Dokumen ini membahas tentang penataan dan pengelolaan arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Jambi, termasuk jenis-jenis arsip, peraturan terkait kearsipan, dan tanggung jawab unit pengolah serta unit kearsipan. Proses pengelolaan arsip dinamis dijelaskan mulai dari penciptaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip dengan tujuan menjaga keautentikan dan integritas arsip. Selain itu, dokumen ini mencakup langkah-langkah dalam pemberkasan arsip untuk memastikan pengelolaan yang efisien dan efektif.

1. PENATAAN
DAN
PENGELOLAAN ARSIP

2. NIP
Pangkat/ Gol
Jabatan
Unit Kerja
: 19691017 198903 2001
: PenataTk. I/ III.d
:ArsiparisAhliMuda
: Dinas KesehatanProvinsiJambi
ELIANIFARIDA,SE

3. SK UNIT KEARSIPAN DAN UNITPENGELOLAAN

6. 1. Bisakah menemukan arsip yang
kita butuhkan?
2. Berapa luas ruangan dibutuhkan
untuk menyimpan?
3. Berapa banyak waktu dan biaya
untuk membenahinya?

7. BEBERAPA PERATURAN
1) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
3) Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
4) Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun2018 tentang Pedoman Pemeliharan Arsip Dinamis;
5) Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun2021 tentang Pedoman TataNaskah Dinas.
6) Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang TND

8. Rekaman
bentuk dan
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
pendidikan, perusahaan,
oleh lembaga negara, pemerintah
organisasi
diterima
lembaga
organisasi
daerah,
politik,
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara

9. Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan
kegiatan yangmenggunakan sumberdana negaradinyatakan
sebagai arsip milik negara
TENTANG KEARSIPAN
Pasal 33 UU No. 43 TAHUN 2009

10. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan.
Lembaga kearsipan adalah Lembaga yang memiliki fungsi,
tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis

11. ARSIP DINAMIS
PENGELOLAAN
ARSIP
ARSIP ST
A
TIS
ARSIPAKTIF
ARSIPINAKTIF
ARSIP VIT
AL
Frekuensi Penggunaan Masih Tinggi
Frekuensi PenggunaanT
elah Menurun
Keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak
tergantikanapabila rusak atau hilang
TANGGUNG JAWABLEMBAGAKEARSIPAN: ANRI, LKD PROVINSI, LKD KABUPATEN/KOTADAN LKPT
T
ANGGUNG JAWAB : PENCIPT
AARSIP
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung olehANRI dan/atau lembaga kearsipan
Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu

12. PENGELOLAANARSIP DINAMIS
Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan,
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
“
PP 28 T
AHUN 2012
Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Butir 20

13. KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPT
A
AN
ARSIP
PEMELIHARA
AN
ARSIP
PENGGUNA
AN
ARSIP
PENYUSUTAN
ARSIP

14. INSTRUMEN WAJIB PAD x PEDOMAN x PEMPROV JAMBI
Peraturan Rektor Nomor 4 T
ahun
2022 Tentang Sistem
Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
N
O
JENIS
INSTRUMEN
PEDOMAN
1 T
A
T
A
NASKAH
DINAS
KEMENPORA
Pergub Jambi Nomor 41 Tahun 2017
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemrov Jambi
2 KLASIFIKASI
ARSIP
PeraturanANRI Nomor 5 Tahun2021 tentang
PedomanT
ataNaskahDinas
Permendagri No. 1/2023 ttg TND
ttg Pedoman PenyusunanKlasifikasiArsip
Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 T
ahun 2012 Pergub 6/2005 ttg T
ata Kearsipan
Pemprov Jambi
3
JADWAL
RETENSIARSIP
Permendagri No. 83/2022 ttg
Klasifikasi
Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun
2015 tentang T
ata Cara Penetapan Jadwal
Retensi Arsip
Pergub 9/2015 ttg JRA
Non(KeuKepeg)
Pergub54/2018ttg Fasilittf KeuKepeg
Pergub34/2020ttg JRASubstantif
4 SISTEM
KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN
HAKAKSES
ARSIP DINAMIS
Peraturan KepalaANRI Nomor 17
T
ahun 2011 tentang Pedoman
PembuatanSistem Klasifikasi
KeamanandanAksesArsip Dinamis
Pergub 22/2020 ttg SKKAAD di
Lingkungan Pemporv Jambi

15. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

16. KEGIATAN
PEN GELO LAAN
ARSIP AKTIF

17. PENCIPTAAN ARSIP

18. I. PENCIPTAAN ARSIP
• Meliputi kegiatan:
a. pembuatan arsip (membuat naskah dinas); dan
b. penerimaan arsip (menerima naskah dinas).
• Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
• Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan
tata naskah dinas.

19. PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF

20. PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
• Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
• Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif,
dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun
arsip umum.
• Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
pemberkasan arsip aktif; penataan arsip inaktif; penyimpanan arsip; dan
alih media arsip.
• Pemeliharaan arsip dinamis menggunakan KlasifikasiArsip.

21. PEMELIHARAAN ARSIP AKTI
F
T
anggung Jawab Unit
Pengolah.
Pemberkasan dilakukan
terhadap arsip yang
dibuat dan diterima.
Pemberkasan dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi
arsip
Menghasilkan daftar arsip
aktif (Berkas dan Isi Berkas)
Daftar arsip aktif disampaikan
kepada unit kearsipan paling
lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaankegiatan.
Dilakukan melalui
kegiatan pemberkasan
dan penyimpanan arsip.
01
02
03
04
05
06

22. PEMBERKASAN
“ Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu
himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis
sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu
berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
PP 28 T
AHUN 2012
Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 butir 32

23. T
UJUAN PEMBERKASAN ARSIP
Menjamin tersedianya
informasi untuk kepentingan
PPID dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional.
Menjamin pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan secara
periodik.
Menjamin pemeliharaan dan
penyelamatan arsip sebagai
bukti akuntabilitas kinerja.
Mempercepat penemuan
kembali arsip secara
tepat dan lengkap.
Menjamin bahwa arsip yang
disimpan adalah yang
dikategorikan arsip aktif.
Menjamin keseragaman
dalam pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif.
01
02
03
05
04
06
Menjamin tersedianya
informasi untuk kepentingan
PPID dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional.
Menjamin pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan secara
periodik.
Menjamin pemeliharaan dan
penyelamatan arsip sebagai
bukti akuntabilitas kinerja.

