Modul ini membahas tentang konsep arsip dan kearsipan, termasuk definisi arsip menurut para ahli, karakteristik arsip, dan definisi kearsipan sebagai proses pengaturan arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, hingga penemuan kembali arsip.

1. KEARSIPAN
1Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. 2
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Kegiatan Belajar 1
ARSIP DAN KEARSIPAN, NORMA, STANDAR SERTA PROSEDUR
1. Uraian Materi
A. Konsep arsip dan kearsipan
1. Konsep arsip
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.
Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk
audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak
dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan
maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan
sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk
mengelola arsip yang ada.
Gambar 1.1 Arsip
Sumber:https://2.bp.blogspot.com/-
YoAg4qKw_ds/VRYv0GFCp7I/AAAAAAAABmg/C6mQL
2Vb-VE/s1600/arsip21.JPG

3. KEARSIPAN
3Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Secara etimologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari:
a. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
b. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record”
artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat,
c. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat,
d. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya wakat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.
a. Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”,
arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana karena
mempunyai suatu kegunaan, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
b. Menurut Leonard Montague Harrod, arsip adalah:
1) Sekumpulan informasi yang telah ditata secara sistematis, yang
terdiri atas info tertulis, terketik, tercetak, atau telah terekam
dalam mesin,
2) Tempat untuk menata dan menyimpan berbagai informasi, dan
3) Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
4) berbagai informasi, dan
5) Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
c. Sir Hillary Jenkinson dalam bukunya, A Manual of Archives
Administration (Oxford 1922), mengartikan arsip sebagai dokumen
yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan
eksekutif (pemerintah atau swasta) yang membentuk sebagian, dan
kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka
oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan
penggantinya yang sah.
d. Menurut Suraja (2006:33) arsip adalah naskah atau catatan yang
dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan
perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya,
dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang

4. 4
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
memilki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga jika
diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat. Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis
sehingga saat diperllukan informasinya dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat.
e. Menurut Agus Sugiarto (2005:5) arsip adalah kumpulan dokumen
yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
f. Dr. Basir Barthos dalam buku Manajemen Kearsipan mengatakan
arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek
(pokok, persoalan) ataupun peristiwa.
g. Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009,
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah
setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut
suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Contoh arsip, antara lain surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil
facsimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, dan
disket.
Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-
syarat berikut.
a. Mempunyai arti

5. KEARSIPAN
5Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
b. Mempunyai kegunaan
c. Disimpan dengan teratur.
2. Konsep Kearsipan
Kearsipan secara etimologi
berasal dari kata “Arsip” yang berasal
dari bahasa Yunani yaitu archium,
artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
Kata arsip dalam bahasa latin disebut
felum (bundel) dan dalam bahasa
Inggris berarti “file”. Kearsipan dalam
bahasa inggris berrati filing. File
adalah bendanya, sedangkan filing
adalah kegiatannya.
Kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis, sehingga bahan-
bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap
diperlukan.
Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman
kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan
teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar
mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
Kearsipan juga merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip
mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses
kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan
arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta mudah
untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan
mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan
Gambar 1.2. Kearsipan
Sumber:https://www.google.com
/imgres?imgurl=https%3A%2F%
2Fagungbae123.files.wordpress.c
om%2F2012%2F06%2Fdsc0604
7.jpg&imgrefurl=https%3A%2F
%2Fagungbae123.wordpress.co
m%2Fkonsultan-
kearsipan%2F&docid=ES1YoMr
VcUjzEM&tbnid=3MYWcWH9
8XhbMM%3A&vet=10ahUKEw
il--
qMpbnlAhWVbn0KHVzjAswQ
Mwh5KBwwHA..i&w=3648&h
=2736&safe=strict&bih=529&bi
w=1280&q=tempat%20penyimp
anan%20arsip&ved=0ahUKEwil
--
qMpbnlAhWVbn0KHVzjAswQ
Mwh5KBwwHA&iact=mrc&uac
t=8

