Dokumen bisnis berisi pedoman membuat berbagai jenis dokumen penting untuk bisnis seperti surat penawaran, pesanan, pengiriman barang, dan penagihan pembayaran. Dokumen-dokumen tersebut perlu disusun dengan bahasa yang jelas dan informatif untuk memudahkan komunikasi antarpihak dalam transaksi komersial.

2. Dokumen Bisnis
Pengertian Dokumen
Bisnis
Manfaat Dokumen
Bisnis
Jenis Dokumen Bisnis
Pedoman Membuat
Dokumen Bisnis
Pedoman Membuat
Dokumen Bisnis Hotel

3.  Bisnis : usaha komersial dalam sebuah dunia
perdagangan, bidang usaha atau usaha
dagang.
 Dunia usaha bergerak sangat dinamis,
sehinggga diperlukan pembuktian. Fungsi
pembuktian inilah yang akhirnya
memunculkan tentang pencatatan dan
korespondensi. Cara penyimpanan surat
secara konvensional sudah mulai tergeser
dengan adanya terknologi internet.

4. 1. Melancarkan aktifitas kantor
2. Keseragaman pembentukan informasi
3. Sebagai bukti autentik atau sah
4. Menghemat biaya karena formulir berwujud
kertas yang harganya relatif lebih murah
5. Memberikan informasi yang jelas bagi pihak
intern perusahaan dan mempermudah
tindakan audit
6. Memberi keuntungan bagi orang yang
bernegoisasi dengan organisasi

5. 1. Dokumen atau Surat Perkenalan
◦ Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli
yang berisi tentang memperkenalkan hasil produksi
atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan
selengkapnya.
2. Dokumen atau Surat Permintaan Daftar Harga
◦ Surat /dokumen yang dibuat dan dikirimkan oleh
pembeli kepada penjual untuk meminta daftar harga
dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkannya.
3. Dokumen atau Surat Penawaran
◦ Dokumen yang berisikan penawaran produk dari
perusahaan kepada calon pemberi atau konsumen

6. 4. Dokumen atau Surat Pesanan
◦ Surat yag dibuat oleh calon pembeli, baik setelah
menerima surat penawaran. Ataupun hanya
tertarik dari iklan yang ditunjukkan kepada
penjual/produsen yang ingin memesan produk
yang diinginkan.
5. Dokumen atau Surat Pengiriman Barang dan
Daftar Perincian Barang
◦ Surat pengiriman pesanan dari penjual kepada
pembeli. Guna bukti penerimaan barang,
pemesan harus membuat atau menandatangani
surat tanda terima.
6. Faktur dan Rekening
◦ Bukti penjualan barang, surat pengantar wajib
dikirim karena merupakan tanda bukti
penyerahan barang.

7. 7. Dokumen atau Surat Pengaduan
◦ Surat yang dibuat oleh penjual sebagai wujud
ketidaksesuaian antara sesuatu yang diharapkan
dengan apa yang diterima.
8. Dokumen Penagihan dan Penyelesaiannya
◦ Dokumen tentang penagihan pembayaran yang
sudah jatuh tempo.

9. ◦ Penggunaan bahasa yang sopan, cermat, jelas
dan singkat.
◦ Perlu memperhatikan hal-hal berikut:
 Nama perusahaan
 Alamat perusahaan dan nomor telefon
 Bidang usaha
 Manfaat barang yang diperkenalkan
◦ Harus dapat meyainkan pembaca bahwa barang
yang ditawarkan berkualitas tinggi dan telah
banyak yang menggunakannya.

10. Biasanya calon pembeli atau pengguna akan
mengirimkan dokumen permintaan daftar harga
kepada banyak produsen yang diperlukan. Dari
jawabannya yang masuk kemudian
dipertimbangkan dan seleksi paling memenuhi
harapannya sesuai dengan kebutuhan dan
kondisi keuangan.

11.  Langkah-langkah yang harus diperhatikan :
◦ Menetapkan lebih dahulu jenis barangnya
◦ Menetapkan kapan barang itu diperlukan
◦ Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan
barang
◦ Menanyakan pemberian potongan harga
◦ Meminta informasi cara pengiriman barang
◦ Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi
surat permintaan tersebut
◦ Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalong, dan
sampel yang dibutuhkan.

12.  Sifat-sifat penawaran yang terdiri atas hal-hal
sebagai berikut:
◦ Penawaran bebas, adalah jenis penawaran dengan syarat
jual beli yang tidak terikat oleh jangka waktu tertentu.
Sewaktu-waktu ada perubahan, baik harga, mutu,
maupun jenis produk penjual tidak perlu ada
pemberitahuan terlebih dahulu.
◦ Penawaran berjangka, jenis penawaran dengan syarat
jual beli dan harga barang yang hanya berlaku dalam
jangka waktu tertentu.
◦ Penawaran terikat, jenis penawaran dengan syarat jual
beli dan harga terikat, yang berarti bila sewaktu-waktu
ada perubahan, penjual harus memberitahukan terlebih
dahulu.

13.  Isi surat penawaran:
◦ Jenis produk yang ditawarkan
◦ Kelebihan prduk yang ditawarkan dibandingkan
dengan produk sejenis yang sudah ada di pasaran
◦ Harga dan cara penyerahan
◦ Potongan harga (bila ada)
◦ Masa waktu penawaran (jika ada)
◦ Kalimat-kalimat penting dalam membuat dokumen
penawaran atau dokumen permintaan atau surat
order.

