barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke
gudang
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang
dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang
diterima
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai
pelayanan yang prima

17. Prosedur Penjualan Kredit
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari
pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang
termuat kesepakatan-kesepakatan
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang
dilampirkan
5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang
terisi lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya
(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka
dikembalikan kepada calon pelanggan.
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
9. Buatlah invoice (faktur)
10.Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai
pelayanan yang prima

18. Prosedur Penerimaan Kas
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi
yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan
tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll
2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian
penjualan dengan tliti dan cocokkan dengan
rangkapannya
3. Hitung jumlah tansaksi dengan benar
4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat
untuk mengecek uang secara fisik. Apabila pelanggan
menggunakan cek maka periksa keabsahan cek
tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut
kepada bank yang mengekuarkan cek tersebut.
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

19. Prosedur Pengeluaran Kas
1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi
pembelian tunai, pembayaran utang dan
pembayaran biaya-biaya
2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa
supplier dengan rangkapannya, apabila cocok
ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai),
kemudian supplier menandatangani bukti
pengeluaran bank atau kuitansi
3. Berikan cek atau uang tunai
4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran
bank/kuitansi) yang telah ditandatangani
supplier

20. Berkas-Berkas Administrasi
Transaksi
Bukti Transaksi Eksternal
yaitu bukti pencatatan
transaksi yang terjadi dengan
pihak luar perusahaan
Bukti Transaksi Internal yaitu
bukti transaksi yang dibuat,
dicatat, dan juga beredar di
lingkugan perusahaan itu
sendiri

21. Bukti Transaksi Internal
1. Memo
2. Bukti Kas Masuk
3. Bukti Kas Keluar
.

22. 1. Memo
adalah bukti Transaksi intern berupa memo (catatan) dari
pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi, antar
bagian, atau manajer dengan bagian-bagian yang ada
dilingkungan perusahaan untuk melakukan pencatatan
suatu kejadian.

23. 2. Bukti Kas Masuk
adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah
menerima uang secara tunai, dan digunakan untuk
mencatat transaksi penerimaan uang tunai.

24. 2. Bukti Kas Keluar
adalah bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang
tunai, seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, dan
pembayaran utang. Dengan adanya transaksi
pengeluaran uang, perusahaan akan mendapatkan bukti
transaksi tersebut seperti, kuitansi, nota kontan atau
faktur.

25. Bukti Transaksi Eksternal
1. Nota Kontan
2. Faktur (invoice)
3. Faktur Pajak
4. Kuitansi
5. Nota Debet
6. Nota Kredit
7. Cek
8. Bilyet Giro
9. Rekening Koran
10.Surat Pesanan atau
Purchase Order (PO)
11.Pesanan Penjualan
(Sales Order) atau
Pengantar Barang
12.Surat Jalan (Delivery
Order)
.

26. 1. NOTA Kontan
Nomor Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah
Jumlah
TOKO ......... Singkawang, ...................2012
Jl. .........................
Singkawang
NOTA KONTAN
No ……….
Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai.
• Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli.
• Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar aslinya berwarna putih
utk pembeli & lembaran kedua atau copynya disimpan penjual.

27. 2. FAKTUR (Invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan
secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada
pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan
kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual
sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

28. Hal-hal yang harus dimuat di dalam
Faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran
• n/30
• 2/10, n/30
• 2/10, 1/15, n/30
• EOM
• n/10 EOM
7. keterangan mengenai barang seperti jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

29. Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur
pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim
kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

30. 3. FAKTUR Pajak
adalah Bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha
Kena Pajak (PKP) karena penyerahan/menjual Barang Kena
Pajak (BKP)

31. • Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk
pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani
oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada
pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya
terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada
pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran
uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/bonggol
kuitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan
penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi
harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU
RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah
nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp
3.000,-
4. Kuitansi (Official Receipt)

32. Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

33. 5. Nota debet (Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang
dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya,
bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu.
Penerima nota debet ini akan mencatat pada akun pihak
pengirim nota pada sisi kredit.

34. 6. Nota kredit (Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang
dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya,
bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu.
Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak
pengirim nota pada sisi debet.

35. 7. Cek (Cheque)
• Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk
membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut
diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang
menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
• Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama
diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan
struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan
transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

36. 8. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada
bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah
uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya
disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang
lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang
tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat
menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan
simpanan pada rekeningnya.

37. 9. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang
disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan
digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan
antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.

38. 10. Surat Pesanan (PO)
PD. BUN LIE
Jl. Hangmoi No. 18 Singkawang Timur,  (0562) 639753 Kalimanta Barat
SURAT PESANAN
Singkawang, 18 September 2012
Hormat Kami,
Ket. : –
2 Item ( Lie Fui )
Bagian Pembelian
Kepada Yth. : Bui Sui
Semarang.
No. Jumlah Barang Nama Barang Disc Harga
1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah
Brutto 3.100.000,00
Netto 3.100.000,00
Surat niaga yang dibuat oleh pembeli kepada pihak penjual
yang berisikan pesanan barang.

40. 11. Pesanan Penjualan/Pengantar Barang
(Sales Order = SO)
 adalah salinan dari surat pesanan (Purchase Order/PO) yang dibuat oleh penjual
atau perusahaan tempat memesan barang.
Bentuk surat pesanan penjualan adalah sebagai berikut :
PD. SINAR MITRA
Jl. Alianyang No. 234 Semarang,  (026) 5303454
PESANAN PENJUALAN
No. SO : SO.400030203
PO : 102
Semarang, 26 September 2012
Hormat Kami,
Ket. : –
2 Item ( Bui Sui )
Manajer Pemasaran
Kepada Yth. : Lie Fui
Singkawang
No. Jumlah Barang Nama Barang Disc Harga
1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah
Brutto 3.100.000,00
Netto 3.100.000,00

41. 12. Surat Jalan (Delivery Order)
 adalah surat pengantar atas barang, yang ditujukan kepada pembeli oleh
penjual/perusahaan. Surat ini merupakan bukti sah bahwa petugas pengirim
memang mewakili penjual untuk mengantarkan barang yang telah dipesan oleh
pembeli.

42. Thank you!