6. 6
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan
memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun
perseorangan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu
kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.
Kearsipan memegang peranan yang penting bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat
ingatan bagi organisasi. Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi :
a. penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
b. pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
c. penyimpanan dan pemusnahan arsip
Menurut Drs. The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran
dijelaskan beberapa pengertian kearsipan yang diuraikan seperti dibawah
ini.
a.Penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan, dan
tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filling) adalah
pengambilan warkat (finding).
b.System penyimpanan warkat (filling system) adalah rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi (Tambe, 2008), istilah
kearsipan memiliki pengertian sebagai berikut.

7. KEARSIPAN
7Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
a. Penyimpanan warkat (filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
cepat.
b. System penyimpanan warkat (filling system) adalah suatu rangkaian
tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-
warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
Dari berbagai definisi tentang kearsipan diatas, terdapat berbagai
definisi menurut para ahli mengenai kearsipan. Menurut Sayuti (2013),
mendefinisikan kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan menempatkan
dokumen-dokumen (warkat) penting dalam tempat penyimpanan yang
baik dan menurut aturan tertentu sehingga bila diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat.
Melalui beberapa definisi di atas, dapat diambil kesimpulan mengenai
pengertian kearsipan, yaitu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai
dari penerimaan, pencatatan penyimpanan dengan menggunakan system
tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan
merupakan bukti pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik
maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik
menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan
menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan
perlengkapan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah dengan kualitas
yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari
bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti
bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
Dari definisi tentang kearsipan diatas, terdapat berbagai definisi
menurut para ahli mengenai kearsipan. Menurut Sayuti (2013),
mendefinisikan kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan menempatkan

8. 8
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
dokumen-dokumen (warkat) penting dalam tempat penyimpanan yang
baik dan menurut aturan tertentu sehingga bila diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat.
Melalui beberapa definisi di atas, dapat diambil kesimpulan mengenai
pengertian kearsipan, yaitu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai
dari penerimaan, pencatatan penyimpanan dengan menggunakan system
tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan
merupakan bukti pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik
maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik
menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan
menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan
perlengkapan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah dengan kualitas
yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari
bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti
bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana
karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip
tersebut antara lain :
a. Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya
(kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu
memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip
diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan
dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti
kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya
b. Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung
tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
c. Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan
buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya,

9. KEARSIPAN
9Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya
produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik
untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang
dengan kegiatan tersebut.
d. Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat
dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
B. Fungsi Arsip dan Nilai Guna Arsip
1. Fungsi Arsip
Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang
paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan
data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan
organisasi dapat dilihat dari arsip yang tersimpan. Kearsipan berfungsi
untuk:
a. Alat penyimpanan warkat
b. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi
c. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan
d. Alat perekam perjalanan organisasi
e. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan
f. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
g. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan
data
h. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Selain fungsi arsip tersebut diatas, Sedarmayanti (Sambas 2016:5)
menyebutkan fungsi arsip yaitu: (1) alat utama ingatan organisasi; (2) bahan
atau alat pembuktian (bukti autentik); (3) bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan; (4) barometer kegaitan organisasi, mengingat setiap
organisasi pada umumnya menghasilkan arsip; dan (5) bahan inforamsi
kegaitan ilmiah.

10. 10
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
2. Nilai Guna Arsip
Sebagai sumber informasi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan
organisasi, arsip memiliki nila guna. Nilai guna arsip antara lain sebagai berikut.
a. Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai
bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman.
b. Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian,
dan kuitansi.
c. Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu
kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi.
d. Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis.
e. Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
Vernon B. Santen, seorang ahli kearsipan, mengungkapkan bahwa arsip
mempunyai nilai guna. Nilai guna tersebut disingkat menjadi ALFRED (Sukoco:
2007) yang merupakan kependekan dari:
a. Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan
Gambar 1.3. Cek dan kuitansi
Sumber: http://www. baltyra.com, http://www. Akuntansilengkap.com