14.  Surat yang dibuat oleh calon pembeli.
 Surat ini dikirim baik setelah menerima surat
penawaran atau hanya sekedar tertarik dari iklan
yang ditunjukkan kepada penjual/produsen yang
ingin memesan produk yang diinginkan.
 Untuk bukti penerimaan barang, pemesan harus
membuat surat tanda terima.
 Jika jarak penjual dan pembeli cukup jauh,
diperlukan jasa pihak lain sebagai perantara.
 Dalam pengiriman barang, diperlukan dokumen
antara lain; kuitansi, faktur, daftar rincian barang
dan surat pengantar barang.

15.  Hal-hal yang perlu disampaikan dalam surat
pesanan adalah:
◦ Nama, jenis, tipe, ciri-ciri lain barang yang dipesan
◦ Jumlah atau banyaknya pesanan
◦ Cara pembayaran
◦ Cara pengiriman barang atau cara penyerahan yang
dikehendaki
◦ Waktu penyerahan dan waktu pengiriman yang
diinginkan
◦ Harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah tahu
pasti perinciannya
◦ Potongan harga barang

16.  Surat pengiriman pesanan berisi
pemberitahuan pengiriman pesanan dengan
keterangan sbb:
◦ Berdasarkan order yang mana barang dikirim
◦ Jenis barang yang dikirim
◦ Berapa jumlah barang yang dikirim
◦ Dengan alat angkut barang dikirim
◦ Dokumen yang dilampirkan bersama surat
pengiriman pesanan

17.  Dokumen barang yang sering dilampirkan
bersama surat pengiriman pesanan/barang
sesuai dengan kasusnya. Dalam pengiriman
biasa, bersama surat pengiriman pesanan
harus dilampirkan faktur dan surat pengantar
barang.

18.  Alasan Faktur wajib dikirim di antaranya:
◦ Bukti penjualan barang, surat pengantar wajib
dikirim karena merupakan tanda bukti penyerahan
barang
◦ Bila barang dikirim melalui perusahaan
pengangkutan (darat, laut, udara) harus ada surat
muatan barang atau surat angkutan barang. Namun
surat angkutan barang berbeda-beda sesuai
dengan alat angkutnya, yaitu sbb:
1. Surat Jalan, bila barang diangkut dengan
kendaraan darat
2. Bill of Lading (B/L) atau konosemen, bila barang
diangkut dengan kapal laut
3. Air Way Bill (AWB), bila barang diangkut dengan
kapal laut

19. ◦ Bila barang yang dikirim perlu dirinci, atau bila
barang dipak ke dalam alat pengepakan. Hal
tersebut harus dibuat daftar rincian barang
(packing list) sesuai dengan data yang tertera di
dalam faktur.
◦ Bila pemesanan telah melakukan pembayaran
(sebagian atau seluruh harga barang), penjual harus
melampirkan kuitansi.
◦ Bila barang yang dikirim itu diasuransikan, penjual
dapat melampirkan asuransi atau surat
pertanggungan asuransi.

20.  Ketidaksesuaian tersebut dapat berupa hal-
hal berikut:
◦ Jumlah barang (biasanya kurang dari yang dipesan)
◦ Mutu Barang
◦ Waktu pengiriman
◦ Kerusakan barang
◦ Garansi barang
◦ Bentuk
◦ Cara pengiriman, dan sejenisnya

21.  Akibat kesalahan di atas setelah disesuaikan
dengan permasalahan dapat berupa hal-hal
berikut:
◦ Minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan
mutu atau karena pengiriman barang sangat
terlambat
◦ Minta dikirim barang baru sebagai pengganti
barang yang kurang, rusak atau hilang dengan
ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang
merugikan
◦ Minta potongan khusus (rafaksi) karena kesalahan
mutu atau karena terlalu banyak barang yang rusak
◦ Membatalkan pesanan dan minta uang kembali
apabila pembayaran telah dilakukan.

22.  Pengajuan runtutan kepada pihak yang
dianggap merugikan harus memperhatikan
syarat-syarat surat penuntutan yang baik:
◦ Penuntutan harus berdasarkan keadilan dan
kejujuran
◦ Penuntutan harus didukung alasan yang logis
dengan bukti yang kuat
◦ Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus
wajar dan sesuai dengan kerugian yang dialami
◦ Surat penuntutan diajukan dengan bahasa yang
sopan, jelas dan lugas.

23.  Surat ini dibuat karena pembelian dilakukan
secara kredit.
 Surat yang berisi permintaan atau peringatan dari
kreditur kepada debitur, agar debitur membayar
hutang.
 Surat dikirim oleh kreditur pada debitur karena
tidak membayar hutang pada tanggal jatuh
tempo tanpa memberitahukan penangguhan
pada kreditur
 Penulisan surat hendaknya dilakukan secara
bijaksana dan hati-hati, sebab debitur yang
belum/tidak membayar hutang mungkin karena
tidak sengaja, lupa atau dalam kesulitan
keuangan.

24.  Tahapan pengiriman surat penagihan:
◦ Surat penagihan pertama, berisi permintaan agar debitur
membayar hutangnya
◦ Surat penagihan kedua, berisi peringatan pertama
karena debitur lalai membayar hutangnya
◦ Surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua dan
dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu
debitur tidak membayar hutangnya, kreditur akan
menagih melalui inkaso bank (layanan jasa perbankan,
mengikutsertakan pihak ketiga dalam rangka
penyelesaian tagihan atau piutang berupa
surat/instrumen perbankan atau surat berharga yang
tidak dapat diambil alih atau dibayarkan segera kepada
si pemberi amanat untuk kegiatannya), bila bank
dilibatkan dalam transaksi
◦ Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga
(peringatan terakhir dan dapat disertai ancaman, bila
sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan
pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak
pengadilan perdata