24. SARANA PEMBERKASAN ARSIP
Perangkat
Lunak
• Klasifikasi
Arsip
• Indeks
• Tunjuk Silang
Perangkat
keras
⚫ Folder
⚫ Sekat/Guide
⚫ Label
⚫ Out Indicator
⚫ Map Gantung
⚫ Filling Cabinet

25. FOLDERARSIP
Folder berfungsi sebagai
wadah untuk menyimpan
naskah/transaksi/surat

26. SEKAT/GUIDE
FOLDER
TERTIER
SEKUNDER
PRIMER
Pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan
berkas yang lain atau penunjuk antara kode masalah yang satu
dengan masalah yang lain sesuai dengan pembagian

27. LABEL
Kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder

28. OUT INDICA
TOR
Alat yang digunakan untuk
menandai keluarnya Arsip
dari Laci atau Filling Cabinet

29. MAP GANTUNG
Wadah sarana bantu untuk meletakkan
guide dan folder agar tetap tegak di
dalam Filing Cabinet

30. FILLING CABINET
Sarana untuk menyimpan Arsip Aktif
yang sudah ditata.

31. SISTEM PEMBERKASANARSIP
Abjad
(Alfabaetis)
Angka
(Numerik)
Gabungan
(Alfanumerik)

32. SISTEM ABJAD (ALFABETIS)
Pengaturan arsip aktif secara logis &
sistematis dengan menggunakan
metode penyusunan secara alfabetis
(As/d Z;Aa –Aj,Ak –Az, dll)
Penggunaan: untuk menyebut
nama orang, klien, nasabah,
geografis, lembaga, instansi,
organisasi, masalah, dll.

33. SISTEM ANGKA (NUMERIK)
Pengaturan arsip aktif secara logis dan
sistematis dengan menggunakan angka /
nomor sebagai kode dari lokasi, nama
orang dll
Penggunaan : PolisAsuransi, KTP
, SIM dll

34. SISTEM ALFANUMERIK
Pengaturan arsip aktif secara logis & sistematis dengan menggunakan
kombinasi abjad & angka.
• KodeAbjad atau huruf menunjukkan seri atau informasi isi file (pokok masalah).
• Kode angka pertama menunjukkan berkas/file (sub masalah/sekunder),
• Kode angka kedua menunjukkan item (sub sub masalah/tersier).
Biasanya digunakan untuk arsip yg dikelompokkan berdasarkan
tugas pokok fungsi (tupoksi) organisasi (subjek)

35. SISTEM ALFANUMERIK
KP
.05.01
CUTI a.n. CACA
KP
.05.01
CUTI a.n. BUDI
KP
.05.01
CUTIa.n. ABDUL
KP
.05.01
CUTI BESAR
KP
.05
ADMINISTRASI
PEGAWAI
KP
.
KEPEGA
WAIAN

36. KLASIFIKASI ARSIP
Fasilitatif
•Arsip pendukung yang
mencerminkan tugas
dan fungsi pendukung
instansi
Substantif
•Arsip pokok yang
mencerminkan tugas
dan fungsi utama
instansi

37. LANGKAH-LANGKAH PEMBERKASANARSIPAKTIF
1
• Pemeriksaan, memastikanbahwa setiap arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh
dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan.
(Pernyataan selesai/file), memisahkan dengan lampiran yang memiliki jenis fisik
arsip yang berbeda seperti peta, buku, bagan, dan lain lain
2
• Penentuan Indeks, menentukan kata tangkap (keyword) dari arsip yang akan
diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat
berupanama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu .
Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder
3 • Penentuan kode, memberi kode berdasarkan klasifikasi arsip yang mewakili arsip
yang akan menunjukkan pada tempat yang paling tepat dalam file

38. Add a footer 64

39. LANGKAH-LANGKAH PEMBERKASANARSIPAKTIF
1
2
• Tunjuk Silang (apabila ada), Tunjuksilang dibuat jika arsip memiliki
dua masalah atau lebih, ada pergantian nama, dan jika memiliki
lampiran yang berbeda jenis fisik arsipnya;
• Penyusunan DaftarArsip Aktif, daftar arsip aktif meliputi daftar berkas
dan daftar isi berkas;
3
• Penyimpanan Berkas, memasukkan arsip dalam folder dan menyimpan
dalam filling cabinet.

40. DAFTAR ARSIPAKTIF
Unit Pengolah
Nomor Berkas
Kode Klasifikasi
Uraian Informasi
BerkasKurun Waktu
Nomor Berkas
Nomor Item Arsip
Kode Klasifikasi
Uraian Informasi Arsip
T
anggal
Jumlah
Keterangan
PP 28 T
ahun 2012, Pasal 42Ayat 5 - 6
Daftar berkas sekurang-
kurangnya memuat:
Daftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat:

41. PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

42. PENYIMPANANARSIPAKTIF
⚫Penyimpananarsip aktif dilakukanpadasentral arsip aktif ataucentral filesebagai
tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara
efisien,
efektif, dan aman.

43. PASAL 86
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar
prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51
ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000
(lima ratus juta ) rupiah