11. KEARSIPAN
11Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
dari seluruh wilayah diperlukan oleh manajemen untuk menentukan
strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau perusahaan secara
keseluruhan.
b. Legal Value; Keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang
terkandung di dalamnya. Misalnya data keuangan yang disimpan oleh
departemen treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan
penyidikan tentang dugaan tindakan money laundering yang dilakukan
oleh institusinya.
c. Fiscal Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang
terkandung di dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan
perusahaan selama tahun fiscal yang akan menentukan jumlah pajak yang
harus dibayar, dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh
petugas pajak bila diperlukan.
d. Research Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan
yang terkandung didalamnya. Misalnya, buku The Wealth of Nations
(judul aslinya adalah An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth
of Nations, yang diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh
Metheun and Co., Ltd) yang ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini
disimpan oleh Perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat dasar-
dasar ilmu ekonomi modern dan menjadi rujukan bagi mahapeserta
ekonomi untuk mempelajari ilmu ekonomi.
e. Documentary Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi
kemerdakaan Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan
Arsip Nasional sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia. Atau
foto ketika ulang tahun ketujuh belas akan tetap disimpan dalam album
keluarga untuk memberikan gambaran mengenai Anda ketika berumur 17
tahun.
C. Jenis-Jenis Arsip

12. 12
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Arsip meliputi surat, warkat, akte notaris, SK pendirian bangunan,
sertifikat tanah, surat, kontrak, kuitansi, cek, laporan pajak, rekaman,
laporan statistic, film, micro film, dan lain-lain. Sepanjang arsip itu
disimpan menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan, dan saat
dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung
dari sisi peninjauannya, yaitu:
1. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte
notaris, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak,
kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard
disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan
lain-lain.
2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
barang inventaris.Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran,
dan harga.
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi
pegawai, dan surat keputusan.
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

13. KEARSIPAN
13Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai
inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut
arsip nasional pusat.
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional
daerah), termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I,
(Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang
selanjuntya disebut arsip nasional daerah.
b. Instansi pemerintah/swasta
1) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya.
Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan
microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa
tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.
2) Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada
pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah
arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna
lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat
lamaran kerja dan surat tagihan.
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu
dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu
yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

14. 14
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah
proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoth: hasil penilaian
pegawai dan strategi pemasaran.
5. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara.
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan
tertentu.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.
Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi
keterangan semata.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.
D. Daur Hidup Arsip
Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan
sebagai suatu system yang terdiri atas unsur-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk daur hidup arsip (life cyle of record). Read dan Ginn
(Sambas, 2016:12) mengungkapkan “ The record lofe is the cyle is the life
span of a record as expressed in the five phases of creation, distribution, use

15. KEARSIPAN
15Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
maintenance, and final disposition.” ( Siklus hidup arsip adalah masa hidup
arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan,
pemeliharaan, dan disposis akhir).
Gambar. 1.4. The Life Cycle of a Record
1. Tahap Penciptaan (Creation)
Pada tahap ini arsip diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan sebagai
media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisassian,
pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip diciptakan
dengan dua cara. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang
berasal dari luar organisasi (eksternal), kedua dapat diciptakan secara internal
perusahaan atau instansi.
2. Tahap Pengurusan (Distribution)
Tahap pengurusan adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan
arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain dalam orgnisasi, yang meliputi
kegiatan penyampaian arsip, pengendalian arsip, penyampaian arsip, dan
pengendalian terhadap perjalanan arsip.
Creation
(Of receipt of
record from
outside the
business)
Distribution
(Who gets the
record? Internal
Users External
Users)
Use
(Decisions
reference inquiries
legal requirements)
Maintenance
(Store/file retrieve
protect)
Disposition
(Transfer retain or
destory)
Sumber: Read dan Ginn (2010:19)

