invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!
3. invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli,
khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota,
biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional,
menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota?
Berikut penjelasannya!
4. INVOICE ADALAH
Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib
yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan
digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang
berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.
5. Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini.
Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti
bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai
wajib pajak.
6. 1.Keterangan perusahaan pembeli
2.Keterangan perusahaan penjual
3.Tanggal transaksi
4.Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
5.Harga per item
6.Total harga keseluruhan
7.Besaran pajak
8.Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar
invoice adalah:
7. Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa
pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Invoice harus dibuat beberapa
rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk
kepentingan tertentu juga.
9. Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi
dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan
pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan
oleh perusahaan pembeli.
Invoice Biasa
10. Invoice Proforma
Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara.
Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan
semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh
barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice
biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima
pembeli secara keseluruhan.
11. Invoice Konsuler
Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara.
Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki
cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau
perwakilan Negara yang dituju.
13. 1. Invoice umumnya di gunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota
tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
2. Invoice di cetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki
template digital, sementara nota ditulis secara manual.
3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota
tidak dikenakan pajak.
4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi
yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena
pembuatan masih manual.
16. Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur
atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan
reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu
yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian
berikutnya, poin undian atau apapun itu.
Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan
tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga
nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah
ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau
bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.
17. 2. Siapkan Alternatif Pembayaran
Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode
pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Maka perusahaan harus
menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode
pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking,
dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan
bank negara.
18. 3. Format Yang Jelas
Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun
tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice
perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda
bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus
diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda
bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.
20. Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran,
maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh
tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu
lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1
minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai
โalarmโ pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.
21. 5. Ramah Terhadap Pelanggan
Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah
ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran
telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini
salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung,
pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan
membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.
22. 6. Tertulis Dengan Jelas
Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya
ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari
sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut.
Sebaiknya tulis dengan jelas โPembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada
hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%โ.
24. Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan.
Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang
dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah. Uang
muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan
sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di
minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa
mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.
25. KESIMPULAN ARTIKEL INVOICE
Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian
barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama,
bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan. Tidak hanya berusaha
agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda
sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice
tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data.