16. 16
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
3. Tahap Penggunaan Use)
Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinasmis, yaitu penggunaan
arsip secara langsung dalam penyelenggaraan aktivitas sehari-hari.
4. Tahap Pemeliharaan (Maintenance)
Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan pengamanan arsip,
baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip, antara lain
penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan standar
kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media
arsip; penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk, media
arsip, suhu, dan kelembaban udara ruangan.
5. Tahap penentuan nasib akhir (Disposition).
Tahap penentuan nasib akhir arsip adalah tahap penentuan terhadap
keberadaan arsip dalam organisasi, apapah arsip tersebut disimpan atau
dimusnahkan.
Adapun ISO 15489 dalam Dick Weisinger (2011:11) menyebutkan
daur hidup arsip sebagai berikut: “The following steps in the lifecycle of a
record:
1. Creation, receipt, and capture of a document (penciptaan, penerimaan,
dan penangkapan dokumen);
2. Clasifications, filling, and declaration of the document as a record
(kalsifikasi, arsip, dan deklarasi dokumen sebagai arsip);
3. Maintenance, use, storage, and retrieval of a record (pemeliharaan,
penggunaan, penyimpanan, dan pengambilan atau penemuan arsip);
4. Disposal of the record (pembuangan atau penyusutan arsip).”
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan siklus
hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu:
1. Penciptaan
Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui
kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi

17. KEARSIPAN
17Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal
dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Kegiatan yang termasuk
dalam penciptaan arsip, yaitu desain formulir, manajemen korespondensi
dan tata naskah, manajemen laporan, dan manajemen produk hukum.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan arsip
Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau
pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Yang termasuk
dalam kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan
surat, system pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip
inaktif, program arsip vital, dan program perawatan. Dalam PP No. 28
tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang termasuk dalam pemeliharaan
arsip adalah pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan
arsip, dan alih media arsip.
3. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak
bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip,
pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Yang termasuk ke dalam kegiatan
ini antara lain survey atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi
arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip,d an penyerahan arsip
statis ke lembaga kearsipan

18. 18
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
d. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak
bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan
arsip, dan penyerahan arsip. Yang termasuk ke dalam kegiatan ini antara lain
survey atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip,
pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip,d an penyerahan arsip statis ke
lembaga kearsipan
E. Prosedur Kearsipan
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan proesdur
penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan
administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat
keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengirim. Prosedur
penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi
kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan meletakkan.
1. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Pengeloalaan
Arsip
Dinamis
Penciptaan
penggunaan
pemeliharaan
penyusutan
Gambar 1.5. Daur Hidup Arsip (Life cycle of record) Menurut
UU No. 43 tahun 2009

19. KEARSIPAN
19Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum digunakan.
a. Prosedur Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang
dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang
disimpan di file. Walaupun di dalam buku agenda tidak tercantun nomor file,
buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat,
terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain.
Hubungan erat antara buku agenda degan file penyimpanan surat adalah karena
file penyimpanan masih sering mempergunakan system filing kronoligis, yang
juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat
keluar pada buku Verbal.
Ada 3 jenis format buku agenda yang dapat digunakan, yaitu:
1) Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk
sekaligus surat surat keluar dalam satu format
2) Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk
surat masuk dan sebelah kiri untuk surat kelaur
3) Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk
surat masuk dan satu buku untuk surat keluar
No Tanggal Masuk/Keluar Dokumen Dari Kepada Subyek Ket.

20. 20
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita
memerlukan Lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi
penyelesaian suatu dokumen. Lembar disiposisi akan beredar bersama dengan
dokumen tersebut. Disposisi adalah catatan yang ditulis pimpinan kepada
bawahannya diatas kertas atau surat mengenai tindak lanjut surat tersbut untuk
dilaksanakan. Berikut adalah format lembar disposisi.
Indeks Tanggal :
No. Tgl
No Tanggal
Dokumen
Dari Subyek Ket.
No. Tgl
No Tanggal
Dokumen
Kepada Subyek Ket.
No. Tgl
Gambar 1.6. Format Buku Agenda
Surat Masuk
Surat Keluar
Gambar 1.7. Format Buku Agenda Berpasangan

21. KEARSIPAN
21Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
No. Urut : M /K Kode
Isi Ringkas :
Lampiran : Tgl. Surat : No. Surat :
Dari :
Kepada :
Pengolah : Paraf :
Catatan : -
b. Prosedur kartu kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan
kartu kendali, surat masuk-keluar digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa,
dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali,
surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar
pengantar surat rahasia.
Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang
berisikan data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada,
tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode, dan
catatan.
Penggunaan kartu kendali pada penctatan dan pengendalian surat
sesungguhnya adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.
Prosedur Kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat
sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.
Setiap dokumen yang masuk kita isi 3 lembar kartu kendali yang sama, bisa
dilakukan dengan karbon copy atau ditulis semuanya. Surat yang dicatat dengan
kartu kendali adalah surat yang memiliki kategori penting, sedangkan surat
kategori rahasia dan biasa cukup dengan menggunakan lembar pengantar.
Adapun fungsi ketiga lembar tersbut adalah:
1) Lembar 1: disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan
sehingga berfungsi sebagai buku agenda
Gambar 1.8. Format Lembar Disposisi

22. 22
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
2) Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi seebagai
pengganti arsip
3) Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai
diproses, maka lembar ke-3 itu bersama suratnya kemudian disimpan pada
lemari arsip.
Berikut adalah format dari kartu kendali:
FORMAT KARTU KENDALI
INDEKS Tgl
No. Urut
M/K Kode
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah :
Catatan :
c. Prosedur Tata Naskah (Takah)
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas
Selain itu tata naskah dapat diartikan suatu map jepit (snelckhekter-map)
yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengeloah yang berwenang
terhadap pengelolaan surat bersangkutan. Tata naskah ini beredar dari pejabat
kepejabt lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terus menerus oleh
tata usaha tata naskah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan tata
naskah disimpan di tata usaha menurut sisitem penyimpanan tertentu yang dipilih.
Gambar 1.9. Format kartu kendali

23. KEARSIPAN
23Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Memeriksa Mengindeks
Memberikan
tanda
Menyortir Meletakkan
2. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Ada 2 macam
penyimpanan, yaitu penimpanan dokumen yang belum selesai diproses dan
penyimpanan dokumen yang sudah diproses.
a. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang dipergunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses. File ini
terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan.
Setiap bulan terdiri 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang
berjaln , 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan
pergantian penunjuk bulan yang jumlahnya 12.
Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan
menyediakan beberapa kotak file,. Setiap kotak file memuat 30 map harian,
yang berisi label tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai jumlah tanggal pada
bulan yang bersangkutan).
b. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan tetap adalah sebagai
berikut:
1) Pemeriksaan
Sebelum sebuah dokumen disimpan secara tetap maka kita harus
memastikan apaka dokumen tersebu sudah selesai diproses atau belum.
Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara
memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa
dokumen tersebut telah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks

24. 24
Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Setelah mendapatkan kepastian untuk penyimpanan dokumen, maka
langkah berikutnya adalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan
menentukan pada nama apa atau subyek apa, atau kata tangkap lainnya.
Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada system penyimpanan yang
dipergunakan
3) Memberikan tanda
Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan
system penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim
disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
4) Menyortir
Untuk menghindari kesalahan peletakan yang dapat berakibat fatal, maka
sebelum melakukan peletakan kedalam tempat penyimpanan, sebaiknya
dilakukan pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang telah
ditentukan. Menyortir adalah mengelompokan dokumen-dokumen untuk
dipersiapkan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
5) Meletakkan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
sesuai dengan system penyimpanan dan peralatanyang digunakan. Ada 4
sistem standar yang sering dipilih sebagai salah satu system penyimpanan
yaitu, system abjad, subyek, geografis dan numeric. Langkah ini
merupakan langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan dokumen.